SharePoint - Mettre en place une expiration pour les liens "ouverts à tous" Tutoriels

Apprenez à sécuriser vos liens partagés sur SharePoint en mettant en place une expiration. Découvrez comment administrer cette fonctionnalité avancée pour protéger vos données confidentielles.

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Objectifs :

Comprendre comment gérer les paramètres d'expiration des liens partagés dans OneDrive pour les utilisateurs de Microsoft 365.

Chapitres :

  1. Introduction
    Dans cet e-learning, nous allons explorer la gestion des liens partagés dans OneDrive, en particulier la fonctionnalité d'expiration automatique des liens. Cette fonctionnalité est essentielle pour garantir la sécurité des documents partagés au sein d'une organisation.
  2. Utilisation quotidienne de OneDrive
    En tant qu'utilisateur de Microsoft 365, j'utilise OneDrive quotidiennement pour partager mes documents et dossiers sous forme de liens. J'ai pris l'habitude de partager ces liens de manière ouverte, accessible à tous.
  3. Fonctionnalité d'expiration des liens
    Récemment, j'ai remarqué qu'une date d'expiration automatique avait été mise en place pour ces liens. Cela soulève plusieurs questions : Comment cette expiration a-t-elle été configurée ? Est-elle activée par défaut ? Puis-je la modifier ? Qui a la capacité de la changer ?
  4. Accès aux paramètres d'expiration
    En tant qu'administrateur SharePoint, j'ai accès au centre d'administration où je peux gérer les stratégies de partage. Dans ce menu, je trouve une option pour choisir les paramètres d'expiration et d'autorisation pour les liens accessibles à tous.
  5. Modification des paramètres d'expiration
    Dans les paramètres, je constate que l'option d'expiration est activée par défaut à 30 jours. Je peux la modifier, par exemple, à 20 jours. Il est important de noter que si je ne spécifie pas de valeur, je dois choisir un nombre compris entre 1 et 730 jours, tant que cette option est activée. Pour cet exemple, je vais remettre la valeur à 30 jours.
  6. Enregistrement des modifications
    Après avoir effectué les modifications nécessaires, je n'oublie pas d'enregistrer mes changements. Ainsi, en quelques clics, je peux définir une date d'expiration pour les liens ouverts à tous au sein de OneDrive dans mon organisation.
  7. Conclusion
    La gestion des liens partagés et de leurs paramètres d'expiration est cruciale pour la sécurité des informations dans une organisation. Grâce à ces outils, les administrateurs peuvent facilement contrôler l'accès aux documents et garantir leur protection.

FAQ :

Comment définir une date d'expiration pour les liens partagés dans OneDrive?

Pour définir une date d'expiration pour les liens partagés dans OneDrive, vous devez être administrateur SharePoint. Accédez au centre d'administration, puis aux stratégies de partage. Vous pouvez choisir une option d'expiration et définir le nombre de jours avant que le lien ne devienne inactif.

Est-ce que la date d'expiration est activée par défaut dans OneDrive?

Oui, la date d'expiration peut être activée par défaut dans OneDrive, généralement configurée à 30 jours, mais cela peut être modifié par l'administrateur.

Qui peut changer la date d'expiration des liens dans OneDrive?

Seuls les administrateurs SharePoint ont la capacité de changer la date d'expiration des liens partagés dans OneDrive.

Que se passe-t-il si je ne définis pas de date d'expiration?

Si vous ne définissez pas de date d'expiration, le système exigera que vous choisissiez un nombre de jours entre 1 et 730, si l'option d'expiration est activée.

Comment puis-je modifier les paramètres de partage dans OneDrive?

Pour modifier les paramètres de partage dans OneDrive, accédez au centre d'administration SharePoint, puis sélectionnez les stratégies de partage pour ajuster les options d'expiration et d'autorisation.

Quelques cas d'usages :

Partage de documents sensibles

Dans une entreprise, un administrateur peut configurer des liens avec une date d'expiration pour des documents sensibles, garantissant qu'après un certain temps, l'accès sera automatiquement révoqué, réduisant ainsi le risque de fuites d'informations.

Gestion de projets

Lors de la gestion d'un projet, un chef de projet peut partager des fichiers avec des partenaires externes en utilisant des liens ouverts avec une date d'expiration, assurant que les documents ne restent accessibles que pendant la durée du projet.

