Outlook - Manage My Private Appointments in My Calendar Use Case

Struggling to keep certain appointments private in your shared Outlook calendar? This video reveals how to manage your private meetings effectively. Discover tips for marking appointments as private, ensuring colleagues won't see the details while maintaining transparent collaboration. Learn to balance visibility and privacy seamlessly!

00:60
236 views

Available in Microsoft365

00:00:02

My calendar is shared with different team members.

00:00:05

However,

00:00:06

I have a private meeting with my manager,

00:00:08

and I don't want my colleagues to see the details of this meeting.

00:00:11

How can I make certain appointments private on a daily basis?

00:00:15

I collaborate transparently with my colleagues.

00:00:18

They have access to my shared calendar.

00:00:21

However,

00:00:21

I don't want them to access the content of this meeting.

00:00:25

So,

00:00:25

I will modify it and enable the private option.

00:00:28

Thus,

00:00:29

my colleagues can view and act on my appointments,

00:00:31

but won't see the details of the meetings I've marked as private.

00:00:35

Additionally,

00:00:36

if I use a color to categorize my private appointments,

00:00:39

the color will remain neutral.

00:00:43

Finally,

00:00:43

using the show as feature still allows the status of the appointment to be visible.

00:00:50

Thanks to Outlook,

00:00:51

I can collaborate with my team by sharing my calendar,

00:00:54

while keeping control over the visibility of

00:00:56

the appointments I want to keep private.

00:00:00

Utilizo o Outlook diariamente para os meus compromissos.

00:00:02

O meu calendário é partilhado com diferentes membros da equipa.

00:00:05

No entanto,

00:00:06

Tenho uma reunião privada com o meu gerente,

00:00:08

e não quero que os meus colegas vejam os pormenores desta reunião.

00:00:11

Como posso tornar certos compromissos privados no dia a dia?

00:00:15

Colaboro de forma transparente com os meus colegas.

00:00:18

Têm acesso ao meu calendário partilhado.

00:00:21

No entanto,

00:00:21

Não quero que tenham acesso ao conteúdo desta reunião.

00:00:25

Então,

00:00:25

Vou modificá-lo e ativar a opção privada.

00:00:28

Assim,

00:00:29

os meus colegas podem ver e agir de acordo com as minhas nomeações,

00:00:31

mas não vou ver os detalhes das reuniões que marquei como privadas.

00:00:35

Adicionalmente,

00:00:36

se eu usar uma cor para categorizar os meus compromissos privados,

00:00:39

a cor permanecerá neutra.

00:00:43

Por último,

00:00:43

a utilização da funcionalidade mostrar como permite ainda que o estado do compromisso fique visível.

00:00:50

Graças ao Outlook,

00:00:51

Posso colaborar com a minha equipa partilhando o meu calendário,

00:00:54

mantendo o controlo sobre a visibilidade do

00:00:56

os compromissos que quero manter privados.

00:00:00

Uso Outlook quotidianamente per i miei appuntamenti.

00:00:02

Il mio calendario è condiviso con diversi membri del team.

00:00:05

Tuttavia

00:00:06

Ho un incontro privato con il mio manager,

00:00:08

e non voglio che i miei colleghi vedano i dettagli di questo incontro.

00:00:11

Come posso rendere privati determinati appuntamenti su base giornaliera?

00:00:15

Collaboro in modo trasparente con i miei colleghi.

00:00:18

Hanno accesso al mio calendario condiviso.

00:00:21

Tuttavia

00:00:21

Non voglio che accedano al contenuto di questa riunione.

00:00:25

Quindi

00:00:25

Lo modificherò e abiliterò l'opzione privata.

00:00:28

Quindi

00:00:29

i miei colleghi possono visualizzare e agire in base ai miei appuntamenti,

00:00:31

ma non vedrò i dettagli delle riunioni che ho contrassegnato come private.

00:00:35

Inoltre,

00:00:36

se uso un colore per classificare i miei appuntamenti privati,

00:00:39

il colore rimarrà neutro.

00:00:43

Infine

00:00:43

l'utilizzo della funzione mostra come consente comunque di visualizzare lo stato dell'appuntamento.

