Choisir les participants d'une réunion Tutoriels

Vous vous demandez qui inviter à votre réunion ? Découvrez comment choisir les participants idéalement en filtrant par nombre, compétence et motivation. Avec des conseils comme la règle des deux pizzas d'Amazon et l'importance de l'engagement collectif, cette vidéo 'Choisir les participants d'une réunion' vous guidera vers une collaboration efficace en équipe. Ne manquez pas ces astuces pratiques !

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Objectifs :

Comprendre comment choisir les participants appropriés pour une réunion afin d'optimiser son efficacité et sa productivité.

Chapitres :

  1. Introduction
    Dans le cadre de la gestion de réunions, il est crucial de sélectionner les bons participants. Bien que cela puisse sembler simple, une réflexion approfondie sur le nombre, la motivation, la compétence et l'implication d'un sponsor peut transformer l'efficacité d'une réunion.
  2. Le Nombre de Participants
    Le nombre de personnes dans une réunion est un facteur déterminant pour sa réussite. Selon Google, il ne devrait pas y avoir plus de 10 participants. Amazon applique la 'règle des deux pizzas', qui stipule que le nombre de participants ne doit pas dépasser ceux qui peuvent être nourris par deux pizzas, soit environ huit personnes. Au-delà de ce nombre, les réunions deviennent souvent des transmissions d'informations plutôt que des discussions productives.
  3. Choisir les Participants
    Il est essentiel d'inviter les personnes directement concernées par le projet. Cependant, il peut être plus efficace de tenir deux petites réunions de 15 minutes plutôt qu'une longue réunion où la moitié des participants ne s'engagent pas. Pensez à proposer à certains participants de ne se joindre à vous que pour des moments clés de la réunion. De plus, fournir un compte rendu détaillé aux absents peut leur faire gagner du temps et leur permettre de rester informés.
  4. Compétence et Valeur Ajoutée
    La compétence des participants est également cruciale. Il est important d'inclure des personnes capables d'apporter une réelle valeur ajoutée à la réunion. Si un participant, comme Paulette, n'influence pas les résultats, sa présence peut néanmoins être bénéfique pour la motivation de l'équipe.
  5. Motivation des Participants
    La motivation des participants est un facteur clé de la productivité d'une réunion. Assurez-vous que chaque participant comprend les objectifs de la réunion et ce qui est attendu d'eux. Si certains semblent peu engagés, il est important de clarifier vos attentes et de les encourager à contribuer activement.
  6. L'Importance d'un Sponsor
    Impliquer un sponsor, un expert ou un supérieur hiérarchique peut enrichir la réunion. Ce dernier peut partager des enjeux importants, inspirer les participants et conclure sur les réflexions et synthèses de la réunion. Avant d'envoyer vos invitations, réfléchissez au nombre de participants, à leur valeur ajoutée, à leur motivation et à l'impact d'un sponsor.
  7. Conclusion
    En résumé, le choix des participants à une réunion est une étape cruciale qui nécessite une réflexion sur le nombre, la compétence, la motivation et l'implication d'un sponsor. En appliquant ces principes, vous pouvez améliorer l'efficacité de vos réunions et favoriser un environnement de travail collaboratif.

FAQ :

Pourquoi est-il important de limiter le nombre de participants à une réunion?

Limiter le nombre de participants à une réunion permet de favoriser des discussions plus ciblées et efficaces. Selon la règle des deux pizzas d'Amazon, une réunion ne devrait pas dépasser huit personnes pour garantir une meilleure prise de décision.

Comment choisir les bonnes personnes à inviter à une réunion?

Il est essentiel d'inviter des personnes qui sont directement concernées par le sujet de la réunion. Évaluez leur compétence, leur motivation et leur capacité à apporter une valeur ajoutée. Parfois, il peut être plus efficace de tenir plusieurs petites réunions plutôt qu'une grande.

Qu'est-ce qu'un sponsor et quel est son rôle dans une réunion?

Un sponsor est une personne extérieure à l'équipe, souvent un expert ou un supérieur hiérarchique, qui peut apporter une perspective précieuse. Son rôle est d'inspirer les participants, de partager les enjeux et de conclure les discussions.

Comment motiver les participants avant une réunion?

Pour motiver les participants, assurez-vous qu'ils comprennent les objectifs de la réunion et ce qui est attendu d'eux. Communiquez individuellement vos attentes et montrez-leur qu'ils peuvent apporter une réelle valeur ajoutée.

Que faire si des participants sont indispensables mais peu motivés?

Si des participants sont indispensables mais peu motivés, il est crucial de redoubler d'efforts pour les engager. Cela peut inclure des discussions préalables pour clarifier les attentes et les encourager à s'impliquer activement.

Quelques cas d'usages :

Réunions de projet

Lors de la planification d'une réunion de projet, appliquez la règle des deux pizzas pour choisir un groupe restreint de participants. Cela permettra d'assurer une discussion plus dynamique et de prendre des décisions plus rapidement.

Formation d'équipe

Utilisez un sponsor pour une réunion de formation d'équipe. Le sponsor peut partager des insights précieux et motiver les participants, ce qui peut améliorer l'engagement et l'apprentissage.

Réunions de suivi

Pour des réunions de suivi, envisagez d'envoyer des comptes rendus détaillés aux participants absents. Cela leur permettra de rester informés sans avoir à assister à chaque réunion, optimisant ainsi leur temps.

Innovation et changement organisationnel

Lors de la mise en place d'une nouvelle organisation, impliquez un expert comme sponsor pour guider la réunion. Cela peut aider à clarifier les enjeux et à inspirer l'équipe à s'engager dans le changement.

