La réunionnite ou les réunions inutiles Tutoriels

Vous êtes-vous déjà demandé si toutes ces réunions étaient vraiment nécessaires ? "La réunionnite ou les réunions inutiles" explore l'impact des réunions sur la productivité des équipes. En moyenne, un cadre passe 16 ans en réunion, mais est-ce toujours bénéfique ? Découvrez des solutions pour des réunions plus efficaces et engageantes. Ne laissez pas le temps vous échapper !

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en moyenne,

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un cadre passe 16 ans en réunion dans toute sa carrière.

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T inutile,

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temps perdu,

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temps gâché,

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nous allons étudier la question en trois points,

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le trop-plein de réunion à la française,

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le coût exorbitant des réunions et les raisons pour lesquelles on y perd son temps.

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Tout de suite,

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commençons par un SOS.

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réunion.

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Oui,

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nous avons trop de réunions et c'est visiblement très français.

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Est-ce notre goût pour les débats

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d'idées enflammés Est-ce notre côté cartésien qui

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nous pousse à avoir une préférence pour la réflexion plutôt que pour l'action.

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Plus de deux cadres sur trois disent avoir cinq réunions par semaine.

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Plus le niveau hiérarchique augmente,

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plus vous passez de temps.

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en 20111 article de l'Express parle de notre score exceptionnel.

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La réunionite.

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Cette tendance à organiser des rendez-vous pour débattre

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de tout et de rien est une spécialité française

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70% des entreprises en planifient au -7 par semaine

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contre environ 55% dans les autres pays européens

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et aux États-unis.

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les réunions sont surtout trop longues.

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Une étude de l'Ifop de 2015 estime à 1 h 19

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la durée d'une réunion.

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Plus l'entreprise est grande,

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plus les réunions durent longtemps.

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Or,

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il a été prouvé que l'attention d'un adulte commence à diminuer

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à 52 minutes.

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On peut donc conclure que nous perdons en moyenne

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27 minutes par réunion.

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pour un quart des participants en réunion,

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il faut noter que l'attention commence à diminuer

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dès 30 minutes.

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Les plus de 50 ans estiment qu'ils restent attentifs

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58 minutes alors que les moins de 35 ans parlent de 45 minutes

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y a-t-il une différence générationnelle

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est-ce à dire que les réunions de

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seront plus productifs.

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Si l'animateur s'en tient à un créneau de 45 minutes,

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il y a en tout cas le rôle urgent

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et primordial de rendre les réunions vivantes et participatives.

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En effet,

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un cadre sur trois déclare s'être déjà

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assoupi en réunion.

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Et pourtant,

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au vu des études,

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les réunions sont utiles pour réfléchir,

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construire

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et décider ensemble.

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98% des personnes interrogées estiment que ces réunions sont nécessaires.

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Le problème n'est donc pas tant

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la réunion elle-même,

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mais plutôt

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ce qu'on en fait.

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Point.

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Pourquoi ces réunions

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coûtent très cher.

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Les réunions représentent un énorme coût caché pour les entreprises.

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Cinq réunions par semaine

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d'1 h 20

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pour deux cadres sur trois,

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d'autant que quatre

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28% des personnes estiment qu'elles se sont déjà senties inutiles en réunion.

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Si vous convoquez 10 personnes à une réunion d'1 heures,

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il vous en coûtera 10 heures et plus encore

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le temps de déplacement,

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d'attente de démarrage de la réunion et le temps nécessaire pour

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se replonger dans son dossier équivalent à 30 minutes supplémentaires.

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Est-ce que cette réunion apporte 15 heures de productivité.

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la question de la rentabilité de la réunion nécessite d'être

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au clair sur vos attentes lorsque vous lancez une réunion.

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Pour savoir si la réunion est vraiment nécessaire,

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posez-vous les trois questions suivantes,

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question un,

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qu'est-ce qui se passe

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si on ne tient pas la réunion?

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Est-ce que cela change quelque chose et pour qui?

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Question 2,

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qu'est-ce qui se passe si on n'atteint pas

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le résultat attendu lors de cette réunion?

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Est-ce que le résultat est vraiment important à vos yeux?

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Question 3,

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est-ce qu'on peut atteindre le résultat attendu

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sans réunion?

