Les réunions virtuelles à distance Tutoriels

Découvrez comment maximiser l'efficacité de vos "réunions virtuelles à distance"! Cette vidéo révèle les avantages des réunions en ligne, les outils incontournables pour les animer et des conseils pratiques pour favoriser l'engagement des participants. Ne laissez pas la distance nuire à votre collaboration! #collaborationettravailenéquipe #approfondir

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Nouveautés

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travail à distance,

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sous-traitant nomade.

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Comment organiser des réunions à distance avec des collaborateurs,

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clients,

00:00:11

fournisseurs

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qui ne sont pas dans vos locaux.

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Nous verrons dans cette vidéo quels sont les avantages des réunions virtuelles,

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quels sont les outils nécessaires et comment animer ces

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meetings à l'ère des nouvelles tech

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pour les rendre aussi efficaces,

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voire plus

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que les réunions in situ.

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commençons par les avantages à organiser des réunions à distance.

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L'avantage premier de la réunion virtuelle est de réunir

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sur un sujet commun

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des personnes géographiquement dispersées.

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Dans ce cas,

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la réunion virtuelle permettra de gagner du temps pour tous.

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Vous ferez ainsi des économies,

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économies en temps et en coûts de déplacement,

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tout en maintenant une dynamique collective.

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Demain,

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je gage que deux réunions sur trois se feront toutes ou parties en virtuel

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pour trois raisons.

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D'abord parce que la globalisation nous met en relais avec

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des collègues et partenaires en région ou à l'international.

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Ensuite parce que les collaborateurs,

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notamment les jeunes générations,

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revendiquent la flexibilité des horaires et des lieux de travail.

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en 2017,

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la ministre du Travail Muriel Pénicaud

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annonçait que 17% des salariés télétravaillaient

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déjà de manière effective et que deux salariés sur trois y aspiraient.

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Amélie est en travail lors de la réunion mensuelle,

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ne renonçait.

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surtout pas à sa présence.

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C'est l'occasion pour vous de faire le pas et d'organiser

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une audio ou visioconférence.

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Non,

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ce n'est pas compliqué.

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Si votre salle de réunion n'est pas équipée d'écran,

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ce n'est pas une raison pour y renoncer.

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Les écrans d'ordinateurs feront l'affaire.

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Aujourd'hui,

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tous les membres de projets peuvent participer aux réunions à distance.

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Aucune raison de réduire l'effectif à ceux présents sur les lieux.

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Enfin,

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dernière raison qui fait que demain deux réunions

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sur trois se feront toutes ou parties en virtuel

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parce que les outils collaboratifs en ligne

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permettent tant d'efficacité que l'animateur de réunion

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en présentiel a un rival de poids.

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Enfin non,

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pas un rival,

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plutôt un partenaire.

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C'est l'occasion de vous parler des outils collaboratifs de réunion à distance.

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Pour planifier une réunion,

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quelques clics sur Doodle vous permettront de trouver la meilleure date,

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celle à laquelle un maximum de participants sont disponibles,

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puis d'envoyer l'invitation.

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Les outils innovants favorisant l'efficacité d'une

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réunion à distance sont nombreux.

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choisissez un outil adapté à vos spécificités.

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Nombre de participants,

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option messagerie texte,

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audio et vidéo,

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possibilité de partager et commenter des documents simultanés,

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système de sondage en ligne

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et fonctions de vote à distance,

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fonctionnalité.

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whiteboard virtuel,

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espace collaboratif,

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tableaux de bord et statistiques,

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chaque outil de réunion à distance propose des fonctionnalités

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et des options distinctes.

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Pour vérifier que la plateforme est adaptée à vos besoins et spécificités,

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testez-les gratuitement en amont.

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La grande majorité des outils de réunion à distance proposent

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des systèmes de sécurité afin d'assurer la confidentialité des données

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et l'absence de fuite d'information.

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Certains outils de communication virtuelle proposent un cryptage renforcé.

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la notoriété d'une solution de conférence en ligne

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est également un critère de choix judicieux.

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Pour cela,

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voici quelques éditeurs déjà largement testés et approuvés.

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Webex par Cisco,

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fonction vidéoconférence avec partage d'écrans et annotation

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simultanée avec partage du rôle d'animateur,

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enregistrement des conférences et whiteboard

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GoToMeeting sur ordinateur,

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tablette ou téléphone.

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le logiciel de vidéoconférence propose un tableau de bord à l'interface intuitive

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et fonctionnelle.

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Google Hangouts pour le moment moins pro que les deux solutions précédentes,

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l'outil de réunion à distance de Google se distingue

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par son ultra simplicité d'utilisation et son aspect ludique.

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Skype entreprise,

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des réunions en ligne gratuite jusqu'à 10

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participants avec partage d'écran et messagerie instantanée.

