Les micro réunions et le stand-up Tutoriels

Découvrez comment révolutionner vos réunions avec "les micro réunions et le stand-up" ! Apprenez à dynamiser vos échanges d’équipe en optant pour des formats innovants, rapides et efficaces, comme le stand-up. Transformez votre collaboration et améliorez la prise de décision grâce à des méthodes inspirées du Lean Management. Synchro et créatif, ce contenu est un must pour toute équipe désireuse d'améliorer sa productivité.

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Objectifs :

Comprendre l'importance et les avantages des micro-réunions, en particulier des réunions debout, pour améliorer la productivité et la communication au sein des équipes.

Chapitres :

  1. Introduction aux Micro-Réunions
    Les réunions traditionnelles peuvent souvent sembler longues et peu productives, surtout lorsque des sujets peuvent être traités en peu de temps. Ce document explore l'importance des micro-réunions, notamment les réunions debout, qui favorisent une communication rapide et efficace au sein des équipes.
  2. Les Problèmes des Réunions Traditionnelles
    Les réunions d'une heure peuvent être perçues comme une perte de temps, surtout lorsque le sujet peut être abordé en 15 minutes. Ce phénomène, souvent appelé 'réunionite aiguë', nécessite une réévaluation des formats de réunion pour les rendre plus dynamiques et productifs.
  3. Les Avantages des Micro-Réunions
    Les micro-réunions, qui durent généralement entre 10 et 30 minutes, offrent plusieurs avantages : - **Efficacité** : Elles permettent de traiter les sujets rapidement. - **Créativité** : Les contraintes de temps encouragent des solutions plus synthétiques et créatives. - **Prise de Décision Rapide** : Les équipes deviennent plus promptes à prendre des décisions.
  4. Formats de Micro-Réunions
    Il existe plusieurs formats de micro-réunions, notamment : 1. **Réunion d'information exceptionnelle** : Réunir l'équipe pendant 15 minutes pour informer sur des décisions importantes. 2. **Réunion de recadrage** : Aborder des problèmes importants et rappeler les règles essentielles. 3. **Réunion de réflexion** : Se réunir pour réfléchir ensemble à des solutions sur un projet.
  5. Le Stand Up Meeting
    Le stand up meeting, ou réunion debout, est un format inspiré de la méthode Scrum. Il se déroule debout, généralement entre 5 et 15 minutes, et permet aux participants de faire un point sur leurs tâches. Les avantages incluent : - **Gain de Temps** : Limite le temps des échanges et favorise des interventions claires. - **Circulation de l'Information** : Permet une communication fluide et non formelle. - **Responsabilisation** : Encourage les membres à partager leurs difficultés et à s'entraider.
  6. Mise en Œuvre des Stand Up Meetings
    Pour organiser un stand up meeting efficace : - **Durée** : Limitez la réunion à 15 minutes. - **Rituel** : Chaque participant partage ce qu'il a fait, ce qu'il va faire et les difficultés rencontrées. - **Support Visuel** : Utilisez un tableau avec des colonnes pour suivre les tâches (à faire, en cours, fait). - **Timing** : L'animateur doit veiller à respecter le timing pour maintenir l'énergie.
  7. Conclusion
    Les micro-réunions, et en particulier les stand up meetings, représentent une approche innovante pour améliorer la productivité et la communication au sein des équipes. En osant des formats plus courts et dynamiques, les managers peuvent sortir leurs équipes de leur zone de confort et favoriser un environnement de travail plus collaboratif et efficace.

FAQ :

À quoi sert une réunion de courte durée?

Une réunion de courte durée, comme une micro réunion, permet de traiter rapidement des sujets spécifiques, d'améliorer la productivité et de maintenir l'engagement des participants.

Quels sont les avantages des stand up meetings?

Les stand up meetings favorisent des échanges rapides, améliorent la circulation de l'information, et encouragent la responsabilisation et l'engagement des participants.

Comment organiser une micro réunion efficace?

Pour organiser une micro réunion efficace, limitez la durée à 15-30 minutes, définissez un objectif clair, et encouragez la participation active de tous les membres.

Qu'est-ce que le Lean Management?

Le Lean Management est une approche qui vise à optimiser les processus en éliminant le gaspillage et en améliorant l'efficacité opérationnelle.

Comment la loi de Parkinson s'applique-t-elle aux réunions?

