Des réunions virtuelles inclusives Tutoriels

Transformez vos réunions virtuelles en expériences inclusives avec notre vidéo 'des réunions virtuelles inclusives'. Découvrez cinq pratiques clés qui renforcent la collaboration et le travail en équipe. Apprenez à gérer les échanges, maintenir l'engagement et favoriser une ambiance conviviale même à distance. Ne laissez pas la distance nuire à votre esprit d'équipe!

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Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est de fournir des bonnes pratiques pour rendre les réunions virtuelles plus inclusives et efficaces, en abordant des stratégies pour améliorer la participation et l'engagement de tous les participants, qu'ils soient présents physiquement ou à distance.

Chapitres :

Introduction
Dans un monde de plus en plus tourné vers le télétravail, il est essentiel de s'assurer que les réunions virtuelles soient inclusives. Cette vidéo présente cinq bonnes pratiques pour améliorer la qualité des échanges lors de ces réunions.
Pratique 1 : Responsabilité partagée
Il est crucial que tous les participants soient responsables de la qualité des échanges. Dans une réunion d'équipe, qu'elle soit entièrement ou partiellement en télétravail, les participants au bureau et à distance doivent être engagés. Pour cela, il est recommandé d'alterner l'animation des réunions entre les collaborateurs et de partager les rôles : - Une personne fait avancer l'ordre du jour. - Un scribe prend en note le compte rendu. - Un timekeeper surveille le timing des séquences. - L'hôte veille à ce que tous s'expriment.
Pratique 2 : Utilisation d'outils collaboratifs
Investir dans un bon outil collaboratif en ligne est essentiel. La plupart des applications offrent des fonctionnalités telles que le partage d'écran, la co-construction de documents, le vote et l'organisation de sous-groupes de discussion. Des outils comme Klaxum, BCA, Eisen et Templo peuvent faciliter la co-construction et permettre à chacun de participer facilement via divers appareils.
Pratique 3 : Convivialité et cadre
Il est important de se concentrer sur deux éléments clés : la convivialité et le cadre. Les réunions à distance doivent être encore plus structurées que les réunions en présentiel. Un manque de cadre peut entraîner une déconnexion rapide des participants. Il est donc essentiel de respecter les séquences et le timing, tout en ramenant régulièrement les participants aux objectifs de la réunion.
Pratique 4 : Tour de table virtuel
Le tour de table virtuel est une méthode efficace pour favoriser l'intelligence collective. Il permet à chaque participant de se présenter ou de partager ses avancées sur un projet. Lors de la formulation de questions, il est préférable de les adresser directement à des participants spécifiques pour encourager leur engagement et éviter que seuls les plus bavards ne répondent.
Pratique 5 : Rituels virtuels
Mettre en place des rituels virtuels peut renforcer les liens au sein de l'équipe, même en période de télétravail. Par exemple, des rencontres informelles comme des pauses café virtuelles permettent aux employés d'échanger sur des sujets non liés au travail. Ces rituels doivent être bien cadrés pour garantir un échange convivial et inclusif.
Conclusion
En appliquant ces cinq pratiques, vous pouvez transformer vos réunions virtuelles en expériences inclusives et engageantes. Cela non seulement améliore la participation, mais renforce également la cohésion d'équipe, essentielle dans un environnement de travail hybride.

FAQ :

Comment rendre mes réunions virtuelles plus inclusives?

Pour rendre vos réunions virtuelles inclusives, alternez l'animation entre les participants, utilisez des outils collaboratifs pour faciliter la participation, et assurez-vous que chaque personne est nommée et accueillie. Mettez en place des rituels virtuels pour renforcer les liens.

Quels outils utiliser pour des réunions virtuelles efficaces?

Utilisez des outils collaboratifs comme Klaxum, BCA, Eisen ou Templo, qui permettent le partage d'écran, la co-construction de documents, et l'organisation de sous-groupes de discussion.

Pourquoi est-il important de nommer les participants lors d'une réunion?

Nommer les participants aide à maintenir leur engagement et à s'assurer qu'ils se sentent inclus, surtout s'ils sont à distance. Cela leur permet également de se sentir valorisés et d'encourager leur participation.

Comment gérer le temps lors d'une réunion virtuelle?

