Animer une réunion, mission impossible ? Tutoriels

Êtes-vous prêt à relever le défi d'animer une réunion efficacement ? Dans "Animer une réunion, mission impossible ?", explorez les talents essentiels d'un leader : être un bulldozer, un communicateur hors pair, et un humain bienveillant. Découvrez comment allier direction et écoute pour transformer chaque réunion en une véritable harmonie collaborative. Ne manquez pas cette occasion d'améliorer vos compétences en collaboration et en travail d'équipe !

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Objectifs :

Comprendre les compétences essentielles nécessaires pour animer efficacement des réunions en tant que manager ou leader de projet, en mettant l'accent sur l'importance de la communication, de l'adaptabilité et des valeurs humaines.

Chapitres :

  1. Introduction à l'animation de réunions
    Animer des réunions est l'une des missions les plus difficiles pour un manager ou un leader de projet. Cela nécessite un engagement constant et une excellence dans tous les aspects de la gestion de groupe. Pour réussir, il est crucial de déployer une excellence collaborative en étant directif, explicatif, participatif, délégué et adaptable aux différentes personnes et situations.
  2. Les trois talents essentiels
    L'animation de réunion requiert trois talents principaux : être un bulldozer, un as de la communication et posséder des qualités humaines exceptionnelles. Ces compétences transforment un animateur en un véritable chef d'orchestre, capable de diriger efficacement le groupe vers ses objectifs.
  3. Le bulldozer : un leader orienté vers les objectifs
    L'animateur doit être un bulldozer, c'est-à-dire qu'il doit rester concentré sur l'objectif de la réunion, validé par tous les participants. Il doit être inflexible sur l'organisation et le cadre, gérer le temps et suivre l'ordre du jour tout en ajoutant de l'énergie et de l'essence au processus. Il doit également synthétiser les propos et guider le groupe vers le plan d'action final.
  4. L'as de la communication
    Un bon animateur est également un expert en communication. Cela inclut une prise de parole claire, une écoute active et la capacité de décoder les signaux non verbaux des participants. Il doit maîtriser les codes du langage verbal et non verbal, utiliser des gestes appropriés et maintenir l'attention du groupe.
  5. Les valeurs humaines exceptionnelles
    Les qualités humaines d'un animateur incluent le courage, la bienveillance et l'agilité. Le courage lui permet d'oser des approches créatives et de partager le pouvoir avec le groupe. La bienveillance favorise un climat de confiance, tandis que l'agilité lui permet de s'adapter aux changements et aux dynamiques du groupe.
  6. Le rôle de l'animateur comme chef d'orchestre
    L'animateur est comparé à un chef d'orchestre qui sait où il va et qui maintient le cadre tout en permettant à chacun de s'exprimer. Il doit être directif sur la forme tout en laissant de la place à l'expression individuelle et à la créativité. L'équilibre entre direction et participation est essentiel pour éviter la cacophonie et créer une harmonie collective.
  7. Conclusion
    En somme, animer une réunion avec succès nécessite une combinaison de talents : être un bulldozer, un communicateur efficace et posséder des valeurs humaines solides. Ces compétences permettent de transformer une réunion en une expérience productive et harmonieuse, où chaque participant peut contribuer à l'atteinte des objectifs communs.

FAQ :

Quelles sont les compétences nécessaires pour animer une réunion efficacement ?

Pour animer une réunion efficacement, il est essentiel d'avoir des compétences en communication, en écoute active, en gestion du temps, et en capacité d'adaptation. Un bon animateur doit également faire preuve de courage, de bienveillance et d'agilité.

Comment gérer les objections lors d'une réunion ?

Pour gérer les objections, l'animateur doit écouter attentivement, reformuler les préoccupations, et les transformer en éléments constructifs pour le groupe. Il est important de maintenir un climat de respect et de confiance.

Pourquoi est-il important de suivre un ordre du jour lors d'une réunion ?

Suivre un ordre du jour permet de structurer la réunion, de garder le cap sur les objectifs, et d'assurer que tous les sujets importants sont abordés dans le temps imparti.

Comment un animateur peut-il encourager la participation des membres ?

Un animateur peut encourager la participation en posant des questions ouvertes, en créant un environnement accueillant, et en veillant à ce que chaque participant ait l'occasion de s'exprimer.

Qu'est-ce que l'écoute active et pourquoi est-elle importante ?

L'écoute active est une technique qui consiste à écouter attentivement les autres et à répondre de manière réfléchie. Elle est importante car elle favorise un dialogue constructif et aide à comprendre les préoccupations des participants.

