Invitation et ordre du jour d'une réunion Tutoriels

Découvrez comment transformer vos réunions avec des invitations percutantes dans "invitation et ordre du jour d'une réunion". Apprenez à capter l'attention dès l'envoi, à rédiger un ordre du jour motivant, et à stimuler l'engagement des participants. Ne laissez pas vos réunions être de simples formalités, investissez dans leur succès collectif !

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Nouveautés

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au moment où ils reçoivent votre invitation,

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l'efficacité de votre réunion se construit donc en amont de la réunion

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avec la rédaction d'une invitation comprenant un ordre du jour clair et motivant.

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Voyons comment vous pouvez mettre dans votre invitation le bon ton,

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le bon contenu et comment stimuler l'engagement.

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Le bon ton,

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c'est déjà penser en termes d'invitation et non pas de convocation à une réunion.

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le bon ton,

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c'est envoyer une vraie invitation,

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pas uniquement une invitation sur Outlook Calendar or Google Agenda.

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C'est donc investir du temps encore du temps investi pour en gagner,

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prendre le temps d'envoyer un e-mail convivial et clair sur l'ordre du jour.

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Prendre le temps d'expliquer aux personnes qui hésiteraient

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à venir ou ne connaissent pas bien le sujet

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de quoi ils retournent

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et ce que vous attendez d'eux.

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prendre le temps d'aller dire aux personnes clés

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que leur présence est essentielle,

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de visu

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ou par un petit appel.

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La réunion a commencé dès l'envoi des invitations et donc on attend de vous

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la convivialité et le cadre,

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même s'il s'agit d'une réunion mensuelle habituelle.

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le bon contenu d'un email d'invitation,

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c'est aussi l'ordre du jour.

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Quels sont le sujet,

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les objectifs,

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les personnes attendues,

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qui va intervenir sur quel sujet et dans quel timing,

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quelles seront les décisions à prendre?

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Soyez détaillé sur l'ordre du jour que vous pourrez reprendre en début de réunion.

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Un ordre du jour efficace

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et bien articulé est une clé de succès.

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Une bonne manière pour chacun de se préparer,

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préparer son intervention,

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préparer ses questions et de prendre conscience de

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la valeur de leur participation à la réunion

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ou de déterminer à la lecture de l'ordre du

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jour détaillé que leur présence n'est pas nécessaire.

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L'ordre du jour

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cadrera efficacement le déroulé et permettra à l'animateur

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de plus facilement

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recadrer les débats en disant par exemple,

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Nathalie,

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cette question n'est pas à l'ordre du jour,

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je propose de la noter pour notre prochaine réunion.

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Quel sera le contenu de votre ordre du jour.

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Quelques suggestions,

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donner un titre à votre ordre du jour,

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spécifier le type de réunion,

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réunion de projets,

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réunion de services,

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réunion de CE,

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conseil d'administration.

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Notez l'objectif ou les principaux objectifs,

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notez le lieu et les horaires de début

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et de fin.

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Notez les personnes invitées,

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leurs fonctions et rôles,

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notez

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dans votre ordre du jour les différentes séquences prévues avec

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les intervenants et les résultats attendus de chaque séquence.

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Prévoyez des pauses et temps supplémentaires de débats,

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notamment en fin de réunion pour les

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questions et l'organisation de la prochaine rencontre.

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Faites relire votre ordre du jour et last but not list,

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respectez votre agenda le jour J.

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Pour certaines personnes,

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il faudra donner en amont de la

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réunion quelques informations supplémentaires pour les mettre

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au même niveau d'information que les autres

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afin de ne pas avoir à perdre

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10 minutes pour que tout le monde sache de quoi il retourne.

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Le temps de vos participants est précieux.

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Ils n'ont pas à subir le manque d'information de tel ou tel participant.

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C'est à l'animateur de réunion d'avoir réglé cela avant la réunion.

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l'invitation est aussi une occasion de rappeler et stimuler l'engagement.

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Si la réunion précédente avait donné lieu à un plan d'action

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qui avait été envoyé en fin de réunion,

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vous pouvez le rappeler brièvement dans l'invitation.

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Une réunion,

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c'est un vrai investissement en temps collectif.

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Plus les participants seront préparés

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par un travail préalable,

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moins vous perdrez de temps pendant la réunion.

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Soyez clair et très affirmé sur les prérequis.

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demandez que tel ou tel document soit lu au préalable,

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si vous souhaitez animer une réunion de prise de décision,

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poser des questions claires pour qu'ils y réfléchissent déjà avant

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la réunion.

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Exemple,

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quelles sont pour vous les trois forces de notre service dans la relation client?

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Quelles sont pour vous les trois bonnes pratiques à développer?

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Soyez exigeants à ce propos,

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car la dynamique collective peut être vite cassée par

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ceux qui n'auront pas fait le travail préalable.

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à vous de mettre en place cette culture de la préparation de réunion

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en étant exemplaire à ce niveau-là.

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Rappelez en boucle l'importance de la préparation

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en faisant

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le tour des bureaux la veille de la réunion par exemple,

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est-ce que tu as bien lu le document est-ce que

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tu as eu le temps de réfléchir aux trois questions

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et en vous appuyant sur les alliés les plus consciencieux et motivés.

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Des outils collaboratifs en ligne comme Klaxoon vous permettent

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d'envoyer du contenu très facilement avant la réunion.

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Plusieurs avantages à utiliser une application au lieu

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de l'e-mail pour envoyer l'ordre du jour.

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Vous pouvez mixer aisément différents contenus,

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textes,

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photos,

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vidéos,

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vous pouvez intégrer des questions et prendre

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connaissance des réponses de vos destinateurs,

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un vrai plus pour savoir avant la

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réunion quelles sont les attentes des participants

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ou encore quel est leur degré de connaissance du sujet.

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vous pouvez surtout savoir

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qui a consulté votre contenu.

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La réunion commence dès l'envoi de l'invitation avec son ordre du jour.

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Faites en sorte que tout le monde monte à bord du bateau et sache pourquoi il est là,

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avant même que vous vous retrouviez ensemble,

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vous aurez moins à ramer.

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