Ne soyez pas seul à animer les réunions : déléguez Tutoriels

Ne soyez pas seul à animer vos réunions ! Découvrez comment déléguer efficacement des rôles au sein de votre équipe pour améliorer la collaboration. Dans "ne soyez pas seul à animer les réunions : déléguez", explorez des techniques pratiques pour une animation dynamique et engageante. Avec des tags sur la collaboration et le travail en équipe, this vidéo vous offrira des astuces innovantes pour optimiser vos rencontres professionnelles. Rejoignez-nous pour transformer vos réunions en succès !

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Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est de fournir des stratégies et des rôles clés pour animer efficacement des réunions, en soulignant l'importance de la délégation et de la collaboration au sein de l'équipe.

Chapitres :

  1. Introduction
    Dans le monde professionnel, animer une réunion peut sembler être une tâche ardue, souvent perçue comme un défi insurmontable. Beaucoup craignent que leurs réunions ne soient pas utiles ou qu'elles deviennent ennuyeuses. Cette vidéo propose des solutions pratiques pour surmonter ces appréhensions en déléguant des rôles spécifiques au sein de l'équipe.
  2. L'importance de la délégation
    Pour éviter de se sentir submergé, il est crucial de 'couper l'éléphant en morceaux' et de répartir les rôles. Cela permet à chaque membre de l'équipe de contribuer activement, rendant la réunion plus dynamique et engageante.
  3. Rôles délégués en réunion
    Voici les différents rôles qui peuvent être délégués lors d'une réunion :
  4. Le Gardien du Temps
    Le gardien du temps est responsable de la gestion du temps alloué à chaque séquence de la réunion. Il utilise divers outils comme une minuterie ou un gong pour rappeler aux participants le temps restant. Son rôle est de s'assurer que chaque participant a un temps de parole équitable et de signaler lorsque le temps est écoulé.
  5. Le Scribe
    Le scribe, ou rapporteur, est la mémoire du groupe. Il prend des notes sur les décisions prises, les actions à mener et les points à aborder lors des prochaines réunions. À la fin de la réunion, il fait une synthèse des discussions et envoie un compte rendu à tous les participants.
  6. Le Pousse Décision
    Ce rôle est crucial pour maintenir le groupe concentré sur la prise de décisions. Le pousse décision encourage les participants à se prononcer et à éviter les digressions. Il utilise des questions ciblées pour guider le groupe vers des décisions claires.
  7. Le Distributeur de Paroles
    Le distributeur de paroles veille à ce que tous les participants aient la possibilité de s'exprimer. Il s'assure que les échanges sont respectueux et constructifs, et il aide à reformuler les propos pour garantir une compréhension commune.
  8. L'Expert
    L'expert est celui qui possède une connaissance approfondie du sujet discuté. Il pose des questions pour stimuler la réflexion du groupe et n'hésite pas à partager ses idées après avoir entendu les contributions des autres.
  9. Conclusion
    En déléguant ces rôles, les équipes peuvent améliorer l'efficacité de leurs réunions. Il est également recommandé d'établir des codes de conduite ludiques pour éviter les débordements et maintenir l'ordre. En intégrant de l'humour et des signaux clairs, les réunions peuvent devenir des moments productifs et agréables.

FAQ :

Comment animer efficacement une réunion?

Pour animer efficacement une réunion, il est important de déléguer des rôles comme gardien du temps, scribe, et pousse décision. Cela permet de répartir les responsabilités et d'assurer que chaque participant a l'occasion de s'exprimer.

Quel est le rôle du gardien du temps?

Le gardien du temps rappelle aux participants le temps restant pour chaque partie de la réunion. Il utilise des outils comme une minuterie pour signaler le temps écoulé et s'assure que les discussions respectent les délais.

Pourquoi est-il important d'avoir un scribe lors des réunions?

Le scribe prend des notes sur les discussions, les décisions et les actions à entreprendre. Cela permet de garder une trace des échanges et d'assurer que tous les participants sont informés des résultats de la réunion.

Comment gérer les digressions lors d'une réunion?

Pour gérer les digressions, le pousse décision peut intervenir pour recentrer la discussion sur les objectifs de la réunion. Il est important d'établir des règles claires pour maintenir le focus.

Quelles sont les meilleures pratiques pour la délégation des rôles en réunion?

Les meilleures pratiques incluent la rotation des rôles à chaque réunion, la clarification des attentes pour chaque rôle, et l'encouragement de tous les membres à participer activement.

