La réunion de réflexion et prise de décision Tutoriels

Découvrez comment animer efficacement des réunions de réflexion et de prise de décision dans "la réunion de réflexion et prise de décision". Explorez les quatre étapes clés : catharsis, brainstorming, exploration et prise de décision. Apprenez à créer un environnement propice à l'échange d'idées et à faciliter le changement. Ne manquez pas ces conseils essentiels pour booster l'agilité et améliorer vos services !

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sont celles qui apportent le changement dans le service,
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de l'amélioration continue à la grande réorganisation.
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Nous allons voir ensemble quelles sont les étapes de ces réunions et
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quelles sont les qualités dont vous devrez faire preuve pour les animer.
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Imaginez des réunions sur la problématique de la charge de travail
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ou l'amélioration du service client
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ou l'image de la DSI au sein de l'entreprise
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ou l'impact d'un plan de départ sur le service.
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voilà des thématiques qui nécessitent des échanges et discussions en collectif.
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Quatre étapes à ces réunions de réflexion.
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La catharsis,
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le brainstorming,
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l'exploration et la décision.
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La catharsis,
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c'est un temps d'ouverture.
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Les participants s'expriment librement.
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Ils donnent leur avis sur le sujet.
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après un premier tour de parole libre,
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vous pouvez faciliter la catharsis avec des questions de type.
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Comment ressentez-vous ce changement?
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Quels sont les risques et les avantages?
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Et notez tout cela au fur et à mesure pour que les participants
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se sentent entendus.
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Si le sujet est délicat,
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n'hésitez pas à purger les peurs et les frustrations à ce propos.
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Exemple l'arbre à personnage pour mettre en route la catharsis.
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Vous pouvez faciliter la prise de parole en projetant
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l'image de l'arbre à personnage que vous trouverez sur internet ou ci-dessous
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en leur demandant
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quel est le personnage
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qui te représente le mieux concernant le sujet en réflexion,
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le changement proposé par exemple
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et pourquoi tu as choisi cette image?
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se sent-il proche
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des autres est-il en train de grimper en
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train de tomber a-t-il l'impression de tout porter,
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s'amuse t il sur la balançoire est-il au sommet de l'arbre.
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C'est une occasion de témoigner,
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de donner son ressenti et faciliter le parler vrai,
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parfois si difficile en entreprise.
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Prenez bien évidemment en note
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tous les commentaires positifs et négatifs
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et dites que les principaux points seront
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repris et le maximum de réponses apportées
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dans les prochaines phases.
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En tant que facilitateur du temps de catharsis,
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vous devez avoir des talents de manager coach.
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faciliter la participation de tous,
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encourager l'expression sincère,
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reformuler.
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Vous aurez préparé les bonnes questions à poser.
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Vous aurez posé au préalable les règles de prise de parole,
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respect de l'autre,
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bienveillance,
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temps équitable de parole,
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sincérité.
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autoriser une parole libre est un exercice compliqué à animer qui
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demande de faire appel aux trois grandes qualités du manager,
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le courage,
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la bienveillance et l'agilité.
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Si vous n'autorisez pas l'équipe à cette expression libre,
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il y a fort à parier que vous ramiez
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pour aborder la face plus constructive de la réflexion.
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Notez que plus le sujet sera complexe,
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plus la catharsis prendra du temps
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et sera teintée d'émotion.
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si votre sujet de réflexion est l'organisation d'un arbre de Noël,
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il est fort à parier que la première phase
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de paroles libérée sur le sujet soit plus légère.
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Deuxième étape,
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le brainstorming.
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Il s'agit maintenant de continuer la démarche d'ouverture en permettant à tous
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d'exprimer librement les idées qui seront
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toutes notées sans censure ni autocensure.
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vous pouvez demander à chacun de noter pendant
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cinq minutes un maximum d'idées,
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un post-it,
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une idée.
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Par exemple,
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imaginez notre service au top dans 10 ans,
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comment est-il?
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Imaginez un nouveau nom à l'entreprise.
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Notre service de six personnes fonctionnera à cinq dans
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six mois à cause d'un départ non remplacé,
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donnez toutes vos idées pour que cela marche.
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Permettez des réponses hors du cadre dans l'humour,
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la créativité sera plus débridée.
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ayez en tant qu'animateur réfléchi au préalable pour donner
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quelques exemples hors norme et ajouter des idées percutantes.
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La première fois que vous ferez
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un brainstorming,
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les participants seront un peu inhibés,
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ne vous découragez pas
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que tous et au -5 post-its bien remplis.
