Deux outils pour gérer son temps Tutoriels

Vous êtes débordé par la gestion du temps ? Découvrez "deux outils pour gérer son temps" ! Apprenez à maîtriser votre emploi du temps grâce à la matrice d'Eisenhower et à identifier vos drivers. Libérez-vous du stress et devenez acteur de vos priorités essentielles. Regardez maintenant pour transformer votre efficacité personnelle et professionnelle !

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Objectifs :

Comprendre les outils et techniques de gestion du temps pour réduire le stress et améliorer l'efficacité personnelle.

Chapitres :

Introduction à la gestion du temps
La gestion du temps est un enjeu crucial pour de nombreuses personnes, souvent source de stress. Ce document présente deux outils éprouvés qui peuvent vous aider à retrouver la maîtrise de votre emploi du temps.
Outils de gestion du temps
Les deux outils principaux abordés sont : 1. La matrice des tâches d'Eisenhower 2. Les drivers de l'analyse transactionnelle Ces outils vous permettront de mieux prioriser vos tâches et de comprendre les messages contraignants qui influencent votre gestion du temps.
La matrice des tâches d'Eisenhower
Cette matrice vous aide à distinguer entre les tâches importantes et urgentes. Voici comment l'utiliser : - **Important et urgent** : Agissez immédiatement. - **Urgent mais peu important** : Déléguez ces tâches. - **Peu urgent et peu important** : Limitez votre temps sur ces tâches. - **Peu urgent mais important** : Planifiez-les et respectez votre planning.
Les drivers de l'analyse transactionnelle
Les drivers sont des messages contraignants hérités de notre éducation. Il en existe cinq principaux : - **Soit parfait** : Recherche du perfectionnisme, ce qui peut ralentir le travail. - **Soit fort** : Montre de la force, cache ses faiblesses, et refuse de demander de l'aide. - **Dépêche-toi** : Pression pour agir rapidement, ce qui peut mener à des erreurs. - **Fais plaisir** : Tendance à s'oublier pour satisfaire les autres. - **Fais des efforts** : Croyance que le travail acharné est la seule voie vers le succès. Ces drivers peuvent consommer beaucoup d'énergie et nuire à votre efficacité.
Conseils pratiques pour la gestion du temps
Voici trois conseils pour améliorer votre gestion du temps : 1. **Découpez les tâches** : Transformez les grands objectifs en étapes plus petites et gérables. 2. **Faites des pauses** : Accordez-vous des moments de repos pour améliorer votre concentration et votre efficacité. 3. **Laissez reposer les dossiers** : Prenez du temps chaque soir pour laisser vos dossiers se reposer, permettant ainsi à votre esprit de trouver des solutions sans pression.
Conclusion
La gestion du temps est essentielle pour réduire le stress et améliorer votre qualité de vie. En appliquant les outils et conseils présentés, vous pourrez mieux gérer vos tâches et retrouver un équilibre dans votre emploi du temps.

FAQ :

Comment la gestion du temps peut-elle réduire le stress?

La gestion du temps permet de prioriser les tâches, d'éviter la surcharge de travail et de mieux équilibrer les responsabilités, ce qui contribue à réduire le stress.

Qu'est-ce que la matrice d'Eisenhower?

La matrice d'Eisenhower est un outil qui aide à classer les tâches en quatre catégories : urgent et important, important mais non urgent, urgent mais non important, et ni urgent ni important, facilitant ainsi la priorisation.

Quels sont les drivers et comment affectent-ils la gestion du temps?

Les drivers sont des messages contraignants qui influencent notre comportement. Ils peuvent nous pousser à prendre trop de responsabilités ou à procrastiner, ce qui complique la gestion du temps.

Comment puis-je améliorer ma gestion du temps au travail?

Pour améliorer votre gestion du temps, commencez par prioriser vos tâches, déléguer lorsque c'est possible, et utiliser des outils comme la matrice d'Eisenhower pour mieux organiser votre emploi du temps.

Pourquoi est-il important de faire des pauses pendant le travail?

Faire des pauses régulières aide à maintenir la concentration et à améliorer l'efficacité. Des études montrent que des pauses fréquentes peuvent augmenter la productivité.

Quelques cas d'usages :

Gestion de projet

Utiliser la matrice d'Eisenhower pour prioriser les tâches d'un projet, en s'assurant que les tâches importantes sont réalisées en premier, ce qui améliore l'efficacité et réduit le stress de l'équipe.

Coaching personnel

Appliquer les concepts de l'analyse transactionnelle pour aider les clients à identifier leurs drivers et à surmonter les obstacles à une gestion efficace de leur temps.

Planification d'événements

Utiliser la gestion du temps pour planifier des événements, en décomposant les tâches en étapes gérables et en s'assurant que chaque aspect est traité dans les délais impartis.