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T ma chère,

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cette salle de réunion virtuelle met l'accent sur ces

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technologies de cryptage et de sauvegarde des données,

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l'assurance de travailler et de collaborer en toute sécurité.

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La vision conférence n'est pas possible.

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Vous pouvez toujours recourir à l'audioconférence,

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la conférence téléphonique

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qui a l'avantage d'éviter les décalages de sons et d'images,

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les bruits de fond et autres déconnexions.

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Au-delà des top cinq de la visioconférence

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professionnelle dont le classement change régulièrement,

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une multitude d'applications voit continuellement le jour et sont disponibles

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gratuitement pour un nombre limité de participants aux réunions.

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Zoom,

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TeamViewer,

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B,

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Mindmeister

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pour co-créer du mindmapping en ligne extra,

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trois petits points.

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Au-delà du partage d'écran et de la

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possibilité de co-construire sur des documents partagés des

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comme Klaxoon,

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Bikas,

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Wisbly,

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Templo par exemple,

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pourront

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que votre réunion soit en présentiel comme en virtuel,

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vous aider

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à faire le point sur la semaine passée par les participants sur leurs projets.

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Succès,

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difficultés rencontrés,

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à faire un brainstorming pour résoudre un problème,

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à effectuer un sondage ou un vote sur un nouveau produit.

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Chaque séquence est minutée.

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L'animateur man

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l'écran central.

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Tout le monde participe via les téléphones,

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tablettes,

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ordinateurs.

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Chacun s'exprime,

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vote,

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réagit,

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brainstorm en temps réel,

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parfois dans la même salle.

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Le compte rendu des productions et décisions est généré

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automatiquement par la plateforme en fin de réunion.

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Les avantages de ces outils collaboratifs en ligne sont tels que

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je vois aujourd'hui des jeunes de la génération Y et Z.

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qui trouvent plus facile d'avancer sur un projet commun

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avec leurs collègues de promo ou même ou même voisins de bureau,

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les yeux rivés sur leur écran plutôt qu'en croisant leur regard.

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Il est temps pour l'animateur de se

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familiariser avec tous ces outils collaboratifs,

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ce qui permettra de maximiser l'efficacité de tous aussi bien

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en présentiel qu'en virtuel.

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Troisième.de la vidéo,

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la réunion virtuelle

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exclut pas le besoin d'un animateur

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des trois personnes l'animateur apportera

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une valeur ajoutée.

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Voici deux conseils pour l'animateur en virtuel,

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c'est c'est convivialité et cadre.

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C'est comme convivialité parce qu'il faut compenser

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le manque de présence et chaleur humaine.

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Soyez le premier à arriver à la réunion virtuelle afin d'accueillir chacun

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avec le sourire

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et pourquoi pas un gafé.

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les marques d'attention,

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la voix

00:06:45

et le regard sont essentiels dans les réunions virtuelles

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pour retrouver la convivialité manquante.

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Soyez très attentifs à ce que chacun soit nommé et accueilli pour

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les faire monter dans le bateau virtuel et créer du ensemble.

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Alexis vient de nous rejoindre.

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Bonjour Alexis,

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regardez régulièrement la webcam et ne parlez pas les yeux dans vos notes.

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même si Alexis a choisi de ne pas brancher sa caméra

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car il ne souhaite pas dévoiler son environnement

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de travail privé alors qu'il est entraîné travail,

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c'est ok.

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Si seulement

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un ou deux participants sont en visio,

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tandis que tous les autres sont présents,

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ne les oubliez pas,

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nommez les

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regardez la caméra questionnez les.

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demandez-leur régulièrement.

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Ça va Ariane,

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tu nous suis,

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tu es toujours avec nous Étienne.

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Une question Patricia,

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c'est plus difficile pour ces personnes absentes

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de couper la parole pour donner leur.de vue pour poser une question.

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On a vite fait de se positionner en spectateur

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lorsqu'on est seul derrière l'écran de son côté.

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aidez-les à être acteurs de la réunion,

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même s'ils ne partagent pas la même scène.

00:07:53

En tant qu'animateur,

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vous devez donc régulièrement

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stimuler les absents par question et regards afin qu'ils

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partagent le bateau avec le reste de l'équipe projet.

00:08:03

Autre conseil,

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nommer les personnes avec qui vous parlez,

00:08:06

non pas,

00:08:06

tu penses donc qu'il faut investir,

00:08:09

mais Peter,

00:08:10

tu penses donc qu'il faut investir

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ainsi tout le monde sait de qui on parle et se sent exister.

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C'est comme cadre,

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les réunions à distance doivent être encore

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plus cadrées que les réunions présentielles.

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Une absence de cadre provoque une déconnexion hyper

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rapide des participants qui partent dans leurs pensées

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ou zappent sur leur smartphone.

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Un petit dérapage ne pardonne pas,

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la déconnexion se fait en quelques secondes.

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Soyez donc très cadré sur l'heure du début de réunion.

