Outlook - Recall or replace an e-mail message Tutorial

Discover how to recall or replace an email message using Outlook's advanced communication features. Learn to cancel or retrieve a sent email, correct errors, and avoid duplicate messages. Find out the conditions for successful recall and the steps to follow after sending a message.

  • 01:45
  • 416 views

Objectifs :

This document aims to provide a comprehensive guide on how to use the message recall and resend functions in Microsoft Outlook, highlighting the conditions for successful recall and the steps involved in the process.

Chapitres :

  1. Introduction to Message Recall in Outlook
    The message recall function in Microsoft Outlook is a valuable tool that allows users to cancel or retrieve an email that has already been sent. This feature is particularly useful for correcting errors or including attachments that were forgotten at the time of sending.
  2. Conditions for Successful Message Recall
    For the recall function to work effectively, certain conditions must be met: - Both the sender and the recipient must be using Microsoft Exchange. - The email must not have been read by the recipient. - The recall must be performed quickly after sending the message, ideally before the recipient has had a chance to read it. - The recall function does not work if the recipient is using a different email server, such as Gmail or Yahoo.
  3. Steps to Recall a Message
    To recall a message in Outlook, follow these steps: 1. Go to your 'Sent Items' folder. 2. Open the message you wish to recall by double-clicking it to open it in a new window. 3. In the top right corner of the email, click on the three dots (more options). 4. Select 'Advanced Actions' and choose 'Recall This Message' from the drop-down menu. 5. After configuring the recall, Outlook will send you a notification for each recipient regarding the success or failure of the recall.
  4. Steps to Resend a Message
    To resend a message after recalling it, follow these steps: 1. Open the 'Sent Items' folder and locate the message you want to resend. 2. Click on the three dots (more options) in the top right corner of the message. 3. Select 'Advanced Actions' and choose 'Resend This Message' from the drop-down menu. 4. Make any necessary modifications to the message. 5. Click on 'Send' to resend the message.
  5. Conclusion
    By following the outlined steps, you can effectively recall or resend messages in Microsoft Outlook. Understanding the conditions and processes involved ensures that you can manage your email communications more efficiently.

FAQ :

How does the message recall function work in Outlook?

The message recall function in Outlook allows you to cancel or retrieve an email that you have already sent, provided that both you and the recipient are using Microsoft Exchange and the email has not yet been read.

What conditions must be met for a message recall to be successful?

For a message recall to be successful, both the sender and recipient must be using Microsoft Exchange, and the email must not have been read by the recipient.

Can I recall an email sent to a Gmail or Yahoo user?

No, the recall function does not work if the recipient is using a different email server, such as Gmail or Yahoo.

What should I do if I want to resend a message after recalling it?

To resend a message after recalling it, first recall the original message, then open the sent item, click on 'more options', select 'advanced actions', and choose 'resend this message'.

How quickly do I need to act to recall a message?

You should perform the recall as quickly as possible after sending the message, ideally before the recipient has had a chance to read it.

Quelques cas d'usages :

Correcting Mistakes in Professional Emails

If you accidentally send an email with errors or missing attachments, you can use the recall function to retrieve the email before the recipient reads it, allowing you to send a corrected version.

Managing Email Communication in Teams

In a corporate environment where Microsoft Exchange is used, team members can utilize the recall feature to maintain clear communication and avoid confusion caused by mistakenly sent emails.

Avoiding Duplicate Emails

When resending an important email, recalling the original message first helps prevent sending duplicate emails, which can clutter the recipient's inbox.

Improving Email Efficiency

Using the recall function can enhance email efficiency by allowing users to quickly correct mistakes, thus maintaining professionalism in communication.

Glossaire :

Message Recall

A feature in Microsoft Outlook that allows users to cancel or retrieve an already sent email under specific conditions.

Microsoft Exchange

A mail server and calendaring server developed by Microsoft, which is used for email communication and collaboration.

Sent Items Folder

A folder in email clients where copies of sent emails are stored.

Advanced Actions

A menu option in Outlook that provides additional functionalities for managing emails, such as recalling or resending messages.

Notification

A message or alert that informs the user about the success or failure of an action, such as recalling an email.

