Les réunions virtuelles à distance Tutoriels

Découvrez comment maximiser l'efficacité de vos "réunions virtuelles à distance"! Cette vidéo révèle les avantages des réunions en ligne, les outils incontournables pour les animer et des conseils pratiques pour favoriser l'engagement des participants. Ne laissez pas la distance nuire à votre collaboration! #collaborationettravailenéquipe #approfondir

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Objectifs :

Comprendre les avantages et les outils nécessaires pour organiser des réunions à distance efficaces, ainsi que les meilleures pratiques pour animer ces réunions.

Chapitres :

  1. Introduction au Télétravail et aux Réunions Virtuelles
    Dans un monde de plus en plus globalisé, le télétravail et les réunions à distance deviennent essentiels. Cette vidéo explore les avantages des réunions virtuelles, les outils nécessaires et les techniques pour les rendre aussi efficaces, voire plus, que les réunions en personne.
  2. Avantages des Réunions à Distance
    Les réunions virtuelles permettent de réunir des personnes géographiquement dispersées, ce qui fait gagner du temps et réduit les coûts de déplacement. De plus, elles favorisent une dynamique collective, essentielle dans le cadre du travail collaboratif.
  3. Outils Collaboratifs pour Réunions Virtuelles
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  4. Sécurité et Confidentialité
    La sécurité des données est primordiale lors des réunions virtuelles. De nombreux outils offrent des systèmes de sécurité robustes, y compris le cryptage renforcé, pour assurer la confidentialité des informations échangées.
  5. Conseils pour Animer des Réunions Virtuelles
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  6. Importance de la Préparation
    Une réunion virtuelle réussie nécessite une préparation minutieuse. Cela inclut la définition des objectifs, la planification des séquences de la réunion et la gestion du temps. Un bon animateur doit également déléguer certaines tâches pour se concentrer sur l'animation.
  7. Conclusion
    Les réunions virtuelles, bien que différentes des réunions en personne, peuvent être tout aussi efficaces. En utilisant les bons outils et en appliquant les meilleures pratiques d'animation, il est possible de créer un environnement collaboratif productif, même à distance.

FAQ :

Quels sont les avantages des réunions virtuelles ?

Les réunions virtuelles permettent de rassembler des participants géographiquement dispersés, d'économiser du temps et des coûts de déplacement, et de maintenir une dynamique collective. Elles offrent également une flexibilité accrue pour les horaires et les lieux de travail.

Comment organiser une réunion à distance efficacement ?

Pour organiser une réunion à distance efficacement, utilisez des outils collaboratifs adaptés, planifiez la réunion à l'avance avec des outils comme Doodle, et établissez un cadre clair avec un agenda précis. Assurez-vous également d'impliquer tous les participants, même ceux qui sont en visioconférence.

Quels outils sont recommandés pour les réunions virtuelles ?

Parmi les outils recommandés pour les réunions virtuelles, on trouve Webex, GoToMeeting, Google Hangouts, et Skype. Chacun de ces outils offre des fonctionnalités variées comme le partage d'écran, la messagerie instantanée, et des options de sécurité.

Comment maintenir l'engagement des participants lors d'une réunion virtuelle ?

Pour maintenir l'engagement des participants, il est important de les nommer régulièrement, de poser des questions directes, et d'utiliser des outils interactifs comme des sondages ou des tableaux blancs virtuels. Créer un environnement convivial et dynamique est également essentiel.

Quelles sont les meilleures pratiques pour animer une réunion virtuelle ?

Les meilleures pratiques pour animer une réunion virtuelle incluent d'arriver en premier pour accueillir les participants, de structurer la réunion avec un agenda clair, de distribuer la parole équitablement, et de rester attentif aux participants absents en les impliquant régulièrement.

Quelques cas d'usages :

Réunions d'équipe à distance

Les équipes dispersées géographiquement peuvent organiser des réunions hebdomadaires via des outils de visioconférence pour discuter des progrès des projets, résoudre des problèmes et maintenir la cohésion de l'équipe.

