Outlook - Organiser vos messages à l'aide des règles Tutoriels

Découvrez comment organiser vos messages électroniques dans Outlook grâce à l'utilisation de règles automatiques dans cette vidéo de présentation en ligne.
Les règles vous permettent de gérer vos messages électroniques en automatisant certaines actions que vous répétez souvent, vous faisant ainsi gagner du temps.
La vidéo présente les différentes options disponibles pour créer des règles personnalisées pour trier et classer vos e-mails en fonction de critères tels que l'objet, l'expéditeur, le contenu, etc.
Obtenez des conseils pratiques pour une utilisation efficace de l'interface Outlook et pour une meilleure gestion de votre messagerie professionnelle.
Les tags associés sont Microsoft 365, Office 365, gestion de messagerie, présentation professionnelle.

  • 3:06
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Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est d'apprendre à utiliser les règles dans Outlook pour automatiser la gestion des messages électroniques, ce qui permet de gagner du temps et d'améliorer l'organisation des emails.

Chapitres :

  1. Introduction aux Règles dans Outlook
    Une règle est une action qu'Outlook exécute automatiquement sur les messages entrants ou sortants. Les règles permettent de gérer vos messages électroniques en évitant certaines actions répétitives, ce qui vous fait gagner du temps.
  2. Créer une Règle pour Supprimer des Emails
    Prenons un exemple : si vous souhaitez que certains emails soient directement envoyés dans les Éléments supprimés, suivez ces étapes : 1. Dans l'onglet 'Accueil', sélectionnez le bouton 'Règles'. 2. Choisissez 'Créer une règle'. 3. Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, choisissez une condition. Par exemple, indiquez que l'objet contient la mention 'Lu'. 4. Ensuite, sélectionnez l'opération à effectuer : cochez 'Déplacer l'élément vers le dossier' et sélectionnez le dossier 'Éléments supprimés'. 5. Cliquez sur 'Ok'. 6. Une fenêtre apparaîtra pour vous demander si vous souhaitez exécuter cette règle maintenant sur les messages existants ou uniquement sur les futurs messages. Cochez la case appropriée et cliquez sur 'Ok'. Après cela, les emails concernés disparaîtront et seront retrouvés dans les Éléments supprimés.
  3. Classer des Messages dans une Catégorie Spécifique
    Un autre exemple consiste à classer les messages provenant d'une personne spécifique dans une catégorie. Voici comment procéder : 1. Cliquez sur 'Créer une règle'. 2. Dans les conditions, cochez la première case 'De' et entrez le nom de la personne. 3. Si l'opération souhaitée n'apparaît pas, cliquez sur 'Options avancées' pour plus de conditions. 4. Cliquez sur 'Suivant' et choisissez d'assigner le message à une catégorie spécifique. Assurez-vous d'avoir préalablement créé cette catégorie. 5. Cliquez sur le lien 'Catégorie' pour la sélectionner. 6. Cliquez sur 'Suivant' pour ajouter des exceptions si nécessaire, puis sur 'Suivant' à nouveau. 7. Vous verrez un récapitulatif de la configuration de la règle. Cliquez sur 'Terminer'. Désormais, chaque fois que vous recevrez un email de cette personne, il sera automatiquement assigné à la catégorie choisie sans aucune action de votre part.
  4. Gérer les Règles et Alertes
    Lorsque vous avez créé plusieurs règles et que vous souhaitez en modifier une, la désactiver ou la supprimer, vous pouvez cliquer sur 'Gérer les règles et les alertes'. Dans cet écran, vous retrouverez l'ensemble des règles que vous avez créées. Pour désactiver temporairement une règle, décochez la case correspondante. À partir de cette fenêtre, vous pouvez également créer une nouvelle règle, modifier une règle existante, la copier ou la supprimer. Lorsque vous sélectionnez une règle, la description s'affiche dans la zone dédiée.

FAQ :

Qu'est-ce qu'une règle dans Outlook?

Une règle est une action automatisée qu'Outlook exécute sur les messages entrants ou sortants, permettant de gérer les emails sans intervention manuelle.

Comment créer une règle dans Outlook?

Pour créer une règle, allez dans l'onglet 'Accueil', sélectionnez 'Règles', puis 'Créer une règle'. Suivez les instructions pour définir les conditions et les opérations souhaitées.

Que faire si je veux modifier une règle existante?

Vous pouvez modifier une règle en cliquant sur 'Gérer les règles et les alertes' dans Outlook, où vous pourrez sélectionner la règle à modifier.

Comment puis-je désactiver temporairement une règle?

Pour désactiver temporairement une règle, allez dans 'Gérer les règles et les alertes', décochez la case à côté de la règle que vous souhaitez désactiver.

Quelles sont les opérations que je peux effectuer avec une règle?

Les opérations incluent le déplacement de messages vers un dossier spécifique, l'attribution de catégories, ou l'application d'exceptions selon des critères définis.

Comment puis-je assigner une catégorie à un message automatiquement?

Vous pouvez assigner une catégorie à un message automatiquement en créant une règle qui spécifie que les messages d'un expéditeur particulier doivent être classés dans une catégorie définie.

