Power Automate - Flow - Créer un flux d'approbation grâce à Power Automate Tutoriels
Découvrez comment automatiser la gestion des approbations avec Power Automate. Ce tutoriel vous guide pour configurer un flux d'approbation qui se déclenche lorsqu'un fichier, tel qu'une note de frais, est déposé dans un dossier SharePoint. Apprenez à définir des approbateurs, personnaliser les notifications, et exécuter des actions spécifiques en fonction de la décision (approbation ou rejet). Ce guide simplifie la création de flux d'approbation efficaces pour automatiser et sécuriser les processus de validation dans votre environnement professionnel.
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Objectifs :
L'objectif de cette vidéo est de présenter le processus d'un flux d'approbation automatisé, en expliquant comment il fonctionne, comment le configurer et les actions qui en découlent en fonction des réponses des approbateurs.
Chapitres :
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Introduction au Flux d'Approbation
Un flux d'approbation est un processus automatisé qui permet de gérer et de suivre les demandes nécessitant une validation avant d'être finalisées. Ce processus est déclenché par un événement, tel que la soumission d'un formulaire ou le dépôt d'un fichier. -
Déclenchement du Flux
Le flux d'approbation est initié lorsqu'une demande est soumise à un ou plusieurs approbateurs, en fonction de la réponse qui peut être approuvée ou rejetée. Le flux exécute des actions spécifiques définies par Power Automate. Par exemple, lors du dépôt d'un fichier de type note de frais dans un dossier Teams spécifique, un flux d'approbation se déclenche et doit être validé par un approbateur. -
Configuration du Flux
Pour commencer, il faut démarrer un flux de cloud automatisé en utilisant le déclencheur d'ajout ou de création de fichier dans un dossier spécifique SharePoint. Il est important de pointer vers le dossier de l'équipe Teams à surveiller, qui dans ce cas est un dossier nommé 'note de frais'. -
Démarrage de l'Approbation
L'étape suivante consiste à démarrer l'approbation, qui possède sa propre tuile d'action. Il faut choisir l'action 'démarrer et attendre une approbation' pour générer une pause dans l'exécution du flux tant que l'approbateur n'a pas donné sa réponse. Dans les propriétés de l'action, il est possible de définir le type d'approbation et de personnaliser le contenu du message destiné à l'approbateur. -
Gestion des Réponses d'Approbation
Après avoir configuré l'approbation, il est nécessaire de générer des actions en fonction de la réponse d'approbation. Cela se fait en intégrant un bloc conditionnel dans la tuile de contrôle. Il faut paramétrer la condition basée sur la réponse d'approbation et tester le statut associé à l'acceptation du fichier. -
Actions en Fonction de l'Approbation
En fonction de la réponse, des actions telles que le déplacement ou la suppression du fichier peuvent être ajoutées. Il est possible de spécifier l'équipe Teams concernée ainsi que le chemin du dossier de destination. D'autres actions peuvent également être intégrées au flux. -
Test du Flux
Pour tester le flux, il suffit de déposer un fichier dans le dossier surveillé. Le flux s'exécute en mode test et, après quelques secondes, l'approbateur reçoit une notification Teams. Dans cette notification, une copie du document est disponible pour téléchargement et vérification avant approbation. -
Conclusion
En approuvant le document, on peut constater que le fichier a été déplacé dans le dossier approprié. En cas de non-approbation, le fichier est supprimé comme prévu. Ce flux simple permet de comprendre les principes de base d'un flux d'approbation.
FAQ :
Qu'est-ce qu'un flux d'approbation ?
Un flux d'approbation est un processus automatisé qui permet de gérer les demandes nécessitant une validation avant d'être finalisées. Il est déclenché par des événements comme la soumission d'un formulaire ou le dépôt d'un fichier.
Comment fonctionne Power Automate ?
Power Automate permet de créer des flux de travail automatisés entre différentes applications et services. Il utilise des déclencheurs pour initier des actions basées sur des événements spécifiques.
Qui peut être un approbateur dans un flux d'approbation ?
Un approbateur est une personne désignée pour valider ou rejeter une demande dans un flux d'approbation. Il peut y avoir un ou plusieurs approbateurs selon la configuration du flux.
Comment personnaliser le message envoyé à l'approbateur ?
Vous pouvez personnaliser le contenu du message en spécifiant un titre et en ajoutant l'adresse e-mail de l'approbateur. Il est également possible d'inclure des documents en tant que pièces jointes.
Que se passe-t-il si une demande est rejetée ?
Si une demande est rejetée, le fichier associé peut être supprimé ou déplacé selon les actions définies dans le flux d'approbation.
Quelques cas d'usages :
Gestion des notes de frais
Dans une entreprise, un flux d'approbation peut être utilisé pour gérer les demandes de remboursement de notes de frais. Lorsqu'un employé soumet une note de frais, un flux se déclenche pour que le manager puisse l'approuver ou la rejeter, facilitant ainsi le processus de remboursement.
Validation de documents
Les équipes de projet peuvent utiliser un flux d'approbation pour valider des documents importants avant leur publication. Par exemple, un document de projet peut être soumis pour approbation par plusieurs membres de l'équipe, garantissant que toutes les parties prenantes ont donné leur accord.
Contrôle des accès aux fichiers
Un flux d'approbation peut être mis en place pour contrôler l'accès à des fichiers sensibles. Lorsqu'un utilisateur demande l'accès à un fichier, un approbateur peut examiner la demande et décider de l'accorder ou de la refuser, renforçant ainsi la sécurité des données.
Glossaire :
flux d'approbation
Un processus automatisé qui permet de gérer et de suivre les demandes nécessitant une validation avant d'être finalisées.
Power Automate
Un service de Microsoft qui permet de créer des flux de travail automatisés entre différentes applications et services.
déclencheur
Un événement qui initie l'exécution d'un flux, comme la soumission d'un formulaire ou le dépôt d'un fichier.
approbateur
Une personne désignée pour valider ou rejeter une demande dans un flux d'approbation.
conditionnel
Un bloc dans un flux qui permet d'exécuter différentes actions en fonction de la réponse d'approbation.
Teams
Une plateforme de collaboration de Microsoft qui permet de communiquer et de travailler en équipe.
SharePoint
Un service de Microsoft utilisé pour le stockage, la gestion et le partage de documents et d'informations au sein d'une organisation.
pièce jointe
Un fichier qui est envoyé avec un message, permettant à l'approbateur de consulter le document avant de donner son approbation.