Formations en ligne

Les formateurs peuvent utiliser des plateformes de réunion virtuelle pour dispenser des cours à distance, permettant aux participants de poser des questions en temps réel et d'interagir avec le contenu de manière dynamique.

Consultations avec des clients

Les entreprises peuvent organiser des réunions virtuelles avec des clients pour discuter de leurs besoins, présenter des produits ou services, et recueillir des retours, tout en économisant sur les déplacements.

Brainstorming collaboratif

Les équipes peuvent utiliser des outils de mindmapping en ligne pour organiser des sessions de brainstorming, permettant à chaque membre de contribuer des idées et de collaborer en temps réel, même à distance.

Suivi de projet

Les chefs de projet peuvent organiser des réunions virtuelles régulières pour faire le point sur l'avancement des tâches, identifier les obstacles et ajuster les plans d'action, tout en impliquant tous les membres de l'équipe.

Glossaire :

Télétravail

Pratique de travail à distance, permettant aux employés de travailler depuis un lieu autre que le bureau traditionnel.

Réunion virtuelle

Rencontre en ligne entre plusieurs participants, utilisant des outils de communication à distance pour échanger des idées et des informations.

Outils collaboratifs

Applications et plateformes en ligne qui facilitent le travail en équipe, permettant le partage de documents, la communication et la gestion de projets.

Doodle

Outil en ligne permettant de planifier des réunions en trouvant la date et l'heure qui conviennent au plus grand nombre de participants.

Visioconférence

Réunion en ligne où les participants peuvent se voir et s'entendre grâce à des caméras et des microphones.

Cryptage

Méthode de sécurisation des données en les transformant en un format illisible pour protéger la confidentialité des informations.

Whiteboard virtuel

Outil numérique permettant de dessiner, écrire et collaborer en temps réel sur un tableau partagé en ligne.

Sondage en ligne

Outil permettant de recueillir des opinions ou des votes des participants sur des questions spécifiques durant une réunion.

