Démarrer une réunion sur des bonnes bases Tutoriels

Découvrez comment démarrer une réunion sur des bases solides avec 'démarrer une réunion sur des bonnes bases'. En 8 étapes clés, transformez vos réunions en véritables moments de collaboration. Apprenez à engager vos participants, définir des objectifs clairs et créer un climat convivial. Ne manquez pas ces conseils essentiels pour optimiser le travail en équipe !

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Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est de fournir des conseils pratiques pour animer efficacement une réunion, en mettant l'accent sur l'importance des premières minutes, la définition d'objectifs clairs, l'engagement des participants et l'établissement de règles de conduite.

Chapitres :

Introduction à l'animation de réunion
Les cinq premières minutes d'une réunion sont cruciales pour établir des bases solides. Il est essentiel d'engager les participants dès le début, comme si l'on les faisait monter à bord d'un voilier pour une traversée. Utiliser un outil comme le SOPA D P peut aider à structurer ces premières minutes tout en créant une atmosphère conviviale.
Définition des objectifs
Il est important de définir un ou deux objectifs clairs pour la réunion. Par exemple, vous pourriez dire : 'L'objectif est que vous ayez tous les éléments pour présenter le produit X à nos clients.' Évitez les objectifs vagues comme 'faire un point d'information' et soyez précis sur ce que vous souhaitez accomplir.
Engagement des participants
Après avoir énoncé les objectifs, il est crucial de faire exister vos participants. Voici quelques méthodes pour les engager : - Effectuer un tour de table rapide en demandant simplement le prénom et la fonction de chacun. - Poser des questions fermées pour susciter des réactions, comme 'Qui ne connaît pas encore Leslie ?' - Parler des participants en mentionnant leurs innovations ou articles récents.
Règles de la réunion
Proposez des règles claires pour la réunion, telles que : - Respect du timing - Utilisation des téléphones portables - Participation de tous - Confidentialité Ces règles doivent être partagées et validées par tous les participants pour assurer un bon déroulement.
Plan de la réunion
Le plan de la réunion, ou ordre du jour, doit être transmis avant la réunion et projeté à nouveau au début. Par exemple, vous pourriez dire : 'Je vais d'abord vous présenter le produit X pendant 10 minutes, puis nous passerons aux questions.' Cela aide à structurer la réunion et à garder les participants informés.
Conclusion et validation
À la fin des premières minutes, prenez le temps de valider le contrat avec les participants. Posez des questions comme 'Est-ce que le programme vous convient ?' ou observez les visages pour détecter des signes de désaccord. Si ces premières minutes se déroulent bien, il y a de fortes chances que les participants soient engagés pour le reste de la réunion.
Conseils pratiques
Préparez votre SOPA D P par écrit et répétez-le. Il ne s'agit pas de le réciter par cœur, mais de vous approprier un démarrage puissant. N'oubliez pas l'acronyme SOPA D P : Sujets, Objectifs, Participants, Animateurs, Durée, Énergie, Règles et Plans.

FAQ :

Qu'est-ce que le SOPA D'HERBES?

Le SOPA D'HERBES est un acronyme qui désigne les éléments essentiels à aborder lors d'une réunion : Sujets, Objectifs, Participants, Animateurs, Durée, Énergie, Règles et Plans. Il aide à structurer la réunion pour en maximiser l'efficacité.

Comment définir des objectifs clairs pour une réunion?

Pour définir des objectifs clairs, il est recommandé de se concentrer sur un maximum de trois objectifs précis. Par exemple, vous pourriez vouloir présenter un produit, analyser des résultats ou fixer des objectifs pour le trimestre suivant.

Pourquoi est-il important d'impliquer les participants dès le début?

Impliquer les participants dès le début crée un environnement convivial et engageant. Cela permet également de s'assurer que chacun se sente inclus et valorisé, ce qui peut améliorer la dynamique de groupe et la productivité de la réunion.

Quelles sont quelques techniques pour briser la glace lors d'une réunion?

