Ne soyez pas seul à animer les réunions : déléguez Tutoriels

Ne soyez pas seul à animer vos réunions ! Découvrez comment déléguer efficacement des rôles au sein de votre équipe pour améliorer la collaboration. Dans "ne soyez pas seul à animer les réunions : déléguez", explorez des techniques pratiques pour une animation dynamique et engageante. Avec des tags sur la collaboration et le travail en équipe, this vidéo vous offrira des astuces innovantes pour optimiser vos rencontres professionnelles. Rejoignez-nous pour transformer vos réunions en succès !

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Nouveautés

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Vous craignez qu'on vous dise que la réunion

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n'a pas été utile ou a été ennuyeuse ou

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pire encore que l'animation n'était pas à la hauteur.

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Une solution.

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Couper l'éléphant en morceaux et déléguer

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appuyez-vous sur l'équipe pour répartir les rôles en réunion afin que

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vous n'ayez pas à faire le grand écart en permanence.

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nous allons passer en revue les différents rôles délégués,

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gardien du temps,

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scribe,

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pousse décision,

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distributeurs de paroles,

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experts

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et les principes de la délégation

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collective.

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Le gardien du temps ou timekeeper.

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Le timekeeper est la personne chargée de rappeler le

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temps qu'il reste pour chaque séquence de la réunion.

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Le gardien du temps peut avoir à disposition une minuterie,

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un gong,

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une clochette,

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un triangle,

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un smartphone.

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il annonce au groupe.

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Il reste deux minutes

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avant la fin d'une question

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pour des temps de réflexion plus longs,

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il annonce le temps écoulé à la moitié du temps,

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puis cinq minutes avant la fin.

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Dans un tour de table,

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il veillera à ce que chaque participant ait un temps de parole similaire.

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Il fera retentir doucement le triangle pour que le participant

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sache que son temps est écoulé.

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Le timekeeper invite à respecter les délais en rappelant le temps.

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Il n'est pas un maître d'école qui enlève le

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stylo des mains des participants quand l'heure a sonné.

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Lorsque le temps qui était imparti semble vraiment trop court,

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le timekeeper et l'animateur,

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parfois en concertation avec le groupe,

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peuvent décider d'allouer plus de temps à la question

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ou de la reporter soit à un groupe de travail,

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soit à la prochaine réunion.

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Le dépassement du temps est donc choisi et non subi.

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le Scribe ou le rapporteur,

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le scribe est la mémoire du groupe.

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Il prend des notes au fur et à mesure de la réunion sur un paperboard,

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un mindmap

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qui peut être projeté sur écran ou sur un outil collaboratif en ligne.

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Il peut prendre des photos,

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des réalisations collectives ou enregistrer les documents cocréés en ligne.

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Il faudra au préalable décider sur quoi la prise de note doit se faire,

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les informations échangées,

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les décisions prises,

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le plan d'action validé,

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les questions à l'ordre du jour des prochaines réunions.

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en fin de réunion,

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il fait la synthèse en lien avec l'ordre du jour,

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rappelle les objectifs,

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ce qui a été vu et pas vu,

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ce qui a été décidé et qui fait quoi?

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Plus les projets et plans d'action sont complexes,

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plus il sera nécessaire que tout le monde soit OK

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avec cette synthèse

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avant l' l'envoi du compte-rendu.

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Si elle est écrite et visible par tous,

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paperboard,

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projection sur écran,

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l'acceptation de tous

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sera de fait.

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le compte rendu est envoyé par le rapporteur dans les 24 heures.

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Il se doit d'être sincère et conforme à ce qui a été échangé lors de la réunion.

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Information principale.

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Décision plan d'action.

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Le compte rendu sera envoyé à tous les participants

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et à ceux qui doivent être au courant

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des décisions prises et du plan d'action.

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le pousse décision,

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il pousse le groupe

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à prendre des décisions,

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à ne pas se perdre dans des digressions et s'éterniser dans les débats.

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Voici les phrases qu'il peut prononcer.

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Peter,

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le bavard,

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peux-tu nous dire quelles décisions tu nous proposes sur le sujet?

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ou

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attention,

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nous changeons de sujet sans avoir pris de décision

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ou

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je pense que c'est le bon moment pour prendre une décision

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ou Marie

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propose telle idée.

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Est-ce que le groupe peut statuer si on retient sa proposition

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et enfin,

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nous avons donc pris trois décisions sur le sujet qui sont trois petits points.

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le pousse décision peut utiliser le questionnement CQQ c'est occupé.

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Comment,

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qui,

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quoi,

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combien ou quand,

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pourquoi?

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Pour pousser à des décisions claires qui

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se transformeront ainsi aisément en plan d'action,

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le distributeur de paroles,

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il est le garant de la bonne écoute de tous selon

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les valeurs et règles qui auront été partagées et affichées.

