Comment créer et gérer des listes dans SharePoint étape par étape

Étape 1 : accéder à votre site SharePoint pour créer une liste

Ouvrez votre navigateur, connectez-vous à votre espace Microsoft 365, puis accédez au site d’équipe SharePoint où vous souhaitez travailler.
L’accès aux listes nécessite des droits (membre ou propriétaire du site).

Étape 2 : créer une nouvelle liste SharePoint (vierge, modèle ou Excel)

• Cliquez sur “Nouveau” (en haut à gauche ou dans le menu rapide), puis sur “Liste”.
• Choisissez entre “Liste vierge”, “À partir d’Excel”, ou “À partir d’un modèle”. Pour débuter, sélectionnez “Liste vierge”.
• Donnez un nom explicite (ex : “Gestion Interventions”, “Demandes Clients”, “Réservations Matériel”…).
• Ajoutez une description claire pour que l’équipe comprenne l’objectif de la liste.
• Cliquez sur “Créer”.

Étape 3 : ajouter et configurer les colonnes de la liste SharePoint

• La colonne “Titre” est créée par défaut. Pour structurer vos données :
  • Cliquez sur “+ Ajouter une colonne” à droite de la liste.
  • Choisissez le type adapté : Texte, Choix, Date, Nombre, Personne, Oui/Non, Hyperlien, Image…
  • Personnalisez chaque colonne (valeurs par défaut, obligatoire ou non, couleur d’étiquette…).
  • Utilisez le glisser-déposer pour réorganiser l’ordre des colonnes selon vos besoins.

Étape 4 : ajouter des éléments dans la liste SharePoint

• Cliquez sur “Nouveau” ou “+ Ajouter un élément”.
• Remplissez les champs pour chaque donnée (ex : Nom, Statut, Deadline, Responsable).
• Vous pouvez ajouter un ou plusieurs éléments à la suite.
• Cliquez sur “Enregistrer”.

Étape 5 : gérer, modifier et filtrer les données de la liste SharePoint

• Pour éditer une ligne : cliquez sur l’élément, puis “Modifier”.
• Pour supprimer : sélectionnez la ligne, puis “Supprimer”.
• Filtrer ou trier : utilisez les menus en haut de chaque colonne pour afficher par statut, responsable, date…
• Créer des vues personnalisées :
  • Cliquez sur “Toutes les éléments” puis “Créer une vue” (tableau, calendrier, galerie, planning…).
  • Donnez un nom à chaque vue pour retrouver facilement vos affichages préférés (ex : “Tâches urgentes”, “Par équipe”, “Échéances ce mois”).

Étape 6 : partager la liste SharePoint et collaborer en temps réel

• Cliquez sur “Partager” pour inviter des collègues (lecture seule, modification, ou propriétaire).
• Activez l’historique des versions pour suivre toutes les modifications (utile pour le travail à plusieurs).
• Utilisez les alertes pour être prévenu dès qu’un élément est ajouté, modifié ou supprimé.

Étape 7 : exporter et automatiser votre liste SharePoint avec Excel et Power Automate

• Exporter vers Excel : téléchargez la liste pour analyser les données, créer des graphiques ou partager hors ligne.
• Connecter à Power Automate : automatisez les notifications, rappels, validations, ou intégration avec d’autres outils Microsoft 365 (Teams, Outlook…).
• Synchronisation : ajoutez la liste à Teams pour l’utiliser en réunion ou dans les canaux de travail collaboratif.

• Une interface plus ergonomique (drag & drop, édition en masse, formatage conditionnel, images dans les cellules…)
• Des règles automatiques (alerte, coloration selon un statut, mini workflow…)
• Intégration native avec Power Apps et Power Automate pour aller plus loin dans l’automatisation.
• Astuce : Passez à la version moderne dès que possible pour profiter d’une meilleure expérience utilisateur et de plus de possibilités de personnalisation.

• Privilégiez des noms de colonnes explicites, compréhensibles par toute l’équipe.
• Limitez les colonnes obligatoires aux seules informations indispensables.
• Structurez chaque liste pour un usage précis (évitez les listes “fourre-tout”).
• Paramétrez l’historique des versions pour ne rien perdre.
• Pensez à la sécurité : n’ouvrez pas l’accès à l’ensemble de l’organisation si ce n’est pas utile.
• Formez l’équipe à la création de vues et de filtres pour gagner du temps au quotidien.

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