Un suivi réussi pour vos réunions Tutoriels

Découvrez comment assurer un suivi réussi pour vos réunions et en maximiser l'efficacité. Dans cette vidéo intitulée "un suivi réussi pour vos réunions", vous apprendrez des astuces clés pour rédiger un compte rendu efficace, suivre les actions et améliorer continuellement vos rencontres. Ne manquez pas ces conseils pratiques qui transformeront vos réunions !

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Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est de fournir des conseils pratiques pour améliorer l'efficacité des réunions en mettant l'accent sur la rédaction de comptes rendus, le suivi des actions et l'amélioration continue des processus de réunion.

Chapitres :

  1. Introduction
    Les réunions sont un élément essentiel de la collaboration en entreprise. Cependant, leur efficacité peut souvent être remise en question. Cette vidéo propose des conseils pour garantir que les réunions ne se terminent pas simplement par des discussions, mais qu'elles aboutissent à des résultats concrets et mesurables.
  2. Conseils pour des réunions efficaces
    Voici trois conseils clés pour maximiser l'impact de vos réunions : 1. **Rédaction d'un compte rendu de qualité** : Un compte rendu doit être sincère et refléter fidèlement les échanges. Il doit être envoyé dans les 24 heures suivant la réunion à tous les participants et aux personnes concernées par les décisions prises. 2. **Suivi du plan d'action** : Le suivi des actions décidées est crucial. Cela peut être fait par l'animateur ou le manager, selon le degré d'autonomie des participants. 3. **Amélioration continue** : Chaque réunion doit être une occasion d'apprendre et de s'améliorer. Il est important de recueillir des retours pour ajuster les futures réunions.
  3. Importance du compte rendu
    Le compte rendu doit inclure les informations essentielles, entériner les décisions prises et détailler le plan d'action. En tant qu'animateur, si vous déléguez la rédaction, assurez-vous d'en être le relecteur. L'ajout de supports visuels, comme des photos de tableaux ou de post-it, peut enrichir le compte rendu et rappeler aux participants ce qui a été produit.
  4. Outils collaboratifs
    Des outils comme Klaxoon, Bass, Wen et Templo peuvent faciliter le déroulement des réunions et générer automatiquement des comptes rendus. Ces outils permettent également de suivre le plan d'action de manière efficace.
  5. Feedback et évaluation
    Pour améliorer les réunions, il est essentiel de recueillir des retours. Voici quelques méthodes : - **Tour de table** : Demandez aux participants ce qu'ils souhaitent conserver, arrêter ou tester lors des prochaines réunions. - **Questionnaire à gommettes** : Utilisez des gommettes de différentes couleurs pour évaluer la satisfaction des participants sur des questions clés. - **Évaluation par les participants** : Demandez aux participants d'évaluer la réunion sur une échelle de un à cinq, en levant la main pour éviter l'influence.
  6. Conclusion
    En conclusion, le suivi des engagements pris lors des réunions est essentiel pour leur succès. En intégrant des retours et en utilisant des outils collaboratifs, vous pouvez non seulement améliorer l'efficacité de vos réunions, mais aussi développer les compétences de vos collaborateurs. N'oubliez pas que chaque réunion est une opportunité d'apprentissage et d'amélioration.

FAQ :

Comment rédiger un bon compte rendu de réunion?

Un bon compte rendu doit être sincère, conforme aux échanges de la réunion, et envoyé dans les 24 heures. Il doit inclure les décisions prises et le plan d'action détaillé.

Pourquoi est-il important de suivre le plan d'action après une réunion?

Le suivi du plan d'action est crucial pour s'assurer que les engagements pris lors de la réunion sont respectés et pour évaluer l'avancement des tâches assignées.

Quels outils peuvent aider à améliorer l'efficacité des réunions?

Des outils collaboratifs comme Klaxoon, Bass, et Templo peuvent aider à organiser les réunions, à générer des comptes rendus automatiquement et à faciliter la collaboration.

Comment obtenir un feedback efficace des participants?

Vous pouvez utiliser des méthodes comme le vote avec des gommettes ou demander aux participants d'évaluer la réunion sur une échelle de un à cinq pour recueillir des retours constructifs.

Quelles sont les meilleures pratiques pour animer une réunion?

Il est conseillé de préparer un ordre du jour clair, d'impliquer tous les participants, et d'utiliser des supports visuels pour rendre la réunion plus interactive et productive.

Quelques cas d'usages :

Amélioration des réunions d'équipe

En utilisant des outils collaboratifs comme Klaxoon, les managers peuvent organiser des réunions plus efficaces, générer des comptes rendus automatiquement et suivre les plans d'action, ce qui améliore la productivité de l'équipe.

Évaluation des performances des réunions

Les entreprises peuvent mettre en place un système de feedback basé sur le ROI pour évaluer l'efficacité de leurs réunions, permettant ainsi d'identifier les points à améliorer et d'optimiser le temps passé en réunion.

Suivi des projets

Après une réunion de projet, le responsable peut utiliser le compte rendu pour suivre les engagements pris par chaque membre de l'équipe, assurant ainsi que les tâches sont réalisées dans les délais impartis.

Formation des collaborateurs

Les managers peuvent encourager leurs collaborateurs à préparer et animer des réunions, ce qui développe leurs compétences en communication et en gestion de projet tout en améliorant l'engagement des participants.

Glossaire :

Compte rendu (CR)

Un document qui résume les discussions, décisions et actions à entreprendre suite à une réunion. Il doit être envoyé dans les 24 heures suivant la réunion.

Plan d'action

Un ensemble de tâches et d'objectifs à réaliser suite à une réunion, souvent détaillé dans le compte rendu.

