Organiser les modalités du télétravail Tutoriels

Découvrez comment organiser efficacement le télétravail dans votre équipe avec notre vidéo "organiser les modalités du télétravail". Apprenez à redéfinir les règles, à stimuler la collaboration et à garantir la productivité des équipes. Idéal pour ceux qui cherchent à adapter leur mode de travail aux nouveaux défis du travail à distance. Ne ratez pas cette occasion de transformer votre approche du télétravail!

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Nouveautés

Objectifs :

Comprendre comment réorganiser le travail en télétravail pour garantir la motivation, la collaboration et la productivité des équipes.

Chapitres :

Introduction au Télétravail
La généralisation du télétravail nécessite une réévaluation de l'organisation du travail. Les interactions naturelles au bureau deviennent rares, et il est essentiel de redéfinir les rôles, les règles et les valeurs communes au sein des équipes.
Réflexion sur les Besoins des Télétravailleurs
Il est crucial de mener une réflexion sur les besoins des télétravailleurs. Cela inclut l'organisation de retours d'expérience pour écouter les télétravailleurs et définir ensemble les règles du télétravail. Les managers doivent être attentifs aux signaux de grincement pour inventer des stratégies d'efficacité.
Étapes pour Organiser le Télétravail
Pour organiser efficacement le télétravail, suivez ces trois étapes : 1. Organiser des retours d'expérience pour recueillir les avis des télétravailleurs. 2. Définir les besoins des télétravailleurs et établir des règles communes. 3. Encourager le partage d'expérience au sein des équipes.
Outils et Pratiques Collaboratives
L'utilisation d'outils collaboratifs en ligne est essentielle pour maintenir la connexion au sein de l'équipe. Les managers doivent se former à ces outils et s'assurer de leur utilisation homogène. Voici quelques outils recommandés : - Zoom - Google Hangouts - Slack - Microsoft Teams - Trello - Base Camp - Klaxoon - Miro Il est important de définir ensemble les règles d'utilisation de ces outils.
Établir des Règles de Communication
Les équipes doivent établir des règles concernant les canaux de communication. Cela inclut des décisions sur l'utilisation de l'e-mail, du téléphone, du chat et de la vidéo, ainsi que des délais de réponse aux questions. Il est également essentiel de définir les horaires de disponibilité des télétravailleurs pour éviter l'hyperconnexion.
Charte des Bonnes Pratiques du Télétravail
Il est recommandé d'écrire ensemble une charte des bonnes pratiques du télétravail. Cette charte doit concerner à la fois les télétravailleurs et ceux qui sont au bureau, afin de favoriser une collaboration harmonieuse. Le télétravail se développera en mode hybride, avec des salariés alternant entre le bureau et le travail à domicile.
Conclusion
Le rôle du manager de demain sera de responsabiliser et de faciliter le travail de tous, qu'ils soient en télétravail ou non. En co-construisant des modalités, des règles et des valeurs partagées, l'organisation pourra retrouver son efficacité et fluidité.

FAQ :

Qu'est-ce que le télétravail?

Le télétravail est un mode de travail qui permet aux employés de travailler à distance, souvent depuis leur domicile, en utilisant des outils numériques pour communiquer et collaborer.

Comment organiser le télétravail dans une équipe?

Pour organiser le télétravail, il est essentiel de définir des règles claires, d'utiliser des outils collaboratifs, et d'établir des moments réguliers de retour d'expérience pour ajuster les pratiques.

Quels sont les avantages du télétravail?

Les avantages du télétravail incluent une plus grande flexibilité, une réduction des temps de trajet, et la possibilité de mieux équilibrer vie professionnelle et personnelle.

Comment maintenir la motivation des télétravailleurs?

Pour maintenir la motivation, il est important d'encourager la communication, de reconnaître les efforts, et de favoriser un esprit d'équipe à travers des projets collaboratifs.

Quels outils utiliser pour le télétravail?

Des outils comme Zoom pour les visioconférences, Slack pour la communication instantanée, et Trello pour la gestion de projets sont recommandés pour faciliter le télétravail.

Quelques cas d'usages :

Gestion d'équipe à distance

Un manager peut utiliser des outils comme Microsoft Teams pour organiser des réunions hebdomadaires, permettant à tous les membres de l'équipe, qu'ils soient en télétravail ou au bureau, de rester connectés et informés.

Retour d'expérience après un projet

Après la fin d'un projet, une équipe peut organiser une session de Rex pour discuter des défis rencontrés et des bonnes pratiques à adopter pour les futurs projets, améliorant ainsi l'efficacité collective.

Intégration des nouveaux employés

Lors de l'intégration de nouveaux employés en télétravail, il est crucial de les inclure dans des projets en binôme pour favoriser l'entraide et le sentiment d'appartenance à l'équipe.

Établissement de règles de communication

Une équipe peut définir ensemble des règles sur l'utilisation des canaux de communication, comme quand utiliser l'email ou le chat, afin d'optimiser les échanges et de réduire les malentendus.

