Business Central - Gestion des achats Tutoriels
Dans cette vidéo intitulée "Gestion des achats", nous allons aborder les étapes importantes relatives aux processus de la gestion des achats dans la solution Microsoft Business Central.
Ce tutoriel se déroule en 4 étapes :
la création d'une demande de prix, d'un devis, la validation ou l'approbation en interne, la transformation en demande de devis ou commande, ainsi que l'enregistrement des marchandises reçues et la facture fournisseur.
Nous allons voir comment renseigner le nom du fournisseur ainsi que d'autres détails, comment joindre des documents concernant le projet d'achat, et comment indiquer le type de chaque ligne.
Nous allons également découvrir comment utiliser la liste déroulante pour choisir un article ou saisir directement le numéro de l'article, ainsi que comment partager cette vidéo avec différents collaborateurs de la société.
Suivez ce tutoriel pour améliorer votre efficacité dans la gestion des achats avec Microsoft Business Central.
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Objectifs :
Ce tutoriel vise à expliquer les étapes clés du processus de gestion des achats, en détaillant la création d'une demande de prix, la validation interne, la transformation en commande, et l'enregistrement des marchandises reçues ainsi que de la facture fournisseur.
Chapitres :
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Introduction au processus de gestion des achats
Dans ce tutoriel, nous allons aborder les étapes importantes relatives au processus de gestion des achats. Ce scénario se déroule en quatre étapes : la création d'une demande de prix, la validation ou l'approbation en interne, la transformation en demande de devis ou commande, et enfin, l'enregistrement des marchandises reçues et de la facture fournisseur. -
Étape 1 : Création d'une demande de prix
La première étape consiste à créer une demande de prix. Cette étape est cruciale, surtout si vous avez une procédure de validation des achats, mais elle est également importante pour la communication avec le fournisseur. L'écran de création se présente comme un devis ou l'enregistrement d'une facture. Vous devez renseigner le nom du fournisseur ainsi que d'autres détails, comme le code acheteur. Dans la partie droite, il est possible de joindre des documents concernant le projet d'achat, ainsi que des notes consultables par les personnes qui devront approuver cet achat. Plus bas, dans la section des lignes, vous indiquez le type d'achat. Chaque type a une fonction particulière, par exemple, le compte général pour des achats de type service, comme le compte 604 pour des marchandises non stockables. Vous pouvez également choisir des articles déjà enregistrés dans le système, comme un bureau ou une chaise de bureau, en indiquant les quantités nécessaires. Si un flux d'approbation existe pour ce type d'action, vous pouvez envoyer une demande d'approbation à partir de ce document. -
Étape 2 : Validation de la demande de prix
Une fois la demande de prix créée, nous considérons qu'elle a été validée pour cette démonstration. La deuxième étape consiste à convertir cette demande de prix en commande. Le bouton 'Créer commande' permet de faire cette conversion. Vous constaterez que le numéro de devis est renseigné, et les deux documents sont liés avec toutes les informations, y compris les pièces jointes et les notes créées dans le premier document. À cette étape, vous pouvez imprimer et envoyer cette demande de prix à votre fournisseur. Il est recommandé de passer le statut en 'lancer', car cela signifie que la commande a été lancée auprès du fournisseur et validée en interne. -
Étape 3 : Réception des marchandises et ajustement de la facture
Quelques jours plus tard, lorsque votre fournisseur vous envoie la marchandise avec la facture, vous devez indiquer le numéro du document reçu. Vous pouvez adapter la facture avec les informations réelles, comme l'ajout de frais de transport qui ne figuraient pas dans la demande de prix initiale. Il est important de noter que si le document est passé au statut 'lancer', vous ne pourrez pas le modifier. Vous devrez le repasser au statut 'ouvert' pour effectuer des ajustements, comme ajouter des frais annexes ou ajuster les prix et quantités. Dans ce tableau, vous contrôlez également les quantités réellement reçues, ce qui est crucial en cas de livraison partielle. -
Étape 4 : Validation de la commande et enregistrement de la facture
La dernière étape consiste à valider cette commande pour la transformer en facture. Au moment de la validation, le système propose trois choix : 'réceptionné' si vous souhaitez prendre en compte l'entrée dans les stocks sans enregistrer la facture, ce qui est typique d'une livraison partielle, ou 'réceptionner et facturer', ce qui permet de réaliser à la fois la réception de la marchandise et son entrée dans les stocks, ainsi que l'enregistrement de la facture dans la comptabilité. Ainsi, vous aurez la facture enregistrée et pourrez retrouver dans l'écran de réception d'achat enregistré le bon de réception généré automatiquement. Nous avons donc vu un processus simple mais complet du cycle d'achat, du devis à l'enregistrement de la facture et l'entrée en stock des marchandises.