Des techniques pour briser la glace incluent faire un tour de table pour que chacun se présente, poser des questions ouvertes sur des sujets légers, ou partager des anecdotes personnelles. Cela aide à créer une atmosphère détendue et encourage la participation.

Comment gérer le temps de parole lors d'une réunion?

Pour gérer le temps de parole, établissez des règles claires au début de la réunion, comme limiter le temps de parole par participant. Vous pouvez également désigner un gardien du temps pour s'assurer que la réunion reste sur la bonne voie.

Quelques cas d'usages :

Lancement de produit

Lors d'une réunion de lancement de produit, le SOPA D'HERBES peut être utilisé pour structurer la présentation, définir des objectifs clairs, et engager les participants dès le début. Cela permet de s'assurer que tous les aspects du lancement sont couverts et que les participants sont motivés à contribuer.

Réunion d'équipe

Dans une réunion d'équipe, l'animateur peut utiliser des techniques d'ice breaker pour renforcer la cohésion du groupe. En établissant des règles de participation et en définissant des objectifs, l'équipe peut travailler efficacement sur des projets communs.

Analyse des performances trimestrielles

Lors d'une réunion pour analyser les performances trimestrielles, le SOPA D'HERBES aide à structurer la discussion autour des résultats, à fixer des objectifs pour le trimestre suivant, et à impliquer tous les membres de l'équipe dans le processus de réflexion.

Formation interne

Dans le cadre d'une formation interne, l'animateur peut utiliser le SOPA D'HERBES pour présenter les sujets de formation, établir des règles de participation, et s'assurer que les participants sont engagés et motivés à apprendre.

Réunion avec des clients

Lors d'une réunion avec des clients, il est crucial de définir des objectifs clairs et d'impliquer les participants. Utiliser le SOPA D'HERBES permet de structurer la réunion pour maximiser l'impact et favoriser une discussion productive.

Glossaire :

SOPA D'HERBES

Un acronyme qui représente les éléments clés à aborder lors d'une réunion : Sujets, Objectifs, Participants, Animateurs, Durée, Énergie, Règles et Plans.

Objectif officiel

L'objectif déclaré d'une réunion, souvent lié à la présentation d'un produit ou à la prise de décision.

Objectif officieux

Un objectif non déclaré qui motive l'animateur, comme obtenir un engagement ou une signature de la part des participants.

Ice breaker

Une activité ou une question utilisée au début d'une réunion pour détendre l'atmosphère et encourager les participants à interagir.

Règles de la réunion

Les directives établies pour assurer le bon déroulement de la réunion, telles que le respect du temps de parole et la participation de tous.

Durée

Le temps alloué pour la réunion, qui doit être clairement annoncé pour gérer les attentes des participants.

Énergie

L'enthousiasme et l'engagement que l'animateur doit démontrer au début de la réunion pour capter l'attention des participants.

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des fondations solides de la réunion.

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Voilà comment embarquer les participants en huit étapes,

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comme s'il s'agissait de les faire monter sur un voilier pour une traversée.

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Le sopa d'p est un bon outil pour donner à

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l'orateur le leadership et à ses cinq premières minutes,

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une structure.

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tout en veillant

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à créer de la convivialité.

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S comme sujet,

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écrivez le sujet sur le tableau blanc,

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l'écran ou le paperboard et énoncez-le dès le début de la réunion.

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Nous nous réunissons aujourd'hui pour la présentation du produit X

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ou au sujet de la coopération dans le service ou trois petits points.

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Oh comme objectif,

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l'idéal c'est de ne poursuivre qu'un objectif trois au plus.

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Exemple de ce que vous pourrez dire.

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L'objectif est que vous ayez tous les éléments

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pour présenter le produit X à nos clients

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ou l'objectif est que nous décidions ensemble du plan de lancement du produit.

00:01:01

Faire un point d'information

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n'est pas un objectif.

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Soyez plus précis,

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donnez une cible vers laquelle se projeter.

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exemple plus clair d'objectifs.

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Voici les trois objectifs de cette réunion.

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Transmission des résultats trimestriels,

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analyse des réussites et échecs

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et la fixation des objectifs du prochain trimestre.

