La réunion de réflexion et prise de décision Tutoriels

Découvrez comment animer efficacement des réunions de réflexion et de prise de décision dans "la réunion de réflexion et prise de décision". Explorez les quatre étapes clés : catharsis, brainstorming, exploration et prise de décision. Apprenez à créer un environnement propice à l'échange d'idées et à faciliter le changement. Ne manquez pas ces conseils essentiels pour booster l'agilité et améliorer vos services !

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Objectifs :

Comprendre les étapes clés des réunions de réflexion et de prise de décision, ainsi que les qualités nécessaires pour les animer efficacement.

Chapitres :

  1. Introduction aux Réunions de Réflexion
    Les réunions de réflexion et de prise de décision sont essentielles pour apporter des changements significatifs au sein d'un service. Elles jouent un rôle crucial dans l'amélioration continue et la réorganisation. Ce document explore les étapes de ces réunions et les qualités requises pour les animer.
  2. Thématiques de Réflexion
    Les réunions peuvent aborder diverses problématiques, telles que : - La charge de travail - L'amélioration du service client - L'image de la DSI au sein de l'entreprise - L'impact d'un plan de départ sur le service Ces sujets nécessitent des échanges et des discussions collectives.
  3. Les Quatre Étapes des Réunions de Réflexion
    Les réunions de réflexion se déroulent en quatre étapes principales : 1. **La Catharsis** : Un temps d'ouverture où les participants s'expriment librement sur le sujet. Il est important de faciliter cette étape avec des questions telles que : - Comment ressentez-vous ce changement ? - Quels sont les risques et les avantages ? Les commentaires doivent être notés pour que chacun se sente entendu. 2. **Le Brainstorming** : Cette étape permet à tous d'exprimer librement leurs idées, qui seront notées sans censure. Par exemple, demandez aux participants d'imaginer le service dans 10 ans ou de proposer un nouveau nom pour l'entreprise. 3. **L'Exploration** : Les pistes retenues sont approfondies pour évaluer leur faisabilité. Les participants peuvent travailler en sous-groupes pour développer des scénarios concrets. 4. **Propositions et Décisions** : Après avoir synthétisé les idées, il est temps de voter sur celles à retenir et de définir un plan d'action clair.
  4. Qualités de l'Animateur
    En tant qu'animateur, il est crucial de posséder certaines qualités : - **Courage** : Pour encourager l'expression libre. - **Bienveillance** : Pour créer un environnement sûr et respectueux. - **Agilité** : Pour s'adapter aux dynamiques de groupe. L'animateur doit également être capable de reformuler et de synthétiser les propos des participants, tout en veillant à respecter les règles de prise de parole.
  5. Conclusion
    Les réunions de réflexion sont un outil puissant pour mener des changements au sein d'une équipe. En suivant les quatre étapes clés et en adoptant les qualités nécessaires, vous pouvez faciliter des discussions productives et aboutir à des décisions éclairées. Pour commencer, envisagez de traiter le sujet de l'amélioration des réunions d'équipe, en appliquant les principes discutés.

FAQ :

Qu'est-ce qu'une réunion de réflexion?

Une réunion de réflexion est un rassemblement où les participants discutent d'un sujet pour apporter des changements significatifs dans un service, en utilisant des méthodes comme la catharsis, le brainstorming, et l'exploration.

Comment animer une réunion de réflexion?

Pour animer une réunion de réflexion, il est important de créer un environnement sûr pour l'expression libre, de poser des questions ouvertes, et de guider les participants à travers les différentes étapes : catharsis, brainstorming, exploration, et prise de décision.

Quels sont les avantages du brainstorming?

Le brainstorming permet de générer un grand nombre d'idées rapidement, d'encourager la créativité, et de favoriser la participation de tous les membres d'un groupe sans crainte de jugement.

Comment gérer les émotions lors d'une réunion de réflexion?

Il est essentiel de reconnaître et de valider les émotions des participants, en utilisant des techniques comme la catharsis pour permettre une expression libre des ressentis, ce qui peut aider à aborder des sujets délicats.

Quelles sont les étapes d'une réunion de réflexion?

Les étapes d'une réunion de réflexion incluent : 1) la catharsis, 2) le brainstorming, 3) l'exploration des idées, et 4) la prise de décision.

Quelques cas d'usages :

Amélioration du service client

Utiliser des réunions de réflexion pour identifier les points faibles du service client et générer des idées innovantes pour améliorer l'expérience client, en impliquant toute l'équipe dans le processus.

Gestion de la charge de travail

Organiser des réunions de réflexion pour discuter de la répartition de la charge de travail au sein d'une équipe, permettant aux membres de partager leurs préoccupations et de proposer des solutions pour une meilleure efficacité.

Réorganisation d'une équipe

Mettre en place des réunions de réflexion pour aborder les changements organisationnels, en permettant aux employés de s'exprimer sur leurs craintes et d'explorer ensemble des solutions viables.

Lancement d'un nouveau produit

Utiliser des réunions de réflexion pour brainstormer sur les caractéristiques d'un nouveau produit, en impliquant différentes parties prenantes pour recueillir des idées variées et pertinentes.

