Outlook - Organiser vos messages à l'aide des règles Tutoriels

Découvrez comment organiser efficacement vos messages électroniques à l'aide des règles dans Microsoft 365. Dans cette vidéo intitulée "Organiser vos messages à l'aide des règles", vous apprendrez comment automatiser certaines actions répétitives pour gagner du temps.
Vous verrez comment créer des règles pour déplacer automatiquement certains types de mails vers des dossiers spécifiques, assigner des catégories à des messages provenant de personnes spécifiques, et gérer vos règles existantes.
Ne manquez pas cette opportunité d'optimiser votre gestion des messages électroniques dans Microsoft 365.

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Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est d'apprendre à utiliser les règles dans Outlook pour automatiser la gestion des messages électroniques, ce qui permet de gagner du temps et d'améliorer l'organisation des emails.

Chapitres :

  1. Introduction aux Règles dans Outlook
    Une règle est une action qu'Outlook exécute automatiquement sur les messages entrants ou sortants. Les règles permettent de gérer vos messages électroniques en évitant certaines actions répétitives, ce qui vous fait gagner du temps.
  2. Créer une Règle pour Supprimer des Emails
    Prenons un exemple : si vous souhaitez que certains emails soient directement envoyés dans les Éléments supprimés, suivez ces étapes : 1. Dans l'onglet 'Accueil', sélectionnez le bouton 'Règles'. 2. Choisissez 'Créer une règle'. 3. Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, choisissez une condition. Par exemple, sélectionnez 'L'objet contient' et entrez 'Lu'. 4. Ensuite, choisissez l'opération à effectuer : cochez 'Déplacer l'élément vers le dossier' et sélectionnez le dossier 'Éléments supprimés'. 5. Cliquez sur 'Ok'. 6. Une fenêtre apparaîtra pour vous demander si vous souhaitez exécuter cette règle maintenant sur les messages existants ou uniquement sur les futurs messages. Cochez la case appropriée et cliquez sur 'Ok'. Après cela, les emails concernés disparaîtront et seront retrouvés dans les Éléments supprimés.
  3. Classer des Messages dans une Catégorie Spécifique
    Un autre exemple consiste à classer les messages provenant d'une personne spécifique dans une catégorie. Voici comment procéder : 1. Cliquez sur 'Créer une règle'. 2. Dans les conditions, cochez la première case 'De' et entrez le nom de la personne. 3. Si l'opération souhaitée n'apparaît pas, cliquez sur 'Options avancées'. 4. Cliquez sur 'Suivant' et choisissez d'assigner le message à une catégorie spécifique. Assurez-vous d'avoir préalablement créé cette catégorie. 5. Cliquez sur le lien 'Catégorie' pour la sélectionner. 6. Cliquez sur 'Suivant' pour ajouter des exceptions si nécessaire, puis sur 'Suivant' à nouveau. 7. Vous verrez un récapitulatif de la configuration de la règle. Cliquez sur 'Terminer'. Désormais, chaque fois que vous recevrez un email de cette personne, il sera automatiquement assigné à la catégorie choisie sans aucune action de votre part.
  4. Gérer les Règles et Alertes
    Lorsque vous avez créé plusieurs règles et que vous souhaitez en modifier une, la désactiver ou la supprimer, vous pouvez cliquer sur 'Gérer les règles et les alertes'. Dans cet écran, vous verrez toutes les règles que vous avez créées. En décochant la case à côté d'une règle, vous la désactivez temporairement jusqu'à ce que vous décidiez de la réactiver. À partir de cette fenêtre, vous pouvez également créer une nouvelle règle, modifier une règle existante, la copier ou la supprimer. Lorsque vous sélectionnez une règle, la description s'affiche dans la zone dédiée.

FAQ :

Qu'est-ce qu'une règle dans Outlook?

Une règle dans Outlook est une action automatisée qui s'applique aux messages entrants ou sortants, permettant de gérer les emails sans intervention manuelle.

Comment créer une règle dans Outlook?

Pour créer une règle, allez dans l'onglet 'Accueil', sélectionnez 'Règles', puis 'Créer une règle'. Suivez les instructions pour définir les conditions et les opérations souhaitées.

Que faire si je veux modifier une règle existante?

Vous pouvez modifier une règle en cliquant sur 'Gérer les règles et les alertes' dans Outlook, où vous pourrez sélectionner la règle à modifier.

Comment puis-je désactiver temporairement une règle?

Pour désactiver temporairement une règle, allez dans 'Gérer les règles et les alertes', décochez la case à côté de la règle que vous souhaitez désactiver.

Quelles sont les opérations possibles lors de la création d'une règle?

Les opérations possibles incluent le déplacement d'un message vers un dossier spécifique, l'attribution d'une catégorie, ou l'ajout d'exceptions.

Comment puis-je organiser mes emails avec des catégories?

Vous pouvez organiser vos emails en créant des catégories dans Outlook et en assignant ces catégories aux messages à l'aide de règles.