Quelques cas d'usages :

Amélioration de l'efficacité des réunions d'équipe

En appliquant les rôles délégués comme gardien du temps et scribe, les équipes peuvent améliorer la structure et l'efficacité de leurs réunions, ce qui conduit à des décisions plus rapides et à une meilleure productivité.

Gestion des réunions à distance

Lors de vidéoconférences, le logisticien joue un rôle crucial en s'assurant que tous les participants sont connectés et que la technologie fonctionne correctement, ce qui est essentiel pour une réunion réussie.

Facilitation de la prise de décision

Le pousse décision aide à guider le groupe vers des décisions claires, en utilisant des techniques de questionnement pour s'assurer que toutes les voix sont entendues et que les discussions restent productives.

Création d'un environnement de réunion inclusif

Le distributeur de paroles veille à ce que tous les participants, y compris ceux qui sont habituellement plus réservés, aient l'occasion de s'exprimer, favorisant ainsi un environnement de réunion inclusif et respectueux.

Utilisation de techniques ludiques pour maintenir l'engagement

L'instauration de signaux antidérappage, comme des cymbales ou des cartons, peut aider à maintenir l'engagement des participants et à rappeler les règles de conduite, rendant les réunions plus dynamiques et interactives.

Glossaire :

Gardien du temps

Le gardien du temps est la personne responsable de rappeler le temps restant pour chaque séquence de la réunion. Il utilise des outils comme une minuterie ou un gong pour signaler le temps écoulé.

Scribe

Le scribe est chargé de prendre des notes durant la réunion, en consignant les informations échangées, les décisions prises et les actions à réaliser. Il doit s'assurer que le compte rendu est envoyé dans les 24 heures.

Pousse décision

Le pousse décision est responsable de guider le groupe vers la prise de décisions, en évitant les digressions et en s'assurant que les discussions aboutissent à des conclusions claires.

Distributeur de paroles

Le distributeur de paroles veille à ce que tous les participants aient l'occasion de s'exprimer. Il s'assure que les échanges sont respectueux et constructifs.

Logisticien

Le logisticien s'occupe de l'organisation logistique de la réunion, y compris la réservation de la salle, la préparation du matériel et la gestion des problèmes techniques.

Expert

L'expert est une personne ayant une connaissance approfondie du sujet discuté. Il pose des questions et challenge les idées des autres pour favoriser un échange constructif.

Délégation collective

La délégation collective consiste à répartir les rôles et responsabilités au sein du groupe pour éviter que certaines personnes ne soient surchargées. Cela favorise une meilleure dynamique de groupe.

