Démarrer une réunion sur des bonnes bases Tutoriels

Découvrez comment démarrer une réunion sur des bases solides avec 'démarrer une réunion sur des bonnes bases'. En 8 étapes clés, transformez vos réunions en véritables moments de collaboration. Apprenez à engager vos participants, définir des objectifs clairs et créer un climat convivial. Ne manquez pas ces conseils essentiels pour optimiser le travail en équipe !

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des fondations solides de la réunion.

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Voilà comment embarquer les participants en huit étapes,

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comme s'il s'agissait de les faire monter sur un voilier pour une traversée.

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Le sopa d'p est un bon outil pour donner à

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l'orateur le leadership et à ses cinq premières minutes,

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une structure.

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tout en veillant

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à créer de la convivialité.

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S comme sujet,

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écrivez le sujet sur le tableau blanc,

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l'écran ou le paperboard et énoncez-le dès le début de la réunion.

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Nous nous réunissons aujourd'hui pour la présentation du produit X

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ou au sujet de la coopération dans le service ou trois petits points.

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Oh comme objectif,

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l'idéal c'est de ne poursuivre qu'un objectif trois au plus.

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Exemple de ce que vous pourrez dire.

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L'objectif est que vous ayez tous les éléments

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pour présenter le produit X à nos clients

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ou l'objectif est que nous décidions ensemble du plan de lancement du produit.

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Faire un point d'information

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n'est pas un objectif.

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Soyez plus précis,

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donnez une cible vers laquelle se projeter.

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exemple plus clair d'objectifs.

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Voici les trois objectifs de cette réunion.

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Transmission des résultats trimestriels,

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analyse des réussites et échecs

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et la fixation des objectifs du prochain trimestre.

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Vous pouvez avoir un objectif

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officiel,

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celui que vous annoncez,

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un objectif officieux qui sera votre driver,

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que vous vous serez fixé et qui vous donnera toute l'énergie.

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par exemple,

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votre objectif officiel dans une réunion avec votre client sera de présenter

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votre nouveau produit au client,

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tandis que votre objectif officieux sera qu'il signe à

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la fin de la réunion l'achat de 100 pièces

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P comme participant.

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Après avoir énoncé le les objectifs,

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il s'agira de faire exister vos participants

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avant de parler de vous-même.

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C'est ma recommandation.

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la personne à qui chacun s'intéresse le plus,

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c'est soi-même.

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Vous aurez de nombreuses façons de placer les participants au centre.

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Voici quelques exemples.

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Faites un rapide tour de table avec juste le prénom et la fonction.

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N'omettez pas de faire un simple tour de table

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si au -1 participant ne connaît pas les autres,

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cela contribuera à le présenter et l'intégrer.

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lancer une question fermée qui fera lever les mains,

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une question qui commence par qui,

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qui ne connaît pas encore Leslie,

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qui est déjà venue ici,

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qui se pose des questions sur l'intérêt de cette réunion?

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la question qui commence par qui est idéal dans les grands

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groupes pour lequel on ne peut pas faire de tour de table

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ou dans un groupe qui se connaît déjà bien comme pour une réunion d'équipe.

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La question peut être purement conviviale ou humoristique,

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qui vient de province,

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qui se demande comment il va pouvoir se libérer du temps sur le projet.

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La question au groupe peut aussi vous apporter

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des informations pour la suite de la réunion,

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qui a pu lire les documents sur

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qui a déjà utilisé l'application Slack.

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passer les participants en premier

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peut consister aussi à parler d'eux

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lors d'une réunion avec vos clients,

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dites-leur que vous avez vu leurs dernières innovations produits,

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que vous avez lu tel ou tel article sur leur entreprise,

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que vous avez vu qu'ils étaient partenaires de

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telle équipe dans la dernière route du Rhum.

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Parlez-leur d'eux de qui ils sont,

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d'où ils viennent,

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parlez de ce qu'ils aiment,

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de ce qui est important pour eux.

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Vous pouvez aussi animer un temps d' ice breaker

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si vous sentez qu'il faut rompre la glace

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entre les participants avant de les faire plancher,

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travailler ensemble sur un sujet.

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A comme animateur présentez-vous rapidement

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si nécessaire en répondant à ces quatre questions.

00:03:49

Pourquoi moi

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ici devant vous pour cette intervention?

00:03:53

Exemple,

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je suis responsable du produit X,

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j'ai à mon actif 20 lancements de produits similaires,

00:03:59

etc.

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annoncez votre rôle dans la réunion,

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dites par exemple que vous serez gardien du cadre

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avec pour mission délicate de recentrer sur les objectifs,

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faire avancer sur le sujet et permettre à tous de s'exprimer.

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S'il y a d'autres rôles délégués,

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annoncez-les à cette étape.