Équilibre entre travail et vie personnelle

Les managers peuvent encourager les télétravailleurs à établir des horaires de disponibilité clairs pour éviter l'hyperconnexion et garantir un bon équilibre entre vie professionnelle et personnelle.

Glossaire :

télétravail

Mode de travail permettant aux employés de travailler à distance, généralement depuis leur domicile, en utilisant des outils numériques.

Rex

Retour d'expérience, un processus permettant de partager des leçons apprises et des bonnes pratiques après un projet ou une période de travail.

bottom up

Approche de gestion où les idées et les décisions viennent des employés de base plutôt que de la direction, favorisant l'implication et la participation.

pyramide de Maslow

Théorie psychologique qui hiérarchise les besoins humains en cinq niveaux, allant des besoins physiologiques aux besoins d'estime et d'accomplissement.

outils collaboratifs

Logiciels et plateformes qui facilitent la collaboration entre les membres d'une équipe, comme Zoom, Slack, ou Microsoft Teams.

charte des bonnes pratiques

Document qui définit les règles et les comportements attendus pour assurer un travail efficace et harmonieux, notamment en télétravail.

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de repenser l'organisation du travail.

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L'huile du contact que représentent les interactions naturelles

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au bureau se fait rare à distance.

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Les rôles sont parfois à redistribuer.

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Des règles et valeurs communes sont à repenser.

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Le manager doit être attentif au grincement pour inventer

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des stratégies d'efficacité et fluidifier l'organisation du travail.

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Comment définir et organiser en équipe les modalités du télétravail?

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trois étapes.

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Organiser des retours d'expérience à l'écoute des télétravailleurs,

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de définir les besoins des télétravailleurs et trois décider conjointement

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des règles du jeu du télétravail.

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Vous voulez savoir comment garantir motivation,

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collaboration et productivité des équipes composées

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partiellement ou totalement de télétravailleurs.

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Écoutez-les,

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demandez à vos équipes quoi faire pour rester

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une équipe efficace,

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organisez des temps réguliers de Rex,

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retour d'expérience.

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Je recommande particulièrement pendant et après la crise covid

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de partager ce qui est vécu et a été vécu,

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comme le rapporte Francis Boyer plutôt

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que d'institutionnaliser les règles du télétravail,

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les équipes de la DRH Group Groupama

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ont pris l'initiative d'instaurer une plateforme de partage

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de bonnes pratiques et d'expérience sur le sujet,

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alimentée par les managers et collaborateurs sur la base du volontariat.

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Cette démarche de type bottom up a permis de disposer rapidement de témoignages,

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de documents,

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de webinaires de la part des personnes

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enthousiastes

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à l'idée de partager

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leurs apprentissages et leurs vécu.

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À l'échelle de votre équipe,

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vous pouvez organiser des temps de catars.

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au retour d'expérience individuelle et collectifs,

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qu'est-ce qui a été difficile pendant le temps du confinement,

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qu'est-ce qui m'a manqué,

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qu'est-ce que j'ai appris sur moi,

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qu'est-ce que j'ai découvert sur l'équipe?

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Quelles bonnes pratiques je souhaite mettre en

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place dans mes futurs temps de télétravail.

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quelle bonne pratique je souhaite mettre en place pour

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faciliter le travail de mes collègues en télétravail lorsque je serai au bureau.

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Pour encourager le partage d'expérience,

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vous avez aussi l'outil

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sad mad glad,

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qu'est-ce qui m'a rendu sade,

00:02:07

qu'est-ce qui m'a déçu,

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attristé,

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qu'est-ce qui m'a rendu mad,

00:02:10

qu'est-ce qui m'a irrité,

00:02:11

qu'est-ce qui m'a rendu glad,

00:02:13

ce qui m'a réjoui.

00:02:14

Vous pouvez animer ce feedback par un tour de table virtuel en début de réunion

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ou commencer vos entretiens individuels avec

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vos télétravailleurs par cette question.

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vous pouvez aussi organiser un Sad Mad Gad sur le sujet particulier du télétravail.

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Saad,

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ce qui m'a déçu et attristé dans le télétravail,

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le mien

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et celui de mes collègues,

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Mad,

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ce qui m'a irrité dans la pratique du télétravail,

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la mienne et celle de mes collègues.

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Glad,

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ce qui m'a réjoui dans la pratique du télétravail,

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la mienne et celle de mes collègues.

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Vous pourrez extraire de ce rex un certain nombre

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de valeurs et de règles de fonctionnement du télétravail.

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deuxième.de cette vidéo mener une réflexion sur les besoins du télétravailleur.

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Vous pourrez vous inspirer de la vidéo sur les défis du télétravailleur.

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Comment pallier au manque de communication,

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de collaboration à la solitude,

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aux difficultés de déconnexion,

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les conditions de travail à la maison sont en effet différentes.

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inspirons-nous en partie de la pyramide de Maslow sur les besoins humains,

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en premier lieu,

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les besoins de confort physique,

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s'assurer que le télétravailleur a les équipements,

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bureaux,

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ordinateurs,

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smartphone et les logiciels et la connexion nécessaire à un travail confortable.

