Planifier son temps avec lucidité Tutoriels

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Objectifs :

Comprendre l'importance de la planification et de la priorisation dans la gestion du temps, tout en réfléchissant à la motivation et au sens de nos actions quotidiennes.

Chapitres :

Introduction à la Planification
La planification est un outil essentiel pour de nombreuses personnes, mais elle n'est pas nécessaire pour tout le monde. Certains individus possèdent un instinct de planification interne qui leur permet d'être organisés et efficaces sans avoir besoin d'un planning écrit. D'autres, en revanche, trouvent la priorisation et la planification indispensables pour maintenir leur efficacité.
Pourquoi Planifier?
Avant de planifier votre journée, il est crucial de se poser des questions sur les raisons qui motivent cette planification. Beaucoup de gens affirment qu'ils planifient pour se motiver ou être plus productifs. Cependant, il est important de se demander si la productivité est une fin en soi et pour qui nous souhaitons être plus productifs.
Le Récit du Pêcheur
Une histoire illustre bien cette réflexion : un consultant rencontre un pêcheur sur une île déserte. Le consultant propose au pêcheur de fabriquer plusieurs cannes à pêche pour augmenter sa productivité. Le pêcheur, cependant, se demande pourquoi il devrait le faire, car il est déjà heureux de pêcher et de profiter du coucher de soleil. Cette histoire nous rappelle de réfléchir à nos véritables motivations derrière la productivité.
Réflexion sur la Motivation
Il est essentiel de se demander si nous cherchons à mieux planifier notre temps simplement pour être plus productifs ou si cela nous apportera également du bonheur. Si la motivation sans planning est inférieure à huit sur dix, il est conseillé de réfléchir au sens de notre travail avant de planifier.
Utilisation de la Matrice d'Eisenhower
Une fois que vous avez établi une liste d'actions concrètes, il est recommandé de les passer au filtre de la matrice d'Eisenhower. Cela vous aidera à établir des priorités quotidiennes en identifiant ce qui est important et urgent, et à hiérarchiser votre to-do list.
Conseils Pratiques pour la Planification
Lors de la planification de votre semaine, commencez par les tâches les plus importantes et celles que vous avez tendance à remettre à plus tard. Gardez du temps pour les imprévus et assurez-vous d'inclure des pauses entre les activités. N'oubliez pas de planifier des moments pour la réflexion stratégique et l'innovation.
Formalisation et Suivi
Il est conseillé de formaliser vos plannings hebdomadaires et quotidiens par écrit ou à l'aide d'applications comme MasterTask ou Trello. Écrire votre planning vous aide à clarifier vos objectifs et à alléger votre esprit de la charge de mémorisation des tâches.
Révision et Flexibilité
Révisez votre emploi du temps chaque jour et faites un point à mi-journée. Il est normal que les plannings ne soient pas suivis à 100 % et qu'ils nécessitent des ajustements. L'objectif est de ne pas devenir esclave de notre planning, mais de l'utiliser comme un outil à notre service.
Conclusion
La planification est un outil puissant qui, lorsqu'il est utilisé correctement, peut améliorer notre efficacité et notre bien-être. En réfléchissant à nos motivations et en utilisant des outils comme la matrice d'Eisenhower, nous pouvons mieux gérer notre temps et nos priorités, tout en nous assurant que notre travail reste significatif et gratifiant.

FAQ :

Pourquoi est-il important de planifier ma journée?

Planifier votre journée vous aide à rester organisé, à prioriser vos tâches et à améliorer votre productivité. Cela vous permet également de mieux gérer votre temps et de réduire le stress.

Comment puis-je améliorer ma motivation sans un planning?

Pour améliorer votre motivation sans un planning, il est essentiel de réfléchir au sens de votre travail et de vous concentrer sur les tâches qui vous apportent du plaisir et du bonheur.

Qu'est-ce que la matrice d'Eisenhower?

La matrice d'Eisenhower est un outil qui vous aide à classer vos tâches en fonction de leur urgence et de leur importance, vous permettant ainsi de déterminer par où commencer.

Quels outils puis-je utiliser pour planifier mes tâches?

Vous pouvez utiliser des applications comme Trello, Mastertask ou même un simple agenda papier pour formaliser vos plannings hebdomadaires et quotidiens.

Comment gérer les imprévus dans mon planning?

Il est conseillé de garder du temps libre à la fin de votre journée pour gérer les imprévus. Vous pouvez également prévoir des plages horaires de 55 minutes pour chaque activité, avec 5 minutes de pause entre elles.