Quelques cas d'usages :

Animation de réunions d'équipe

Un manager utilise les compétences d'animation de réunion pour diriger des réunions d'équipe hebdomadaires, en s'assurant que chaque membre a l'occasion de partager ses idées et que les objectifs de l'équipe sont atteints.

Gestion de projets

Lors de la gestion d'un projet, un chef de projet anime des réunions avec des parties prenantes pour discuter des progrès, résoudre des problèmes et ajuster les objectifs en fonction des retours d'information.

Formation et développement

Un formateur utilise des techniques d'animation de réunion pour engager les participants lors de sessions de formation, en favorisant la discussion et en intégrant des activités interactives.

Résolution de conflits

Un animateur de réunion est appelé à gérer une réunion de médiation entre deux départements en conflit, utilisant ses compétences en communication et en écoute active pour faciliter le dialogue et trouver des solutions.

Innovation collaborative

Un leader d'innovation organise des sessions de brainstorming où il anime des réunions pour encourager la créativité et la co-création, permettant aux participants de partager librement leurs idées.

Glossaire :

Animateur de réunion

Personne responsable de la conduite et de l'organisation d'une réunion, veillant à ce que les objectifs soient atteints et que tous les participants puissent s'exprimer.

Bulldozer

Métaphore désignant une personne qui est déterminée et inflexible dans la poursuite des objectifs, capable de surmonter tous les obstacles.

Communication

Processus d'échange d'informations entre les participants, incluant la prise de parole, l'écoute active et le décodage des messages verbaux et non verbaux.

Écoute active

Technique de communication qui consiste à écouter attentivement et à répondre de manière réfléchie, favorisant ainsi un dialogue constructif.

Bienveillance

Attitude positive et accueillante envers les autres, cherchant à instaurer un climat de confiance et d'équité.

Agilité

Capacité à s'adapter rapidement aux changements et à gérer les imprévus avec souplesse.

Cohésion d'équipe

État d'harmonie et de collaboration entre les membres d'une équipe, essentiel pour atteindre des objectifs communs.

Objectif

But précis que la réunion vise à atteindre, validé par tous les participants.

Ordre du jour

Liste des sujets à aborder lors d'une réunion, servant de guide pour structurer la discussion.

Décodage

Processus d'interprétation des messages non verbaux et des émotions des participants pour mieux comprendre leurs réactions.

