La réunionnite ou les réunions inutiles Tutoriels

Vous êtes-vous déjà demandé si toutes ces réunions étaient vraiment nécessaires ? "La réunionnite ou les réunions inutiles" explore l'impact des réunions sur la productivité des équipes. En moyenne, un cadre passe 16 ans en réunion, mais est-ce toujours bénéfique ? Découvrez des solutions pour des réunions plus efficaces et engageantes. Ne laissez pas le temps vous échapper !

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Objectifs :

Comprendre les enjeux liés à la fréquence et à l'efficacité des réunions en entreprise, ainsi que les moyens d'optimiser leur organisation pour éviter le temps perdu.

Chapitres :

  1. Introduction
    Les réunions sont un élément central de la vie professionnelle, mais elles peuvent également représenter une perte de temps considérable. Selon une étude du cabinet Perphonie, un cadre passe en moyenne 16 ans de sa carrière en réunion. Ce document explore les raisons pour lesquelles les réunions peuvent être inefficaces et propose des solutions pour améliorer leur productivité.
  2. Le trop plein de réunions à la française
    La culture française semble favoriser les réunions, avec plus de deux cadres sur trois déclarant avoir cinq réunions par semaine. Cette tendance, souvent qualifiée de 'réunionite', est exacerbée par la taille des entreprises, où la durée des réunions peut atteindre 1h20. Il est prouvé que l'attention des participants diminue après 52 minutes, ce qui entraîne une perte de temps significative.
  3. Le coût exorbitant des réunions
    Les réunions représentent un coût caché important pour les entreprises. Par exemple, une réunion d'une heure avec dix participants coûte 10 heures de travail, sans compter le temps de déplacement et de préparation. Pour évaluer la rentabilité d'une réunion, il est crucial de se poser trois questions : - Que se passe-t-il si la réunion n'a pas lieu ? - Que se passe-t-il si les résultats attendus ne sont pas atteints ? - Peut-on atteindre ces résultats sans réunion ?
  4. Pourquoi perd-on son temps en réunion ?
    Trois quarts des participants estiment perdre leur temps en réunion, malgré le fait que 48% considèrent ces réunions comme nécessaires. Les causes de cette inefficacité peuvent être regroupées en trois points : 1. **La question des participants** : Les invitations sont souvent trop larges, et les participants peuvent se sentir obligés d'accepter, même s'ils ne sont pas concernés. 2. **La question du cadre** : La durée excessive des réunions et le manque de préparation de l'animateur et des participants contribuent à une perte de temps. 3. **La question de l'animation** : Un animateur qui ne parvient pas à engager les participants peut rendre la réunion ennuyeuse et peu productive.
  5. Solutions pour des réunions plus efficaces
    Pour améliorer l'efficacité des réunions, il est essentiel de : - Limiter le nombre de participants aux personnes réellement concernées. - Respecter une durée maximale de 45 minutes pour maintenir l'attention. - Préparer un ordre du jour clair et le communiquer à l'avance. - Encourager la participation active de tous les membres présents. - Évaluer la nécessité de chaque réunion et envisager des alternatives comme des échanges par email ou téléphone.
  6. Conclusion
    Les réunions, bien qu'elles soient souvent perçues comme nécessaires, peuvent devenir un véritable gouffre de temps et de ressources si elles ne sont pas bien gérées. En appliquant des stratégies pour optimiser leur organisation, les entreprises peuvent non seulement réduire le temps perdu, mais aussi améliorer la productivité et l'engagement des employés.

FAQ :

Pourquoi les réunions sont-elles souvent considérées comme une perte de temps?

Les réunions sont souvent perçues comme une perte de temps en raison de leur fréquence excessive, de leur durée prolongée et du manque de préparation des participants, ce qui peut mener à des discussions peu productives.

Comment réduire le temps passé en réunion?

Pour réduire le temps passé en réunion, il est conseillé de se poser des questions sur la nécessité de la réunion, de limiter le nombre de participants, et de s'assurer que l'ordre du jour est clair et préparé à l'avance.

Qu'est-ce que le syndrome d'acceptation irrationnelle?

Le syndrome d'acceptation irrationnelle est un comportement où les individus acceptent des invitations à des réunions sans réfléchir à leur nécessité, simplement parce qu'elles apparaissent sur leur agenda.

Comment rendre les réunions plus productives?

Pour rendre les réunions plus productives, il est essentiel de définir un ordre du jour clair, de limiter la durée à 45 minutes, et d'encourager la participation active de tous les participants.

Quels sont les coûts cachés des réunions?

Les coûts cachés des réunions incluent le temps perdu par les participants, le temps de déplacement, et le temps nécessaire pour se replonger dans le travail après la réunion, ce qui peut s'accumuler rapidement.

Quelques cas d'usages :

Optimisation des réunions d'équipe

Dans une entreprise, les managers peuvent appliquer les conseils de la vidéo pour optimiser les réunions d'équipe en réduisant leur fréquence et en s'assurant que chaque réunion a un objectif clair, ce qui améliore la productivité globale.

