Invitation et ordre du jour d'une réunion Tutoriels

Découvrez comment transformer vos réunions avec des invitations percutantes dans "invitation et ordre du jour d'une réunion". Apprenez à capter l'attention dès l'envoi, à rédiger un ordre du jour motivant, et à stimuler l'engagement des participants. Ne laissez pas vos réunions être de simples formalités, investissez dans leur succès collectif !

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Objectifs :

Comprendre l'importance d'une invitation bien rédigée pour une réunion efficace, en mettant l'accent sur le ton, le contenu et l'engagement des participants.

Chapitres :

  1. Introduction à l'Invitation de Réunion
    La réunion commence dès l'envoi des invitations. L'efficacité de votre réunion se construit en amont, avec une invitation qui doit inclure un ordre du jour clair et motivant. Cet aspect est crucial pour stimuler l'engagement des participants.
  2. Le Bon Ton dans l'Invitation
    Il est essentiel de penser à l'invitation comme à une véritable invitation, et non comme à une simple convocation. Cela implique d'envoyer un email convivial et clair, expliquant l'ordre du jour et l'importance de la présence de chaque participant.
  3. Le Contenu de l'Invitation
    Un bon contenu d'email d'invitation doit inclure : - L'ordre du jour détaillé - Les sujets à aborder - Les objectifs de la réunion - Les personnes attendues et leurs interventions - Les décisions à prendre Un ordre du jour bien articulé est une clé de succès, permettant à chacun de se préparer efficacement.
  4. Préparation et Engagement des Participants
    Il est important de rappeler aux participants de se préparer avant la réunion. Cela peut inclure la lecture de documents ou la réflexion sur des questions spécifiques. Par exemple, demandez-leur d'identifier les trois forces de leur service dans la relation client. Cela favorise une dynamique collective positive.
  5. Utilisation d'Outils Collaboratifs
    Des outils collaboratifs en ligne, comme Klaxoon, facilitent l'envoi de contenu avant la réunion. Ces outils permettent de mixer différents types de contenu (textes, photos, vidéos) et d'intégrer des questions pour connaître les attentes des participants. Cela aide à s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde avant la réunion.
  6. Conclusion
    En résumé, une invitation bien conçue est essentielle pour le succès d'une réunion. Elle doit établir le ton, fournir un contenu clair et engager les participants. En investissant du temps dans la préparation de l'invitation, vous maximisez l'efficacité de la réunion et le respect du temps de chacun.

FAQ :

Comment rédiger une invitation efficace pour une réunion?

Pour rédiger une invitation efficace, il est important d'inclure un ordre du jour clair, de spécifier les objectifs de la réunion, et de communiquer de manière conviviale. Assurez-vous d'expliquer ce que vous attendez des participants et de les encourager à se préparer.

Pourquoi l'ordre du jour est-il important?

L'ordre du jour est crucial car il structure la réunion, permet aux participants de se préparer et aide l'animateur à garder le contrôle des discussions. Un ordre du jour bien articulé augmente l'efficacité de la réunion.

Quels outils peuvent aider à préparer une réunion?

Des outils comme Klaxoon permettent d'envoyer facilement des contenus, de recueillir des réponses et de s'assurer que tous les participants sont informés avant la réunion. Cela facilite la préparation et l'engagement.

Comment stimuler l'engagement des participants?

Pour stimuler l'engagement, il est essentiel d'envoyer une invitation personnalisée, de rappeler les actions précédentes et de poser des questions claires pour inciter à la réflexion avant la réunion.

Que faire si un participant n'est pas préparé pour la réunion?

Il est de la responsabilité de l'animateur de s'assurer que tous les participants ont reçu les informations nécessaires avant la réunion. Cela peut inclure l'envoi de documents à lire et des rappels sur les attentes.

Quelques cas d'usages :

Préparation d'une réunion d'équipe

Lors de la préparation d'une réunion d'équipe, l'animateur peut utiliser un ordre du jour détaillé pour définir les sujets à aborder, les intervenants et les décisions à prendre. Cela permet de maximiser l'efficacité de la réunion et d'assurer que tous les membres de l'équipe sont sur la même longueur d'onde.