Amélioration continue

Un processus systématique visant à améliorer les performances et l'efficacité des réunions au fil du temps.

Outils collaboratifs

Des plateformes ou logiciels qui facilitent la collaboration entre les participants d'une réunion, comme Klaxoon ou Templo.

Feedback

Des commentaires ou évaluations fournis par les participants sur l'efficacité d'une réunion, souvent utilisés pour améliorer les futures réunions.

Return on Investment (ROI)

Une mesure de la rentabilité d'une réunion, évaluée par les participants sur une échelle de satisfaction.

résultat(s)
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Voici trois conseils pour que vos réunions portent
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du fruit au-delà de leur passé ensemble.
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Un compte rendu de qualité,
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le suivi du plan d'action,
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un processus d'amélioration continue pour que les
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réunions qui suivent soient encore plus satisfaisantes.
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l'ordre du jour a présidé la réunion,
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le compte rendu la clos.
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Il se doit d'être sincère et conforme à ce qui s'est échangé lors de la réunion,
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à envoyer dans les 24 heures à tous les participants et à ceux
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qui doivent être au courant des décisions prises et du plan d'action.
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quelle est la valeur ajoutée du CR?
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Le CR doit reprendre les informations essentielles,
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entériner les décisions prises et détailler le plan d'action
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en tant qu'animateur.
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Si vous ne rédigez pas le compte rendu parce
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que vous avez délégué à bon escient ce rôle,
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soyez-en au moins le relecteur avant envie.
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si vous avez utilisé des supports visuels,
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paperboard,
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tableaux de post-it,
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animation à l'écran,
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vous pouvez en faire des photos et les ajouter à votre compte-rendu,
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voire les renvoyer avec l'invitation à la réunion de projets qui suivra.
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Un bon moyen de rappeler aux participants ce qu'ils ont déjà produit.
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les outils collaboratifs comme Klaxoon,
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Bass,
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Wen,
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Templo
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peuvent outre leurs nombreux avantages dans le déroulé de vos réunions,
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générer automatiquement les comptes rendus de réunion avec bien
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sûr le plan d'action finale qui a été décidé.
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le suivi du plan d'action est habituellement à la charge de l'animateur.
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Si vous êtes manager,
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vous pourrez valider l'avancée du plan d'action
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lors des points individuels avec vos collaborateurs
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en fonction du degré d'autonomie et de motivation des participants,
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soit vous choisirez de faire un suivi rapproché du plan d'action entre les réunion,
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soit vous attendrez la réunion suivante pour faire un retour sur
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les engagements qui avaient été pris à la réunion précédente,
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en vous appuyant sur le compte rendu écrit qui avait été envoyé à deux reprises
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lors du compte rendu et à l'envoi de l'invitation de la nouvelle réunion.
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En tout état de cause,
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tous les engagements pris en réunion doivent donc
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être suivis d'une manière ou d'une autre,
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sinon la réunion n'est pas bouclée.
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Enfin,
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faire un suivi de vos réunions,
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c'est aussi contribuer à leur amélioration continue.
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Ne ratez pas une occasion de vous améliorer.
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Voici
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quatre manières simples.
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Vous pouvez faire un tour de table plus classique sur
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ce qu'on doit conserver pour les prochaines réunions,
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ce qu'on doit arrêter et ce qu'on propose de tester à la fois suivante.
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Autre exemple,
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le questionnaire à gommet inspiré de l'excellent
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livre guide de survie aux réunions.
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Sur un tableau,
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vous notez ces quatre questions.
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Le résultat de la réunion correspond-il à l'objectif fixé.
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Chacun a pu exprimer son.de vue.
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Je suis globalement satisfait de cette réunion,
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cet atelier,
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les techniques utilisées ont permis d'améliorer l'efficacité
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de cette réunion et autres remarques.
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Les quatre questions seront notées sur la colonne de gauche.
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Les réponses gommet sur la colonne du milieu et à droite,
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une colonne commentaire où chacun peut écrire.
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Pour voter,
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les participants peuvent utiliser la gommette verte
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qui signifie oui,
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la gommette jaune qui signifie en partie et la gommette rouge qui signifie non.
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voici une autre façon d'obtenir un feedback du groupe,
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le rôti
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return on Invested.
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Demandez aux participants d'évaluer la réunion sur une échelle de un à cinq
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qu'il lève la main en même temps pour ne pas s'influencer.
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Un doigt inutile.
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J'ai perdu mon temps,
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deux doigts utiles,
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mais pas à la hauteur du temps que j'ai consacré.
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trois doigts
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juste moyen.
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Je n'ai pas perdu mon temps mais sans +4 doigts
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bonne réunion.
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Elle valait plus que le temps que je lui ai consacré.
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Cinq doigts
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excellent,
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une réunion qui dépasse mes attentes.
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Elle valait bien plus que le temps que j'y ai consacré.
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Bien sûr,
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il faudra creuser dès qu'un interlocuteur a levé seulement un ou deux doigts.
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Si vous utilisez un outil collaboratif en ligne
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qu'on ferme à vidéo sur les réunions virtuelles,
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vous pourrez mettre en place aisément ce
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genre de vote via ordinateur ou smartphone,
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vote à rapide en ligne qui permet à chacun de se livrer à une évaluation sans avoir
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à s'exprimer publiquement.
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Vous pouvez enfin demander à un observateur extérieur
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de vous donner un retour sur vos réunions,
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qu'on faire la vidéo sur la supervision des réunions.
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Enfin,
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pour améliorer vos réunions et développer les talents de vos collaborateurs,
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je vous invite petit à petit à laisser ces derniers préparer et animer
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tout ou partie de la réunion.

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