Amélioration des réunions d'équipe

Appliquer les techniques de réunion de réflexion pour améliorer la qualité des réunions d'équipe, en recueillant des retours sur les formats actuels et en proposant des ajustements pour les rendre plus efficaces.

Glossaire :

Réunions de réflexion

Des réunions qui visent à apporter des changements significatifs dans un service, souvent liées à l'amélioration continue ou à la réorganisation.

Catharsis

Un temps d'ouverture durant lequel les participants s'expriment librement sur leurs ressentis et opinions concernant un sujet donné.

Brainstorming

Une méthode de génération d'idées où tous les participants expriment librement leurs idées sans censure, souvent utilisée pour encourager la créativité.

Exploration

La phase où les idées générées sont approfondies pour évaluer leur faisabilité et comment les mettre en pratique.

Prise de décision

La phase finale où les idées sont synthétisées et un plan d'action est établi, souvent impliquant un vote pour choisir les meilleures options.

Post-it

Un petit morceau de papier autocollant utilisé pour noter des idées lors de sessions de brainstorming.

Plan d'action

Un document qui décrit les étapes à suivre pour mettre en œuvre une décision ou un projet, incluant qui fait quoi et dans quel délai.

résultat(s)
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sont celles qui apportent le changement dans le service,
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de l'amélioration continue à la grande réorganisation.
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Nous allons voir ensemble quelles sont les étapes de ces réunions et
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quelles sont les qualités dont vous devrez faire preuve pour les animer.
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Imaginez des réunions sur la problématique de la charge de travail
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ou l'amélioration du service client
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ou l'image de la DSI au sein de l'entreprise
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ou l'impact d'un plan de départ sur le service.
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voilà des thématiques qui nécessitent des échanges et discussions en collectif.
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Quatre étapes à ces réunions de réflexion.
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La catharsis,
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le brainstorming,
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l'exploration et la décision.
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La catharsis,
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c'est un temps d'ouverture.
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Les participants s'expriment librement.
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Ils donnent leur avis sur le sujet.
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après un premier tour de parole libre,
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vous pouvez faciliter la catharsis avec des questions de type.
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Comment ressentez-vous ce changement?
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Quels sont les risques et les avantages?
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Et notez tout cela au fur et à mesure pour que les participants
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se sentent entendus.
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Si le sujet est délicat,
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n'hésitez pas à purger les peurs et les frustrations à ce propos.
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Exemple l'arbre à personnage pour mettre en route la catharsis.
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Vous pouvez faciliter la prise de parole en projetant
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l'image de l'arbre à personnage que vous trouverez sur internet ou ci-dessous
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en leur demandant
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quel est le personnage
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qui te représente le mieux concernant le sujet en réflexion,
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le changement proposé par exemple
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et pourquoi tu as choisi cette image?
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se sent-il proche
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des autres est-il en train de grimper en
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train de tomber a-t-il l'impression de tout porter,
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s'amuse t il sur la balançoire est-il au sommet de l'arbre.
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C'est une occasion de témoigner,
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de donner son ressenti et faciliter le parler vrai,
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parfois si difficile en entreprise.
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Prenez bien évidemment en note
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tous les commentaires positifs et négatifs
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et dites que les principaux points seront
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repris et le maximum de réponses apportées
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dans les prochaines phases.
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En tant que facilitateur du temps de catharsis,
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vous devez avoir des talents de manager coach.
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faciliter la participation de tous,
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encourager l'expression sincère,
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reformuler.
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Vous aurez préparé les bonnes questions à poser.
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Vous aurez posé au préalable les règles de prise de parole,
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respect de l'autre,
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bienveillance,
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temps équitable de parole,
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sincérité.
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autoriser une parole libre est un exercice compliqué à animer qui
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demande de faire appel aux trois grandes qualités du manager,
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le courage,
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la bienveillance et l'agilité.
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Si vous n'autorisez pas l'équipe à cette expression libre,
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il y a fort à parier que vous ramiez
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pour aborder la face plus constructive de la réflexion.
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Notez que plus le sujet sera complexe,
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plus la catharsis prendra du temps
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et sera teintée d'émotion.
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si votre sujet de réflexion est l'organisation d'un arbre de Noël,
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il est fort à parier que la première phase
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de paroles libérée sur le sujet soit plus légère.
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Deuxième étape,
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le brainstorming.
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Il s'agit maintenant de continuer la démarche d'ouverture en permettant à tous
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d'exprimer librement les idées qui seront
00:03:22
toutes notées sans censure ni autocensure.
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vous pouvez demander à chacun de noter pendant
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cinq minutes un maximum d'idées,
00:03:30
un post-it,
00:03:31
une idée.
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Par exemple,
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imaginez notre service au top dans 10 ans,
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comment est-il?
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Imaginez un nouveau nom à l'entreprise.
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Notre service de six personnes fonctionnera à cinq dans