Quelques cas d'usages :

Gestion de projet

Utiliser la planification et la priorisation pour gérer efficacement un projet, en s'assurant que les tâches importantes sont réalisées en premier et que les délais sont respectés.

Amélioration de la productivité personnelle

Appliquer la matrice d'Eisenhower pour déterminer quelles tâches sont urgentes et importantes, permettant ainsi de se concentrer sur ce qui compte vraiment.

Optimisation du temps de travail

Utiliser des outils de planification comme Trello pour organiser les tâches quotidiennes, ce qui aide à réduire le stress et à améliorer l'efficacité.

Réunions d'équipe

Planifier des réunions en utilisant un calendrier partagé pour éviter les conflits d'horaire et s'assurer que tous les membres de l'équipe sont disponibles.

Équilibre travail-vie personnelle

Utiliser la planification pour s'assurer que le temps est alloué non seulement aux tâches professionnelles, mais aussi aux activités personnelles et de loisirs, favorisant ainsi un meilleur équilibre.

Glossaire :

Planification

Processus d'organisation des tâches et des activités pour atteindre des objectifs spécifiques.

Horloge interne

Capacité innée d'une personne à gérer son temps et ses activités sans nécessiter de planification écrite.

Priorisation

Processus de classement des tâches par ordre d'importance ou d'urgence.

To-do list

Liste des tâches à accomplir, souvent utilisée pour organiser le travail quotidien.

Matrice d'Eisenhower

Outil de gestion du temps qui aide à classer les tâches selon leur urgence et leur importance.

Automotivation

Capacité à se motiver soi-même sans dépendre de facteurs externes.

Consultation

Temps dédié à répondre aux questions ou aux besoins des clients ou des collègues.

Amélioration continue

Processus d'optimisation régulière des méthodes de travail et des résultats.

Outils de planification

Applications ou méthodes utilisées pour organiser et gérer le temps et les tâches, comme Trello ou Mastertask.

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planification interne qui fonctionne extrêmement bien.

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Ils n'ont pas besoin de planning écrit quotidien pour être organisé et efficaces.

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Ils savent par où commencer et connaissent d'instinct le temps qu'il

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leur faut pour accomplir une tâche et finir un projet.

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Ils ont un petit bijou d'horloge interne.

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Pour d'autres,

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la priorisation et la planification hebdomadaire,

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voire quotidienne seront des outils indispensables pour ne pas

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se perdre et gagner en efficacité dans leurs projets.

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pourquoi planifier

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avant de planifier votre journée que vous la planifiez

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la veille au soir ou le matin,

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posez-vous et questionnez-vous.

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Pourquoi faites-vous cela?

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Pourquoi voulez-vous planifier votre journée?

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Quand je pose à mes coachiers la question,

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ils me répondent Bah c'est pour me motiver ou être plus productifs.

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Alors je leur demande.

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Vous avez besoin d'avoir un planning pour être motivés

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à passer à l'action.

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Cela paraît tellement logique,

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tellement normal,

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mais n'est-ce pas étrange.

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Nous sommes les seuls êtres vivants de la planète à nous

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donner des objectifs et à nous pousser par toutes les stratégies imaginables

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dont les plannings à les remplir.

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Nous nous pressons,

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nous nous oppressons au point que nous nous sentons

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coupables de n'a pas de n'avoir pas suivi un planning

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que nous nous sommes imposés.

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Sommes-nous devenus nos propres bêtes de traits

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ou les bêtes de traits de notre mental qui distribue les objectifs

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et nous donnent la cadence nous obligeant à obéir docilement.

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sommes-nous suffisamment motivés que nous ayons

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l'envie d'agir sans nous imposer un planning

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idéal n'est-ce pas?

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Alors nous motiver par un planning,

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pourquoi pas,

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pour passer d'une motivation de neuf sur 10 à 10 sur 10,

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c'est intéressant,

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c'est entraînant.

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Mais si notre motivation sans planning est en deçà de huit sur 10,

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je vous invite d'abord à réfléchir au sens de votre travail

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et à refaire le tri de votre to do lis avant de planifier sa mise en application.

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une autre réponse habituelle à la question.

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Pourquoi planifier notre journée et

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pour être plus productif.

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Être plus productif est-il une fin en soi.

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Pourquoi?

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Pour qui voulez-vous être plus productif?

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L'optimisation du temps ne doit pas être séparée de la finalité

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et du plaisir et du bonheur.

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vous voulez gagner du temps.

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Pourquoi?

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Pour entrer plutôt du travail intéressant

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pour pouvoir vous lancer sur un autre projet qui vous tient à coeur,

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pourquoi pas

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être plus productif.