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il veille à ce que les échanges soient bienveillants et constructifs.

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Ils s'assurent que tous se soient exprimés

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librement,

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authentiquement

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et aient été entendus.

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Ils reformuent les propos pour s'assurer que

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tous aient la même vision des échanges.

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Ils coupent la parole aux bavards avec respect,

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tout en reforminant leurs propos pour la donner au plus discrets.

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21% des cadres interrogés estiment qu'il leur arrive souvent,

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voire systématiquement,

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de ne pas oser prendre la parole en réunion.

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Le distributeur de paroles aura l'art d'aller les solliciter

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et la bienveillance requise pour qu'ils osent s'exprimer sans crainte

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pour que tous osent s'exprimer.

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Le distributeur de paroles rappelle les règles,

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les règles d'écoute et de non- jugement par exemple.

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si les participants critiquent ou s'opposent systématiquement,

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le distributeur

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régulera l'échange.

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J'entends Catherine que la situation ne te convient pas,

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quelle proposition fais-tu?

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le logisticien.

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Il se charge de l'organisation logistique,

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validation en amont des présents et absents,

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réservation de la salle,

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boissons,

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installation du matériel d'animation,

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tableaux,

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paperborn,

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marqueur,

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post-it,

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validation que les outils informatiques fonctionnent et sont connectés,

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connexion de tous à la plateforme collaborative utilisée.

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Dans une vidéoconférence,

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c'est lui qui se chargera de gérer les problèmes techniques.

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l'hôte.

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Il accueille les participants et veille au confort de chacun.

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Il valorise les réussites et avancées.

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Il réclame des pauses.

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Il accueille les retardataires et veille à les mettre

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au courant de ce qui a déjà été échangé

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et où en est le groupe pour qu'il s'insère au plus vite.

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L'expert

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expert sur le sujet,

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il accepte de faire parler les autres avant lui.

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il est chargé de les questionner et de les challenger

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afin que les réponses et idées viennent du groupe.

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Ensuite,

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il pourra compléter

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en apportant ses idées.

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Faites avec votre équipe votre propre liste de rôle délégués,

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faites tourner au maximum les rôles à chaque réunion

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pour permettre à tous les membres de l'équipe

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de se développer sur ces différents points.

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Ne cantonnez pas les uns et les autres au rôle dans lequel ils sont les meilleurs.

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une dernière astuce pour la route.

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Vous pouvez aussi déléguer au collectif

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la responsabilité

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d'éviter les dérapages en réunion.

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Décider ensemble un code accessible à tous et ludique,

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un signe ou un son ludique glingling ou hop là ou un carton vert à brandir

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que les uns et les autres brandiront lorsque le cadre ne sera pas respecté.

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je recommande cette délégation collective

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pour un stopper les dérapages de temps et hors sujet.

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Ah hors sujet,

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on fait retentir la clochette

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pour rappeler que la réunion n'est pas un temps de tchat sur son portable,

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on brandit le carton jaune portable en vue

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pour stopper

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les plaintes ou justifications,

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on agite la cagnotte et celui pris en flagrant délit de

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plainte ou justification met un euro dans la cagnotte à croissant.

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auteur du livre Réinventer les organisations,

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Frédéric Laloux nous donne l'exemple d'une organisation

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qui a instauré l'utilisation de cymbales en réunion.

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Dans toutes les salles de réunion se trouvent des cymbales.

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A chaque réunion.

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La première question est qui prend les cymbales.

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Aujourd'hui,

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il y a toujours un volontaire.

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son rôle est dès qu'il sent qu'une ou

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plusieurs personnes commencent à parler depuis leur é,

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à vouloir avoir raison,

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poser des arguments pour gagner à être dans la compétition l'ego.

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Son rôle est de faire retentir les cymbales

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et la pratique veut que tous fassent silence

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jusqu'à ce que le son s'éteigne.

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Et pendant ce temps,

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ce temps de silence,

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chacun peut réfléchir à son positionnement dans la réunion.

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à force,

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ils l'utilisent de moins en moins,

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il paraît même que quand la personne fait mine de vouloir prendre les cymbales,

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la personne dit oui d'accord ok,

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t'as raison,

00:08:04

t'as raison.

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Frédéric Lalou ajoute en souriant qu'il a

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assisté souvent à des comités de direction avec

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des personnes avec des grands égaux et que si les cymbales avaient été là,

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on n'aurait entendu que cela.

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Il n'y aurait pas eu de réunion.

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Si vous avez instauré des règles claires de conduite de réunion

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avec vos équipes,

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profitez-en donc pour définir avec eux ces signaux

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antidérapage qui seront délégués à tour de rôle

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et surtout mettez-y de l'humour.

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