Désignez un timekeeper pour surveiller le timing des séquences et assurez-vous de respecter l'ordre du jour. Cela aide à maintenir l'attention des participants et à éviter les digressions.

Quels rituels virtuels puis-je mettre en place pour mon équipe?

Vous pouvez organiser des pauses café virtuelles, des discussions informelles sur des sujets non liés au travail, ou des sessions de partage où chaque membre parle de ses intérêts ou de ses succès.

Quelques cas d'usages :

Amélioration de la collaboration à distance

Dans une entreprise où les employés travaillent à distance, l'application des bonnes pratiques de réunions virtuelles peut améliorer la collaboration. Par exemple, en utilisant des outils comme Klaxum pour des sessions de brainstorming, les équipes peuvent co-construire des idées en temps réel, même si certains membres sont absents.

Gestion de projets avec des équipes dispersées

Pour une équipe de projet répartie sur plusieurs sites, l'utilisation de rituels virtuels comme des tours de table réguliers permet de maintenir l'engagement et de s'assurer que tous les membres sont au courant des avancées et des défis rencontrés.

Renforcement des liens d'équipe

Dans un contexte de télétravail prolongé, organiser des rituels virtuels, comme des discussions informelles sur des sujets personnels, peut aider à renforcer les liens entre les membres de l'équipe et à compenser le manque d'interactions en personne.

Optimisation des réunions de suivi

Lors de réunions de suivi, l'utilisation d'un scribe pour prendre des notes et d'un timekeeper pour gérer le temps peut améliorer l'efficacité des réunions. Cela permet de s'assurer que toutes les décisions sont documentées et que le temps est utilisé de manière optimale.

Glossaire :

réunion virtuelle

Une réunion qui se déroule en ligne, permettant aux participants de se connecter à distance via des outils de visioconférence.

outil collaboratif

Une application ou un logiciel qui facilite le travail en équipe en permettant le partage de documents, la communication et la gestion de projets.

scribe

La personne responsable de prendre des notes et de rédiger le compte rendu d'une réunion.

timekeeper

La personne chargée de surveiller le temps alloué à chaque séquence d'une réunion pour s'assurer que l'ordre du jour est respecté.

tour de table

Une méthode de discussion où chaque participant a l'occasion de s'exprimer à tour de rôle, souvent utilisée pour recueillir des avis ou des mises à jour.

rituels virtuels

Des pratiques régulières mises en place pour renforcer les liens entre les membres d'une équipe, même à distance, comme des pauses café virtuelles.

Klaxum, BCA, Eisen, Templo

Des exemples d'applications collaboratives qui facilitent la co-construction et le partage d'informations en ligne.

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Voici cinq bonnes pratiques pour vous y aider.

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Prati un,

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soyez tous responsables de la qualité des échanges en réunion.

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La réunion en équipe,

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qu'elle soit toute en télétravail ou partiellement en télétravail est un défi.

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Ceux qui sont au bureau se retrouvent ensemble,

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les autres suivent la réunion à distance.

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Les études ont prouvé que la participation en

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réunion est moins active lorsqu'on est à distance.

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je recommande d'alterner l'animation des réunions entre les collaborateurs

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et de partager les rôles.

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Une personne fait avancer sur l'ordre du jour,

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le scribe prend en note le compte rendu,

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le timekeeper surveille le timing des séquences,

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l'hôte veille à ce que tous s'expriment.

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J'ai fait une vidéo sur le sujet du partage des rôles en réunion

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pratique deux

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offrez-vous le luxe d'un bon outil collaboratif en ligne.

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La plupart des applications proposent partage d'écran et

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possibilité de co-construire sur des documents partagés,

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de voter,

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voire d'organiser des sous-groupes de discussions.

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Des applications comme Klaxum,

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BCA,

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Eisen,

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Templo pourront vous aider à aller encore plus loin encore.

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dans la co-construction.

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Chaque séquence est minutée,

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tout le monde participe aisément via

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les téléphones,

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tablettes,

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ordinateurs.

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Chacun s'exprime,

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vote,

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réagit,

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brainstorm

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sur un même pied d'égalité en temps réel,

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qu'il soit au bureau ou à distance.