00:00:50

Grazie a Outlook,

00:00:51

Posso collaborare con il mio team condividendo il mio calendario,

00:00:54

mantenendo il controllo sulla visibilità di

00:00:56

gli appuntamenti che voglio mantenere privati.

00:00:00

Я ежедневно использую Outlook для встреч.

00:00:02

Мой календарь доступен разным членам команды.

00:00:05

Однако

00:00:06

У меня частная встреча с моим менеджером,

00:00:08

и я не хочу, чтобы мои коллеги видели подробности этой встречи.

00:00:11

Как я могу сделать некоторые встречи конфиденциальными на ежедневной основе?

00:00:15

Я открыто сотрудничаю со своими коллегами.

00:00:18

У них есть доступ к моему общему календарю.

00:00:21

Однако

00:00:21

Я не хочу, чтобы они имели доступ к материалам этой встречи.

00:00:25

Итак,

00:00:25

Я изменю его и включу приватную опцию.

00:00:28

Таким образом,

00:00:29

мои коллеги могут просматривать мои встречи и принимать по ним решения,

00:00:31

но не вижу подробностей встреч, которые я назвал закрытыми.

00:00:35

Кроме того,

00:00:36

если я использую цвет для классификации моих личных встреч,

00:00:39

цвет останется нейтральным.

00:00:43

Наконец,

00:00:43

использование функции «Показать как» по-прежнему позволяет видеть статус встречи.

00:00:50

Благодаря Outlook,

00:00:51

Я могу сотрудничать со своей командой, поделившись своим календарем,

00:00:54

сохраняя при этом контроль над видимостью

00:00:56

встречи, которые я хочу сохранить в тайне.

00:00:00

Utilizo Outlook a diario para mis citas.

00:00:02

Mi calendario se comparte con diferentes miembros del equipo.

00:00:05

Sin embargo,

00:00:06

Tengo una reunión privada con mi gerente,

00:00:08

y no quiero que mis colegas vean los detalles de esta reunión.

00:00:11

¿Cómo puedo hacer que determinadas citas sean privadas a diario?

00:00:15

Colaboro de forma transparente con mis compañeros.

00:00:18

Tienen acceso a mi calendario compartido.

00:00:21

Sin embargo,

00:00:21

No quiero que accedan al contenido de esta reunión.

00:00:25

Así que,

00:00:25

Lo modificaré y habilitaré la opción privada.

00:00:28

Por lo tanto,

00:00:29

mis colegas pueden ver mis citas y actuar al respecto,

00:00:31

pero no verán los detalles de las reuniones que he marcado como privadas.

00:00:35

Además,

00:00:36

si uso un color para clasificar mis citas privadas,

00:00:39

el color permanecerá neutro.

00:00:43

Por último,

00:00:43

el uso de la función mostrar como aún permite que el estado de la cita sea visible.

00:00:50

Gracias a Outlook,

00:00:51

Puedo colaborar con mi equipo compartiendo mi calendario,

00:00:54

manteniendo el control sobre la visibilidad de

00:00:56

las citas que quiero mantener en privado.

00:00:00

Ik gebruik Outlook dagelijks voor mijn afspraken.

00:00:02

Mijn agenda wordt gedeeld met verschillende teamleden.

00:00:05

Echter,

00:00:06

Ik heb een privégesprek met mijn manager,

00:00:08

en ik wil niet dat mijn collega's de details van deze vergadering zien.

00:00:11

Hoe kan ik bepaalde afspraken dagelijks privé maken?

00:00:15

Ik werk transparant samen met mijn collega's.

00:00:18

Ze hebben toegang tot mijn gedeelde agenda.

00:00:21

Echter,

00:00:21

Ik wil niet dat ze toegang hebben tot de inhoud van deze vergadering.

00:00:25

Dus

00:00:25

Ik zal het aanpassen en de privéoptie inschakelen.

00:00:28

Dus

00:00:29

mijn collega's kunnen mijn afspraken bekijken en uitvoeren,

00:00:31

maar ik zie de details niet van de vergaderingen die ik als privé heb gemarkeerd.