Équilibre travail-vie personnelle

Appliquer les techniques de gestion du temps pour mieux équilibrer les responsabilités professionnelles et personnelles, en apprenant à dire non et à déléguer des tâches.

Formation en entreprise

Intégrer des sessions de formation sur la gestion du temps dans le développement professionnel des employés, en leur enseignant des outils pratiques comme la matrice d'Eisenhower.

Glossaire :

Matrice des tâches d'Eisenhower

Un outil de gestion du temps qui aide à classer les tâches en fonction de leur urgence et de leur importance, permettant ainsi de prioriser efficacement.

Drivers

Des messages contraignants hérités de l'éducation qui influencent notre comportement et nos décisions, souvent de manière inconsciente.

Urgent

Une tâche qui nécessite une attention immédiate, souvent associée à des délais serrés.

Important

Une tâche qui contribue significativement à l'atteinte de nos objectifs à long terme, qu'ils soient professionnels ou personnels.

Perfectionnisme

Une tendance à vouloir que tout soit fait de manière parfaite, ce qui peut entraîner du stress et une perte de temps.

Analyse transactionnelle

Une théorie psychologique qui examine les interactions humaines et les comportements, souvent utilisée pour comprendre les drivers.

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Voici deux outils éprouvés qui vous aideront

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à retrouver la maîtrise de votre temps.

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La matrice des tâches d'Eisenhower,

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important urgent

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et les drivers de l'analyse transactionnelle.

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Vous découvrirez en quoi cinq messages soient parfaits,

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soient forts dépêche-toi fais plaisir,

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fais des efforts,

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nous vole notre temps à notre corps défendant.

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Le conseil de base de la gestion du temps est d'être

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acteur de son emploi du temps au lieu de le subir

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et pour cela,

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il est essentiel de un prioriser.

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Comment

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en discernant selon la matrice des tâches d'Eisenhower,

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ce qui est important et urgent.

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les activités dites

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importantes nous permettent d'avancer vers nos objectifs,

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qu'ils soient professionnels ou personnels.

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Vous pouvez mesurer l'importance d'une activité

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en vous posant la question

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que se passe-t-il à court terme et à long terme.

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Si je laisse de côté cette activité,

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les activités dites urgentes requièrent une attention immédiate.

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Si nous ne les faisons pas rapidement,

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soit cela sera trop tard,

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soit les conditions seront vraiment dégradées.

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Mais est-ce une urgence pour vous ou pour quelqu'un d'autre,

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si vous avez des tâches urgentes et importantes,

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des

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nécessités,

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agissez et traitez dès que possible.

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Si vous avez des tâches urgentes et peu importantes,

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des distractions

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déléguées au maximum tout ou partie.

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Si vous n'avez pas le choix gérer en y passant pas plus de temps que nécessaire

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pour cela simplifier,

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aller à l'essentiel.

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si vous avez des tâches peu importantes et peu urgentes,

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des pertes de temps,

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ne faites rien ou vraiment le minimum.

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Si vous avez des tâches peu urgentes et importantes,

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ce que j'appelle des priorités planifiez-les

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et tenez-vous-en à votre planning en résistant aux urgences.

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qui risqueront de de les détrôner

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dans la case purgent

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et important,

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j'insère tout ce qui est bien-être,

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épanouissement et développement de soi.

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Cette matrice peut être salvatrice si vous avez sans cesse l'impression d'être

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débordée et si vous dérapez dans votre dans vos horaires de travail.

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Je l'ai souvent utilisé dans les coachings,

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dont un des objectifs était une meilleure gestion du temps,

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parfois à cause d'une période de changement.

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Si vous avez l'impression que

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toutes

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vos tâches professionnelles relèvent de l'important et de l'urgent,

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il est temps de vous reporter aux objectifs

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centraux qui vous ont été donnés.

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Il est vital pour vous de faire un tri et de dépriser certaines tâches

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en en parlant avec votre N +1.

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les gens débordés sont des gens qui pensent ne pas avoir

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le choix et se sentent victimes de manque de temps.

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nous avons beaucoup plus de choix que nous le croyons.

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Le choix de dire non,

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le choix de différer des délais,

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le choix d'être moins perfectionniste,

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le choix de négocier du soutien et des ressources.

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Un autre outil emprunté de l'analyse transactionnelle et développé par T Biker

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nous aide à discerner nos propres freins à la gestion du temps.

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Ce sont ce que nous appelons nos drivers ou messages contraignants

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hérités de notre éducation et enregistrés dans notre inconscient.

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Il y en a 5,

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soit parfait,

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soit fort,

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dépêche-toi

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fais plaisir,

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fais des efforts.

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ces recommandations

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extérieures,

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explicites ou implicites nous ont aidés à grandir

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et à nous améliorer dans notre enfance.