Duplicate Messages

Multiple copies of the same email sent to the same recipient, which can cause confusion.

résultat(s)
00:00:06
the message recall function in outlook allows you to cancel
00:00:09
or retrieve an already sent email under certain conditions.
00:00:14
This feature is particularly useful for
00:00:16
correcting errors or including forgotten attachments.
00:00:20
The recall works only if both you and the recipient are using Microsoft
00:00:24
Exchange and if the email has not yet been read by the recipient
00:00:29
recall does not work.
00:00:30
If the recipient is using another type of email server like gmail, Yahoo, et cetera,
00:00:36
the recall must be performed quickly after sending the message.
00:00:39
Ideally before the recipient has had a chance to read it,
00:00:43
go to your sent items, folder,
00:00:45
open the message you wish to recall by double clicking it to open it in a new window
00:00:51
in the top right of the email, click on the three dots, more options,
00:00:55
then click on advanced actions and choose recall
00:00:58
this message from the drop down menu.
00:01:00
If you want to recall it
00:01:02
after configuring the recall outlook will send you a notification
00:01:06
for each recipient about the success or failure of the recall
00:01:11
to resend a message.
00:01:12
You must first recall the message in
00:01:14
question to avoid duplicates when resending the message
00:01:18
to do this, open the sent item and open the message you want to resend.
00:01:24
Click on the three dots or more options in the top right of the message,
00:01:29
click on advanced actions and choose resend this message
00:01:32
from the drop down menu to resend it.
00:01:36
Once the modifications are made, click on send,
00:01:40
you are now familiar with how to recall or resend a message and outlook.

No elements match your search in this video....
Do another search or back to content !

 

résultat(s)
00:00:03
Se enviar uma mensagem por engano ou pretender recuperá-la,
00:00:06
a função de recolha de mensagens no outlook permite-lhe cancelar
00:00:09
ou recuperar um e-mail já enviado sob certas condições.
00:00:14
Esta funcionalidade é particularmente útil para
00:00:16
corrigir erros ou incluir anexos esquecidos.
00:00:20
O recall só funciona se o utilizador e o destinatário estiverem a utilizar a Microsoft
00:00:24
Troca e se o e-mail ainda não tiver sido lido pelo destinatário
00:00:29
recall não funciona.
00:00:30
Se o destinatário estiver a utilizar outro tipo de servidor de correio electrónico como o Gmail, Yahoo, etc.,
00:00:36
a recolha deve ser efectuada rapidamente após o envio da mensagem.
00:00:39
Idealmente, antes que o destinatário tenha tido a oportunidade de lê-lo,
00:00:43
ir para os itens enviados, pasta,
00:00:45
abra a mensagem que deseja recordar clicando duas vezes nela para abri-la numa nova janela
00:00:51
no canto superior direito do e-mail, clique nos três pontos, mais opções,
00:00:55
em seguida, clique em ações avançadas e escolha recall
00:00:58
esta mensagem a partir do menu suspenso.
00:01:00
Se quiser recordá-lo
00:01:02
depois de configurar o recall outlook enviar-lhe-á uma notificação
00:01:06
para cada destinatário sobre o sucesso ou falha do recall
00:01:11
para reenviar uma mensagem.
00:01:12
Deve primeiro relembrar a mensagem em
00:01:14
pergunta para evitar duplicatas ao reenviar a mensagem
00:01:18
para fazer isso, abra o item enviado e abra a mensagem que deseja reenviar.
00:01:24
Clique nos três pontos ou mais opções no canto superior direito da mensagem,
00:01:29
clique em ações avançadas e escolha reenviar esta mensagem
00:01:32
a partir do menu suspenso para reenviá-lo.
00:01:36
Uma vez feitas as modificações, clique em enviar,
00:01:40
está agora familiarizado com a forma de recordar ou reenviar uma mensagem e Outlook.

No elements match your search in this video....
Do another search or back to content !

 