résultat(s)
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plus difficile du manager ou leader de projets.
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Elle requiert un grand écart
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permanent,
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un excellence sur tous les tableaux.
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Pour déployer l'excellence collaborative,
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vous devez être directif,
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explicatif,
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participatif,
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délégatif
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et savoir vous adapter à toutes les personnes et les situations.
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Nous allons voir en quoi l'animation de réunion requiert trois talents.
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Être un bulldozer que rien n'arrête,
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un as de la communication
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un être aux qualités humaines exceptionnelles.
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Ces trois talents faisant de vous
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un chef d'orchestre.
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en quoi l'animateur de réunion doit-il être un bulldozer que rien n'arrête
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en ce sens qu'il est orienté objectif.
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La réunion a un but que tout le monde a validé et sauf contre-ordre partagé par tous,
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il gardera le cap.
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Il se doit d'être presque inflexible sur
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l'organisation et le cadre.
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il gère le temps,
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mais du process,
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ajoute de l'essence,
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de l'énergie qu'en besoin.
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Il suit l'ordre du jour,
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note les apports des uns et des autres,
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synthétise les propos et amène minute après minute vers le plan d'action finale.
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Il est cadré,
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ne se laisse pas déborder,
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distribuant la parole et la coupant si nécessaire.
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il est capable de gérer tous les obstacles matériels,
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humains,
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environnementaux
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sans s'arrêter jusqu'à ce que le contrat soit
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rempli jusqu'à ce que la mission soit accomplie.
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Car les objectifs de la réunion annoncée lors de l'invitation et
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rappelé en début de réunion sont atteints dans le temps imparti.
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Ouf,
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un bulldozer que rien n'arrête.
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en quoi l'animateur est un as de la communication
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par sa prise de parole,
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son écoute active et ses talents de décodeur.
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Il a suivi des formations à la prise de parole ou fait du théâtre,
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de sorte qu'il est un orateur
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à l'aise.
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Il maîtrise les codes du langage verbal et non verbal.
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Mt positifs,
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regards,
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sourire,
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voix qui porte et garde éveillé,
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gestuel souple.
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il ne reste pas collé à sa chaise ou à son diaporama.
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Afirmé dans sa prise de parole,
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il se fait entendre.
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Il se dégage de lui une vraie légitimité.
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Il a suivi des formations à l'écoute active.
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Il s'est posé les bonnes questions,
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des questions ouvertes,
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orientées,
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qui stimulent la réflexion et responsabilisent.
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Il creuse,
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reformule,
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synthétise avec un grand art afin que les participants avancent.
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Il gère avec respect et souplesse les objections et les
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transforme en éléments à valeur ajoutée pour le groupe.
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Il sait faire avancer le débat en renvoyant
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les questions sur les alliés et le groupe.
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Enfin,
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il est capable de décoder le non-verbal et les émotions des participants.
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Il repère ceux qui sont inquiets,
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nerveux,
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indifférents,
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ceux qui s'ennuient,
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ceux qui ne comprennent pas et ceux qui sont les meilleurs alliés du projet.
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Il sait gérer ces personnalités différentes.
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en quoi l'animateur est un être aux valeurs humaines exceptionnelles.
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Il a les scores les plus élevés dans les trois grandes qualités du manager.
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Courage,
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bienveillance et agilité,
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le courage,
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le courage de la prise de parole,
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le courage d'oser apporter de la créativité
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et bousculer le confort par des jeux et la réflexion de fond
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sur des sujets à enjeu.
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Il a le courage de remettre
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une partie de son pouvoir à l'intelligence de
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réflexion du groupe au lieu de trancher seul.
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Il a le courage
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d'oser le collaboratif.
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Il a le courage de tester
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et imposer des outils collaboratifs en ligne,
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même s'il ne les maîtrise pas totalement au début
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et même si certains collaborateurs sont très
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réticents à leur utilisation en réunion,
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il a de la bienveillance,
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la bienveillance qui le rend accueillant.
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chaleureux,
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à l'écoute de tous,
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attentif au confort de chacun,
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cherchant l'équité,
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veillant à la cohésion de l'équipe,
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instaurant un climat de confiance et de bienveillance.
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Enfin,
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il a l'agilité,
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la capacité à à rebondir avec le sourire sur des changements d'objectifs,
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les objections et oppositions du groupe,
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les personnalités difficiles,
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les contraintes non anticipées.
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une souplesse qui requiert d'être dans le moment présent,
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prêt à capter
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ce qui se joue dans le groupe,
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à capter
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un nouveau courant,
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à entendre des idées différentes qu'il n'avait pas pu imaginer
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dans la co-création,
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il a mis de côté son égo pour prendre en compte l'énergie du groupe et
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entendre et accueillir ce que le groupe propose
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et en faire quelque chose de construit.
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Il a
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l'agilité pour accepter
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un chemin de créativité qui n'est pas toujours direct
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pour rebondir vers de nouvelles perspectives,
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quitte parfois à changer de cap
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parce que c'est vraiment nécessaire.
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il a l'agilité
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de passer de l'application Hangouts meeting
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à TeamViewer ou Klaxoon
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en fonction des besoins et de l'évolution de la technologie sur le marché.
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Pour cela,
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il lui faut la pleine conscience,
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être dans le présent
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à 100% et suivre avec souplesse le mouvement de
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la technologie comme celui de la création collective.
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l'animateur de réunion doit donc faire preuve de trois talents.
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Être un bulldozer que rien n'arrête,
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un as de la communication et surtout un être aux grandes valeurs humaines,
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de courage,
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de bienveillance
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et d'agilité
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serait-ce une mission impossible.
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L'animateur est en fait un chef d'orchestre
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qui sait où il va,
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qui tient le cadre et permet à chacun
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de s'exprimer.
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Il suit la partition,
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il est directif sur la forme et l'attendue,
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accompagnant
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les musiciens jusqu'à ce que la production soit de qualité,
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objectif atteint,
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directif,
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mais pas trop directif sinon il casse l'expression des talents individuels
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et de la créativité.
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il laisse s'exprimer les musiciens,
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il est participatif sur le fond et le contenu pour laisser la place à
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à l'expression des individus et à la nouveauté
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participatif,
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mais pas trop,
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sinon les individus partent dans tous les sens et c'est la cacophonie.
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Bref,
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il sait
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par le cadre
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et la participativité tirer des expressions individuelles une oeuvre d'art,
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une harmonie collective
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unique.

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