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Elles peuvent ensuite devenir des obligations tyranniques

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que nous nous donnons à nous-mêmes sans plus en avoir conscience.

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Vous pourrez trouver sur le net ou ci-dessous des questionnaires

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explicitant lesquels de ces drivers sont les plus prégnants pour vous

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et vous volent votre temps.

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le soit parfait recherche en toutes circonstances le perfectionnisme,

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ce qui va le ralentir.

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Il peut faire ou refaire ou relire plusieurs fois un travail

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et aller trop dans le détail avec une grande anxiété d'un travail mal fait.

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Il y faudra être réaliste et objectif sur ce qui

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est faisable et accepter de ne pas tout contrôler.

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Le soit fort veut montrer qu'il est fort et cacher ses faiblesses.

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il se plaint peu

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et ne demande pas ou peu d'aide,

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acceptant parfois trop de charges

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car ne voulant pas admettre ses limites et dépendre des autres,

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il lui faudra montrer ses difficultés,

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demander de l'aide et s'appuyer sur les autres.

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Le dépêche-toi estime que pour y arriver,

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il faut faire vite.

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Il peut paraître agité,

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survolté,

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voire surmené.

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Il risque des erreurs dans sa précipitation et manque toujours de temps,

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même s'il lui arrive de traîner.

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sous stress,

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il alterne les moments d'agitation et de découragement.

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Il lui faudra se calmer,

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planifier,

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adopter un rythme de travail efficace sans avoir à courir.

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Le fait plaisir très sensible et prêt à s'oublier pour l'autre,

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il aura tendance à devenir un sauveur dépendant de la

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reconnaissance de l'autre qu'il peut blâmer lorsqu'il est à bout,

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il lui faudra penser à lui,

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ne pas donner au-delà du possible,

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oser dire non

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et prendre des initiatives,

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quitte à déplaire.

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le fait des efforts a appris que quelqu'un

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qui s'acharne et se fatigue finit par réussir.

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Il travaille beaucoup,

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pas forcément de manière ordonnée et aboutie.

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sous stress,

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il accuse et fait la morale.

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Il rend les choses plus compliquées.

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Il lui sera utile d'équilibrer efforts et résultat,

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de simplifier ce qu'il complique et de réussir à sa mesure

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en étant plus détendu.

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Ces cinq drivers consomment énormément d'énergie.

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Ils sont souvent la raison qui fait que vous ne déléguez pas,

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voire que vous prenez à votre charge des tâches qui ne sont pas les vôtres,

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au travail comme à la maison.

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Le squat parfait refusera de déléguer parce qu'il

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pense mener des tâches avec plus de perfection.

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Le squiffor refusera de déléguer parce qu'il veut

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montrer qu'il n'a pas besoin des autres.

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Le dépêche-toi refusera de déléguer parce qu'il estimera

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que cela ira plus vite s'il s'en charge.

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Le fait plaisir refusera de déléguer parce qu'il voudra décharger l'autre

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et en obtenir de la reconnaissance.

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le fait des efforts refusera de déléguer

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afin qu'on loue ses efforts et puis parce que c'est trop compliqué.

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Voici trois derniers conseils pour la route dans la gestion de votre temps.

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Un découper l'éléphant en morceaux

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afin de pouvoir le manger.

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Le stress vous montre qu'il y a une montagne à gravir,

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ce qui vous empêche de dormir.

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faites-en des morceaux,

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découpez l'objectif,

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le changement en étape plus ingérables.

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Bouchée après bouchée,

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vous aurez mangé l'éléphant.

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Faites des pauses,

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des pauses,

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beaucoup de pauses levez-vous marchez,

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allez respirer

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ni le corps ni le mental ne sont

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faits pour rester concentrés 2 heures de suite non-stop

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après trois minutes de pause,

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vous serez bien plus efficace.

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il a été prouvé que l'adulte était capable d'avoir

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une concentration maximale dans l'écoute d'une conférence pendant 10 minutes

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après,

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il peut être encore là

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et même prendre des notes,

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mais des trous dans la passoire que le cerveau s'agrandisse.

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Donc faites des pauses et aérez-vous pour améliorer

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votre efficacité et donc gagner du temps.

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dernier conseil.

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Laissez les dossiers et penser et changements au travail.

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Prenez chaque soir un vrai temps où les dossiers se reposent

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et les solutions et réponses se dessinent sans avoir à vous concentrer dessus.

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Le vide de l'esprit,

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tout comme la nuit porte conseil.

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Ce conseil est particulièrement vrai si vous bloquez sur

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un dossier sans parvenir à trouver des solutions.

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laissez-le reposer un temps

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et revenez-y à errer.

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La gestion du temps est un enjeu pour vous,

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n'hésitez pas à suivre le cycle entier de la gestion du temps.

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