Word - Envoyer un document à vos collaborateurs depuis Word Tutoriels

Découvrez comment envoyer un document à vos collaborateurs depuis Word dans la solution Microsoft 365 grâce à cette vidéo de présentation en ligne.
La vidéo présente les différentes options d'envoi, notamment l'envoi par mail en tant que pièce jointe ou l'envoi d'un lien vers le document via SharePoint.
Obtenez des conseils pratiques pour une utilisation efficace de l'envoi de documents à vos collaborateurs.
Les tags associés sont Microsoft 365, Office 365, Word, envoi de documents, présentation en ligne.

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Disponible dans Microsoft365

Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est d'apprendre à partager un document Word avec des collaborateurs directement depuis l'application, sans avoir à passer par un service de messagerie externe. Cela inclut l'envoi de documents en tant que pièces jointes ou l'envoi de liens pour une collaboration en temps réel.

Chapitres :

Introduction au partage de documents Word
Lorsque vous avez terminé de travailler sur un document Word, il est souvent nécessaire de le partager avec des collaborateurs. Cette vidéo vous guide à travers les différentes méthodes de partage disponibles directement dans Word.
Accéder à l'option de partage
Pour commencer, enregistrez votre document une dernière fois. Ensuite, cliquez sur 'Fichier' et rendez-vous dans l'onglet 'Partager'. Vous pouvez également accéder à cette boîte de dialogue en cliquant sur le bouton 'Partager' situé en haut du ruban.
Options de partage
Plusieurs options s'offrent à vous pour partager votre document : - **Envoyer par e-mail** : Vous pouvez envoyer une copie de votre document en tant que pièce jointe. Le fichier sera ajouté à un e-mail, et vous n'aurez qu'à ajouter les destinataires et à rédiger un message. Cette méthode est idéale pour envoyer la version finale de votre document ou pour le transmettre à une autre personne. - **Partager un lien** : Si vous avez besoin de retours sur votre fichier ou si vous souhaitez collaborer avec d'autres sur le même document, il est préférable d'envoyer un lien vers celui-ci ou de l'utiliser via SharePoint.
Configurer le partage
Pour partager un lien, choisissez d'abord le type de partage souhaité. Assurez-vous de cocher la case permettant à vos collaborateurs d'effectuer des modifications dans le document. Ensuite, indiquez l'adresse e-mail de vos collaborateurs et ajoutez un message si nécessaire avant de cliquer sur 'Envoyer'. Un lien sera alors envoyé à vos collaborateurs, leur permettant d'accéder à votre document en ligne.
Collaboration en temps réel
Une fois le lien envoyé, vous pourrez voir les modifications de vos collaborateurs en temps réel et travailler ensemble sur le fichier. De plus, vous avez la possibilité de copier le lien vers votre document pour le coller dans un autre service de messagerie ou l'ouvrir dans un e-mail sur Outlook pour y apporter d'autres modifications avant de l'envoyer.
Conclusion
Le partage de documents Word directement depuis l'application facilite la collaboration et permet d'obtenir des retours en temps réel. En utilisant les options de partage appropriées, vous pouvez améliorer votre flux de travail et travailler efficacement avec vos collègues.

FAQ :

Comment envoyer un document Word par e-mail?

Pour envoyer un document Word par e-mail, enregistrez d'abord votre document, puis cliquez sur 'Fichier', allez dans l'onglet 'Partager', et choisissez l'option d'envoi par e-mail. Le fichier sera ajouté en tant que pièce jointe dans un nouvel e-mail.

Quelles sont les options de partage disponibles dans Word?

Dans Word, vous pouvez partager un document en l'envoyant par e-mail en tant que pièce jointe ou en envoyant un lien vers le document via SharePoint. Vous pouvez également choisir si les collaborateurs peuvent modifier le document.

Comment puis-je collaborer sur un document Word avec d'autres personnes?

Pour collaborer sur un document Word, choisissez l'option d'envoyer un lien vers le document, cochez la case permettant les modifications, puis envoyez le lien à vos collaborateurs. Ils pourront alors accéder au document en ligne et apporter des modifications en temps réel.

