Choisir les participants d'une réunion Tutoriels

Vous vous demandez qui inviter à votre réunion ? Découvrez comment choisir les participants idéalement en filtrant par nombre, compétence et motivation. Avec des conseils comme la règle des deux pizzas d'Amazon et l'importance de l'engagement collectif, cette vidéo 'Choisir les participants d'une réunion' vous guidera vers une collaboration efficace en équipe. Ne manquez pas ces astuces pratiques !

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La réponse semble simple et pourtant,

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pouvons-nous y regarder de plus près.

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Passez vos invitations par les filtres du nombre,

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de la motivation,

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de la compétence et du sponsor et vous

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serez peut-être étonné d'aboutir à une nouvelle liste.

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Commençons par le nombre,

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le nombre de personnes dans une réunion de trois à 10 personnes

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10,

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c'est déjà beaucoup,

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surtout.

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quand il s'agit de prise de décision.

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Google en a conclu une règle.

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Il ne devrait pas y avoir plus de 10 personnes dans une réunion.

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Chez Amazon,

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il y a la pizza rule,

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la règle des deux pizzas.

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Pour être efficace,

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le nombre de participants à une réunion ne doit pas dépasser

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les mangeurs de deux pizzas

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à raison d'une pizza pour quatre personnes,

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Amazon.

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invite à ne pas dépasser huit personnes par réunion.

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Sachez qu'au-delà de 10 personnes,

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soit il s'agira de réunions de transmission d'information,

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soit il vous faudra vraiment travailler en amont sur la méthode d'animation.

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Vous pensez que 10 personnes,

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c'est peu,

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surtout si vous considérez que nombreuses sont celles concernées par le sujet.

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Comment faire le choix?

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Inviter les personnes concernées par le projet est une évidence.

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cependant peut-être que tout

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ne les concerne pas et qu'il vaut mieux deux petites réunions de 15 minutes

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qu'une longue réunion où la moitié se tourne les pouces.

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Pouvez-vous proposer à certains des participants

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de vous rejoindre

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que pour le premier ou le dernier mouvement

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pouvez-vous faire en sorte que les personnes moins concernées aient un

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compte rendu de réunion suffisamment détaillé sur la partie qui les concerne

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pour ne pas avoir besoin de se déplacer.

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Cela vous aura peut-être pris

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10 minutes de plus pour détailler à l'absent la partie en question,

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tandis que la personne aura gagné 1 heures

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en travaillant sur ces dossiers au lieu de se déplacer en réunion.

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l'invitation à la réunion oblige à penser collectif et global

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suis-je prêt à passer 10 minutes de plus

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pour que Paulette ait un compte rendu avec les infos

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dont elle a besoin par un e-mail ou un bref appel

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et la soulager d'1 heures de présence

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et Paulette pourra

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me rendre l'appareil.

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Être concernée ne suffit pas.

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Qui a la compétence pour apporter une vraie valeur ajoutée à cette réunion?

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Voilà la vraie question.

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une personne qui va parler,

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orienter la discussion et le plan d'action finale.

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Si vous vous dites ah si Paulette n'est pas là,

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cela ne changera rien au résultats de la réunion,

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alors Paulette n'a pas vraiment de raison d'y assister,

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sauf si cela agit sur sa motivation

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et c'est l'objet de la dernière question,

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est-ce que les participants que vous apprêtez à inviter sont motivés sur le sujet?

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Peut-être que Paulette ne changera rien au résultat de la réunion,

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mais que sa présence boostera sa motivation et celle de l'équipe

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et donc sa performance sur les dossiers.

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Plus la motivation des participants est importante,

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plus votre réunion sera productive.

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Pensez à motiver individuellement les participants

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choisis en amont de la réunion.

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Vous êtes-vous assuré qu'ils connaissent le sujet et les objectifs,

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savent-ils ce qu'on attend d'eux individuellement?

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si vous les sentez peu acteurs ou récalcitrants à s'exprimer,

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faites-leur savoir vos attentes et en quoi vous les estimez capables

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d'apporter une réelle valeur ajoutée.

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Si les participants sont peu motivés et cependant

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indispensables,

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il va vous falloir redoubler de talent pour que votre

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préparation et animation suscite en eux participativité et engagement.

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Dernier conseil dans le choix de vos participants,

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faites intervenir un sponsor,

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un extérieur,

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un expert du sujet,

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un consultant ou le représentant d'une équipe pilote

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ou un supérieur hiérarchique,

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notamment si vous animez une réunion pour mettre en

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place une nouvelle organisation ou participer à une innovation,

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votre sponsor pourra intervenir en début de réunion pour partager les enjeux,

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donner de la hauteur,

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inspirer,

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faire prendre conscience de l'importance du sujet.

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Votre sponsor pourra aussi intervenir en fin de réunion

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pour une mise en commun des réflexions et synthèses délivrables

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pour conclure sur la question des participants,

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avant de lancer vos invitations,

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retenez votre clic et posez-vous la question du nombre,

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de la valeur ajoutée,

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de la motivation

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et du bénéfice d'un sponsor.

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