résultat(s)
00:00:03
Se invii un messaggio per errore o desideri recuperarlo,
00:00:06
la funzione di richiamo dei messaggi in Outlook consente di annullare
00:00:09
o recuperare un'email già inviata in determinate condizioni.
00:00:14
Questa funzionalità è particolarmente utile per
00:00:16
correggere errori o includere allegati dimenticati.
00:00:20
Il richiamo funziona solo se sia tu che il destinatario utilizzate Microsoft
00:00:24
Exchange e se l'email non è stata ancora letta dal destinatario
00:00:29
il richiamo non funziona.
00:00:30
Se il destinatario utilizza un altro tipo di server di posta elettronica come gmail, Yahoo, eccetera,
00:00:36
il richiamo deve essere eseguito rapidamente dopo l'invio del messaggio.
00:00:39
Idealmente prima che il destinatario abbia avuto la possibilità di leggerlo,
00:00:43
vai agli articoli inviati, alla cartella,
00:00:45
apri il messaggio che desideri richiamare facendo doppio clic su di esso per aprirlo in una nuova finestra
00:00:51
in alto a destra dell'email, clicca sui tre puntini, altre opzioni,
00:00:55
quindi fai clic sulle azioni avanzate e scegli richiama
00:00:58
questo messaggio dal menu a discesa.
00:01:00
Se vuoi richiamarlo
00:01:02
dopo aver configurato il richiamo, Outlook ti invierà una notifica
00:01:06
per ogni destinatario sull'esito positivo o negativo del richiamo
00:01:11
per inviare nuovamente un messaggio.
00:01:12
È necessario innanzitutto richiamare il messaggio in
00:01:14
domanda per evitare duplicati quando si invia nuovamente il messaggio
00:01:18
per fare ciò, apri l'elemento inviato e apri il messaggio che desideri inviare nuovamente.
00:01:24
Fai clic sui tre puntini o su più opzioni in alto a destra del messaggio,
00:01:29
fai clic sulle azioni avanzate e scegli invia nuovamente questo messaggio
00:01:32
dal menu a discesa per inviarlo nuovamente.
00:01:36
Una volta apportate le modifiche, fai clic su invia,
00:01:40
ora sai come richiamare o inviare nuovamente un messaggio e Outlook.

No elements match your search in this video....
Do another search or back to content !

 

résultat(s)
00:00:03
Если вы отправили сообщение по ошибке или хотите его восстановить,
00:00:06
функция отзыва сообщений в Outlook позволяет отменить
00:00:09
или получить уже отправленное электронное письмо при определенных условиях.
00:00:14
Эта функция особенно полезна для
00:00:16
исправление ошибок или добавление забытых вложений.
00:00:20
Отзыв возможен только в том случае, если вы и получатель используете Microsoft
00:00:24
Exchange и если письмо еще не прочитано получателем
00:00:29
отзыв не работает.
00:00:30
Если получатель использует другой тип почтового сервера, например gmail, Yahoo и так далее,
00:00:36
отзыв должен быть произведен быстро после отправки сообщения.
00:00:39
В идеале до того, как получатель успеет его прочитать,
00:00:43
перейдите к отправленным товарам, папке,
00:00:45
откройте сообщение, которое хотите отозвать, дважды щелкнув по нему, чтобы открыть его в новом окне
00:00:51
в правом верхнем углу письма нажмите на три точки, чтобы узнать больше опций,
00:00:55
затем нажмите «Дополнительные действия» и выберите «Отзыв»
00:00:58
это сообщение из выпадающего меню.
00:01:00
Если вы хотите его отозвать
00:01:02
после настройки отзыва Outlook отправит вам уведомление
00:01:06
для каждого получателя об успехе или неудаче отзыва
00:01:11
для повторной отправки сообщения.
00:01:12
Сначала вы должны вспомнить сообщение в
00:01:14
вопрос, чтобы избежать дублирования при повторной отправке сообщения
00:01:18
для этого откройте отправленный товар и откройте сообщение, которое хотите отправить повторно.
00:01:24
Нажмите на три точки или более вариантов в правом верхнем углу сообщения,
00:01:29
нажмите «Дополнительные действия» и выберите «Отправить это сообщение повторно»
00:01:32
из выпадающего меню, чтобы отправить его повторно.
00:01:36
Как только изменения будут внесены, нажмите «Отправить»,
00:01:40
теперь вы знаете, как отозвать или повторно отправить сообщение и посмотреть прогноз.

No elements match your search in this video....
Do another search or back to content !

 

résultat(s)
00:00:03
Si envías un mensaje por error o quieres recuperarlo,
00:00:06
la función de recuperación de mensajes de Outlook le permite cancelar
00:00:09
o recuperar un correo electrónico ya enviado en determinadas condiciones.
00:00:14
Esta función es especialmente útil para
00:00:16
corregir errores o incluir archivos adjuntos olvidados.
00:00:20
La recuperación solo funciona si tanto tú como el destinatario utilizáis Microsoft
00:00:24
Exchange y si el destinatario aún no ha leído el correo electrónico
00:00:29
la recuperación no funciona.
00:00:30
Si el destinatario utiliza otro tipo de servidor de correo electrónico como Gmail, Yahoo, etcétera,
00:00:36
la recuperación debe realizarse rápidamente después de enviar el mensaje.
00:00:39
Lo ideal sería antes de que el destinatario haya tenido la oportunidad de leerlo,
00:00:43
vaya a los elementos enviados, a la carpeta,
00:00:45
abre el mensaje que deseas recuperar haciendo doble clic en él para abrirlo en una ventana nueva
00:00:51
en la parte superior derecha del correo electrónico, haz clic en los tres puntos para ver más opciones,
00:00:55
luego haz clic en acciones avanzadas y elige recordar
00:00:58
este mensaje del menú desplegable.
00:01:00
Si quieres recuperarlo
00:01:02
después de configurar la recuperación, Outlook le enviará una notificación
00:01:06
para cada destinatario sobre el éxito o el fracaso de la retirada
00:01:11
para reenviar un mensaje.
00:01:12
Primero debe recuperar el mensaje en
00:01:14
pregunta para evitar duplicados al reenviar el mensaje
00:01:18
para ello, abre el elemento enviado y abre el mensaje que deseas reenviar.
00:01:24
Haz clic en los tres puntos o en más opciones de la parte superior derecha del mensaje,
00:01:29
haga clic en acciones avanzadas y elija reenviar este mensaje
00:01:32
desde el menú desplegable para volver a enviarlo.
00:01:36
Una vez realizadas las modificaciones, haga clic en enviar,
00:01:40
ya está familiarizado con la forma de recuperar o reenviar un mensaje y Outlook.