Quelques cas d'usages :

Automatisation de la gestion des emails

Utiliser des règles pour déplacer automatiquement les emails de certaines catégories ou expéditeurs vers des dossiers spécifiques, ce qui permet de garder la boîte de réception organisée et de gagner du temps.

Classification des messages importants

Créer des règles pour assigner des catégories aux messages provenant de contacts spécifiques, facilitant ainsi la priorisation et le suivi des communications importantes.

Nettoyage de la boîte de réception

Mettre en place des règles pour déplacer les messages indésirables ou non urgents vers le dossier 'Éléments supprimés', permettant un nettoyage régulier de la boîte de réception.

Gestion des alertes

Configurer des alertes pour les messages importants en utilisant des règles, afin de recevoir des notifications lorsque des emails spécifiques arrivent.

Optimisation du flux de travail

Utiliser des règles pour automatiser des tâches répétitives, comme le classement des emails, ce qui améliore l'efficacité et la productivité au travail.

Glossaire :

Règle

Une action qu'Outlook exécute automatiquement sur les messages entrants ou sortants, permettant de gérer les emails sans intervention manuelle.

Éléments supprimés

Dossier dans Outlook où les messages supprimés sont stockés temporairement avant d'être définitivement effacés.

Condition

Critère spécifié lors de la création d'une règle, qui détermine quels messages seront affectés par cette règle.

Opération

Action à effectuer sur les messages qui répondent à la condition d'une règle, comme déplacer un message vers un dossier spécifique.

Catégorie

Étiquette utilisée dans Outlook pour organiser et classer les messages selon des critères spécifiques.

Options avancées

Fonctionnalité dans Outlook qui permet d'accéder à des conditions et opérations supplémentaires lors de la création d'une règle.

Gérer les règles et les alertes

Fonction dans Outlook permettant de modifier, désactiver ou supprimer des règles existantes.

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automatiquement au message entrant ou sortant.
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Les règles vous permettent de gérer vos messages électroniques
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en vous évitant certaines actions que vous répétez souvent.
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Cette automatisation vous permettra donc de gagner du temps.
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Prenons un premier exemple.
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J'aimerais que ce type de mail aille directement dans les éléments supprimés.
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Pour cela,
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dans l'onglet accueil,
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je sélectionne le bouton règle.
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et je choisis créer une règle.
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Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre,
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je dois choisir une condition.
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Je veux alors lui dire que l'objet contient la mention lu.
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tout email contenant cette mention sera donc concerné.
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Ensuite,
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je choisis l'opération à effectuer.
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je souhaite que ces mails soient directement
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placés dans le dossier élément supprimé.
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Je coche donc la case déplacer l'élément vers le dossier.
00:00:55
puis je sélectionne ce dossier.
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Une fois les conditions et opérations choisies,
00:01:01
je peux cliquer sur OK.
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Une fenêtre apparaît alors pour me demander si
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je souhaite exécuter cette règle maintenant sur les
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messages qui se trouvent déjà dans le dossier
00:01:11
actif ou uniquement pour les futurs messages.
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Je coche la case et je clique sur OK.
00:01:17
L'e-mail en question disparaît et je le retrouve bien dans les éléments supprimés.
00:01:23
Un autre petit exemple,
00:01:24
je souhaite que les messages provenant de cette
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personne soient classés dans une catégorie spécifique.
00:01:30
Je clique donc sur créer une règle et dans les conditions,
00:01:34
je coche la première case de suivi du nom de cette personne.
00:01:39
en dessous,
00:01:39
l'opération que je souhaite effectuer n'apparaît pas dans celle proposée.
00:01:43
Je clique alors sur le bouton option avancée.
00:01:47
l'assistant me propose alors plus de conditions.
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je clique sur suivant,
00:01:51
je choisis de l'assigner à la catégorie spécifiée.
00:01:54
au préalable,
00:01:55
j'ai créé la catégorie.
00:01:57
Je clique donc sur le lien catégorie ici afin de la sélectionner.
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En cliquant sur suivant,
00:02:08
l'assistant me propose également d'ajouter des exceptions si nécessaire.
00:02:12
je clique de nouveau sur suivant.
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Alors ici,
00:02:16
j'ai un récapitulatif de la configuration de la
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règle et je peux cliquer sur terminer.
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Dès lors que je recevrai un e-mail de cette personne,
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il sera automatiquement assigné à cette catégorie sans aucune action de ma part.
00:02:31
Enfin,
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lorsque vous avez créé plusieurs règles et que vous souhaitez
00:02:34
en modifier une ou la désactiver ou encore la supprimer,
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vous pouvez cliquer sur gérer les règles et les alertes.
00:02:42
Dans cet écran,
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vous retrouvez l'ensemble des règles que vous avez créé ici.
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En décochant la case en regard de l'une d'elles,
00:02:48
vous la désactivez temporairement jusqu'à ce que vous décidiez de la réactiver.
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Vous pouvez à partir de cette fenêtre créer une nouvelle règle,
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modifier une règle,
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la copier ou encore la supprimer.
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et lorsqu'une règle est sélectionnée,
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vous visualisez la description dans cette zone.

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