Réunion de projet

Dans le cadre d'une réunion de projet, l'animateur peut envoyer une invitation avec un ordre du jour clair, spécifiant les objectifs du projet et les rôles de chaque participant. Cela aide à clarifier les attentes et à garantir que chacun est préparé pour contribuer efficacement.

Conseil d'administration

Pour une réunion de conseil d'administration, il est essentiel d'envoyer une invitation formelle avec un ordre du jour structuré. Cela permet de s'assurer que les membres sont informés des sujets critiques à discuter et des décisions à prendre, tout en respectant le temps précieux des participants.

Formation d'équipe

Lors d'une formation d'équipe, l'animateur peut utiliser des outils comme Klaxoon pour envoyer des contenus de préparation et recueillir des attentes des participants. Cela permet d'adapter la formation aux besoins spécifiques de l'équipe et d'améliorer l'engagement.

Réunion de suivi

Pour une réunion de suivi, il est utile de rappeler les actions décidées lors de la réunion précédente dans l'invitation. Cela aide à maintenir l'engagement des participants et à s'assurer qu'ils sont préparés à discuter des progrès réalisés.

Glossaire :

invitation

Un document ou un message envoyé pour convier des participants à une réunion, incluant des détails sur l'ordre du jour et les attentes.

ordre du jour

Une liste des sujets à aborder lors d'une réunion, qui aide à structurer la discussion et à définir les objectifs.

animateur

La personne responsable de diriger la réunion, de maintenir l'ordre et de s'assurer que tous les sujets de l'ordre du jour sont couverts.

engagement

Le niveau d'implication et de participation des participants à la réunion, souvent stimulé par une bonne préparation et communication.

Klaxoon

Un outil collaboratif en ligne qui permet de partager du contenu, d'envoyer des invitations et de recueillir des réponses avant une réunion.

préparation de réunion

Le processus de planification et d'organisation des éléments nécessaires avant une réunion, y compris l'envoi d'informations et la définition des attentes.

