Définir le cadre de sa réunion Tutoriels

Vous voulez transformer vos réunions en moments efficaces et inspirants ? Dans "définir le cadre de sa réunion", découvrez comment cadrer votre assemblée en définissant les séquences, la méthode et le lieu adaptés. Apprenez les meilleures pratiques pour dynamiser la collaboration et maximiser la productivité de votre équipe avec des astuces pratiques et créatives.

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voici trois questions pour bien la cadrer.

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Quel est le plan,

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l'ordre du jour,

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la méthode et le lieu.

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Le plan de la réunion,

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c'est l'ordre du jour,

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les séquences de cette réunion.

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Dans une étude publiée en 2010 par le cabinet Robert Alff

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39%,

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des salariés estimaient que le manque d'efficacité

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des réunions à la française était dû

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à l'absence d'ordre du jour.

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Un exemple d'ordre du jour détaillé.

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Vous avez convenu en réunion d'organiser une journée de team building.

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La réunion vous permettra de réfléchir

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au lieu,

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à la date,

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la durée,

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les participants,

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les thématiques,

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les différentes séquences,

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la répartition des rôles et équipes dans la préparation

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jusqu'au prochain suivi.

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Vous pouvez être plus précis sur le cadre et minuter les séquences,

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10 minutes de réflexion sur le lieu de du team building,

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cinq minutes sur la date,

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cinq minutes sur la durée,

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10 minutes de brainstorming sur les thématiques,

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cinq minutes pour choisir les deux thématiques les plus pertinentes,

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cinq minutes de

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brainstorming

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sur chacune des thématiques,

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10 minutes pour répartir le travail de

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préparation et écrire ensemble un plan d'action

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qui fait quoi pour la prochaine réunion.

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Voilà,

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en 50 minutes,

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vous avez lancé un projet.

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Pourquoi fixer forcément une réunion d'1 heures?

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la loi de Parkinson

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affirme qu'une réunion a tendance à occuper

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tout le temps qu'on met à sa disposition,

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l'inverse est vrai

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moins on donne de temps à la réunion,

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plus on la minute et on la compresse

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et plus on est efficace pour aller à l'essentiel.

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On a même remarqué que les participants étaient

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toujours plus créatifs dans les dernières minutes,

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au moment où la la pression du temps est la plus forte.

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Définissez donc en amont de la réunion,

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les séquences de la réunion en prédécoupant en morceaux le sujet.

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Vous gagnerez ensuite du temps en avançant une séquence après l'autre.

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Vous devez répartir le travail d'un collègue en arrêt pendant un mois,

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prédéterminer les séquences

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en venant avec une architecture déjà prête.

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on fait la liste d'émissions qui ne pouvait pas attendre le retour du collègue,

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puis on voit quelles sont les personnes compétentes pour puis

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bien sûr que le groupe aurait pu en

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cinq minutes se mettre d'accord sur les séquences,

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mais cinq minutes fois cinq personnes,

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c'est du temps perdu

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quand vous pouviez avoir fait ce travail en amont,

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en séquençage avant la réunion.

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Définir la méthode,

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c'est décider du

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comment,

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comment vous allez parvenir aux résultats que vous vous êtes fixé.

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Avez-vous besoin de plusieurs réunions pour cela?

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Vous avez pour objectif de développer la transversalité dans l'équipe.

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Il vous faudra peut-être quatre réunions,

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une réunion pour que chacun puisse s'exprimer sur ses besoins,

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ses difficultés,

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ses attentes,

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son idéal

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et ressortir

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10 points clés,

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une autre pour brainstormer sur les bonnes pratiques à mettre

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en place en lien avec les 10 points clés.

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Une autre pour dessiner

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une charte de transversalité et obtenir les engagements de chacun

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un dernière pour faire un point

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un mois plus tard sur les succès échec et fixer de nouveaux engagements.

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chaque réunion aura

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un format différent,

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aura besoin d'outils et supports différents diaporama,

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paperboard,

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post-it,

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musique.

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Certaines nécessiteront des travaux en sous-groupe

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en binôme pendant la réunion,

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d'autres demanderont

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un véritable travail des participants en amont,

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les méthodes varient en fonction des sujets.

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Enfin,

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troisième point,

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définir le lieu de la réunion

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n'est pas si anodin que cela.

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Jason Fried dans son livre Rework affirme

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rencontrez-vous à l'endroit où le problème se pose

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plutôt que dans une salle de réunion,

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expliquez-le concrètement et proposez des changements concrets.

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Si vous souhaitez de la créativité,

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cherchez un lieu différent,

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pourquoi pas un jardin ou une cafétéria ou une salle de restaurant,

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si vous souhaitez de la convivialité,

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préférez un bureau vivant à une salle de réunion neutre.

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ou décorer les murs ou apporter

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des fleurs ou du café.

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Si vous souhaitez que la parole circule librement et que tous s'engagent,

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poussez les tables et mettez les jambes debout,

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faites des walk and talk,

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ces réunions à l'extérieur en marchant qui permettent à l'énergie de circuler,

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le cadre plus informel permettra des discussions

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moins guindées avec des idées plus ouvertes.

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Des entrepreneurs de la Silicon Valley comme Steve Jobs,

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Mark Zuckerberg de Facebook ou Jack Dorsey de Twitter

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sont connus pour être de grands fans de ces

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réunions promenades.

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Ils ne font que reprendre les principes des enseignants de la Grèce antique

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qui marchaient avec leurs étudiants.

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Pour rappel,

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qualifier le cadre d'une réunion,

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c'est donc définir les séquences,

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la méthode

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et le lieu.

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