Outlook - Partager le calendrier Tutoriels

Découvrez comment partager votre calendrier dans Outlook pour une utilisation professionnelle dans la solution Microsoft 365 grâce à cette vidéo de présentation en ligne.
La vidéo présente les différentes étapes pour paramétrer les autorisations d'accès et choisir le niveau de détails que les personnes avec qui vous partagez votre calendrier pourront afficher.
Obtenez des conseils pratiques pour une utilisation efficace de l'interface Outlook et pour partager vos informations de calendrier avec vos collègues en toute sécurité.
Les tags associés sont Microsoft 365, Office 365, gestion de messagerie, présentation professionnelle.

2:01
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Disponible dans Microsoft365

Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est d'apprendre à partager des informations de calendrier dans Outlook, en particulier dans un environnement Office 365. Les utilisateurs découvriront comment configurer les autorisations d'accès à leur calendrier et choisir le niveau de détails à partager avec leurs collègues.

Chapitres :

Introduction au partage de calendrier dans Outlook
Avec Outlook, vous pouvez facilement partager des informations de calendrier avec d'autres membres de votre organisation. Si vous utilisez Outlook avec Office 365, par défaut, vous partagez uniquement les informations de disponibilité de vos collègues. Cela signifie que lorsque vous créez une réunion, l'assistant de planification vous permet de voir si vos collègues sont disponibles ou non, sans fournir d'autres détails.
Comment partager votre calendrier
Pour partager votre calendrier, cliquez sur 'Partager le calendrier' dans le ruban. Vous pouvez également effectuer un clic droit sur le calendrier que vous souhaitez partager. Une fenêtre s'ouvrira, vous permettant de paramétrer les autorisations d'accès.
Configurer les autorisations d'accès
Dans la fenêtre d'autorisation, cliquez sur 'Ajouter' pour sélectionner les personnes avec qui vous souhaitez partager votre calendrier. Vous aurez alors la possibilité de choisir le niveau de détails qu'ils pourront afficher : - **Peut voir lorsque je suis occupé** : Indique seulement si vous êtes libre, occupé ou absent du bureau. - **Peut afficher les fonctions et les lieux** : Inclut la disponibilité ainsi que l'objet et les lieux des éléments. - **Peut afficher tous les détails** : Inclut tous les détails des éléments de calendrier.
Options avancées de partage
Ces niveaux de partage sont les plus couramment utilisés, mais vous pouvez également configurer l'accès à votre calendrier de manière plus approfondie. Par exemple, vous pouvez donner des autorisations en écriture, permettant à d'autres de modifier vos éléments de calendrier. Vous pouvez également définir une personne comme délégué, lui permettant de créer ou de modifier des éléments à votre place. En choisissant cette option, vous pouvez également décider si cette personne peut consulter les événements privés.
Modifier ou créer des partages
Vous pouvez modifier les autorisations pour les partages en cours en sélectionnant une personne dans la liste ou créer un nouveau partage en utilisant le bouton d'ajout. Les bénéficiaires d'un partage recevront alors une notification par mail, les informant de l'accès accordé.

FAQ :

Comment partager mon calendrier dans Outlook?

Pour partager votre calendrier dans Outlook, cliquez sur 'Partager le calendrier' dans le ruban ou effectuez un clic droit sur le calendrier choisi. Ensuite, vous pouvez paramétrer les autorisations d'accès et ajouter les personnes avec qui vous souhaitez partager.

Quels niveaux de détails puis-je partager dans mon calendrier?

Vous pouvez choisir parmi plusieurs niveaux de détails : 'Peut voir lorsque je suis occupé' (indique seulement si vous êtes libre, occupé ou absent), 'Peut afficher les fonctions et les lieux' (inclut la disponibilité, l'objet et les lieux), et 'Peut afficher tous les détails' (inclut tous les détails des éléments de calendrier).

Qu'est-ce que la délégation dans Outlook?

La délégation permet à une autre personne de gérer votre calendrier en votre nom. Vous pouvez lui donner des droits pour créer ou modifier des éléments, ainsi que décider si elle peut voir des événements privés.

Comment modifier les autorisations de partage existantes?

Pour modifier les autorisations de partage existantes, sélectionnez une personne dans la liste des partages en cours et ajustez les paramètres d'accès selon vos besoins.

Que se passe-t-il lorsque je partage mon calendrier?

Les bénéficiaires d'un partage reçoivent une notification par mail les informant qu'ils ont accès à votre calendrier, selon les autorisations que vous avez définies.