La loi de Parkinson suggère que plus vous donnez de temps pour une réunion, plus elle prendra de temps. Limiter la durée des réunions peut donc améliorer leur efficacité.

Quelques cas d'usages :

Amélioration de la productivité d'équipe

Utiliser des micro réunions pour discuter des progrès de projet et résoudre rapidement les problèmes, ce qui peut améliorer la productivité et l'engagement des membres de l'équipe.

Gestion de projet agile

Mettre en place des stand up meetings dans le cadre de la méthode Scrum pour synchroniser les efforts de l'équipe, identifier les obstacles et ajuster les priorités rapidement.

Communication efficace des changements

Organiser une réunion d'information exceptionnelle pour annoncer des changements importants, permettant une meilleure compréhension et une réponse immédiate des employés.

Formation sur les règles de sécurité

Utiliser une micro réunion pour rappeler les règles de sécurité essentielles après un incident, renforçant ainsi la culture de sécurité au sein de l'équipe.

Dynamisation des équipes

Tenir des réunions debout pour dynamiser les échanges et éviter la monotonie des réunions traditionnelles, ce qui peut améliorer l'engagement et la créativité des participants.

Glossaire :

Réunion

Un rassemblement de personnes pour discuter d'un sujet spécifique, souvent dans un cadre professionnel.

Lean Management

Une approche de gestion qui vise à améliorer l'efficacité en réduisant le gaspillage et en optimisant les processus.

Stand up meeting

Une réunion où les participants se tiennent debout pour encourager des échanges rapides et efficaces, généralement de courte durée.

Speed meeting

Un format de réunion rapide, souvent limité à quelques minutes, permettant des échanges concis entre les participants.

Micro réunion

Une réunion de courte durée, généralement entre 10 et 30 minutes, visant à traiter des sujets spécifiques de manière efficace.

Daily Scrum

Une réunion quotidienne dans le cadre de la méthode Scrum, où les membres de l'équipe partagent leurs progrès et obstacles.

Scrum

Une méthode de gestion de projet agile qui se concentre sur la collaboration, la flexibilité et l'amélioration continue.

Loi de Parkinson

Un principe qui stipule que le travail s'étend pour remplir le temps disponible pour son achèvement.