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Pourquoi?

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Pour en faire plus

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pour gagner plus

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connaissez-vous l'histoire du pêcheur et

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du consultant en organisation personnelle.

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Un consultant rencontre un pêcheur sur une île déserte.

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Il a planté dans le sable la canne à pêche qu'il a

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fabriquée lui-même et se repose d'un oeil distrait sur sa canne.

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le consultant l'aborde

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ne voudriez-vous pas fabriquer plusieurs cannes pour gagner en productivité.

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Pourquoi faire qu'est-ce que j'y gagnerai?

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Demande le pêcheur.

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Vous pourriez rattraper plus de poissons,

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le vendre et gagner plus d'argent.

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pourquoi faire qu'est-ce que j'y gagnerais,

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demande encore le pêcheur.

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Vous pourriez à terme avec cet argent,

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acheter un bateau et grossir encore votre productivité.

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Pourquoi faire qu'est-ce que j'y gagnerais,

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demande à nouveau le pêcheur.

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Vous pourriez acheter un bateau plus grand et

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embaucher des gens qui pêcheront pour vous.

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pour quoi faire qu'est-ce que j'y gagnerais,

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demande encore une fois le pêcheur

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ne comprenez-vous pas que vous seriez si riche que

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vous n'auriez plus à travailler de votre vie.

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Vous pourriez alors passer le reste de votre vie

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assis sur la plage à regarder le coucher du soleil.

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Vous n'auriez plus à vous préoccuper de gagner votre vie.

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Le pêcheur,

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toujours souriant,

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le fixa,

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acquiesça et dit et à votre avis

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que suis-je en train de faire maintenant.

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Il regarda alors le coucher du soleil avec sa ligne dans l'eau,

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sans se préoccuper de la course à la productivité du consultant.

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Voilà,

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ce petit conte est simplement un rappel aux bonnes questions.

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Pourquoi voulez-vous mieux planifier votre temps

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simplement pour retrouver de la motivation et gagner en productivité

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ou parce que cela vous amènera plus de bonheur.

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Si c'est le cas,

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prêt à continuer la vidéo.

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lorsque vous aurez établi la liste détaillée des actions concrètes à

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mener pour avancer dans vos projets

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et missions personnelles et professionnelles,

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je vous invite ensuite

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à les passer au filtre de la matrice d'Eisenhower décrite dans la vidéo,

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établir ces priorités quotidiennes.

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Vous saurez ce qui est important et urgent et par où commencer.

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Vous pourrez définir votre to do list hiérarchisé.

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Notez ensuite combien de temps vous avez besoin pour chaque tâche de votre tout ds.

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Si une tâche prend plus d'1 heures,

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découpez-la en morceaux.

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Si vous êtes en train de faire votre planning de la semaine,

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je vous conseille de remplir votre journée à

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70%,

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en notant en premier les tâches les plus importantes

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et en top priorité celles qui vous semblent les plus ardues

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et que nous avons tendance à remettre.

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Gardez 30% en fin de journée si possible pour les imprévus.

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et gardez votre vendredi après-midi libre.

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que vos plages horaires

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soient de 55 minutes afin d'avoir toujours

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cinq minutes de pause entre chaque activité,

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histoire de

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reprendre votre souffle.

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N'omettez pas de planifier vos trois temps

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par jour de consultation et réponses d'e-mail.

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Planifier aussi votre temps,

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réflexion sur la stratégie,

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amélioration continue et l'innovation.

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Faites de même pour votre planning quotidien.

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Formalisez vos plannings hebdomadaires et quotidiens par écrit,

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notez-les dans votre agenda électronique

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ou dans les applications agenda qui peuvent être partagés comme master,

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task ou Trello.

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Écrire votre planning vous permettra de gagner en lucidité,

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en automotivation

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et en facilitation de suivi.

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vous soulagerez aussi votre mental de l'exercice de mémorisation des tâches.

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Si votre planning est partagé,

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cela évitera aussi que vos collègues vous assignent des réunions sans

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que vous ayez la main sur votre emploi du temps.

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Je vous invite à réviser chaque jour votre emploi du temps hebdomadaire,

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voire à faire un point la mi-journée sur votre planning du jour.

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c'est normal qu'un planning ne soit pas suivi à 100% et qu'il donne

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lieu à des temps de prise de recul et à des réajustements.

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Nous ne sommes heureusement plus au temps modernes de Charlie Chaplin,

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où l'homme doit s'ajuster à la cadence des machines.

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Bref,

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ne soyons pas les esclaves de notre planning,

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faisons de notre planning un outil à notre service.

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