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Vous pouvez avoir un objectif

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officiel,

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celui que vous annoncez,

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un objectif officieux qui sera votre driver,

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que vous vous serez fixé et qui vous donnera toute l'énergie.

00:01:33

par exemple,

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votre objectif officiel dans une réunion avec votre client sera de présenter

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votre nouveau produit au client,

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tandis que votre objectif officieux sera qu'il signe à

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la fin de la réunion l'achat de 100 pièces

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P comme participant.

00:01:50

Après avoir énoncé le les objectifs,

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il s'agira de faire exister vos participants

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avant de parler de vous-même.

00:01:58

C'est ma recommandation.

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la personne à qui chacun s'intéresse le plus,

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c'est soi-même.

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Vous aurez de nombreuses façons de placer les participants au centre.

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Voici quelques exemples.

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Faites un rapide tour de table avec juste le prénom et la fonction.

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N'omettez pas de faire un simple tour de table

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si au -1 participant ne connaît pas les autres,

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cela contribuera à le présenter et l'intégrer.

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lancer une question fermée qui fera lever les mains,

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une question qui commence par qui,

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qui ne connaît pas encore Leslie,

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qui est déjà venue ici,

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qui se pose des questions sur l'intérêt de cette réunion?

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la question qui commence par qui est idéal dans les grands

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groupes pour lequel on ne peut pas faire de tour de table

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ou dans un groupe qui se connaît déjà bien comme pour une réunion d'équipe.

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La question peut être purement conviviale ou humoristique,

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qui vient de province,

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qui se demande comment il va pouvoir se libérer du temps sur le projet.

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La question au groupe peut aussi vous apporter

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des informations pour la suite de la réunion,

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qui a pu lire les documents sur

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qui a déjà utilisé l'application Slack.

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passer les participants en premier

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peut consister aussi à parler d'eux

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lors d'une réunion avec vos clients,

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dites-leur que vous avez vu leurs dernières innovations produits,

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que vous avez lu tel ou tel article sur leur entreprise,

00:03:21

que vous avez vu qu'ils étaient partenaires de

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telle équipe dans la dernière route du Rhum.

00:03:25

Parlez-leur d'eux de qui ils sont,

00:03:28

d'où ils viennent,

00:03:29

parlez de ce qu'ils aiment,

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de ce qui est important pour eux.

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Vous pouvez aussi animer un temps d' ice breaker

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si vous sentez qu'il faut rompre la glace

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entre les participants avant de les faire plancher,

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travailler ensemble sur un sujet.

00:03:43

A comme animateur présentez-vous rapidement

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si nécessaire en répondant à ces quatre questions.

00:03:49

Pourquoi moi

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ici devant vous pour cette intervention?

00:03:53

Exemple,

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je suis responsable du produit X,

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j'ai à mon actif 20 lancements de produits similaires,

00:03:59

etc.

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annoncez votre rôle dans la réunion,

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dites par exemple que vous serez gardien du cadre

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avec pour mission délicate de recentrer sur les objectifs,

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faire avancer sur le sujet et permettre à tous de s'exprimer.

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S'il y a d'autres rôles délégués,

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annoncez-les à cette étape.

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Mariette et Isabelle animeront une partie de la réunion,

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Antoine fera le compte rendu et Patrick sera le gardien du temps.

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D comme Duret.

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annoncer les horaires

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et les pauses.

00:04:27

Si la réunion dure plus d'1 heures,

00:04:28

prévoyez au -1 pause.

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Exemple.

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La réunion dura 1 heures et nous irons ensemble déjeuner

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à tel endroit par la suite.

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E comme

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énergie.

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Il fallait une voyelle dans le sopa d'herpes

00:04:41

E comme énergie.

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Faire preuve d'énergie en début de réunion,

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c'est se positionner

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en capitaine du bateau et susciter l'engagement par le ton,

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le non-verbal et l'enthousiasme.

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ne commencez pas assis mais debout la voix haute face au tableau

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diaporama sur lequel vous aurez fait apparaître le sujet et les objectifs.

