SharePoint - Mettre en place une expiration pour les liens "ouverts à tous" Tutoriels

Apprenez à sécuriser vos liens partagés sur SharePoint en mettant en place une expiration. Découvrez comment administrer cette fonctionnalité avancée pour protéger vos données confidentielles.

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Objectifs :

Comprendre comment gérer les paramètres d'expiration des liens partagés dans OneDrive pour les utilisateurs de Microsoft 365.

Chapitres :

Introduction
Dans cet e-learning, nous allons explorer la gestion des liens partagés dans OneDrive, en particulier la fonctionnalité d'expiration automatique des liens. Cette fonctionnalité est essentielle pour garantir la sécurité des documents partagés au sein d'une organisation.
Utilisation quotidienne de OneDrive
En tant qu'utilisateur de Microsoft 365, j'utilise OneDrive quotidiennement pour partager mes documents et dossiers sous forme de liens. J'ai pris l'habitude de partager ces liens de manière ouverte, accessible à tous.
Fonctionnalité d'expiration des liens
Récemment, j'ai remarqué qu'une date d'expiration automatique avait été mise en place pour ces liens. Cela soulève plusieurs questions : Comment cette expiration a-t-elle été configurée ? Est-elle activée par défaut ? Puis-je la modifier ? Qui a la capacité de la changer ?
Accès aux paramètres d'expiration
En tant qu'administrateur SharePoint, j'ai accès au centre d'administration où je peux gérer les stratégies de partage. Dans ce menu, je trouve une option pour choisir les paramètres d'expiration et d'autorisation pour les liens accessibles à tous.
Modification des paramètres d'expiration
Dans les paramètres, je constate que l'option d'expiration est activée par défaut à 30 jours. Je peux la modifier, par exemple, à 20 jours. Il est important de noter que si je ne spécifie pas de valeur, je dois choisir un nombre compris entre 1 et 730 jours, tant que cette option est activée. Pour cet exemple, je vais remettre la valeur à 30 jours.
Enregistrement des modifications
Après avoir effectué les modifications nécessaires, je n'oublie pas d'enregistrer mes changements. Ainsi, en quelques clics, je peux définir une date d'expiration pour les liens ouverts à tous au sein de OneDrive dans mon organisation.
Conclusion
La gestion des liens partagés et de leurs paramètres d'expiration est cruciale pour la sécurité des informations dans une organisation. Grâce à ces outils, les administrateurs peuvent facilement contrôler l'accès aux documents et garantir leur protection.

FAQ :

Comment définir une date d'expiration pour les liens partagés dans OneDrive?

Pour définir une date d'expiration pour les liens partagés dans OneDrive, vous devez être administrateur SharePoint. Accédez au centre d'administration, puis aux stratégies de partage. Vous pouvez choisir une option d'expiration et définir le nombre de jours avant que le lien ne devienne inactif.

Est-ce que la date d'expiration est activée par défaut dans OneDrive?

Oui, la date d'expiration peut être activée par défaut dans OneDrive, généralement configurée à 30 jours, mais cela peut être modifié par l'administrateur.

Qui peut changer la date d'expiration des liens dans OneDrive?

Seuls les administrateurs SharePoint ont la capacité de changer la date d'expiration des liens partagés dans OneDrive.

Que se passe-t-il si je ne définis pas de date d'expiration?

Si vous ne définissez pas de date d'expiration, le système exigera que vous choisissiez un nombre de jours entre 1 et 730, si l'option d'expiration est activée.

Comment puis-je modifier les paramètres de partage dans OneDrive?

Pour modifier les paramètres de partage dans OneDrive, accédez au centre d'administration SharePoint, puis sélectionnez les stratégies de partage pour ajuster les options d'expiration et d'autorisation.

Quelques cas d'usages :

Partage de documents sensibles

Dans une entreprise, un administrateur peut configurer des liens avec une date d'expiration pour des documents sensibles, garantissant qu'après un certain temps, l'accès sera automatiquement révoqué, réduisant ainsi le risque de fuites d'informations.

Gestion de projets

Lors de la gestion d'un projet, un chef de projet peut partager des fichiers avec des partenaires externes en utilisant des liens ouverts avec une date d'expiration, assurant que les documents ne restent accessibles que pendant la durée du projet.

Formation et ressources

Un formateur peut partager des ressources de formation avec des participants en utilisant des liens temporaires, garantissant que les documents ne sont accessibles qu'à ceux qui ont assisté à la formation, et évitant ainsi un accès non autorisé par la suite.

Collaboration inter-équipes

Dans un environnement de travail collaboratif, les équipes peuvent partager des fichiers avec des liens temporaires, facilitant la collaboration tout en maintenant le contrôle sur l'accès aux informations sensibles.

Glossaire :

Microsoft 365

Une suite de services cloud et d'applications de productivité développée par Microsoft, incluant des outils comme Word, Excel, PowerPoint, et OneDrive.

OneDrive

Un service de stockage en ligne proposé par Microsoft, permettant aux utilisateurs de sauvegarder, partager et accéder à leurs fichiers depuis n'importe quel appareil connecté à Internet.

Liens ouverts

Des liens qui permettent à toute personne disposant de l'URL d'accéder à un document ou un dossier, sans nécessiter d'identification.

Date d'expiration

Une fonctionnalité qui permet de définir une période après laquelle un lien partagé ne sera plus accessible. Cela aide à contrôler l'accès aux documents sensibles.

Administrateur SharePoint

Un utilisateur ayant des droits d'administration sur SharePoint, une plateforme de collaboration et de gestion de contenu, qui peut configurer des paramètres de partage et d'accès.

Centre d'administration

Un tableau de bord où les administrateurs peuvent gérer les paramètres et les configurations des services Microsoft 365, y compris les stratégies de partage.

Stratégies de partage

Des règles définies par l'administrateur pour contrôler comment et avec qui les fichiers et dossiers peuvent être partagés au sein d'une organisation.

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