Quelques cas d'usages :

Gestion d'équipe

Dans un environnement de travail collaboratif, les managers peuvent partager leur calendrier avec les membres de l'équipe pour faciliter la planification des réunions et s'assurer que tout le monde est informé des disponibilités.

Planification d'événements

Les organisateurs d'événements peuvent utiliser le partage de calendrier pour coordonner les horaires avec les intervenants et les participants, en s'assurant que tous les détails sont visibles et accessibles.

Délégation de tâches

Un cadre peut déléguer la gestion de son calendrier à un assistant, permettant à ce dernier de planifier des réunions et de gérer les événements sans avoir besoin de l'approbation constante du cadre.

Suivi des projets

Les chefs de projet peuvent partager leur calendrier avec les membres de l'équipe pour suivre les échéances et les réunions importantes, améliorant ainsi la communication et la transparence au sein de l'équipe.

Équilibre travail-vie personnelle

Les employés peuvent partager leur calendrier avec leur famille pour mieux gérer leur temps, en indiquant les périodes de disponibilité et d'absence, ce qui aide à maintenir un équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle.

Glossaire :

Outlook

Un logiciel de gestion de courriels et d'agenda développé par Microsoft, utilisé pour la communication et l'organisation personnelle.

Office 365

Une suite de services de productivité en ligne proposée par Microsoft, incluant des applications comme Word, Excel, PowerPoint et Outlook.

Assistant de planification

Une fonctionnalité d'Outlook qui aide à organiser des réunions en affichant la disponibilité des participants.

Calendrier

Un outil utilisé pour planifier et organiser des événements, des réunions et des tâches dans Outlook.

Partage de calendrier

La fonctionnalité qui permet à un utilisateur de donner accès à son calendrier à d'autres personnes, leur permettant de voir ou de modifier des événements.

Niveaux de détails

Les différents niveaux d'informations que l'on peut partager concernant les événements de calendrier, allant de la simple disponibilité à tous les détails des événements.

Délégation

La possibilité de donner à une autre personne le droit de gérer votre calendrier, y compris la création et la modification d'événements.

Événements privés

Des événements dans le calendrier qui ne sont pas visibles par les personnes avec qui le calendrier est partagé, sauf si des autorisations spécifiques sont accordées.

00:00:09

Si vous utilisez Outlook avec Office 365, par défaut vous partagez les informations de disponibilité de vos collègues.

00:00:17

Lorsque vous créez une réunion par exemple, l'assistant de planification vous permet de consulter ces informations.

00:00:24

Sans partage vous ne voyez que la disponibilité ou non de vos collègues sans aucun autre détail.

00:00:30

Cependant si vous souhaitez partager davantage d'informations, vous pouvez partager votre calendrier.

00:00:35

Pour cela cliquez sur "Partager le calendrier" dans le ruban.

00:00:39

Vous pouvez également effectuer un clic droit sur le calendrier choisi.

00:00:43

Une fenêtre s'ouvre dans laquelle vous pouvez paramétrer les autorisations d'accès, cliquez sur "Ajouter" pour sélectionner la ou les personnes avec qui vous souhaitez partager votre calendrier.

00:00:54

Puis choisissez le niveau de détails qu'ils pourront afficher.

00:00:59

"Peux voir lorsque je suis occupé" indiquera seulement si vous êtes libre, occupé ou absent du bureau.

00:01:04

"Peux afficher les fonctions et les lieux" inclura la disponibilité mais également l'objet et les lieux des éléments.

00:01:11

"Peux afficher tous les détails" inclura tous les détails des éléments de calendrier.

00:01:16

Ces niveaux sont les plus couramment utilisés mais vous pouvez configurer l'accès à votre calendrier de manière plus approfondie notamment la possibilité de donner des autorisations en écriture en plus des droits de lecture.

00:01:27

Par exemple vous pouvez autoriser des personnes à modifier vos éléments de calendrier en cochant cette case

00:01:33

ou définir une personne en tant que délégué afin de lui permettre de créer ou de modifier des éléments à votre place sur votre calendrier.

00:01:40

En choisissant cette option vous décidez également s'il peut consulter ou non les événements privés.

00:01:46

Vous pouvez donc ici soit modifier les autorisations pour les partages en cours en sélectionnant une personne dans la liste, soit créer un nouveau partage en utilisant le bouton d'ajout.

00:01:55

Les bénéficiaires d'un partage reçoivent alors une notification par mail.

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