FAQ :
Quelles sont les étapes du processus de gestion des achats?
Le processus de gestion des achats comprend quatre étapes principales : la création d'une demande de prix, la validation ou l'approbation interne, la transformation de la demande en commande, et l'enregistrement des marchandises reçues ainsi que la facture fournisseur.
Comment créer une demande de prix?
Pour créer une demande de prix, il faut renseigner le nom du fournisseur, des détails comme le code acheteur, et joindre des documents ou des notes pour l'approbation. Ensuite, il est possible de spécifier les articles et les quantités souhaitées.
Que faire si je dois modifier une facture après l'avoir enregistrée?
Si vous devez modifier une facture, vous devez d'abord changer le statut du document de 'lancé' à 'ouvert' pour pouvoir effectuer les modifications nécessaires.
Qu'est-ce qu'une livraison partielle?
Une livraison partielle se produit lorsque seulement une partie des articles commandés est reçue. Cela nécessite un contrôle des quantités reçues par rapport à la commande initiale.
Comment valider une commande pour la transformer en facture?
Pour valider une commande et la transformer en facture, vous devez choisir l'option appropriée dans le système, qui peut inclure la réception des marchandises et l'enregistrement de la facture dans la comptabilité.
Quelques cas d'usages :
Gestion des achats dans une entreprise
Une entreprise peut utiliser le processus de gestion des achats pour rationaliser ses opérations d'approvisionnement, en s'assurant que chaque étape, de la demande de prix à la réception des marchandises, est bien documentée et validée.
Suivi des commandes et des factures
Les responsables des achats peuvent suivre les commandes et les factures pour s'assurer que les paiements sont effectués à temps et que les marchandises sont reçues conformément aux attentes, ce qui améliore la gestion des flux de trésorerie.
Optimisation des coûts d'approvisionnement
En utilisant des demandes de prix et des devis, une entreprise peut comparer les offres de différents fournisseurs pour optimiser ses coûts d'approvisionnement et choisir la meilleure option.
Gestion des litiges avec les fournisseurs
En cas de litige concernant une facture ou une livraison, le processus de gestion des achats permet de retracer les documents et les communications, facilitant ainsi la résolution des problèmes.
Amélioration de la communication interne
Le processus d'approbation interne pour les demandes d'achat améliore la communication entre les départements, garantissant que toutes les parties prenantes sont informées et impliquées dans le processus d'achat.
Glossaire :
demande de prix
Une demande de prix est un document envoyé à un fournisseur pour obtenir une estimation des coûts d'un produit ou d'un service.
devis
Un devis est une proposition formelle d'un fournisseur qui détaille les coûts et les conditions d'un produit ou service avant l'achat.
approbation
L'approbation est le processus par lequel une demande ou un document est validé par une personne ou un groupe autorisé.
commande
Une commande est un document officiel qui confirme l'achat de biens ou de services auprès d'un fournisseur.
facture
Une facture est un document commercial qui détaille les biens ou services fournis et le montant dû par le client.
réception
La réception est le processus d'acceptation des marchandises livrées, souvent accompagné d'un contrôle de la conformité avec la commande.
stock
Le stock désigne l'ensemble des biens ou produits disponibles pour la vente ou l'utilisation dans une entreprise.
frais de transport
Les frais de transport sont les coûts associés à la livraison de marchandises d'un fournisseur à un client.
livraison partielle
Une livraison partielle se produit lorsque seulement une partie des articles commandés est livrée à un client.
compte général
Un compte général est un compte comptable utilisé pour enregistrer les transactions financières d'une entreprise.
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