résultat(s)
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à l'heure de la réunionite aiguë,
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il est de bon ton de trouver
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des formats de réunion à la fois originaux,
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rapides et productifs.
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Avec l'arrivée du Lean Management,
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de nouveaux styles d'animation de réunion ont vu le jour.
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Réunir l'équipe autrement qu'assis autour d'une table pendant 1 heures
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debout pendant 10 minutes autour de la machine à café par exemple,
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explorons les formes de micro-réunion et attardons-nous sur le stand-up,
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son fonctionnement et ses avantages.
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pourquoi ne pas faire plus Lan?
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Plus on se donne du temps en réunion,
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plus on en prend pour traiter le sujet.
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C'est la loi de Parkinson.
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À l'inverse,
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contraintes par le temps,
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les équipes deviennent plus synthétiques,
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créatives,
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promptes à prendre des décisions.
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Certains managers ont d'ailleurs mis en place les speed meeting,
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soit sept minutes d'entretien en one to one
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dans lequel le collaborateur fera un point sur
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ses avancements et ses difficultés.
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la micro-réunion qui dure
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10152030 minutes peut prendre plusieurs figures.
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La réunion d'information exceptionnelle.
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On réunit tout le monde pendant 15 minutes pour les informer sur une décision,
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un changement de politique,
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un projet capital,
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le passage d'un client important.
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Cela marquera plus les esprits que d'annoncer
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la nouvelle par e-mail.
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vous pourrez aussi vous assurer de la compréhension de tous
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et
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sentir comment l'annonce est accueillie
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et bien sûr à l'issue de l'exposé,
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laissez la place aux questions si vous pouvez et répondre à
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celles auxquelles il vous paraît opportun de répondre tout de suite.
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La micro-réunion debout peut aussi prendre la forme de
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réunion de recadrage.
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On réunit l'équipe parce qu'il y a eu un problème important,
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un dérapage.
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Ce problème est l'occasion de rappeler à tous les attendus et les règles.
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Par exemple,
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vous avez vu un collaborateur sans casque sur le chantier,
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vous faites immédiatement une réunion de
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cadrage sur les règles de sécurité essentielles
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comme le port de casques,
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une occasion de marquer les esprits.
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On peut enfin organiser une micro-réunion pour répondre
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à une problématique rencontrée sur un projet.
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Le groupe se retrouve 15 minutes pour réfléchir ensemble à une solution
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ou redynamiser un groupe sur un projet
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juste 10 minutes le matin à l'arrivée dans les bureaux,
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en deçà de 15 minutes,
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je conseille vraiment de tenir ces réunions debout
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ou du moins dans un cadre moins formel que la salle de réunion,
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cela dynamisera tout le monde et évitera les sorties de timing.
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les stand-up meetings nous viennent de la gestion de
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projets agiles et plus particulièrement de la méthode Scrum.
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Ce format de réunion comme celui des Daily Scrums et Sprinters
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possède un rituel et des objectifs bien précis.
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Il permet de faire
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un bilan d'émission.
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de chacun,
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ce qui a été fait,
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ce qui est en cours,
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ce qui est projeté de faire.
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Le stand-up meeting,
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littéralement réunion debout est un.de synchronisation
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où les participants se réunissent debout
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pendant un temps très court entre cinq et 15 minutes,
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selon le nombre de participants.
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si votre projet occupe l'équipe en permanence,
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réunissez-vous tous les jours au moment propice pour tous.
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Si les collaborateurs sont plutôt indépendants sur leurs propres missions,
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vous pouvez le faire
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une fois par semaine par exemple.
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Comment se déroule le stand-up?
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les participants restent debout,
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une personne désignée peut,
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pourquoi pas à tour de rôle,
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être chargée de veiller au cadre de la rencontre,
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notamment au timing de chacun.
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On peut aussi utiliser un témoin bâton de parole galet qui passera de
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main en main au fur et à mesure de l'expression de chacun.
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Chaque membre de l'équipe s'exprime à tour de rôle et il explique
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ce qu'il a fait depuis le dernier stand-up,
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ce qu'il va faire d'ici le prochain et les difficultés qu'il a rencontrées.
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l'utilisation d'un support visuel est un plus
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autour d'un tableau avec un minimum de trois colonnes to do,
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doing en progrès et done.
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Dans chaque colonne sont positionnés les post-its correspondant aux
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tâches à faire en cours de réalisation et faites.
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Le collaborateur répond aux trois questions et met à jour ces post-it.
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Vous pouvez ajouter
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une colonne next pour y placer les tâches à moyen et long
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terme un colonne waiting sur ce qui est mise en attente.
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Vous pouvez utiliser des couleurs selon les projets
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ou selon les personnes en charge des tâches.
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l'animateur du stand-up doit être très vigilant sur le timing.
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Chaque prise de parole peut être minutée.
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Quels sont les avantages du stand-up?
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Les avantages du stand-up sont étonnants,
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au point que le stand-up arrive à se
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tailler les créneaux jusque dans les réunions de service
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sur une réunion de service d'1 heures,
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n'hésitez pas à insérer
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15 minutes de stand-up.
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Le stand-up est un gain de temps pour tous,
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la station debout
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limite le temps des échanges et pousse à une prise de parole claire et concise,
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le tout dans une énergie qui fait qu'on repart vite à l'action.
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Le stand-up permet une circulation de l'information fluide,
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la prise de parole est non formelle et
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libérée et développe un esprit de collaboration.
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La circulation de l'information donne à tous une vraie visibilité
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et transparence du travail et de l'avancée des projets,
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pas simplement pour le chef.
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le stand-up favorise la responsabilisation et l'engagement.
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Il oblige à synthétiser le reporting,
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à parler de ces difficultés,
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à développer l'entraide sur les difficultés et à lisser la charge de travail.
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Et on accepte de prendre la tâche d'un autre si besoin.
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Il est à noter que les difficultés qui ont été évoquées
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lors du stand-up ne seront pas traitées pendant la micro réunion.
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si un problème est à régler,
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le manager ou un collaborateur pourra
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se proposer d'aider le collaborateur en difficulté
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en dehors de la réunion.
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Pour conclure,
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osz faire des micro réunions,
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osez inviter les participants à des réunions plus courtes,
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pourquoi pas 15 ou 30 minutes?
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Vous les sortirez de leur zone de confort et de sommeil.
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Si vous mettez en place un stand-up,
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sachez qu'il y a un moment d'essoufflement qui ne
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manque pas d'arriver une fois la nouveauté passée.
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garde le cap,
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tenez le timing et restez créatif dans la manière de le mener.
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Changement de lieu,
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de tour de tableau,
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animation par un collaborateur.

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