Les micro réunions et le stand-up Tutoriels

Découvrez comment révolutionner vos réunions avec "les micro réunions et le stand-up" ! Apprenez à dynamiser vos échanges d’équipe en optant pour des formats innovants, rapides et efficaces, comme le stand-up. Transformez votre collaboration et améliorez la prise de décision grâce à des méthodes inspirées du Lean Management. Synchro et créatif, ce contenu est un must pour toute équipe désireuse d'améliorer sa productivité.

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Nouveautés

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à l'heure de la réunionite aiguë,

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il est de bon ton de trouver

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des formats de réunion à la fois originaux,

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rapides et productifs.

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Avec l'arrivée du Lean Management,

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de nouveaux styles d'animation de réunion ont vu le jour.

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Réunir l'équipe autrement qu'assis autour d'une table pendant 1 heures

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debout pendant 10 minutes autour de la machine à café par exemple,

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explorons les formes de micro-réunion et attardons-nous sur le stand-up,

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son fonctionnement et ses avantages.

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pourquoi ne pas faire plus Lan?

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Plus on se donne du temps en réunion,

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plus on en prend pour traiter le sujet.

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C'est la loi de Parkinson.

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À l'inverse,

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contraintes par le temps,

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les équipes deviennent plus synthétiques,

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créatives,

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promptes à prendre des décisions.

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Certains managers ont d'ailleurs mis en place les speed meeting,

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soit sept minutes d'entretien en one to one

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dans lequel le collaborateur fera un point sur

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ses avancements et ses difficultés.

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la micro-réunion qui dure

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10152030 minutes peut prendre plusieurs figures.

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La réunion d'information exceptionnelle.

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On réunit tout le monde pendant 15 minutes pour les informer sur une décision,

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un changement de politique,

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un projet capital,

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le passage d'un client important.

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Cela marquera plus les esprits que d'annoncer

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la nouvelle par e-mail.

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vous pourrez aussi vous assurer de la compréhension de tous

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et

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sentir comment l'annonce est accueillie

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et bien sûr à l'issue de l'exposé,

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laissez la place aux questions si vous pouvez et répondre à

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celles auxquelles il vous paraît opportun de répondre tout de suite.

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La micro-réunion debout peut aussi prendre la forme de

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réunion de recadrage.

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On réunit l'équipe parce qu'il y a eu un problème important,

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un dérapage.

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Ce problème est l'occasion de rappeler à tous les attendus et les règles.

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Par exemple,

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vous avez vu un collaborateur sans casque sur le chantier,

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vous faites immédiatement une réunion de

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cadrage sur les règles de sécurité essentielles

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comme le port de casques,

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une occasion de marquer les esprits.

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On peut enfin organiser une micro-réunion pour répondre

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à une problématique rencontrée sur un projet.

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Le groupe se retrouve 15 minutes pour réfléchir ensemble à une solution

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ou redynamiser un groupe sur un projet

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juste 10 minutes le matin à l'arrivée dans les bureaux,

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en deçà de 15 minutes,

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je conseille vraiment de tenir ces réunions debout

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ou du moins dans un cadre moins formel que la salle de réunion,

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cela dynamisera tout le monde et évitera les sorties de timing.

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les stand-up meetings nous viennent de la gestion de

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projets agiles et plus particulièrement de la méthode Scrum.

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Ce format de réunion comme celui des Daily Scrums et Sprinters

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possède un rituel et des objectifs bien précis.

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Il permet de faire

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un bilan d'émission.

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de chacun,

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ce qui a été fait,

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ce qui est en cours,

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ce qui est projeté de faire.

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Le stand-up meeting,

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littéralement réunion debout est un.de synchronisation

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où les participants se réunissent debout

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pendant un temps très court entre cinq et 15 minutes,

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selon le nombre de participants.

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si votre projet occupe l'équipe en permanence,

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réunissez-vous tous les jours au moment propice pour tous.

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Si les collaborateurs sont plutôt indépendants sur leurs propres missions,

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vous pouvez le faire

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une fois par semaine par exemple.

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Comment se déroule le stand-up?

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les participants restent debout,

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une personne désignée peut,

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pourquoi pas à tour de rôle,

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être chargée de veiller au cadre de la rencontre,

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notamment au timing de chacun.

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On peut aussi utiliser un témoin bâton de parole galet qui passera de

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main en main au fur et à mesure de l'expression de chacun.

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Chaque membre de l'équipe s'exprime à tour de rôle et il explique

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ce qu'il a fait depuis le dernier stand-up,

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ce qu'il va faire d'ici le prochain et les difficultés qu'il a rencontrées.

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l'utilisation d'un support visuel est un plus

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autour d'un tableau avec un minimum de trois colonnes to do,

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doing en progrès et done.

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Dans chaque colonne sont positionnés les post-its correspondant aux

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tâches à faire en cours de réalisation et faites.

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Le collaborateur répond aux trois questions et met à jour ces post-it.

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Vous pouvez ajouter

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une colonne next pour y placer les tâches à moyen et long

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terme un colonne waiting sur ce qui est mise en attente.

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Vous pouvez utiliser des couleurs selon les projets

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ou selon les personnes en charge des tâches.

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l'animateur du stand-up doit être très vigilant sur le timing.

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Chaque prise de parole peut être minutée.

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Quels sont les avantages du stand-up?

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Les avantages du stand-up sont étonnants,

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au point que le stand-up arrive à se

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tailler les créneaux jusque dans les réunions de service

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sur une réunion de service d'1 heures,

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n'hésitez pas à insérer

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15 minutes de stand-up.

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Le stand-up est un gain de temps pour tous,

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la station debout

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limite le temps des échanges et pousse à une prise de parole claire et concise,

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le tout dans une énergie qui fait qu'on repart vite à l'action.

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Le stand-up permet une circulation de l'information fluide,

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la prise de parole est non formelle et

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libérée et développe un esprit de collaboration.

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La circulation de l'information donne à tous une vraie visibilité

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et transparence du travail et de l'avancée des projets,

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pas simplement pour le chef.

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le stand-up favorise la responsabilisation et l'engagement.

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Il oblige à synthétiser le reporting,

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à parler de ces difficultés,

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à développer l'entraide sur les difficultés et à lisser la charge de travail.

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Et on accepte de prendre la tâche d'un autre si besoin.

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Il est à noter que les difficultés qui ont été évoquées

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lors du stand-up ne seront pas traitées pendant la micro réunion.

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si un problème est à régler,

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le manager ou un collaborateur pourra

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se proposer d'aider le collaborateur en difficulté

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en dehors de la réunion.

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Pour conclure,

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osz faire des micro réunions,

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osez inviter les participants à des réunions plus courtes,

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pourquoi pas 15 ou 30 minutes?

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Vous les sortirez de leur zone de confort et de sommeil.

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Si vous mettez en place un stand-up,

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sachez qu'il y a un moment d'essoufflement qui ne

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manque pas d'arriver une fois la nouveauté passée.

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garde le cap,

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tenez le timing et restez créatif dans la manière de le mener.

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Changement de lieu,

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de tour de tableau,

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animation par un collaborateur.

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