No elements match your search in this video....
Do another search or back to content !

 

résultat(s)
00:00:03
Als je per ongeluk een bericht verstuurt of het wilt terughalen,
00:00:06
met de functie voor het oproepen van berichten in Outlook kunt u annuleren
00:00:09
of onder bepaalde voorwaarden een reeds verzonden e-mail ophalen.
00:00:14
Deze functie is vooral handig voor
00:00:16
het corrigeren van fouten of het opnemen van vergeten bijlagen.
00:00:20
De terugroepactie werkt alleen als u en de ontvanger Microsoft gebruiken
00:00:24
Exchange en als de e-mail nog niet is gelezen door de ontvanger
00:00:29
terugroepen werkt niet.
00:00:30
Als de ontvanger een ander type e-mailserver gebruikt, zoals Gmail, Yahoo, enzovoort,
00:00:36
de terugroepactie moet snel na het verzenden van het bericht worden uitgevoerd.
00:00:39
Idealiter voordat de ontvanger de kans heeft gehad om het te lezen,
00:00:43
ga naar je verzonden items, map,
00:00:45
open het bericht dat je wilt oproepen door erop te dubbelklikken om het in een nieuw venster te openen
00:00:51
klik rechtsboven in de e-mail op de drie puntjes, meer opties,
00:00:55
klik vervolgens op geavanceerde acties en kies terugroepen
00:00:58
dit bericht uit het uitklapmenu.
00:01:00
Als je het je wilt herinneren
00:01:02
na het configureren van de recall stuurt Outlook u een melding
00:01:06
voor elke ontvanger over het welslagen of mislukken van de terugroepactie
00:01:11
om een bericht opnieuw te verzenden.
00:01:12
U moet zich eerst het bericht herinneren in
00:01:14
vraag om duplicaten te vermijden bij het opnieuw verzenden van het bericht
00:01:18
open hiervoor het verzonden item en open het bericht dat je opnieuw wilt verzenden.
00:01:24
Klik op de drie puntjes of meer opties in de rechterbovenhoek van het bericht,
00:01:29
klik op geavanceerde acties en kies dit bericht opnieuw verzenden
00:01:32
in het uitklapmenu om het opnieuw te verzenden.
00:01:36
Zodra de wijzigingen zijn aangebracht, klikt u op verzenden,
00:01:40
u weet nu hoe u een bericht en Outlook kunt onthouden of opnieuw kunt verzenden.

No elements match your search in this video....
Do another search or back to content !

 