Réduction des coûts liés aux réunions

Les responsables de projet peuvent utiliser les informations sur les coûts cachés des réunions pour justifier la réduction du nombre de réunions et encourager des alternatives comme les discussions par e-mail ou par chat.

Amélioration de l'engagement des participants

Les animateurs de réunion peuvent appliquer des techniques d'animation pour rendre les réunions plus interactives, en s'assurant que chaque participant a l'occasion de s'exprimer, ce qui augmente l'engagement et la satisfaction des employés.

Évaluation de la nécessité des réunions

Les équipes peuvent mettre en place un processus d'évaluation avant chaque réunion pour déterminer si elle est vraiment nécessaire, en se basant sur les questions posées dans la vidéo, ce qui permet d'économiser du temps et des ressources.

Formation sur la gestion des réunions

Les entreprises peuvent organiser des sessions de formation pour enseigner aux employés comment gérer efficacement les réunions, en abordant des sujets comme le ciblage des participants et l'animation, afin d'améliorer la culture de réunion au sein de l'organisation.

Glossaire :

Réunion

Un rassemblement de personnes pour discuter de sujets spécifiques, souvent dans un cadre professionnel.

Réunionite

Un terme désignant la tendance excessive à organiser des réunions, souvent perçue comme une perte de temps.

Syndrome d'acceptation irrationnelle

Un réflexe involontaire où une personne accepte une invitation à une réunion simplement parce qu'elle apparaît sur son agenda électronique.

Durée d'une réunion

Le temps total consacré à une réunion, qui, selon des études, devrait idéalement ne pas dépasser 1 heure pour maintenir l'attention des participants.

Ciblage des participants

Le processus de sélection des personnes qui doivent assister à une réunion, crucial pour son efficacité.

Animation de réunion

L'art de diriger une réunion de manière à encourager la participation et à maintenir l'intérêt des participants.