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Le compte rendu des productions et décisions est

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généré automatiquement par la plateforme en fin de réunion

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du 100% inclusif.

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pratique tro,

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focalisez-vous sur les deux C,

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convivialité et cadre

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à distance tout manquement sur l'un de ces deux points sera fatal.

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C'est comme cadre des réunions à distance doivent

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être encore plus cadrées que les réunions présentielles.

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Une absence de cadre provoque une déconnexion hyper rapide des participants.

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tenez-vous au maximum aux séquences et timing,

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ramenez sans cesse aux objectifs sur lesquels vous étiez mis d'accord.

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Oh là,

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l'équipe on digresse,

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je vous rappelle que l'objectif de notre réunion était de trois petits points.

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C'est comme convivialité parce qu'il faut compenser

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le manque de présence et chaleur humaine.

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si c'est à votre tour d'être l'hôte de la réunion,

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soyez donc le premier à arriver à la

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réunion virtuelle afin d'accueillir chacun avec le sourire.

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Soyez très attentif à ce que chacun soit nommé et accueilli.

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Alex vient de nous rejoindre.

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Bonjour Alex,

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regardez régulièrement la webcam

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et ne parlez pas les yeux dans vos notes.

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Si seulement un ou deux participants sont en visio,

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tandis que tous les autres sont présents,

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ne les oubliez pas,

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nommez-les,

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regardez la caméra questionnez-les.

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demande-le régulièrement.

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Ça va Kim,

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tu nous suis,

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tu es toujours avec nous Étienne.

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Une question Patricia,

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c'est plus difficile pour ces personnes absentes de couper la

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parole pour donner leur.de vue ou pour poser une question

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aidez-les à être acteurs de la réunion,

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même s'ils ne partagent pas la même scène.

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nommer les personnes avec qui vous parlez,

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non pas,

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tu penses donc qu'il faut investir mais Peter,

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tu penses donc qu'il faut investir

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ainsi tout le monde sait de qui on parle

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et se sent exister.

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Prati quatre manier le plus souvent

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le tour de table virtuel pour que l'intelligence

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collective donne tous ses fruits au démarrage,

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faites un tour de table où chacun se présente

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ou un tour de table où chacun partage

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ses avancées sur le projet en cours,

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ses succès,

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ses difficultés.

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lorsque vous posez des questions,

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ne les posez pas à la cantonade en attendant qu'un courageux ou un bavard y réponde.

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Faites un tour de table virtuelle.

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Quel est ton avis sur cette question du délai Alain et toi Isabelle,

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validez régulièrement les décisions par un tour de table virtuel.

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Nous avons donc décidé d'investir dans tel outil

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ok pour toi Patrick ok pour toi Claire.

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un tour de table virtuel régulier est donc indispensable en réunion à distance,

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le tour de table compensera la perte d'informations que

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vous subissez en n'étant pas dans la même pièce.

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Tous ces micro mouvements ou changements d'expression ou altération de la voix

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que nous captons habituellement lorsque nous

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sommes en présence de notre interlocuteur

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et que nous ne pouvons pas percevoir via l'audio ou la visioconférence.

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Prati cinq mettez en place des rituels virtuels

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essentiels en temps de pandémie,

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ces rituels n'en restent pas moins bénéfiques

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si le télétravail se poursuit dans votre équipe

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à raison de deux à trois jours de télétravail par personne

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absente à des jours fixes,

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il y a des chances que vous ne croisiez plus jamais certains collègues.

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Comment partager et échanger avec eux sur un mode informel,

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comme on le fait au post café ou déjeuner?

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Chez Zier,

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les employés se retrouvent pour une machine à café virtuelle avec pour

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mot d'ordre d'échanger des choses en dehors des dossiers du travail.

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Ils partagent aussi sur Slack leur musique préférée.

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Attention,

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ces rituels porteront du fruit s'ils sont assez

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cadrés pour permettre un échange convivial entre tous.

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Tous les 15 jours,

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un membre de l'équipe peut l'animer en veillant à ce que chacun ait la parole

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et en orientant la discussion sur les sujets.

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Par exemple parler de son film préféré.

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de ses rêves et projets,

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de son sport préféré,

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d'une joie de la semaine,

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de son héros d'enfance

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deux trois petits points.

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