résultat(s)
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travail à distance,
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sous-traitant nomade.
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Comment organiser des réunions à distance avec des collaborateurs,
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clients,
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fournisseurs
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qui ne sont pas dans vos locaux.
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Nous verrons dans cette vidéo quels sont les avantages des réunions virtuelles,
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quels sont les outils nécessaires et comment animer ces
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meetings à l'ère des nouvelles tech
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pour les rendre aussi efficaces,
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voire plus
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que les réunions in situ.
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commençons par les avantages à organiser des réunions à distance.
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L'avantage premier de la réunion virtuelle est de réunir
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sur un sujet commun
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des personnes géographiquement dispersées.
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Dans ce cas,
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la réunion virtuelle permettra de gagner du temps pour tous.
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Vous ferez ainsi des économies,
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économies en temps et en coûts de déplacement,
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tout en maintenant une dynamique collective.
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Demain,
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je gage que deux réunions sur trois se feront toutes ou parties en virtuel
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pour trois raisons.
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D'abord parce que la globalisation nous met en relais avec
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des collègues et partenaires en région ou à l'international.
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Ensuite parce que les collaborateurs,
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notamment les jeunes générations,
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revendiquent la flexibilité des horaires et des lieux de travail.
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en 2017,
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la ministre du Travail Muriel Pénicaud
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annonçait que 17% des salariés télétravaillaient
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déjà de manière effective et que deux salariés sur trois y aspiraient.
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Amélie est en travail lors de la réunion mensuelle,
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ne renonçait.
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surtout pas à sa présence.
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C'est l'occasion pour vous de faire le pas et d'organiser
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une audio ou visioconférence.
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Non,
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ce n'est pas compliqué.
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Si votre salle de réunion n'est pas équipée d'écran,
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ce n'est pas une raison pour y renoncer.
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Les écrans d'ordinateurs feront l'affaire.
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Aujourd'hui,
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tous les membres de projets peuvent participer aux réunions à distance.
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Aucune raison de réduire l'effectif à ceux présents sur les lieux.
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Enfin,
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dernière raison qui fait que demain deux réunions
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sur trois se feront toutes ou parties en virtuel
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parce que les outils collaboratifs en ligne
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permettent tant d'efficacité que l'animateur de réunion
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en présentiel a un rival de poids.
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Enfin non,
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pas un rival,
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plutôt un partenaire.
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C'est l'occasion de vous parler des outils collaboratifs de réunion à distance.
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Pour planifier une réunion,
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quelques clics sur Doodle vous permettront de trouver la meilleure date,
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celle à laquelle un maximum de participants sont disponibles,
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puis d'envoyer l'invitation.
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Les outils innovants favorisant l'efficacité d'une
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réunion à distance sont nombreux.
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choisissez un outil adapté à vos spécificités.
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Nombre de participants,
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option messagerie texte,
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audio et vidéo,
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possibilité de partager et commenter des documents simultanés,
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système de sondage en ligne
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et fonctions de vote à distance,
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fonctionnalité.
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whiteboard virtuel,
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espace collaboratif,
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tableaux de bord et statistiques,
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chaque outil de réunion à distance propose des fonctionnalités
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et des options distinctes.
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Pour vérifier que la plateforme est adaptée à vos besoins et spécificités,
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testez-les gratuitement en amont.
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La grande majorité des outils de réunion à distance proposent
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des systèmes de sécurité afin d'assurer la confidentialité des données
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et l'absence de fuite d'information.
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Certains outils de communication virtuelle proposent un cryptage renforcé.
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la notoriété d'une solution de conférence en ligne
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est également un critère de choix judicieux.
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Pour cela,
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voici quelques éditeurs déjà largement testés et approuvés.
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Webex par Cisco,
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fonction vidéoconférence avec partage d'écrans et annotation
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simultanée avec partage du rôle d'animateur,
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enregistrement des conférences et whiteboard
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GoToMeeting sur ordinateur,
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tablette ou téléphone.
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le logiciel de vidéoconférence propose un tableau de bord à l'interface intuitive
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et fonctionnelle.
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Google Hangouts pour le moment moins pro que les deux solutions précédentes,
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l'outil de réunion à distance de Google se distingue
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par son ultra simplicité d'utilisation et son aspect ludique.
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Skype entreprise,
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des réunions en ligne gratuite jusqu'à 10
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participants avec partage d'écran et messagerie instantanée.
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T ma chère,
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cette salle de réunion virtuelle met l'accent sur ces
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technologies de cryptage et de sauvegarde des données,
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l'assurance de travailler et de collaborer en toute sécurité.
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La vision conférence n'est pas possible.