Puis-je copier le lien d'un document Word pour l'envoyer par un autre service de messagerie?

Oui, vous pouvez copier le lien vers votre document Word et le coller dans un autre service de messagerie pour l'envoyer à d'autres personnes.

Quelques cas d'usages :

Collaboration sur un projet d'équipe

Lorsqu'une équipe travaille sur un projet, les membres peuvent utiliser Word pour créer un document partagé. En envoyant un lien via SharePoint, chaque membre peut apporter des modifications en temps réel, ce qui améliore la productivité et la communication.

Révisions de documents

Un rédacteur peut envoyer un lien vers un document Word à des collègues pour obtenir des retours. Cela permet aux collègues de commenter et de modifier le document directement, facilitant ainsi le processus de révision.

Envoi de rapports finaux

Après avoir finalisé un rapport dans Word, un utilisateur peut l'envoyer par e-mail en tant que pièce jointe à des parties prenantes. Cela est utile pour partager des documents officiels ou des résultats de projet.

Formation et tutoriels

Les formateurs peuvent créer des documents Word contenant des instructions et des ressources, puis partager ces documents avec les participants via un lien. Cela permet aux participants d'accéder facilement aux informations nécessaires pour leur formation.

Glossaire :

Document Word

Un fichier créé avec Microsoft Word, un logiciel de traitement de texte utilisé pour rédiger, modifier et formater des documents.

Partage

La fonctionnalité qui permet d'envoyer un document à d'autres utilisateurs pour qu'ils puissent le consulter ou le modifier.

Pièce jointe

Un fichier qui est envoyé avec un e-mail, permettant au destinataire de le télécharger et de l'ouvrir.

SharePoint

Une plateforme de collaboration développée par Microsoft qui permet de stocker, partager et gérer des documents et des informations au sein d'une organisation.

Lien

Une URL qui permet d'accéder à un document ou à une ressource en ligne.

Modifications en temps réel

La capacité de voir et d'apporter des changements à un document simultanément avec d'autres utilisateurs.

00:00:09

Il est possible de le faire directement depuis Word sans passer par votre service de messagerie.

00:00:14

Enregistrer une dernière fois votre document,

00:00:16

puis cliquez sur « Fichier »,

00:00:18

et rendez-vous dans l’onglet « Partager ».

00:00:21

Vous pouvez également accéder à cette boite de dialogue, simplement en cliquant sur le bouton « Partager » en haut du ruban.

00:00:26

Plusieurs options s’offrent à vous. Vous pouvez envoyer une copie de votre document par mail, sous la forme d’une pièce jointe.

00:00:33

Le fichier est ajouté dans un e-mail, et vous n’avez plus qu’à ajouter les destinataires, et à écrire un message.

00:00:39

Cette solution est pratique s’il s’agit de la version finale de votre document, ou si vous souhaitez simplement le transmettre à une autre personne. 00:00:45.910 --> 00:00:54.360 Mais pour les cas où vous avez besoin de retours sur votre fichier, ou pour travailler à plusieurs sur un même document, choisissez plutôt d’envoyer un lien vers celui-ci.

00:00:55

Notez que pour accéder à cette option, il vous faudra au préalable avoir enregistré votre document dans un espace partagé, tel que OneDrive,

00:01:01

ou SharePoint.

00:01:03

Choisissez d'abord un type de partage,

00:01:06

et laissez cocher cette case, si vous souhaitez que vos collaborateurs puissent effectuer des modifications dans le document.

00:01:13

Ensuite, indiquez l’adresse mail de vos collaborateurs,

00:01:16

et ajoutez un message si vous le souhaitez,

00:01:18

avant de cliquer sur « Envoyer ».

00:01:21

Un lien sera envoyé à vos collaborateurs, qui pourront accéder à votre document en ligne.

00:01:26

De votre côté, vous pourrez voir leurs modifications en temps réel, ou encore travailler ensemble sur le fichier.

00:01:32

Sachez que vous pouvez également copier le lien vers votre document, pour le coller ensuite dans un autre service de messagerie par exemple ;

00:01:39

ou l’ouvrir dans un mail sur Outlook, pour ajouter d’autres modifications avant de l’envoyer.

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