Quelques cas d'usages :

Automatisation de la gestion des emails

Utiliser des règles dans Outlook pour automatiser le déplacement de messages indésirables vers le dossier 'Éléments supprimés', ce qui permet de garder la boîte de réception organisée et de gagner du temps.

Classification des messages par expéditeur

Créer une règle pour classer automatiquement les messages d'un expéditeur spécifique dans une catégorie définie, facilitant ainsi la recherche et la gestion des communications importantes.

Gestion des alertes de messages

Configurer des règles pour recevoir des alertes uniquement pour les messages importants, permettant de se concentrer sur les communications critiques sans être distrait par des emails moins importants.

Optimisation de la productivité

En utilisant des règles pour automatiser des tâches répétitives dans Outlook, les utilisateurs peuvent améliorer leur efficacité et réduire le temps passé à gérer les emails.

Glossaire :

Règle

Une action qu'Outlook exécute automatiquement sur les messages entrants ou sortants, permettant de gérer les emails sans intervention manuelle.

Éléments supprimés

Dossier dans Outlook où les messages supprimés sont stockés temporairement avant d'être définitivement effacés.

Condition

Critère spécifié lors de la création d'une règle, qui détermine quels messages seront affectés par cette règle.

Opération

Action à effectuer sur les messages qui répondent à la condition d'une règle, comme déplacer un message vers un dossier spécifique.

Catégorie

Étiquette utilisée dans Outlook pour organiser et classer les messages selon des critères spécifiques.

Options avancées

Fonctionnalité dans Outlook qui permet d'accéder à des conditions et opérations supplémentaires lors de la création d'une règle.

Gérer les règles et les alertes

Fonction dans Outlook permettant de modifier, désactiver ou supprimer des règles existantes.

résultat(s)
00:00:09
Les règles vous permettent de gérer vos messages électroniques en vous évitant certaines actions que vous répétez souvent.
00:00:14
Cette automatisation vous permettra donc de gagner du temps.
00:00:18
Prenons un premier exemple, j'aimerais que ce type de mail aille directement dans les "Eléments supprimés".
00:00:24
Pour cela dans l'onglet "Accueil" je sélectionne le bouton "Règles"
00:00:28
et je choisis "Créer une règle".
00:00:31
Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, je dois choisir une condition,
00:00:35
je vais alors lui dire que l'objet contient la mention "Lu :".
00:00:40
Tout email contenant cette mention sera donc concerné.
00:00:43
Ensuite je choisis l'opération à effectuer,
00:00:46
je souhaite que ces mails soient directement placés dans le dossier "Eléments supprimés",
00:00:51
je coche donc la case "Déplacer l'élément vers le dossier"
00:00:55
puis je sélectionne ce dossier.
00:00:58
Une fois les conditions et opérations choisies, je peux cliquer sur "Ok",
00:01:03
une fenêtre apparaît alors pour me demander si je souhaite exécuter cette règle maintenant sur les messages qui se trouve déjà dans le dossier actif
00:01:11
ou uniquement pour les futurs messages,
00:01:13
je coche la case et je clique sur "Ok".
00:01:17
Le mail en question disparaît et je le retrouve bien dans les "Eléments supprimés".
00:01:22
Un autre petit exemple, je souhaite que les messages provenant de cette personne soient classés dans une catégorie spécifique,
00:01:29
je clique donc sur "Créer une règle" et dans les conditions je coche la 1ère case "De", suivi du nom de cette personne.
00:01:38
En dessous, l'opération que je souhaite effectuer n’apparaît pas dans celles proposées,
00:01:43
je clique alors sur le bouton "Options avancées",
00:01:46
l'assistant me propose alors plus de conditions.
00:01:49
Je clique sur "Suivant" et je choisis de l'assigner à la catégorie spécifiée.
00:01:54
Au préalable j'ai créé la catégorie,
00:01:56
je clique donc sur le lien "Catégorie" ici afin de la sélectionner.
00:02:06
En cliquant sur "Suivant" l'assistant me propose également d'ajouter des exceptions si nécessaire,
00:02:12
je clique de nouveau sur "Suivant".
00:02:15
Ici j'ai un récapitulatif de la configuration de la règle et je peux cliquer sur "Terminer".
00:02:22
Dès lors que je recevrai un mail de cette personne, il sera automatiquement assigné à cette catégorie sans aucune action de ma part.
00:02:31
Enfin, lorsque vous avez créé plusieurs règles et que vous souhaitez en modifier une ou la désactiver ou encore la supprimer,
00:02:37
vous pouvez cliquer sur "Gérer les règles et les alertes".
00:02:41
Dans cet écran vous retrouvez l'ensemble des règles que vous avez créé ici,
00:02:45
en décochant la case en regard de l'une d'elles, vous la désactivez temporairement jusqu'à ce que vous décidiez de la réactiver.
00:02:52
Vous pouvez à partir de cette fenêtre, créer une nouvelle règle,
00:02:55
modifier une règle, la copier ou encore la supprimer.
00:03:00
Et lorsqu'une règle est sélectionnée, vous visualisez la description dans cette zone.

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