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les participants pourront lire et coller leur post-it sur le mur,
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ils donneront plus d'informations si cela vous paraît nécessaire.
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Les commentaires du groupe permettront de de rebondir plus loin sur une idée.
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accueillez tout,
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si d'autres idées viennent en chemin,
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vous pourrez les les rajouter sur des nouveaux post-it,
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à la fin ensemble vous regrouperez les idées par
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thématiques et sortirez les pistes intéressantes à creuser.
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trois,
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la phase d'exploration.
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Vous avez choisi ensemble quelques pistes.
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Il est temps de les creuser,
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de voir comment les mettre en pratique
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et leur faisabilité.
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Vous pouvez répartir les pistes à creuser en binôme ou trinôme.
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Chaque sous-groupe planchera alors sur une des pistes retenues
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pour faire de cette idée un scénario concret,
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faire de l'idée un projet réaliste.
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vous pouvez donner au sous-groupe quelques questions qui enrichiront
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leurs réflexions sur les scénarios sur lequel ils plancheront
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des questions comme
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comment peut-on faire pour rendre réalisable cette idée?
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Quels sont les avantages
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à poursuivre cette idée?
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Quels en sont les risques?
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Combien de temps faudra-t-il pour la mettre en place?
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Quelles sont les ressources nécessaires,
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T,
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argent,
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compétences,
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que recommandez-vous pour minimiser les risques et maximiser les réussites.
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Selon vous,
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quelle autre alternative serait meilleure
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meilleure que cette idée?
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les binômes ou trinômes peuvent noter sur papier craft,
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poser sur leur table leur réponse à ces questions.
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Ils peuvent aussi ajouter des
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dessins illustrant leurs réflexion.
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Chaque binôme ou trinôme pourra ensuite afficher au mur le papier craft,
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puis présenter son travail au groupe.
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Nous avons planché sur l'idée numéro un.
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Voici ce que nous avons défréché.
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le groupe enrichira le travail présenté de ces questions et commentaires.
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Au moment de cette restitution et de l'enrichissement,
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l'animateur écoutera,
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reformulera
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synthétisera
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régulièrement les propos.
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Difficile de vous dire quel temps doit durer cette
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phase entre cinq et 20 minutes peut-être plus.
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Tout dépend de l'ampleur et de la difficulté du projet.
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L'animateur doit faire preuve de grande ouverture dans cette phase
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d'exploration.
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il peut passer de table en table
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pour donner des idées
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et de l'élan au groupe aux groupes qui peinent
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à ce stade,
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il ne faut pas s'inquiéter que certaines
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pistes explorées aboutissent à des impasses,
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c'est normal.
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Notons que cette troisième phase d'exploration
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peut se faire en sous-groupe de travail
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en dehors de la réunion,
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phase quatre de propositions et de décisions.
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Vous avez synthétisé les pistes retenues et les avez enrichies.
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Il vous reste éventuellement à voter
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si un choix est à faire,
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à vous de décider si ce sera
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à la majorité ou pas.
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Vous pouvez retracer les idées principales sur un paperboard
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et donner
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des gommettes aux participants pour faciliter leur vote.
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vous avez aussi des outils en ligne qui permettront aussi le vote.
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Soyez clair sur les idées que vous abandonnez,
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celles qui nécessitent plus d'exploration en sous-groupe,
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celles qui seront prêtes à la mise en action dès maintenant.
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La mise en action des participants se fera quand
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vous aurez abouti à un plan d'action clair,
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qui fait quoi et dans quel délai?
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vous devez être très cadrant et dynamique
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pour pousser à l'engagement et à l'action.
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Vous pouvez pourquoi pas mettre tout le monde debout autour d'une ligne du temps
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où vous ajouterez les actions.
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quand vous aurez fixé qui fait quoi quand il vous restera
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encore à animer des temps de suivi et de réajustement.
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Pour conclure,
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vous devez mener une réflexion sur un sujet,
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lancer un produit,
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amener votre équipe dans un petit ou grand changement,
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utiliser la réunion de réflexion.
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Pour faire vos armes sur le format,
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vous pouvez commencer par le sujet
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comment améliorer nos réunions d'équipe,
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rappel des quatre étapes,
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un temps de parole libre
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ou dites catharsis,
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puis du brainstorming.
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Nous avançons dans l'ouverture,
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puis un temps d'exploration des pistes et enfin de proposition.
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Nous refermons vers la prise de décision et le plan d'action.

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