Outlook - Créer différents types d'évenements Tutoriels

Découvrez comment créer facilement différents types d'événements dans Outlook ! Dans cette vidéo, nous explorerons les réunions, les rendez-vous personnels et les rappels. Apprenez à gérer votre temps de manière efficace sans compromettre votre disponibilité. Ne manquez pas ces astuces pratiques pour optimiser votre utilisation d'Outlook !

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Disponible dans Microsoft365

Objectifs :

Comprendre les différents types d'événements dans Outlook et apprendre à les créer pour mieux gérer son temps et ses engagements.

Chapitres :

Introduction
Bienvenue dans ce tutoriel rapide sur la création d'événements dans Outlook. Ce guide vous aidera à découvrir les trois principaux types d'événements que vous pouvez créer : les réunions, les rendez-vous personnels et les rappels.
Les Réunions
Commençons par les réunions et les invitations aux réunions. Dans Outlook, une réunion est un événement partagé avec d'autres personnes. Pour en créer une, cliquez sur 'Nouvel événement' dans le calendrier ou sélectionnez une plage horaire. Vous pouvez alors ajouter des participants, choisir un lieu et même définir un lien Teams si nécessaire. Une fois l'invitation envoyée, vos invités recevront un email. Que vous soyez l'organisateur ou un simple participant, ce type d'événement vous place en statut 'occupé', ce qui est logique puisque vous allez passer du temps en réunion.
Les Rendez-vous Personnels
Passons maintenant aux rendez-vous personnels. Ces événements vous permettent de bloquer du temps dans votre calendrier sans inviter d'autres personnes. Par exemple, un rendez-vous à l'extérieur qui vous prendra un certain temps. Dans ce type d'événement, vous pouvez définir une heure et un lieu pour vous-même. Vous serez marqué comme occupé, ce qui signifie que personne ne pourra réserver de réunion avec vous pendant ce créneau. Les autres personnes vous verront comme occupé. Ce type d'événement peut également être utilisé pour vous concentrer sur une tâche ou pour prévoir du temps pour vous-même.
Les Rappels
Enfin, parlons des événements de type rappel. Contrairement aux autres types, les rappels ne bloquent pas votre disponibilité. Vous pouvez définir une date et une heure, mais votre statut restera 'disponible'. Cela fonctionne parfaitement pour des tâches comme 'ne pas oublier de prendre le dossier en fin de journée' ou pour un rappel de journée entière, comme l'anniversaire de votre collègue. C'est idéal pour garder une trace de vos tâches ou vous rappeler des événements sans bloquer votre calendrier.
Conclusion
Vous savez maintenant comment fonctionnent les réunions, les rendez-vous personnels et les rappels dans Outlook. Ces outils vous permettront de gérer efficacement votre temps et vos engagements, vous aidant ainsi à rester organisé et productif.

FAQ :

Comment créer une réunion dans Outlook?

Pour créer une réunion dans Outlook, cliquez sur 'Nouvel événement' dans le calendrier ou sélectionnez une plage horaire. Ajoutez des participants, choisissez un lieu et définissez un lien Teams si nécessaire, puis envoyez l'invitation.

Quelle est la différence entre un rendez-vous personnel et une réunion?

Un rendez-vous personnel bloque du temps dans votre calendrier sans inviter d'autres personnes, tandis qu'une réunion est un événement partagé avec des participants.

Comment utiliser les rappels dans Outlook?

Les rappels dans Outlook vous permettent de définir une date et une heure pour vous rappeler une tâche ou un événement, sans bloquer votre disponibilité. Par exemple, vous pouvez créer un rappel pour ne pas oublier de prendre un dossier.

Que signifie être marqué comme 'occupé' dans Outlook?

Être marqué comme 'occupé' signifie que vous êtes en réunion ou que vous avez un rendez-vous personnel, ce qui empêche les autres de réserver des réunions avec vous pendant ce créneau.

Comment les autres voient-ils ma disponibilité dans Outlook?

Les autres utilisateurs peuvent voir votre statut dans le calendrier, indiquant si vous êtes 'occupé' ou 'disponible', ce qui les aide à planifier des réunions.