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six mois à cause d'un départ non remplacé,
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donnez toutes vos idées pour que cela marche.
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Permettez des réponses hors du cadre dans l'humour,
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la créativité sera plus débridée.
00:03:53
ayez en tant qu'animateur réfléchi au préalable pour donner
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quelques exemples hors norme et ajouter des idées percutantes.
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La première fois que vous ferez
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un brainstorming,
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les participants seront un peu inhibés,
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ne vous découragez pas
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que tous et au -5 post-its bien remplis.
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les participants pourront lire et coller leur post-it sur le mur,
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ils donneront plus d'informations si cela vous paraît nécessaire.
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Les commentaires du groupe permettront de de rebondir plus loin sur une idée.
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accueillez tout,
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si d'autres idées viennent en chemin,
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vous pourrez les les rajouter sur des nouveaux post-it,
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à la fin ensemble vous regrouperez les idées par
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thématiques et sortirez les pistes intéressantes à creuser.
00:04:35
trois,
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la phase d'exploration.
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Vous avez choisi ensemble quelques pistes.
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Il est temps de les creuser,
00:04:41
de voir comment les mettre en pratique
00:04:43
et leur faisabilité.
00:04:45
Vous pouvez répartir les pistes à creuser en binôme ou trinôme.
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Chaque sous-groupe planchera alors sur une des pistes retenues
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pour faire de cette idée un scénario concret,
00:04:56
faire de l'idée un projet réaliste.
00:04:59
vous pouvez donner au sous-groupe quelques questions qui enrichiront
00:05:02
leurs réflexions sur les scénarios sur lequel ils plancheront
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des questions comme
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comment peut-on faire pour rendre réalisable cette idée?
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Quels sont les avantages
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à poursuivre cette idée?
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Quels en sont les risques?
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Combien de temps faudra-t-il pour la mettre en place?
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Quelles sont les ressources nécessaires,
00:05:21
T,
00:05:21
argent,
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compétences,
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que recommandez-vous pour minimiser les risques et maximiser les réussites.
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Selon vous,
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quelle autre alternative serait meilleure
00:05:32
meilleure que cette idée?
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les binômes ou trinômes peuvent noter sur papier craft,
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poser sur leur table leur réponse à ces questions.
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Ils peuvent aussi ajouter des
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dessins illustrant leurs réflexion.
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Chaque binôme ou trinôme pourra ensuite afficher au mur le papier craft,
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puis présenter son travail au groupe.
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Nous avons planché sur l'idée numéro un.
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Voici ce que nous avons défréché.
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le groupe enrichira le travail présenté de ces questions et commentaires.
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Au moment de cette restitution et de l'enrichissement,
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l'animateur écoutera,
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reformulera
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synthétisera
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régulièrement les propos.
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Difficile de vous dire quel temps doit durer cette
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phase entre cinq et 20 minutes peut-être plus.
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Tout dépend de l'ampleur et de la difficulté du projet.
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L'animateur doit faire preuve de grande ouverture dans cette phase
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d'exploration.
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il peut passer de table en table
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pour donner des idées
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et de l'élan au groupe aux groupes qui peinent
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à ce stade,
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il ne faut pas s'inquiéter que certaines
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pistes explorées aboutissent à des impasses,
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c'est normal.
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Notons que cette troisième phase d'exploration
00:06:40
peut se faire en sous-groupe de travail
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en dehors de la réunion,
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phase quatre de propositions et de décisions.
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Vous avez synthétisé les pistes retenues et les avez enrichies.
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Il vous reste éventuellement à voter
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si un choix est à faire,
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à vous de décider si ce sera
00:06:57
à la majorité ou pas.
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Vous pouvez retracer les idées principales sur un paperboard
00:07:02
et donner
00:07:03
des gommettes aux participants pour faciliter leur vote.
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vous avez aussi des outils en ligne qui permettront aussi le vote.
00:07:09
Soyez clair sur les idées que vous abandonnez,
00:07:12
celles qui nécessitent plus d'exploration en sous-groupe,
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celles qui seront prêtes à la mise en action dès maintenant.
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La mise en action des participants se fera quand
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vous aurez abouti à un plan d'action clair,
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qui fait quoi et dans quel délai?
00:07:27
vous devez être très cadrant et dynamique
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pour pousser à l'engagement et à l'action.
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Vous pouvez pourquoi pas mettre tout le monde debout autour d'une ligne du temps
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où vous ajouterez les actions.
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quand vous aurez fixé qui fait quoi quand il vous restera
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encore à animer des temps de suivi et de réajustement.
00:07:47
Pour conclure,
00:07:49
vous devez mener une réflexion sur un sujet,
00:07:52
lancer un produit,
00:07:53
amener votre équipe dans un petit ou grand changement,
00:07:57
utiliser la réunion de réflexion.
00:08:00
Pour faire vos armes sur le format,
00:08:01
vous pouvez commencer par le sujet
00:08:03
comment améliorer nos réunions d'équipe,
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rappel des quatre étapes,
00:08:08
un temps de parole libre
00:08:09
ou dites catharsis,
00:08:12
puis du brainstorming.
00:08:14
Nous avançons dans l'ouverture,
00:08:17
puis un temps d'exploration des pistes et enfin de proposition.
00:08:21
Nous refermons vers la prise de décision et le plan d'action.

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