résultat(s)
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en moyenne,
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un cadre passe 16 ans en réunion dans toute sa carrière.
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T inutile,
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temps perdu,
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temps gâché,
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nous allons étudier la question en trois points,
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le trop-plein de réunion à la française,
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le coût exorbitant des réunions et les raisons pour lesquelles on y perd son temps.
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Tout de suite,
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commençons par un SOS.
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réunion.
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Oui,
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nous avons trop de réunions et c'est visiblement très français.
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Est-ce notre goût pour les débats
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d'idées enflammés Est-ce notre côté cartésien qui
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nous pousse à avoir une préférence pour la réflexion plutôt que pour l'action.
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Plus de deux cadres sur trois disent avoir cinq réunions par semaine.
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Plus le niveau hiérarchique augmente,
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plus vous passez de temps.
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en 20111 article de l'Express parle de notre score exceptionnel.
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La réunionite.
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Cette tendance à organiser des rendez-vous pour débattre
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de tout et de rien est une spécialité française
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70% des entreprises en planifient au -7 par semaine
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contre environ 55% dans les autres pays européens
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et aux États-unis.
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les réunions sont surtout trop longues.
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Une étude de l'Ifop de 2015 estime à 1 h 19
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la durée d'une réunion.
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Plus l'entreprise est grande,
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plus les réunions durent longtemps.
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Or,
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il a été prouvé que l'attention d'un adulte commence à diminuer
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à 52 minutes.
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On peut donc conclure que nous perdons en moyenne
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27 minutes par réunion.
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pour un quart des participants en réunion,
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il faut noter que l'attention commence à diminuer
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dès 30 minutes.
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Les plus de 50 ans estiment qu'ils restent attentifs
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58 minutes alors que les moins de 35 ans parlent de 45 minutes
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y a-t-il une différence générationnelle
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est-ce à dire que les réunions de
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seront plus productifs.
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Si l'animateur s'en tient à un créneau de 45 minutes,
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il y a en tout cas le rôle urgent
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et primordial de rendre les réunions vivantes et participatives.
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En effet,
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un cadre sur trois déclare s'être déjà
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assoupi en réunion.
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Et pourtant,
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au vu des études,
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les réunions sont utiles pour réfléchir,
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construire
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et décider ensemble.
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98% des personnes interrogées estiment que ces réunions sont nécessaires.
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Le problème n'est donc pas tant
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la réunion elle-même,
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mais plutôt
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ce qu'on en fait.
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Point.
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Pourquoi ces réunions
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coûtent très cher.
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Les réunions représentent un énorme coût caché pour les entreprises.
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Cinq réunions par semaine
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d'1 h 20
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pour deux cadres sur trois,
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d'autant que quatre
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28% des personnes estiment qu'elles se sont déjà senties inutiles en réunion.
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Si vous convoquez 10 personnes à une réunion d'1 heures,
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il vous en coûtera 10 heures et plus encore
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le temps de déplacement,
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d'attente de démarrage de la réunion et le temps nécessaire pour
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se replonger dans son dossier équivalent à 30 minutes supplémentaires.
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Est-ce que cette réunion apporte 15 heures de productivité.
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la question de la rentabilité de la réunion nécessite d'être
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au clair sur vos attentes lorsque vous lancez une réunion.
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Pour savoir si la réunion est vraiment nécessaire,
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posez-vous les trois questions suivantes,
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question un,
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qu'est-ce qui se passe
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si on ne tient pas la réunion?
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Est-ce que cela change quelque chose et pour qui?
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Question 2,
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qu'est-ce qui se passe si on n'atteint pas
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le résultat attendu lors de cette réunion?
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Est-ce que le résultat est vraiment important à vos yeux?
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Question 3,
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est-ce qu'on peut atteindre le résultat attendu
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sans réunion?
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Avez-vous vraiment besoin d'une réunion
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au lieu d'organiser une réunion,
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peut-être pouvez-vous simplifier le sujet et en discuter par e-mail,
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téléphone ou par tchat
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et économiser temps et argent,
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David Grady a fait un buzz il y a une dizaine d'années sur le net dans une vidéo sur les
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bad meetings en conférence call.
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Il a par la suite développé le concept
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Minds acceptation syndrome
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qu'on pourrait traduire en syndrome d'acceptation irréfléchie,
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stupide.
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C'est un réflexe involontaire
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qui fait qu'une personne accepte une invitation à une réunion
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dès qu'elle apparaît sur son agenda électronique.
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Pop accepte Bing.
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Ah,
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j'ai une réunion,
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je dois y aller.
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David Grady invite avec beaucoup d'humour à oser
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cliquer sur le bouton peut-être ou provisoire ou tentative
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et aller découvrir quel est l'ordre du jour
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et si votre présence est vraiment nécessaire.
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Point.
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Pourquoi perd-on son temps en réunion?
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Trois quarts des personnes interrogées estiment
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qu'elles perdent leur temps en réunion,
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alors que 48% estiment que ces réunions sont nécessaires,
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des réunions nécessaires
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mais inefficaces,
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c'est donc qu'il faut corriger le tir sur trois points.
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La question des participants,
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la question du cadre
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et la question de l'animation.
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La question des participants,
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les invitations sont souvent trop exhaustives et mal adressées,
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surtout si les personnes conviées touchées par le mass,
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syndrome d'acceptation irréfléchie,
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n'osent pas décliner l'invitation.
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Par ailleurs,
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souvent les participants sont
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trop nombreux,
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au-delà de 10,
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trop nombreux pour faire de la réunion un temps de co-construction efficace.
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La question du cadre,
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le cadre,
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nous l'avons vu,
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c'est déjà la durée de la réunion qui atteint 1 h 20
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au lieu d'1 heures recommandée pour garder l'attention de la majorité.
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Les manques de préparation de l'animateur,
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mais aussi des participants font aussi perdre du temps à beaucoup.
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Ils sont un sur quatre à
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venir à une réunion sans en connaître l'ordre du jour.
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Quelles conséquences au manque de préparation.
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Les participants sont perdus,
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l'animateur doit tout réexpliquer et l'échange est moins riche.
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Personne n'a réfléchi au sujet au préalable.
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Bref,
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c'est une réunion qui patine.
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manquer de cadre,
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c'est aussi clôturer une réunion sans décision ou
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avec une décision qui n'est pas claire.
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À ce propos,
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Google dans son règlement exige que dans chaque réunion,
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il y ait un preneur de décision
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et affirme s'il n'y a pas de décision à prendre,
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alors la réunion ne devrait pas avoir lieu.
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Un tiers des personnes interrogées disent que cela
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leur arrive souvent ou systématiquement de sortir de réunion
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sans savoir précisément ce qu'elles doivent faire.
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La question de l'animation.
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débat trop long,
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digression et hors sujet,
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cas individuel débattu
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21% des cadres disent avoir assisté à une réunion
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sans oser prendre la parole une seule fois.
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Voici une autre règle de Google.
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Chacun doit participer et apporter son avis à la réunion,
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sinon,
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il ne devrait pas être là.
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oui,
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il suffit de lui envoyer un compte rendu
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sans animation appropriée.
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Les participants s'ennuient et se démobilisent.
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Ils restent souvent dans une position statique,
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assise et sont peu sollicités.
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Ils sortent leur téléphone et s'installent dans le
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confort et la répétition de réunions peu productives
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pour éviter de perdre leur temps en réunion 50% admettent qu'il leur arrive de
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lire et envoyer des e-mails.
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la moitié de travailler sur un ou plusieurs autres dossiers,
00:07:05
37% de dessinée.
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Vous voulez éviter de perdre du temps en réunion,
00:07:10
la qualité du ciblage des participants,
00:07:12
du cadrage et de l'animation de la réunion
00:07:14
sont les clés que nous allons creuser dans les prochaines vidéos
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que vous ne croisiez plus jamais ces 15% qui
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sortent de votre réunion en étant incapables de restituer
00:07:24
ce qui a été dit ou décidé.

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