résultat(s)
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Vous craignez qu'on vous dise que la réunion
00:00:11
n'a pas été utile ou a été ennuyeuse ou
00:00:12
pire encore que l'animation n'était pas à la hauteur.
00:00:16
Une solution.
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Couper l'éléphant en morceaux et déléguer
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appuyez-vous sur l'équipe pour répartir les rôles en réunion afin que
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vous n'ayez pas à faire le grand écart en permanence.
00:00:28
nous allons passer en revue les différents rôles délégués,
00:00:31
gardien du temps,
00:00:32
scribe,
00:00:33
pousse décision,
00:00:33
distributeurs de paroles,
00:00:35
experts
00:00:35
et les principes de la délégation
00:00:38
collective.
00:00:39
Le gardien du temps ou timekeeper.
00:00:41
Le timekeeper est la personne chargée de rappeler le
00:00:44
temps qu'il reste pour chaque séquence de la réunion.
00:00:48
Le gardien du temps peut avoir à disposition une minuterie,
00:00:50
un gong,
00:00:51
une clochette,
00:00:52
un triangle,
00:00:52
un smartphone.
00:00:54
il annonce au groupe.
00:00:55
Il reste deux minutes
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avant la fin d'une question
00:00:58
pour des temps de réflexion plus longs,
00:01:00
il annonce le temps écoulé à la moitié du temps,
00:01:03
puis cinq minutes avant la fin.
00:01:05
Dans un tour de table,
00:01:06
il veillera à ce que chaque participant ait un temps de parole similaire.
00:01:11
Il fera retentir doucement le triangle pour que le participant
00:01:14
sache que son temps est écoulé.
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Le timekeeper invite à respecter les délais en rappelant le temps.
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Il n'est pas un maître d'école qui enlève le
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stylo des mains des participants quand l'heure a sonné.
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Lorsque le temps qui était imparti semble vraiment trop court,
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le timekeeper et l'animateur,
00:01:31
parfois en concertation avec le groupe,
00:01:33
peuvent décider d'allouer plus de temps à la question
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ou de la reporter soit à un groupe de travail,
00:01:39
soit à la prochaine réunion.
00:01:41
Le dépassement du temps est donc choisi et non subi.
00:01:45
le Scribe ou le rapporteur,
00:01:47
le scribe est la mémoire du groupe.
00:01:49
Il prend des notes au fur et à mesure de la réunion sur un paperboard,
00:01:53
un mindmap
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qui peut être projeté sur écran ou sur un outil collaboratif en ligne.
00:01:58
Il peut prendre des photos,
00:02:00
des réalisations collectives ou enregistrer les documents cocréés en ligne.
00:02:05
Il faudra au préalable décider sur quoi la prise de note doit se faire,
00:02:09
les informations échangées,
00:02:10
les décisions prises,
00:02:12
le plan d'action validé,
00:02:13
les questions à l'ordre du jour des prochaines réunions.
00:02:16
en fin de réunion,
00:02:17
il fait la synthèse en lien avec l'ordre du jour,
00:02:21
rappelle les objectifs,
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ce qui a été vu et pas vu,
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ce qui a été décidé et qui fait quoi?
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Plus les projets et plans d'action sont complexes,
00:02:29
plus il sera nécessaire que tout le monde soit OK
00:02:32
avec cette synthèse
00:02:33
avant l' l'envoi du compte-rendu.
00:02:36
Si elle est écrite et visible par tous,
00:02:39
paperboard,
00:02:39
projection sur écran,
00:02:41
l'acceptation de tous
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sera de fait.
00:02:44
le compte rendu est envoyé par le rapporteur dans les 24 heures.
00:02:48
Il se doit d'être sincère et conforme à ce qui a été échangé lors de la réunion.
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Information principale.
00:02:54
Décision plan d'action.
00:02:55
Le compte rendu sera envoyé à tous les participants
00:02:58
et à ceux qui doivent être au courant
00:03:00
des décisions prises et du plan d'action.
00:03:03
le pousse décision,
00:03:05
il pousse le groupe
00:03:06
à prendre des décisions,
00:03:08
à ne pas se perdre dans des digressions et s'éterniser dans les débats.
00:03:12
Voici les phrases qu'il peut prononcer.
00:03:14
Peter,
00:03:15
le bavard,
00:03:16
peux-tu nous dire quelles décisions tu nous proposes sur le sujet?
00:03:19
ou
00:03:20
attention,
00:03:21
nous changeons de sujet sans avoir pris de décision
00:03:24
ou
00:03:25
je pense que c'est le bon moment pour prendre une décision
00:03:28
ou Marie
00:03:29
propose telle idée.
00:03:31
Est-ce que le groupe peut statuer si on retient sa proposition
00:03:35
et enfin,
00:03:35
nous avons donc pris trois décisions sur le sujet qui sont trois petits points.
00:03:40
le pousse décision peut utiliser le questionnement CQQ c'est occupé.
00:03:44
Comment,
00:03:45
qui,
00:03:45
quoi,
00:03:46
combien ou quand,
00:03:47
pourquoi?
00:03:47
Pour pousser à des décisions claires qui
00:03:50
se transformeront ainsi aisément en plan d'action,
00:03:53
le distributeur de paroles,
00:03:56
il est le garant de la bonne écoute de tous selon
00:03:58
les valeurs et règles qui auront été partagées et affichées.