Gestion de la motivation

Avant une réunion, identifiez les participants qui pourraient manquer de motivation et planifiez des discussions individuelles pour les encourager. Cela peut améliorer leur engagement et la productivité de la réunion.

Glossaire :

règle des deux pizzas

Une règle proposée par Amazon stipulant qu'une réunion ne devrait pas inclure plus de personnes que ce qu'un nombre de deux pizzas peut nourrir, soit environ huit personnes.

motivation

L'état d'esprit ou l'enthousiasme d'un participant à s'engager dans une réunion ou un projet. Une forte motivation peut améliorer la productivité et l'engagement des participants.

sponsor

Une personne extérieure à l'équipe, souvent un expert ou un supérieur hiérarchique, qui peut apporter une perspective précieuse et soutenir les discussions lors d'une réunion.

animation de réunion

Le processus de gestion et de facilitation d'une réunion pour assurer qu'elle reste productive et que tous les participants s'engagent dans les discussions.

compte rendu

Un document récapitulatif des discussions et décisions prises lors d'une réunion, destiné à informer les absents ou à rappeler les points clés aux participants.

résultat(s)
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La réponse semble simple et pourtant,
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pouvons-nous y regarder de plus près.
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Passez vos invitations par les filtres du nombre,
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de la motivation,
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de la compétence et du sponsor et vous
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serez peut-être étonné d'aboutir à une nouvelle liste.
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Commençons par le nombre,
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le nombre de personnes dans une réunion de trois à 10 personnes
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10,
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c'est déjà beaucoup,
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surtout.
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quand il s'agit de prise de décision.
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Google en a conclu une règle.
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Il ne devrait pas y avoir plus de 10 personnes dans une réunion.
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Chez Amazon,
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il y a la pizza rule,
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la règle des deux pizzas.
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Pour être efficace,
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le nombre de participants à une réunion ne doit pas dépasser
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les mangeurs de deux pizzas
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à raison d'une pizza pour quatre personnes,
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Amazon.
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invite à ne pas dépasser huit personnes par réunion.
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Sachez qu'au-delà de 10 personnes,
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soit il s'agira de réunions de transmission d'information,
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soit il vous faudra vraiment travailler en amont sur la méthode d'animation.
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Vous pensez que 10 personnes,
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c'est peu,
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surtout si vous considérez que nombreuses sont celles concernées par le sujet.
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Comment faire le choix?
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Inviter les personnes concernées par le projet est une évidence.
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cependant peut-être que tout
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ne les concerne pas et qu'il vaut mieux deux petites réunions de 15 minutes
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qu'une longue réunion où la moitié se tourne les pouces.
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Pouvez-vous proposer à certains des participants
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de vous rejoindre
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que pour le premier ou le dernier mouvement
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pouvez-vous faire en sorte que les personnes moins concernées aient un
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compte rendu de réunion suffisamment détaillé sur la partie qui les concerne
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pour ne pas avoir besoin de se déplacer.
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Cela vous aura peut-être pris
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10 minutes de plus pour détailler à l'absent la partie en question,
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tandis que la personne aura gagné 1 heures
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en travaillant sur ces dossiers au lieu de se déplacer en réunion.
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l'invitation à la réunion oblige à penser collectif et global
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suis-je prêt à passer 10 minutes de plus
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pour que Paulette ait un compte rendu avec les infos
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dont elle a besoin par un e-mail ou un bref appel
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et la soulager d'1 heures de présence
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et Paulette pourra
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me rendre l'appareil.
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Être concernée ne suffit pas.
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Qui a la compétence pour apporter une vraie valeur ajoutée à cette réunion?
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Voilà la vraie question.
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une personne qui va parler,
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orienter la discussion et le plan d'action finale.
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Si vous vous dites ah si Paulette n'est pas là,
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cela ne changera rien au résultats de la réunion,
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alors Paulette n'a pas vraiment de raison d'y assister,
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sauf si cela agit sur sa motivation
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et c'est l'objet de la dernière question,
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est-ce que les participants que vous apprêtez à inviter sont motivés sur le sujet?
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Peut-être que Paulette ne changera rien au résultat de la réunion,
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mais que sa présence boostera sa motivation et celle de l'équipe
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et donc sa performance sur les dossiers.
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Plus la motivation des participants est importante,
00:02:58
plus votre réunion sera productive.
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Pensez à motiver individuellement les participants
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choisis en amont de la réunion.
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Vous êtes-vous assuré qu'ils connaissent le sujet et les objectifs,
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savent-ils ce qu'on attend d'eux individuellement?
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si vous les sentez peu acteurs ou récalcitrants à s'exprimer,
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faites-leur savoir vos attentes et en quoi vous les estimez capables
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d'apporter une réelle valeur ajoutée.
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Si les participants sont peu motivés et cependant
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indispensables,
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il va vous falloir redoubler de talent pour que votre
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préparation et animation suscite en eux participativité et engagement.
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Dernier conseil dans le choix de vos participants,
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faites intervenir un sponsor,
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un extérieur,
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un expert du sujet,
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un consultant ou le représentant d'une équipe pilote
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ou un supérieur hiérarchique,
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notamment si vous animez une réunion pour mettre en
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place une nouvelle organisation ou participer à une innovation,
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votre sponsor pourra intervenir en début de réunion pour partager les enjeux,
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donner de la hauteur,
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inspirer,
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faire prendre conscience de l'importance du sujet.
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Votre sponsor pourra aussi intervenir en fin de réunion
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pour une mise en commun des réflexions et synthèses délivrables
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pour conclure sur la question des participants,
00:04:16
avant de lancer vos invitations,
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retenez votre clic et posez-vous la question du nombre,
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de la valeur ajoutée,
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de la motivation
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et du bénéfice d'un sponsor.

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