Outlook - Trier et filtrer ses mails Tutoriels

Vous recevez trop d’emails et peinez à les trier ? Dans notre vidéo "trier et filtrer ses mails", découvrez comment utiliser les puissants outils d'Outlook pour organiser efficacement votre boîte de réception. Apprenez à trier vos messages par expéditeur, date ou objet en quelques clics. Ne laissez pas les emails s’accumuler, regardez dès maintenant pour retrouver votre sérénité dans la gestion des emails !

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Objectifs :

L'objectif de ce tutoriel est d'apprendre à utiliser les outils d'Outlook pour trier et rechercher efficacement des emails, afin de maintenir une boîte de réception organisée et de retrouver rapidement les informations nécessaires.

Chapitres :

  1. Introduction
    Avec la quantité croissante de messages que nous recevons chaque jour, il peut parfois être difficile de retrouver des emails rapidement. Ce tutoriel vous guidera à travers les outils proposés par Outlook pour trier et rechercher facilement vos emails.
  2. Trier les Emails
    Outlook permet de trier vos emails de différentes manières pour faciliter leur gestion. Voici comment procéder :
  3. Utiliser les Options de Filtrage
    Outlook offre également des options de filtrage pour affiner votre recherche d'emails. Voici quelques-unes des options disponibles :
  4. Utiliser la Barre de Recherche
    Si les options de tri et de filtrage ne donnent pas les résultats escomptés, vous pouvez utiliser la barre de recherche située en haut de votre boîte de réception. Voici comment l'utiliser :
  5. Affiner les Résultats de Recherche
    Après avoir utilisé la barre de recherche, plusieurs onglets apparaîtront en haut de la liste des résultats, tels que 'Tout courrier', 'Fichier' et 'Teams'. Ces onglets vous permettent de préciser le type d'éléments que vous recherchez. Vous pouvez également utiliser d'autres critères de filtre sans passer par le bouton filtré.
  6. Conclusion
    En utilisant les outils de tri et de recherche d'Outlook, vous pouvez facilement gérer votre boîte de réception et retrouver rapidement les informations dont vous avez besoin. Ces fonctionnalités améliorent non seulement l'organisation de vos emails, mais augmentent également votre efficacité dans la gestion de votre communication quotidienne.

FAQ :

Comment trier mes emails dans Outlook?

Pour trier vos emails dans Outlook, cliquez sur l'en-tête de la colonne que vous souhaitez utiliser pour le tri, comme l'expéditeur, l'objet ou la date. Cela regroupera vos emails selon le critère choisi.

Qu'est-ce qu'un filtre dans Outlook?

Un filtre dans Outlook est une option qui vous permet de restreindre l'affichage des emails selon des critères spécifiques, comme afficher uniquement les emails non lus ou ceux contenant des pièces jointes.

Comment utiliser la barre de recherche dans Outlook?

La barre de recherche est située en haut de votre boîte de réception. Vous pouvez y insérer des mots-clés pour rechercher des emails. Des options de filtrage supplémentaires apparaîtront pour affiner votre recherche.

Comment puis-je retrouver un email spécifique?

Pour retrouver un email spécifique, utilisez la barre de recherche en insérant des mots-clés, l'adresse de l'expéditeur ou du destinataire, et appliquez des filtres comme la période de réception ou la présence de pièces jointes.

Que faire si je ne trouve pas un email après avoir utilisé les filtres?

Si les filtres ne donnent aucun résultat, essayez d'utiliser la barre de recherche avec des mots-clés différents ou vérifiez si vous avez appliqué des filtres trop restrictifs.

Quelques cas d'usages :

Gestion des emails professionnels

Dans un environnement de travail, les employés peuvent utiliser les fonctionnalités de tri et de filtre d'Outlook pour gérer efficacement leur boîte de réception, en retrouvant rapidement des emails importants d'un collègue ou en organisant les messages par projet.

Recherche d'emails avec pièces jointes

Lorsqu'un utilisateur a besoin de retrouver un email contenant une pièce jointe spécifique, il peut utiliser la barre de recherche d'Outlook pour filtrer les résultats et afficher uniquement les messages avec des fichiers attachés, ce qui facilite l'accès aux documents nécessaires.

Suivi des emails importants

Les utilisateurs peuvent marquer des emails avec des indicateurs pour suivre les messages importants. En utilisant les options de filtre, ils peuvent rapidement afficher tous les emails marqués, ce qui aide à prioriser les tâches.

Organisation de la boîte de réception

Les professionnels peuvent trier leurs emails par date ou par expéditeur pour garder leur boîte de réception organisée. Cela permet de réduire le temps passé à chercher des messages et d'améliorer la productivité.

Collaboration en équipe

Dans un cadre collaboratif, les équipes peuvent utiliser les fonctionnalités de recherche d'Outlook pour retrouver des emails échangés sur des projets communs, en filtrant par destinataire ou en utilisant des mots-clés liés au projet.