Quelques cas d'usages :

Planification de réunions d'équipe

Utilisez les fonctionnalités de réunion d'Outlook pour organiser des réunions d'équipe régulières. Cela permet de coordonner les horaires de tous les membres et d'assurer une communication efficace.

Gestion du temps personnel

Créez des rendez-vous personnels pour bloquer du temps dans votre calendrier afin de vous concentrer sur des tâches importantes ou pour prendre des pauses. Cela aide à améliorer la productivité en évitant les interruptions.

Suivi des tâches avec des rappels

Utilisez les rappels pour vous souvenir des tâches importantes, comme des échéances ou des événements spéciaux. Cela vous aide à rester organisé sans bloquer votre calendrier.

Coordination d'événements d'entreprise

Lors de l'organisation d'événements d'entreprise, utilisez les invitations de réunion pour gérer les participants et les lieux. Cela facilite la logistique et assure que tout le monde est informé.

Optimisation de la disponibilité

En utilisant les statuts 'occupé' et 'disponible', vous pouvez mieux gérer votre temps et vos engagements, en évitant les conflits de calendrier et en maximisant votre efficacité.

Glossaire :

Événement

Un événement dans Outlook est une entrée dans le calendrier qui peut être une réunion, un rendez-vous personnel ou un rappel.

Réunion

Une réunion est un événement partagé avec d'autres personnes, où les participants sont invités à se rencontrer à un moment et un lieu spécifiques.

Rendez-vous personnel

Un rendez-vous personnel est un événement que vous créez pour bloquer du temps dans votre calendrier sans inviter d'autres personnes.

Rappel

Un rappel est un événement qui vous avertit d'une tâche ou d'un événement à venir, sans bloquer votre disponibilité dans le calendrier.

Participants

Les participants sont les personnes invitées à une réunion dans Outlook.

Lien Teams

Un lien Teams est un lien qui permet aux participants de rejoindre une réunion virtuelle via Microsoft Teams.

Statut

Le statut indique votre disponibilité dans le calendrier, par exemple, 'occupé' ou 'disponible'.

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Dans cette vidéo, nous allons découvrir les trois principaux types d'événements.

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Les réunions, les rendez-vous personnels et les rappels.

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Commençons par les réunions et les invitations aux réunions.

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Dans Outlook, une réunion est un événement partagé avec d'autres personnes.

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Pour en créer une,

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cliquez sur nouvel événement dans le

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calendrier ou sélectionnez une plage horaire.

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Ici, vous pouvez ajouter des participants,

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choisir un lieu et même définir un lien teams si nécessaire.

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Une fois envoyés,

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vos invités recevront une invitation par email.

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Que vous soyez l'organisateur ou simple participant,

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ce type d'événement vous place en occupation,

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ce qui est logique puisque vous allez passer du temps en réunion.

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Maintenant, passons au rendez-vous personnel.

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Ils vous permettent de bloquer du temps

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dans votre calendrier sans inviter d'autres personnes.

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Par exemple un rendez-vous à l'extérieur qui vous prendra un certain temps.

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Dans ce type d'événement, vous pouvez définir une heure et un lieu pour vous-même,

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Vous serez marqué comme occupé,

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ce qui signifie que personne ne pourra réserver

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de réunion avec vous pendant ce créneau.

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Les autres personnes vous verront comme occupé.

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Ce type d'événement peut également être utilisé pour vous concentrer

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sur une tâche ou pour prévoir du temps pour Vous-même.

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Enfin, les événements de type rappel

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ceci ne bloquent pas votre disponibilité.

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Vous pouvez définir une date et une heure,

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mais votre statut restera sur disponible.

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Cela fonctionne parfaitement pour une tâche de type

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ne pas oublier de prendre le dossier en fin de journée

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ou pour un rappel de journée entière comme l'anniversaire de votre collègue.

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C'est parfait pour garder une trace de vos tâches ou vous rappeler des événements,

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mais sans bloquer votre calendrier.

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Vous savez maintenant comment fonctionnent les réunions,

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les rendez-vous personnels et les rappels dans Outlook.

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Ces outils vous permettront de gérer efficacement votre temps et vos engagements.

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