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Vous pouvez toujours recourir à l'audioconférence,
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la conférence téléphonique
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qui a l'avantage d'éviter les décalages de sons et d'images,
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les bruits de fond et autres déconnexions.
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Au-delà des top cinq de la visioconférence
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professionnelle dont le classement change régulièrement,
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une multitude d'applications voit continuellement le jour et sont disponibles
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gratuitement pour un nombre limité de participants aux réunions.
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Zoom,
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TeamViewer,
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B,
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Mindmeister
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pour co-créer du mindmapping en ligne extra,
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trois petits points.
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Au-delà du partage d'écran et de la
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possibilité de co-construire sur des documents partagés des
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comme Klaxoon,
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Bikas,
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Wisbly,
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Templo par exemple,
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pourront
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que votre réunion soit en présentiel comme en virtuel,
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vous aider
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à faire le point sur la semaine passée par les participants sur leurs projets.
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Succès,
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difficultés rencontrés,
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à faire un brainstorming pour résoudre un problème,
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à effectuer un sondage ou un vote sur un nouveau produit.
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Chaque séquence est minutée.
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L'animateur man
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l'écran central.
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Tout le monde participe via les téléphones,
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tablettes,
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ordinateurs.
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Chacun s'exprime,
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vote,
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réagit,
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brainstorm en temps réel,
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parfois dans la même salle.
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Le compte rendu des productions et décisions est généré
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automatiquement par la plateforme en fin de réunion.
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Les avantages de ces outils collaboratifs en ligne sont tels que
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je vois aujourd'hui des jeunes de la génération Y et Z.
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qui trouvent plus facile d'avancer sur un projet commun
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avec leurs collègues de promo ou même ou même voisins de bureau,
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les yeux rivés sur leur écran plutôt qu'en croisant leur regard.
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Il est temps pour l'animateur de se
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familiariser avec tous ces outils collaboratifs,
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ce qui permettra de maximiser l'efficacité de tous aussi bien
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en présentiel qu'en virtuel.
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Troisième.de la vidéo,
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la réunion virtuelle
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exclut pas le besoin d'un animateur
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des trois personnes l'animateur apportera
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une valeur ajoutée.
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Voici deux conseils pour l'animateur en virtuel,
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c'est c'est convivialité et cadre.
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C'est comme convivialité parce qu'il faut compenser
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le manque de présence et chaleur humaine.
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Soyez le premier à arriver à la réunion virtuelle afin d'accueillir chacun
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avec le sourire
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et pourquoi pas un gafé.
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les marques d'attention,
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la voix
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et le regard sont essentiels dans les réunions virtuelles
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pour retrouver la convivialité manquante.
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Soyez très attentifs à ce que chacun soit nommé et accueilli pour
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les faire monter dans le bateau virtuel et créer du ensemble.
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Alexis vient de nous rejoindre.
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Bonjour Alexis,
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regardez régulièrement la webcam et ne parlez pas les yeux dans vos notes.
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même si Alexis a choisi de ne pas brancher sa caméra
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car il ne souhaite pas dévoiler son environnement
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de travail privé alors qu'il est entraîné travail,
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c'est ok.
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Si seulement
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un ou deux participants sont en visio,
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tandis que tous les autres sont présents,
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ne les oubliez pas,
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nommez les
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regardez la caméra questionnez les.
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demandez-leur régulièrement.
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Ça va Ariane,
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tu nous suis,
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tu es toujours avec nous Étienne.
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Une question Patricia,
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c'est plus difficile pour ces personnes absentes
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de couper la parole pour donner leur.de vue pour poser une question.
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On a vite fait de se positionner en spectateur
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lorsqu'on est seul derrière l'écran de son côté.
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aidez-les à être acteurs de la réunion,
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même s'ils ne partagent pas la même scène.
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En tant qu'animateur,
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vous devez donc régulièrement
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stimuler les absents par question et regards afin qu'ils
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partagent le bateau avec le reste de l'équipe projet.
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Autre conseil,
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nommer les personnes avec qui vous parlez,
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non pas,
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tu penses donc qu'il faut investir,
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mais Peter,
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tu penses donc qu'il faut investir
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ainsi tout le monde sait de qui on parle et se sent exister.
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C'est comme cadre,
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les réunions à distance doivent être encore
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plus cadrées que les réunions présentielles.
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Une absence de cadre provoque une déconnexion hyper
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rapide des participants qui partent dans leurs pensées
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ou zappent sur leur smartphone.
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Un petit dérapage ne pardonne pas,