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R comme règle.

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Proposez les règles de la réunion,

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respect du timing,

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règles sur l'utilisation des téléphones portables,

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participation de tous,

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réactivité,

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confidentialité,

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proposition versus critique,

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bienveillance.

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Ces règles diffèrent selon le type de réunion.

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Si ces mots-clés,

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équilibre du temps de parole,

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parler vrai,

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curiosité,

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bienveillance apparaissent sur écran ou paperboard leur visualisation

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renforcera l'engagement.

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exemple de règles.

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Je vous invite à mettre vos portables sous silencieux et fermer vos ordinateurs.

00:05:38

Si un téléphone sonne,

00:05:40

son propriétaire nous offrira des croissants à la prochaine réunion.

00:05:42

OK pour tous,

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vous pouvez dans les règles informer que toutes les diapos projetées seront

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transmises à la fin de la réunion

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et qu'un compte rendu sera envoyé dans les 24 heures.

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d'expérience,

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si vous donnez les documents pendant la réunion,

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beaucoup se plongeront dedans n'écoutant plus votre présentation.

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Et si vous ne dites pas que les documents seront distribués ou envoyés,

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beaucoup prendront fébrilement des notes de peur d'oublier l'information.

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Si vous donnez des documents avant la séance,

00:06:12

n'en donnez pas trop.

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Si vous ne donnez pas tout,

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prévenez les participants de ce qu'ils

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recevront par la suite.

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autre règle que vous pouvez annoncer.

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N'hésitez pas à m'interrompre à tout moment pour les questions

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ou au contraire,

00:06:26

je vous invite à garder et noter de

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côté toutes vos questions pour éviter les interruptions.

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Je serai ravie d'y répondre lorsque la présentation sera achevée

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à la fin de l'énoncé des règles validées par un regard si c'est OK pour tout le monde.

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si les règles sont claires pour tous,

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alors il sera bien plus facile

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de recadrer tout manquement.

00:06:47

Christelle,

00:06:48

tu nous offriras les croissants ou maxime

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attention à l'équilibre du temps de parole.

00:06:53

Si les règles ont été partagées et validées par tous,

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alors c'est le groupe lui-même qui se chargera de

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rappeler gentiment à l'ordre ce qui dérape.

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Cela décharge l'animateur du rôle de contrôleur un peu maître d'école.

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P comme plan,

00:07:08

le plan,

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c'est l'ordre du jour que vous aurez transmis avant la réunion et que

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vous allez à nouveau projeter et commenter en fin de sopa d'p.

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Exemple,

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je vais d'abord vous présenter pendant 10 minutes le produit X.

00:07:20

Je vous invite à noter toutes les questions

00:07:22

et ensuite,

00:07:22

je répondrai aux questions restantes.

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Puis monsieur Untel vous parlera 2 trois petits points,

00:07:27

nous établirons ensemble trois petits points

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jusqu'à l'établissement du plan d'action sûr.

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Pour conclure le sopa d'ERP,

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faites silence

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pour

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valider le contrat avec l'ensemble des participants

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en prenant le temps de les regarder,

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c'est OK pour vous sur l'ordre du jour?

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vous pouvez aussi poser la question est-ce

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que le programme vous convient ou simplement

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observer les visages et

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intervenir s'il y a un visage fermé,

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Monsieur Martin Est-ce que le programme vous convient.

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Si ces trois à 10 premières minutes de sa pas d'herbes se sont bien déroulées,

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il y a de grandes chances que les participants soient montés à bord

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avec vous et que le reste de l'intervention se déroule au mieux.

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conseil.

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Préparez votre sopa d'herpes par écrit

00:08:13

et répétez-le.

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Il ne s'agit pas de le réciter par coeur.

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Vous pouvez apprendre par coeur la première phrase si vous êtes vraiment intimidé,

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mais de vous approprier un démarrage puissant.

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Dernier appel sur l'acronyme

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sopa d'herpes

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sujets objectifs participants,

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animateurs,

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durée,

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énergie,

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règles et plans.

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