résultat(s)
00:00:03
Jeśli wyślesz wiadomość przez pomyłkę lub chcesz ją odzyskać,
00:00:06
funkcja przywoływania wiadomości w programie Outlook umożliwia anulowanie
00:00:09
lub odzyskać już wysłaną wiadomość e-mail pod pewnymi warunkami.
00:00:14
Ta funkcja jest szczególnie przydatna dla
00:00:16
poprawianie błędów lub włączanie zapomnianych załączników.
00:00:20
Wycofanie działa tylko wtedy, gdy zarówno Ty, jak i odbiorca korzystacie z Microsoft
00:00:24
Wymiana i jeśli e-mail nie został jeszcze przeczytany przez odbiorcę
00:00:29
Przywołanie nie działa.
00:00:30
Jeśli odbiorca używa innego typu serwera poczty e-mail, takiego jak gmail, Yahoo i tak dalej,
00:00:36
wycofanie musi być wykonane szybko po wysłaniu wiadomości.
00:00:39
Idealnie, zanim odbiorca będzie miał okazję go przeczytać,
00:00:43
przejdź do wysłanych elementów, folderu,
00:00:45
otwórz wiadomość, którą chcesz przypomnieć, klikając ją dwukrotnie, aby otworzyć ją w nowym oknie
00:00:51
w prawym górnym rogu wiadomości e-mail kliknij trzy kropki, więcej opcji,
00:00:55
następnie kliknij zaawansowane działania i wybierz przywołanie
00:00:58
ta wiadomość z menu rozwijanego.
00:01:00
Jeśli chcesz to przypomnieć
00:01:02
po skonfigurowaniu wycofywania Outlook wyśle Ci powiadomienie
00:01:06
dla każdego odbiorcy o sukcesie lub niepowodzeniu wycofania
00:01:11
aby ponownie wysłać wiadomość.
00:01:12
Musisz najpierw przypomnieć sobie wiadomość w
00:01:14
pytanie, aby uniknąć duplikatów podczas ponownego wysyłania wiadomości
00:01:18
aby to zrobić, otwórz wysłany element i otwórz wiadomość, którą chcesz ponownie wysłać.
00:01:24
Kliknij trzy kropki lub więcej opcji w prawym górnym rogu wiadomości,
00:01:29
kliknij zaawansowane działania i wybierz ponownie wyślij tę wiadomość
00:01:32
z menu rozwijanego, aby go ponownie wysłać.
00:01:36
Po dokonaniu modyfikacji kliknij Wyślij,
00:01:40
znasz teraz, jak przywołać lub ponownie wysłać wiadomość i Outlook.

No elements match your search in this video....
Do another search or back to content !

 

résultat(s)
00:00:03
Ha véletlenül küld üzenetet, vagy vissza szeretné venni azt,
00:00:06
az Outlook üzenetvisszahívási funkciója lehetővé teszi a törlést
00:00:09
vagy bizonyos feltételek mellett lekérjen egy már elküldött e-mailt.
00:00:14
Ez a funkció különösen hasznos
00:00:16
hibák kijavítása vagy elfelejtett mellékletek beillesztése.
00:00:20
A visszahívás csak akkor működik, ha Ön és a címzett egyaránt használja a Microsoftot
00:00:24
Exchange és ha az e-mailt a címzett még nem olvasta el
00:00:29
A visszahívás nem működik.
00:00:30
Ha a címzett más típusú e-mail szervert használ, például a gmail, a Yahoo stb.,
00:00:36
a visszahívást az üzenet elküldése után gyorsan el kell végezni.
00:00:39
Ideális esetben mielőtt a címzettnek lehetősége lenne elolvasni,
00:00:43
menjen az elküldött elemekbe, mappába,
00:00:45
nyissa meg a visszahívni kívánt üzenetet duplán kattintva új ablakban nyissa meg
00:00:51
az e-mail jobb felső sarkában kattintson a három pontra, további lehetőségekre,
00:00:55
majd kattintson a speciális műveletekre, és válassza a visszahívás lehetőséget
00:00:58
ezt az üzenetet a legördülő menüből.
00:01:00
Ha vissza akarod idézni
00:01:02
a visszahívás konfigurálása után az Outlook értesítést küld Önnek
00:01:06
minden címzett számára a visszahívás sikeréről vagy kudarcáról
00:01:11
újraküldeni egy üzenetet.
00:01:12
Először emlékeznie kell az üzenetre
00:01:14
kérdés az üzenet újbóli küldésekor történő ismétlődések elkerülése érdekében
00:01:18
ehhez nyissa meg az elküldött elemet, és nyissa meg az újraküldeni kívánt üzenetet.
00:01:24
Kattintson az üzenet jobb felső sarkában található három vagy több pontra,
00:01:29
kattintson a speciális műveletekre, és válassza az üzenet újbóli küldése lehetőséget
00:01:32
a legördülő menüből, hogy újra elküldje.
00:01:36
A módosítások elvégzése után kattintson a Küldés gombra,
00:01:40
most már ismeri, hogyan lehet visszahívni vagy újraelküldeni egy üzenetet és az Outlook programot.

No elements match your search in this video....
Do another search or back to content !

 

Mandarine AI: WHAT YOU SHOULD KNOW

RELATED COURSES This tutorial is part of the following courses

425 Views

Microsoft Outlook Advanced Training – Master Essential Features

Elevate your Microsoft Outlook skills with our intermediate training, designed to leverage advanced features essential for effective email a...

ALL COURSES

An Error Has Occurred

Unable to save your progress. Please reload the page, log in, and try again. If the problem persists, please contact an administrator.

Close

Reminder

Show

/

Join Live Training Session