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Une mauvaise habitude est très très vite prise et fera

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perdre du temps à ceux qui sont à l'heure.

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décidez avec votre équipe projet

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comment gérer les retards?

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Est-ce qu'on leur explique les points abordés?

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Est-ce qu'on leur fait passer en message joint le

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compte rendu qui a déjà commencé à s'écrire?

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Est-ce qu'on charge un participant de leur faire un rapport après?

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soyez aussi cadrés pendant la réunion.

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Présentez dès le début les séquences de la réunion et le minutage qui est prévu.

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15 minutes de tour de table sur les avancées du projet 20 minutes pour

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établir une stratégie sur les difficultés qui

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auront été remontées dans le tour de table

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15 minutes de brainstorming sur telle question

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10 minutes de validation et planification de la feuille de route de chacun.

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tenez-vous au maximum aux séquences et au minutages,

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ramenez sans cesse à l'objectif pour éviter les digressions.

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Je vous rappelle que l'objectif de la séquence est de trois petits points.

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Sur le tchat de la réunion,

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les participants peuvent noter les questions ou sujets qui

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ne sont pas directement liés à l'ordre du jour,

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ils feront l'objet d'une discussion,

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soit dans une prochaine réunion,

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soit en one to one avec le manager ou la personne concernée par la question.

00:09:50

poser les bonnes questions,

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des questions claires qui attendent une réponse précise,

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qui font avancer la réunion.

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Qu'en pensez-vous ou qu'est-ce qu'on fait sont des questions bien trop vagues,

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surtout en virtuel.

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Le virtuel nécessite d'être très explicite,

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très pédagogique,

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de se répéter souvent.

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Cela vous paraîtra peut-être un peu scolaire,

00:10:10

mais je vous promets que cela apportera beaucoup de clarté

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et de fluidité.

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distribuez et répartissez la parole,

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interrompez ceux qui la monopolisent et questionnez les plus discrets.

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Parlez et faites s'exprimer par phrases courtes.

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Si la personne est trop longue,

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demandez-lui Amélie Peux-tu synthétiser en une phrase

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que tu viens de nous exprimer.

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Soyez celui qui reformule et synthétise régulièrement

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avant de donner la parole à un autre.

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Carole propose donc de refaire le budget et toi Damien que proposes tu.

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manier le plus souvent

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le tour de table virtuel pour que

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tout le monde participe et que l'intelligence collective

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donne tous ses fruits

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au démarrage,

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faites un tour de table où tout le monde se présente si nécessaire

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ou un tour de table où chacun partage

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ses avancées sur le projet en cours,

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ses succès et ses difficultés.

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lorsque vous posez des questions claires,

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ne les posez pas à tous en attendant qu'un courageux ou un bavard y réponde.

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Faites un tour de table virtuel.

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Quel est ton avis sur cette question du délai Alain

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et toi Isabelle?

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valider régulièrement les décisions par un tour de table virtuelle.

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Nous avons donc décidé d'investir dans tel outil OK pour toi Patrick,

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OK pour toi Chantal,

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un tour de table virtuelle régulier est donc indispensable en réunion à distance,

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le tour de table compensera la

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perte d'information que vous avez

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en n'étant pas dans la même pièce,

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tous les micro mouvements ou changements d'expression ou altération de la voix

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que nous captons habituellement lorsque nous

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sommes en présence de notre interlocuteur

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et que nous ne pouvons pas percevoir

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via l'audio ou la visioconférence.

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afin de vous concentrer

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sur l'animation,

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pensez à déléguer aux autres participants certaines

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tâches comme la gestion du temps,

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l'écriture en temps réel des points abordés ou les aspects

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techniques de la vision et les outils collaboratifs utilisés,

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rien de pire que du matériel qui bug.

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En fait,

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une réunion virtuelle bien menée est tout autant,

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voire plus efficace qu'une réunion en présentielle,

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surtout si vous utilisez les bons outils collaboratifs.

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La réunion en virtuel ne remplacera jamais le présentiel.

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nous voir en chair et en os apporte une dimension supplémentaire de chaleur humaine

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et de motivation à ne pas négliger.

00:12:33

Par contre,

00:12:34

elle est en temps gagnée pour tous,

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sauf pour l'animateur.

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L'animation de réunion à distance requiert l'excellence des facilitateurs.

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Tous les manquements d'une réunion normale seront amplifiés dans le virtuel,

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le manque de cadre

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de participativité,

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la déconnexion des uns et des autres.

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l'animation de la réunion virtuelle exige donc un

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surinvestissement de préparation en amont de la réunion

00:12:59

un surinvestissement de présence pendant la réunion.

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Bref,

00:13:03

soyez hyper préparé,

00:13:05

hyper présent,

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hyper clairs

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et crée du lien,

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sans oublier

00:13:11

compte rendu et suivi.

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