00:00:35

Bovendien

00:00:36

als ik een kleur gebruik om mijn privéafspraken te categoriseren,

00:00:39

de kleur blijft neutraal.

00:00:43

Tot slot,

00:00:43

door de show als functie te gebruiken, blijft de status van de afspraak zichtbaar.

00:00:50

Dankzij Outlook

00:00:51

Ik kan samenwerken met mijn team door mijn agenda te delen,

00:00:54

met behoud van controle over de zichtbaarheid van

00:00:56

de afspraken die ik privé wil houden.

00:00:00

Codziennie używam programu Outlook do spotkań.

00:00:02

Mój kalendarz jest udostępniany różnym członkom zespołu.

00:00:05

jednak,

00:00:06

Mam prywatne spotkanie z moim menedżerem,

00:00:08

I nie chcę, aby moi koledzy widzieli szczegóły tego spotkania.

00:00:11

Jak mogę codziennie umówić się na prywatne spotkania?

00:00:15

Współpracuję w sposób przejrzysty z kolegami.

00:00:18

Mają dostęp do mojego udostępnionego kalendarza.

00:00:21

jednak,

00:00:21

Nie chcę, żeby mieli dostęp do treści tego spotkania.

00:00:25

Więc,

00:00:25

Zmodyfikuję go i włączę opcję prywatną.

00:00:28

Tak więc,

00:00:29

moi koledzy mogą przeglądać i działać na moich spotkaniach,

00:00:31

ale nie zobaczę szczegółów spotkań, które zaznaczyłem jako prywatne.

00:00:35

Dodatkowo,

00:00:36

jeśli użyję koloru do kategoryzacji moich prywatnych spotkań,

00:00:39

kolor pozostanie neutralny.

00:00:43

Wreszcie,

00:00:43

używanie funkcji show jako nadal pozwala na widoczność statusu spotkania.

00:00:50

Dzięki Outlooku,

00:00:51

Mogę współpracować z moim zespołem, udostępniając mój kalendarz,

00:00:54

przy jednoczesnym zachowaniu kontroli nad widocznością

00:00:56

spotkania, które chcę zachować prywatność.

00:00:00

Naponta használom az Outlook-ot a találkozóimhoz.

00:00:02

A naptáramat különböző csapattagokkal osztjuk meg.

00:00:05

Azonban

00:00:06

Privát találkozóm van a vezetőmmel,

00:00:08

és nem akarom, hogy a kollégáim lássák a találkozó részleteit.

00:00:11

Hogyan tehetek bizonyos időpontokat privát módon naponta?

00:00:15

A kollégáimmal átlátható módon dolgozom együtt.

00:00:18

Hozzáférhetnek a megosztott naptáramhoz.

00:00:21

Azonban

00:00:21

Nem akarom, hogy hozzáférjenek a találkozó tartalmához.

00:00:25

Szóval,

00:00:25

Módosítom és engedélyezem a privát opciót.

00:00:28

Így,

00:00:29

kollégáim megtekinthetik és cselekedhetnek a találkozóimon,

00:00:31

de nem fogom látni azokat az értekezletek részleteit, amelyeket privátnak jelöltem.

00:00:35

Továbbá

00:00:36

ha színt használok a privát találkozóim kategorizálásához,

00:00:39

a szín semleges marad.

00:00:43

Végül

00:00:43

a show funkcióként való használatával továbbra is láthatóvá válik a találkozó állapota.

00:00:50

Az Outlook-nak köszönhetően

00:00:51

Együttműködhetek a csapatommal a naptár megosztásával,

00:00:54

miközben ellenőrizni kell a láthatóságot

00:00:56

a találkozók, amelyeket titokban akarok tartani.

Mandarine AI: WHAT YOU SHOULD KNOW

RELATED COURSES This use case is part of the following courses

3206 Views

Microsoft Outlook Video Training – Intermediate

Through a logical progression of video tutorials, discover the intermediate features of Microsoft Outlook: Sorting & searching your mails, O...

2498 Views

Microsoft Outlook Video Training – Discovery

Learn through a logical progression of video tutorials, the basic features of Microsoft Outlook: Discover email and calendar, Outlook on mob...

ALL COURSES