Glossaire :

Outlook

Un logiciel de gestion de courriels développé par Microsoft, utilisé pour envoyer, recevoir et organiser des emails.

Boîte de réception

L'endroit où les emails entrants sont stockés dans un client de messagerie, permettant aux utilisateurs de consulter leurs messages.

Tri

Le processus d'organisation des emails selon des critères spécifiques, tels que l'expéditeur, l'objet ou la date.

Filtre

Une fonctionnalité qui permet de restreindre l'affichage des emails selon des critères définis, comme les messages non lus ou ceux contenant des pièces jointes.

Barre de recherche

Un outil situé en haut de la boîte de réception qui permet aux utilisateurs de rechercher des emails en utilisant des mots-clés.

Pièce jointe

Un fichier envoyé avec un email, tel qu'un document ou une image.

Indicateur

Une marque ou un symbole utilisé pour signaler un email important ou nécessitant une attention particulière.

Objet

Le sujet d'un email, qui résume le contenu du message.

Expéditeur

La personne ou l'entité qui envoie un email.

Destinataire

La personne ou l'entité à qui un email est envoyé.

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il est quelquefois difficile de retrouver des emails rapidement.
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Dans ce tutoriel,
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nous allons voir les outils que propose
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Outlook pour trier et rechercher facilement.
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Un email
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triée par colonne
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peut vous aider à trouver rapidement les informations dont vous
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avez besoin et à garder votre boîte de réception organisée
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dans votre boîte de réception.
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Vous verrez vos emails listés par ordre chronologique, par défaut,
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en haut de votre liste de mails.
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Vous verrez plusieurs en tête de colonne comme deux objets reçus.
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Ces colonnes peuvent être utilisées pour trier vos emails.
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Pour trier vos emails par expéditeur, cliquez sur l'en-tête de la colonne deux.
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Cela regroupera vos emails par expéditeur,
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ce qui peut être utile pour retrouver
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rapidement les messages d'une personne spécifique.
00:01:00
Pour trier vos messages par objet,
00:01:02
cliquez sur l'en-tête de la colonne objet.
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Les emails seront alors triés par ordre alphabétique en fonction de leur objet.
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Vous verrez une petite flèche apparaître indiquant l'ordre de tri.
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Cliquez à nouveau pour inverser l'ordre alphabétique.
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Pour trier vos e-mails par date, cliquez sur l'en-tête de la colonne reçue.
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En plus de trier en ordre croissant et décroissant l'affichage des
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messages est groupé par intervalles de temps pour faciliter la lecture.
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Vous pouvez aussi affiner davantage avec l'option
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filtrer en haut à droite de l'écran,
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par exemple avec l'option non lu pour afficher
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uniquement les emails que vous n'avez pas encore lus
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avec indicateur,
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qui permet d'afficher les emails qui ont été marqués avec un indicateur,
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contient des fichiers
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qui affichent uniquement les emails qui contiennent des pièces jointes.
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Cliquez sur l'option Trier
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pour trier par catégories, taille ou importance
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Si ces options de filtre et de tri ne donnent aucun résultat,
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il existe une deuxième méthode pour affiner vos recherches et augmenter vos
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chances de retrouver vos mails en utilisant la barre de recherche.
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La barre de recherche est située en haut de votre boîte de réception.
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Elle permet de rechercher les mails efficacement en insérant des mots clés.
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L'option filtre à droite de la barre affiche un panneau
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qui vous propose d'affiner votre recherche en insérant des critères.
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Prenons un exemple.
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Nous recherchons un message envoyé par un collaborateur
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comprenant une pièce jointe ainsi qu'un mot clé
00:02:39
azur.
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Ici, nous pouvons choisir l'emplacement du mail.
00:02:44
Ensuite, nous insérons l'adresse de l'expéditeur.
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Nous pouvons rechercher par destinataire ou
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grâce à l'adresse e-mail d'une personne.
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En copie,
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saisissez le mot clef
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azur.
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Une période de réception pourra être renseignée.
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L'état de la lecture nous permet de rechercher uniquement les mails lus ou non lus.
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Cocher l'option pièces jointes pour rechercher les mails qui contient un fichier,
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puis cliquer sur rechercher.
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Vous verrez plusieurs onglets, comme tout courrier,
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fichier et teams en haut de la liste des résultats.
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Après avoir utilisé la barre de recherche,
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ces onglets vous permettent de préciser le type d'éléments que vous recherchez.
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Vous pouvez utiliser d'autres critères de filtre tels que
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avec indicateur ou importance élevée,
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sans passer par le bouton filtré.
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Pour sortir de l'écran de résultat, cliquez sur boîte de réception.
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L'affichage reviendra alors à son état normal, affichant tous les emails.

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