00:04:02
il veille à ce que les échanges soient bienveillants et constructifs.
00:04:06
Ils s'assurent que tous se soient exprimés
00:04:09
librement,
00:04:10
authentiquement
00:04:11
et aient été entendus.
00:04:13
Ils reformuent les propos pour s'assurer que
00:04:16
tous aient la même vision des échanges.
00:04:19
Ils coupent la parole aux bavards avec respect,
00:04:21
tout en reforminant leurs propos pour la donner au plus discrets.
00:04:25
21% des cadres interrogés estiment qu'il leur arrive souvent,
00:04:29
voire systématiquement,
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de ne pas oser prendre la parole en réunion.
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Le distributeur de paroles aura l'art d'aller les solliciter
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et la bienveillance requise pour qu'ils osent s'exprimer sans crainte
00:04:42
pour que tous osent s'exprimer.
00:04:44
Le distributeur de paroles rappelle les règles,
00:04:47
les règles d'écoute et de non- jugement par exemple.
00:04:50
si les participants critiquent ou s'opposent systématiquement,
00:04:54
le distributeur
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régulera l'échange.
00:04:57
J'entends Catherine que la situation ne te convient pas,
00:05:00
quelle proposition fais-tu?
00:05:02
le logisticien.
00:05:04
Il se charge de l'organisation logistique,
00:05:07
validation en amont des présents et absents,
00:05:11
réservation de la salle,
00:05:12
boissons,
00:05:12
installation du matériel d'animation,
00:05:14
tableaux,
00:05:15
paperborn,
00:05:15
marqueur,
00:05:16
post-it,
00:05:17
validation que les outils informatiques fonctionnent et sont connectés,
00:05:21
connexion de tous à la plateforme collaborative utilisée.
00:05:25
Dans une vidéoconférence,
00:05:26
c'est lui qui se chargera de gérer les problèmes techniques.
00:05:30
l'hôte.
00:05:30
Il accueille les participants et veille au confort de chacun.
00:05:34
Il valorise les réussites et avancées.
00:05:36
Il réclame des pauses.
00:05:38
Il accueille les retardataires et veille à les mettre
00:05:40
au courant de ce qui a déjà été échangé
00:05:43
et où en est le groupe pour qu'il s'insère au plus vite.
00:05:46
L'expert
00:05:47
expert sur le sujet,
00:05:49
il accepte de faire parler les autres avant lui.
00:05:52
il est chargé de les questionner et de les challenger
00:05:54
afin que les réponses et idées viennent du groupe.
00:05:57
Ensuite,
00:05:58
il pourra compléter
00:05:59
en apportant ses idées.
00:06:01
Faites avec votre équipe votre propre liste de rôle délégués,
00:06:05
faites tourner au maximum les rôles à chaque réunion
00:06:09
pour permettre à tous les membres de l'équipe
00:06:11
de se développer sur ces différents points.
00:06:13
Ne cantonnez pas les uns et les autres au rôle dans lequel ils sont les meilleurs.
00:06:18
une dernière astuce pour la route.
00:06:20
Vous pouvez aussi déléguer au collectif
00:06:23
la responsabilité
00:06:24
d'éviter les dérapages en réunion.
00:06:27
Décider ensemble un code accessible à tous et ludique,
00:06:31
un signe ou un son ludique glingling ou hop là ou un carton vert à brandir
00:06:36
que les uns et les autres brandiront lorsque le cadre ne sera pas respecté.
00:06:40
je recommande cette délégation collective
00:06:43
pour un stopper les dérapages de temps et hors sujet.
00:06:47
Ah hors sujet,
00:06:48
on fait retentir la clochette
00:06:50
pour rappeler que la réunion n'est pas un temps de tchat sur son portable,
00:06:54
on brandit le carton jaune portable en vue
00:06:57
pour stopper
00:06:58
les plaintes ou justifications,
00:07:01
on agite la cagnotte et celui pris en flagrant délit de
00:07:05
plainte ou justification met un euro dans la cagnotte à croissant.
00:07:09
auteur du livre Réinventer les organisations,
00:07:12
Frédéric Laloux nous donne l'exemple d'une organisation
00:07:15
qui a instauré l'utilisation de cymbales en réunion.
00:07:19
Dans toutes les salles de réunion se trouvent des cymbales.
00:07:22
A chaque réunion.
00:07:23
La première question est qui prend les cymbales.
00:07:25
Aujourd'hui,
00:07:26
il y a toujours un volontaire.
00:07:28
son rôle est dès qu'il sent qu'une ou
00:07:31
plusieurs personnes commencent à parler depuis leur é,
00:07:35
à vouloir avoir raison,
00:07:36
poser des arguments pour gagner à être dans la compétition l'ego.
00:07:40
Son rôle est de faire retentir les cymbales
00:07:44
et la pratique veut que tous fassent silence
00:07:47
jusqu'à ce que le son s'éteigne.
00:07:49
Et pendant ce temps,
00:07:51
ce temps de silence,
00:07:52
chacun peut réfléchir à son positionnement dans la réunion.
00:07:56
à force,
00:07:57
ils l'utilisent de moins en moins,
00:07:58
il paraît même que quand la personne fait mine de vouloir prendre les cymbales,
00:08:02
la personne dit oui d'accord ok,
00:08:03
t'as raison,
00:08:04
t'as raison.
00:08:05
Frédéric Lalou ajoute en souriant qu'il a
00:08:08
assisté souvent à des comités de direction avec
00:08:10
des personnes avec des grands égaux et que si les cymbales avaient été là,
00:08:14
on n'aurait entendu que cela.
00:08:15
Il n'y aurait pas eu de réunion.
00:08:17
Si vous avez instauré des règles claires de conduite de réunion
00:08:22
avec vos équipes,
00:08:24
profitez-en donc pour définir avec eux ces signaux
00:08:27
antidérapage qui seront délégués à tour de rôle
00:08:31
et surtout mettez-y de l'humour.

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