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la déconnexion se fait en quelques secondes.
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Soyez donc très cadré sur l'heure du début de réunion.
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Une mauvaise habitude est très très vite prise et fera
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perdre du temps à ceux qui sont à l'heure.
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décidez avec votre équipe projet
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comment gérer les retards?
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Est-ce qu'on leur explique les points abordés?
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Est-ce qu'on leur fait passer en message joint le
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compte rendu qui a déjà commencé à s'écrire?
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Est-ce qu'on charge un participant de leur faire un rapport après?
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soyez aussi cadrés pendant la réunion.
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Présentez dès le début les séquences de la réunion et le minutage qui est prévu.
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15 minutes de tour de table sur les avancées du projet 20 minutes pour
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établir une stratégie sur les difficultés qui
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auront été remontées dans le tour de table
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15 minutes de brainstorming sur telle question
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10 minutes de validation et planification de la feuille de route de chacun.
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tenez-vous au maximum aux séquences et au minutages,
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ramenez sans cesse à l'objectif pour éviter les digressions.
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Je vous rappelle que l'objectif de la séquence est de trois petits points.
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Sur le tchat de la réunion,
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les participants peuvent noter les questions ou sujets qui
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ne sont pas directement liés à l'ordre du jour,
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ils feront l'objet d'une discussion,
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soit dans une prochaine réunion,
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soit en one to one avec le manager ou la personne concernée par la question.
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poser les bonnes questions,
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des questions claires qui attendent une réponse précise,
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qui font avancer la réunion.
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Qu'en pensez-vous ou qu'est-ce qu'on fait sont des questions bien trop vagues,
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surtout en virtuel.
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Le virtuel nécessite d'être très explicite,
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très pédagogique,
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de se répéter souvent.
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Cela vous paraîtra peut-être un peu scolaire,
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mais je vous promets que cela apportera beaucoup de clarté
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et de fluidité.
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distribuez et répartissez la parole,
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interrompez ceux qui la monopolisent et questionnez les plus discrets.
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Parlez et faites s'exprimer par phrases courtes.
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Si la personne est trop longue,
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demandez-lui Amélie Peux-tu synthétiser en une phrase
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que tu viens de nous exprimer.
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Soyez celui qui reformule et synthétise régulièrement
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avant de donner la parole à un autre.
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Carole propose donc de refaire le budget et toi Damien que proposes tu.
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manier le plus souvent
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le tour de table virtuel pour que
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tout le monde participe et que l'intelligence collective
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donne tous ses fruits
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au démarrage,
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faites un tour de table où tout le monde se présente si nécessaire
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ou un tour de table où chacun partage
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ses avancées sur le projet en cours,
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ses succès et ses difficultés.
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lorsque vous posez des questions claires,
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ne les posez pas à tous en attendant qu'un courageux ou un bavard y réponde.
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Faites un tour de table virtuel.
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Quel est ton avis sur cette question du délai Alain
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et toi Isabelle?
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valider régulièrement les décisions par un tour de table virtuelle.
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Nous avons donc décidé d'investir dans tel outil OK pour toi Patrick,
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OK pour toi Chantal,
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un tour de table virtuelle régulier est donc indispensable en réunion à distance,
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le tour de table compensera la
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perte d'information que vous avez
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en n'étant pas dans la même pièce,
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tous les micro mouvements ou changements d'expression ou altération de la voix
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que nous captons habituellement lorsque nous
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sommes en présence de notre interlocuteur
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et que nous ne pouvons pas percevoir
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via l'audio ou la visioconférence.
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afin de vous concentrer
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sur l'animation,
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pensez à déléguer aux autres participants certaines
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tâches comme la gestion du temps,
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l'écriture en temps réel des points abordés ou les aspects
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techniques de la vision et les outils collaboratifs utilisés,
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rien de pire que du matériel qui bug.
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En fait,
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une réunion virtuelle bien menée est tout autant,
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voire plus efficace qu'une réunion en présentielle,
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surtout si vous utilisez les bons outils collaboratifs.
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La réunion en virtuel ne remplacera jamais le présentiel.
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nous voir en chair et en os apporte une dimension supplémentaire de chaleur humaine
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et de motivation à ne pas négliger.
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Par contre,
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elle est en temps gagnée pour tous,
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sauf pour l'animateur.
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L'animation de réunion à distance requiert l'excellence des facilitateurs.
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Tous les manquements d'une réunion normale seront amplifiés dans le virtuel,
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le manque de cadre
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de participativité,
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la déconnexion des uns et des autres.
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l'animation de la réunion virtuelle exige donc un
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surinvestissement de préparation en amont de la réunion
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un surinvestissement de présence pendant la réunion.
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Bref,
00:13:03
soyez hyper préparé,
00:13:05
hyper présent,
00:13:07
hyper clairs
00:13:08
et crée du lien,
00:13:10
sans oublier
00:13:11
compte rendu et suivi.

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