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Mariette et Isabelle animeront une partie de la réunion,

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Antoine fera le compte rendu et Patrick sera le gardien du temps.

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D comme Duret.

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annoncer les horaires

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et les pauses.

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Si la réunion dure plus d'1 heures,

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prévoyez au -1 pause.

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Exemple.

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La réunion dura 1 heures et nous irons ensemble déjeuner

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à tel endroit par la suite.

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E comme

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énergie.

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Il fallait une voyelle dans le sopa d'herpes

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E comme énergie.

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Faire preuve d'énergie en début de réunion,

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c'est se positionner

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en capitaine du bateau et susciter l'engagement par le ton,

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le non-verbal et l'enthousiasme.

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ne commencez pas assis mais debout la voix haute face au tableau

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diaporama sur lequel vous aurez fait apparaître le sujet et les objectifs.

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R comme règle.

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Proposez les règles de la réunion,

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respect du timing,

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règles sur l'utilisation des téléphones portables,

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participation de tous,

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réactivité,

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confidentialité,

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proposition versus critique,

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bienveillance.

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Ces règles diffèrent selon le type de réunion.

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Si ces mots-clés,

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équilibre du temps de parole,

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parler vrai,

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curiosité,

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bienveillance apparaissent sur écran ou paperboard leur visualisation

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renforcera l'engagement.

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exemple de règles.

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Je vous invite à mettre vos portables sous silencieux et fermer vos ordinateurs.

00:05:38

Si un téléphone sonne,

00:05:40

son propriétaire nous offrira des croissants à la prochaine réunion.

00:05:42

OK pour tous,

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vous pouvez dans les règles informer que toutes les diapos projetées seront

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transmises à la fin de la réunion

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et qu'un compte rendu sera envoyé dans les 24 heures.

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d'expérience,

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si vous donnez les documents pendant la réunion,

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beaucoup se plongeront dedans n'écoutant plus votre présentation.

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Et si vous ne dites pas que les documents seront distribués ou envoyés,

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beaucoup prendront fébrilement des notes de peur d'oublier l'information.

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Si vous donnez des documents avant la séance,

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n'en donnez pas trop.

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Si vous ne donnez pas tout,

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prévenez les participants de ce qu'ils

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recevront par la suite.

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autre règle que vous pouvez annoncer.

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N'hésitez pas à m'interrompre à tout moment pour les questions

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ou au contraire,

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je vous invite à garder et noter de

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côté toutes vos questions pour éviter les interruptions.

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Je serai ravie d'y répondre lorsque la présentation sera achevée

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à la fin de l'énoncé des règles validées par un regard si c'est OK pour tout le monde.

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si les règles sont claires pour tous,

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alors il sera bien plus facile

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de recadrer tout manquement.

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Christelle,

00:06:48

tu nous offriras les croissants ou maxime

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attention à l'équilibre du temps de parole.

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Si les règles ont été partagées et validées par tous,

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alors c'est le groupe lui-même qui se chargera de

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rappeler gentiment à l'ordre ce qui dérape.

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Cela décharge l'animateur du rôle de contrôleur un peu maître d'école.

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P comme plan,

00:07:08

le plan,

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c'est l'ordre du jour que vous aurez transmis avant la réunion et que

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vous allez à nouveau projeter et commenter en fin de sopa d'p.

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Exemple,

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je vais d'abord vous présenter pendant 10 minutes le produit X.

00:07:20

Je vous invite à noter toutes les questions

00:07:22

et ensuite,

00:07:22

je répondrai aux questions restantes.

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Puis monsieur Untel vous parlera 2 trois petits points,

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nous établirons ensemble trois petits points

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jusqu'à l'établissement du plan d'action sûr.

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Pour conclure le sopa d'ERP,

00:07:35

faites silence

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pour

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valider le contrat avec l'ensemble des participants

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en prenant le temps de les regarder,

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c'est OK pour vous sur l'ordre du jour?

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vous pouvez aussi poser la question est-ce

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que le programme vous convient ou simplement

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observer les visages et

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intervenir s'il y a un visage fermé,

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Monsieur Martin Est-ce que le programme vous convient.

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Si ces trois à 10 premières minutes de sa pas d'herbes se sont bien déroulées,

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il y a de grandes chances que les participants soient montés à bord

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avec vous et que le reste de l'intervention se déroule au mieux.

00:08:08

conseil.

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Préparez votre sopa d'herpes par écrit

00:08:13

et répétez-le.

00:08:14

Il ne s'agit pas de le réciter par coeur.

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Vous pouvez apprendre par coeur la première phrase si vous êtes vraiment intimidé,

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mais de vous approprier un démarrage puissant.

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Dernier appel sur l'acronyme

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sopa d'herpes

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sujets objectifs participants,

00:08:30

animateurs,

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durée,

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énergie,

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règles et plans.

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