Formation et ressources

Un formateur peut partager des ressources de formation avec des participants en utilisant des liens temporaires, garantissant que les documents ne sont accessibles qu'à ceux qui ont assisté à la formation, et évitant ainsi un accès non autorisé par la suite.

Collaboration inter-équipes

Dans un environnement de travail collaboratif, les équipes peuvent partager des fichiers avec des liens temporaires, facilitant la collaboration tout en maintenant le contrôle sur l'accès aux informations sensibles.

Glossaire :

Microsoft 365

Une suite de services cloud et d'applications de productivité développée par Microsoft, incluant des outils comme Word, Excel, PowerPoint, et OneDrive.

OneDrive

Un service de stockage en ligne proposé par Microsoft, permettant aux utilisateurs de sauvegarder, partager et accéder à leurs fichiers depuis n'importe quel appareil connecté à Internet.

Liens ouverts

Des liens qui permettent à toute personne disposant de l'URL d'accéder à un document ou un dossier, sans nécessiter d'identification.

Date d'expiration

Une fonctionnalité qui permet de définir une période après laquelle un lien partagé ne sera plus accessible. Cela aide à contrôler l'accès aux documents sensibles.

Administrateur SharePoint

Un utilisateur ayant des droits d'administration sur SharePoint, une plateforme de collaboration et de gestion de contenu, qui peut configurer des paramètres de partage et d'accès.

Centre d'administration

Un tableau de bord où les administrateurs peuvent gérer les paramètres et les configurations des services Microsoft 365, y compris les stratégies de partage.

Stratégies de partage

Des règles définies par l'administrateur pour contrôler comment et avec qui les fichiers et dossiers peuvent être partagés au sein d'une organisation.

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Je suis un utilisateur Microsoft 365
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et utilise onedrive quotidiennement
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afin de partager sous forme de lien
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mes documents et ou mes dossiers.
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J'ai pris l'habitude de partager en
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utilisant des liens ouverts à tous
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et j'ai pu remarquer dernièrement
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qu'une date d'expiration automatique
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avait été mise en place.
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Comment celle-ci AT elle été mise en place ?
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Est elle faite par défaut ?
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Est ce que je peux la changer ?
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Qui peut la changer ? Eh bien,
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en tant qu'administrateur SharePoint,
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je vais pouvoir avoir accès dans le centre
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d'administration aux stratégies de partage.
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Dans ce menu, je retrouve ici une option,
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choisir les options d'expiration
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et d'autorisation pour les liens
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accessibles à tout le monde.
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Nous pouvons voir que cette
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option a été activée à 30 jours,
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je vais pouvoir la modifier.
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Ici à 20 jours.
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Attention.
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Si je ne mets rien dedans,
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on peut remarquer que je suis obligé
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de choisir un nombre entre un et
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730 si cette option est activée.
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Remettons 30 pour notre exemple,
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je n'oublie pas d'enregistrer mes
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modifications et je peux ainsi
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en quelques clics définir une
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date d'expiration pour les liens
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ouverts à tous au sein de onedrive
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dans mon organisation.

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Sou um utilizador do Microsoft 365
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E usa o OneDrive diariamente
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para compartilhar como um link
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os meus documentos e/ou registos.
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Eu adquiri o hábito de compartilhar por
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usando links abertos a todos
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E tenho notado ultimamente
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do que uma data de validade automática
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tinham sido postas em prática.
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Como foi criada esta AT?
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É feito por defeito?
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Posso alterá-lo?
00:00:28
Quem pode mudá-lo? Bem
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Como administrador do SharePoint,
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Poderei aceder ao centro
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às políticas de partilha.
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Neste menu, encontro aqui uma opção,
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Escolha as opções de expiração
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e permissão para links
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acessível a todos.
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Podemos ver que isto
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opção foi ativada em 30 dias,
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Vou poder mudá-lo.
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Aqui aos 20 dias.
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Cuidado.
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Se eu não colocar nada nele,
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Pode-se notar que sou obrigado a
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escolha um número entre um e
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730, se ativado.
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Vamos colocar de volta 30 para o nosso exemplo,
00:01:12
Não me esqueço de gravar o meu
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mudanças e eu posso fazê-lo
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Em apenas alguns cliques, defina um
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Data de validade dos links
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Aberto a todos no OneDrive
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na minha organização.

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