résultat(s)
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au moment où ils reçoivent votre invitation,
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l'efficacité de votre réunion se construit donc en amont de la réunion
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avec la rédaction d'une invitation comprenant un ordre du jour clair et motivant.
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Voyons comment vous pouvez mettre dans votre invitation le bon ton,
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le bon contenu et comment stimuler l'engagement.
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Le bon ton,
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c'est déjà penser en termes d'invitation et non pas de convocation à une réunion.
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le bon ton,
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c'est envoyer une vraie invitation,
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pas uniquement une invitation sur Outlook Calendar or Google Agenda.
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C'est donc investir du temps encore du temps investi pour en gagner,
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prendre le temps d'envoyer un e-mail convivial et clair sur l'ordre du jour.
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Prendre le temps d'expliquer aux personnes qui hésiteraient
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à venir ou ne connaissent pas bien le sujet
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de quoi ils retournent
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et ce que vous attendez d'eux.
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prendre le temps d'aller dire aux personnes clés
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que leur présence est essentielle,
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de visu
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ou par un petit appel.
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La réunion a commencé dès l'envoi des invitations et donc on attend de vous
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la convivialité et le cadre,
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même s'il s'agit d'une réunion mensuelle habituelle.
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le bon contenu d'un email d'invitation,
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c'est aussi l'ordre du jour.
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Quels sont le sujet,
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les objectifs,
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les personnes attendues,
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qui va intervenir sur quel sujet et dans quel timing,
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quelles seront les décisions à prendre?
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Soyez détaillé sur l'ordre du jour que vous pourrez reprendre en début de réunion.
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Un ordre du jour efficace
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et bien articulé est une clé de succès.
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Une bonne manière pour chacun de se préparer,
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préparer son intervention,
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préparer ses questions et de prendre conscience de
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la valeur de leur participation à la réunion
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ou de déterminer à la lecture de l'ordre du
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jour détaillé que leur présence n'est pas nécessaire.
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L'ordre du jour
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cadrera efficacement le déroulé et permettra à l'animateur
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de plus facilement
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recadrer les débats en disant par exemple,
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Nathalie,
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cette question n'est pas à l'ordre du jour,
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je propose de la noter pour notre prochaine réunion.
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Quel sera le contenu de votre ordre du jour.
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Quelques suggestions,
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donner un titre à votre ordre du jour,
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spécifier le type de réunion,
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réunion de projets,
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réunion de services,
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réunion de CE,
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conseil d'administration.
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Notez l'objectif ou les principaux objectifs,
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notez le lieu et les horaires de début
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et de fin.
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Notez les personnes invitées,
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leurs fonctions et rôles,
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notez
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dans votre ordre du jour les différentes séquences prévues avec
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les intervenants et les résultats attendus de chaque séquence.
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Prévoyez des pauses et temps supplémentaires de débats,
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notamment en fin de réunion pour les
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questions et l'organisation de la prochaine rencontre.
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Faites relire votre ordre du jour et last but not list,
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respectez votre agenda le jour J.
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Pour certaines personnes,
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il faudra donner en amont de la
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réunion quelques informations supplémentaires pour les mettre
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au même niveau d'information que les autres
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afin de ne pas avoir à perdre
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10 minutes pour que tout le monde sache de quoi il retourne.
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Le temps de vos participants est précieux.
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Ils n'ont pas à subir le manque d'information de tel ou tel participant.
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C'est à l'animateur de réunion d'avoir réglé cela avant la réunion.
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l'invitation est aussi une occasion de rappeler et stimuler l'engagement.
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Si la réunion précédente avait donné lieu à un plan d'action
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qui avait été envoyé en fin de réunion,
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vous pouvez le rappeler brièvement dans l'invitation.
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Une réunion,
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c'est un vrai investissement en temps collectif.
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Plus les participants seront préparés
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par un travail préalable,
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moins vous perdrez de temps pendant la réunion.
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Soyez clair et très affirmé sur les prérequis.
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demandez que tel ou tel document soit lu au préalable,
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si vous souhaitez animer une réunion de prise de décision,
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poser des questions claires pour qu'ils y réfléchissent déjà avant
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la réunion.
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Exemple,
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quelles sont pour vous les trois forces de notre service dans la relation client?
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Quelles sont pour vous les trois bonnes pratiques à développer?
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Soyez exigeants à ce propos,
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car la dynamique collective peut être vite cassée par
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ceux qui n'auront pas fait le travail préalable.
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à vous de mettre en place cette culture de la préparation de réunion
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en étant exemplaire à ce niveau-là.
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Rappelez en boucle l'importance de la préparation
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en faisant
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le tour des bureaux la veille de la réunion par exemple,
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est-ce que tu as bien lu le document est-ce que
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tu as eu le temps de réfléchir aux trois questions
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et en vous appuyant sur les alliés les plus consciencieux et motivés.
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Des outils collaboratifs en ligne comme Klaxoon vous permettent
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d'envoyer du contenu très facilement avant la réunion.
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Plusieurs avantages à utiliser une application au lieu
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de l'e-mail pour envoyer l'ordre du jour.
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Vous pouvez mixer aisément différents contenus,
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textes,
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photos,
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vidéos,
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vous pouvez intégrer des questions et prendre
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connaissance des réponses de vos destinateurs,
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un vrai plus pour savoir avant la
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réunion quelles sont les attentes des participants
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ou encore quel est leur degré de connaissance du sujet.
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vous pouvez surtout savoir
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qui a consulté votre contenu.
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La réunion commence dès l'envoi de l'invitation avec son ordre du jour.
00:05:19
Faites en sorte que tout le monde monte à bord du bateau et sache pourquoi il est là,
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avant même que vous vous retrouviez ensemble,
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vous aurez moins à ramer.

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