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Avez-vous vraiment besoin d'une réunion

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au lieu d'organiser une réunion,

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peut-être pouvez-vous simplifier le sujet et en discuter par e-mail,

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téléphone ou par tchat

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et économiser temps et argent,

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David Grady a fait un buzz il y a une dizaine d'années sur le net dans une vidéo sur les

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bad meetings en conférence call.

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Il a par la suite développé le concept

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Minds acceptation syndrome

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qu'on pourrait traduire en syndrome d'acceptation irréfléchie,

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stupide.

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C'est un réflexe involontaire

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qui fait qu'une personne accepte une invitation à une réunion

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dès qu'elle apparaît sur son agenda électronique.

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Pop accepte Bing.

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Ah,

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j'ai une réunion,

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je dois y aller.

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David Grady invite avec beaucoup d'humour à oser

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cliquer sur le bouton peut-être ou provisoire ou tentative

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et aller découvrir quel est l'ordre du jour

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et si votre présence est vraiment nécessaire.

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Point.

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Pourquoi perd-on son temps en réunion?

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Trois quarts des personnes interrogées estiment

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qu'elles perdent leur temps en réunion,

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alors que 48% estiment que ces réunions sont nécessaires,

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des réunions nécessaires

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mais inefficaces,

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c'est donc qu'il faut corriger le tir sur trois points.

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La question des participants,

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la question du cadre

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et la question de l'animation.

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La question des participants,

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les invitations sont souvent trop exhaustives et mal adressées,

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surtout si les personnes conviées touchées par le mass,

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syndrome d'acceptation irréfléchie,

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n'osent pas décliner l'invitation.

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Par ailleurs,

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souvent les participants sont

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trop nombreux,

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au-delà de 10,

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trop nombreux pour faire de la réunion un temps de co-construction efficace.

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La question du cadre,

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le cadre,

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nous l'avons vu,

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c'est déjà la durée de la réunion qui atteint 1 h 20

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au lieu d'1 heures recommandée pour garder l'attention de la majorité.

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Les manques de préparation de l'animateur,

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mais aussi des participants font aussi perdre du temps à beaucoup.

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Ils sont un sur quatre à

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venir à une réunion sans en connaître l'ordre du jour.

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Quelles conséquences au manque de préparation.

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Les participants sont perdus,

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l'animateur doit tout réexpliquer et l'échange est moins riche.

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Personne n'a réfléchi au sujet au préalable.

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Bref,

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c'est une réunion qui patine.

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manquer de cadre,

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c'est aussi clôturer une réunion sans décision ou

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avec une décision qui n'est pas claire.

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À ce propos,

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Google dans son règlement exige que dans chaque réunion,

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il y ait un preneur de décision

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et affirme s'il n'y a pas de décision à prendre,

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alors la réunion ne devrait pas avoir lieu.

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Un tiers des personnes interrogées disent que cela

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leur arrive souvent ou systématiquement de sortir de réunion

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sans savoir précisément ce qu'elles doivent faire.

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La question de l'animation.

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débat trop long,

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digression et hors sujet,

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cas individuel débattu

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21% des cadres disent avoir assisté à une réunion

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sans oser prendre la parole une seule fois.

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Voici une autre règle de Google.

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Chacun doit participer et apporter son avis à la réunion,

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sinon,

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il ne devrait pas être là.

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oui,

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il suffit de lui envoyer un compte rendu

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sans animation appropriée.

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Les participants s'ennuient et se démobilisent.

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Ils restent souvent dans une position statique,

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assise et sont peu sollicités.

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Ils sortent leur téléphone et s'installent dans le

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confort et la répétition de réunions peu productives

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pour éviter de perdre leur temps en réunion 50% admettent qu'il leur arrive de

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lire et envoyer des e-mails.

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la moitié de travailler sur un ou plusieurs autres dossiers,

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37% de dessinée.

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Vous voulez éviter de perdre du temps en réunion,

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la qualité du ciblage des participants,

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du cadrage et de l'animation de la réunion

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sont les clés que nous allons creuser dans les prochaines vidéos

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que vous ne croisiez plus jamais ces 15% qui

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sortent de votre réunion en étant incapables de restituer

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ce qui a été dit ou décidé.

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