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puis le besoin d'appartenance,

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éviter l' l'érosion du lien social en en stimulant l'esprit d'équipe,

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en favorisant l'entraide,

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en multipliant les projets en binôme ou en trinôme incluant les télétravailleurs.

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Pensez à bien intégrer les nouveaux,

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le besoin d'autonomie,

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ne pas tomber dans l'excès de contrôle,

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développer confiance et responsabilisation.

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le besoin d'estime de soi,

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reconnaître les efforts,

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suivre les livrables,

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encourager,

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donner du feedback,

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favoriser le plan de carrière du télétravailleur.

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Assurez-vous donc que ces besoins sont reconnus par

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tous et que chacun s'en sente responsable,

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manager,

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télétravailleurs et collègues.

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Dernière étape,

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définir ensemble les règles du jeu de l'organisation du télétravail.

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Pensons en premier lieu aux règles qui sont déjà définies

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par la loi et dans les chartes et accords internes,

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les rappeler,

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en discuter ensemble et les mettre à disposition de tous est un premier pas.

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L'élargissement du télétravail dans votre équipe nécessitera peut-être une

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redistribution des rôles et des tâches dans l'équipe,

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y a-t-il des tâches qui ne s'accommodent pas du distanciel à redistribuer.

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Devez-vous alors organiser

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un transfert de compétences en interne

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et développer la pluridisciplinarité

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si Aline passe en télétravail à 40%,

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voire à 80%,

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alors que Nicolaï reste en présentiel à 100%,

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il sera peut-être intéressant,

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voire nécessaire de négocier avec eux une nouvelle répartition des tâches.

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les modalités du télétravail reposent sur

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l'utilisation des outils collaboratifs en ligne.

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En tant que manager,

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je vous invite à vous former à ceux que vous utiliserez et à en tirer le meilleur.

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Profiter de la technologie et du numérique pour garder

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l'équipe connectée,

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assurez-vous de l'homogénéité de leurs utilisations.

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demandez aux plus aguerris de former

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leurs collègues,

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évitez la dispersion et voyez en équipe comment utiliser

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les mêmes outils.

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Zoom,

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Google Hangouts,

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Slack,

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Microsoft Team pour communiquer,

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Trello,

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Base Camp ou Aana pour la gestion de projets,

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Klaxou ou Mmeister pour animer des réunions interactives à distance.

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décider en équipe quelles sont les règles d'utilisation de ces outils.

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Quand on utilise tel outil,

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qu'est-ce qu'on en fait,

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qu'est-ce qu'on n'en fait pas?

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Comment on protège les données les plus sensibles?

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Obtenez l'engagement des équipes sur les modalités et pratiques du télétravail,

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établissez ensemble des règles relatives aux canaux de communication.

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Quand utilise-t-on l'e-mail,

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le téléphone,

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le tchat,

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la vidéo?

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Quels sont les délais de réponse aux questions et besoins des uns et des autres?

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Notons que le télétravail nécessite une organisation personnelle au top

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afin de ne pas bloquer l'avancée du travail de l'équipe.

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Quelles sont les réunions obligatoires ou pas?

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Quand se tient la réunion d'équipe?

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établissez ensemble des règles sur les comportements,

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donnez le droit,

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voire le devoir de se déconnecter pour ne pas tomber dans l'hyper travail,

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décider des horaires de disponibilité du ou des télétravailleurs.

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Notez qu'on ne peut pas demander à

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un télétravailleur d'être disponible en permanence,

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ce qui ramènerait à néant l'avantage flexibilité du télétravail.

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Vous pouvez ensemble établir des créneaux où les

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télétravailleurs se rendront joignables par exemple 9 heures,

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11 heures,

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14 heures,

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16 heures.

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mettez-vous d'accord sur les signaux qui montrent la disponibilité.

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Chat ouvert,

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notifications actif absent ou ne pas déranger sur votre outil collaboratif.

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Je vous invite donc à écrire ensemble

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la charte des bonnes pratiques du télétravail.

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N'oubliez surtout pas que les bonnes pratiques doivent aussi bien concerner

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les télétravailleurs que leurs collègues qui seront au bureau.

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Plus qu'une charte sur le télétravail,

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c'est une charte sur comment travailler au mieux ensemble,

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qu'on soit à distance ou au bureau.

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Car c'est ainsi que le télétravail va se développer en mode hybride

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avec des salariés qui alterneront pour la plupart

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l'office et le home office.

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À un niveau individuel,

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le manager et le collaborateur auront à décider ensemble de leur mode

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d'interaction et à mettre en place ensemble des indicateurs de suivi d'activité.

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Rappelons que le rôle du manager de demain sera de plus en plus de responsabiliser

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et faciliter le travail de tous,

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que les collaborateurs soient ou pas en télétravail.

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avec des modalités,

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règles et valeurs co-construites et partagées,

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l'huile coulera à nouveau dans les rouages de l'organisation.

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