Shift - Créer un planning et l'organiser grâce aux groupes Tutoriels

Découvrez comment créer et organiser un planning pour votre équipe grâce à cette vidéo.
Avec la création d'un groupe Office 365, vous pouvez commencer à créer des Shifts pour vos collègues.
Vous pouvez créer un Shift pour une seule personne en ajoutant des étiquettes et des couleurs spécifiques pour plus d'informations.
Le système vous permet également de copier les informations pour créer le même Shift pour d'autres membres si c'est une activité pour toute l'équipe.
Suivez les conseils pratiques pour créer et organiser efficacement votre planning grâce à Shift et améliorer la productivité de votre équipe.

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Disponible dans Microsoft365

Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est de guider les utilisateurs dans la création de Shifts pour leurs collègues, en expliquant les différentes méthodes disponibles et les fonctionnalités associées.

Chapitres :

Introduction à la création de Shifts
Avec la création d'un groupe, même sans nom, vous êtes désormais prêts à commencer à créer des Shifts pour vos collègues. Cette fonctionnalité est essentielle pour organiser le travail et assurer une bonne répartition des tâches au sein de l'équipe.
Méthodes de création de Shifts
Il existe différentes manières de créer un Shift : - **Sélection directe** : Vous pouvez simplement sélectionner le créneau désiré. - **Double clic** : En effectuant un double clic, vous aurez accès à plus d'options et pourrez ajouter des informations supplémentaires.
Options de personnalisation des Shifts
Lors de la création d'un Shift, vous avez la possibilité d'ajouter des étiquettes et des couleurs spécifiques. Cela est particulièrement utile si vous utilisez déjà la même méthode pour les mails dans Outlook. Notez que l'ajout d'un Shift n'est possible que pour un membre à la fois.
Copie de Shifts pour d'autres membres
Le système vous permet de copier les informations pour créer le même Shift pour d'autres membres, ce qui est pratique pour les activités d'équipe. Pour ce faire, vous pouvez : - **Clic droit** : Cela vous permettra de copier le Shift plus rapidement avec toutes les informations nécessaires. - **Raccourci clavier** : Utilisez le raccourci clavier Ctrl + C pour copier les informations.
Rôle du responsable d'équipe
Seul le responsable de l'équipe pourra effectuer ces manipulations. Si un membre souhaite avoir une activité spécifique, il devra contacter le responsable ou demander un échange.
Partage et visualisation des Shifts
Après avoir finalisé la création d'un Shift, vous pourrez le partager. En tant que membre, même si le planning n'est pas partagé, vous pouvez le visualiser sur l'application, ce qui vous permet de rester informé des horaires de travail.

FAQ :

Comment créer un Shift pour un collègue?

Pour créer un Shift pour un collègue, sélectionnez le créneau désiré ou effectuez un double clic pour accéder à plus d'options. Vous pouvez ensuite ajouter des informations supplémentaires et des étiquettes.

Puis-je créer plusieurs Shifts en même temps?

Non, vous ne pouvez créer qu'un seul Shift à la fois pour un membre. Cependant, vous pouvez copier les informations d'un Shift pour le créer pour d'autres membres si c'est une activité d'équipe.

Comment partager un Shift après sa création?

Après avoir finalisé la création d'un Shift, vous pouvez le partager avec les membres de l'équipe. Même si le planning n'est pas partagé, les membres peuvent visualiser leurs Shifts sur l'application.

Que faire si un membre souhaite une activité spécifique?

Si un membre souhaite une activité spécifique, il doit contacter le responsable d'équipe ou demander un échange.

Quelles informations peuvent être ajoutées à un Shift?

Vous pouvez ajouter des étiquettes, des couleurs spécifiques et d'autres informations pertinentes pour mieux organiser et identifier les Shifts.

Quelques cas d'usages :

Gestion des horaires d'équipe

Dans une entreprise, un responsable d'équipe peut utiliser la création de Shifts pour gérer efficacement les horaires de travail de ses collègues. En utilisant des étiquettes et des couleurs, il peut facilement identifier les différentes tâches et priorités.

Planification d'événements

Lors de la planification d'un événement, un organisateur peut créer des Shifts pour les bénévoles ou le personnel. Cela permet de s'assurer que chaque tâche est couverte et que les participants savent quand et où ils doivent être.

Optimisation des ressources humaines

Dans un environnement de travail dynamique, la possibilité de copier des Shifts permet aux responsables de réaffecter rapidement des tâches en fonction des besoins de l'équipe, améliorant ainsi l'efficacité et la productivité.

Suivi des performances

Les responsables peuvent utiliser les Shifts pour suivre les performances des membres de l'équipe en fonction des tâches assignées. Cela peut aider à identifier les domaines nécessitant une formation ou un soutien supplémentaire.

Communication interne

En utilisant l'application pour visualiser les Shifts, les membres de l'équipe peuvent mieux communiquer entre eux sur leurs disponibilités et leurs responsabilités, ce qui réduit les malentendus et améliore la collaboration.

Glossaire :

Shift

Un Shift est une période de travail assignée à un membre d'une équipe. Il peut inclure des détails tels que l'heure de début, l'heure de fin et des informations supplémentaires comme des étiquettes ou des couleurs.

Étiquettes

Les étiquettes sont des mots-clés ou des catégories que l'on peut ajouter à un Shift pour fournir des informations supplémentaires ou pour organiser les Shifts de manière plus efficace.

Raccourci clavier

Un raccourci clavier est une combinaison de touches qui permet d'exécuter une commande rapidement, comme 'Ctrl + C' pour copier.

Responsable d'équipe

Le responsable d'équipe est la personne chargée de superviser les membres de l'équipe et de gérer les Shifts et les activités.

Double clic

Un double clic est une action consistant à cliquer deux fois rapidement sur un élément avec une souris, souvent utilisée pour ouvrir des fichiers ou des options.

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Avec la création d'un groupe, même sans nom,

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vous êtes désormais prêts pour commencer

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à créer des Shifts pour vos collègues.

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Vous avez différentes

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manières de créer un Shift:

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vous pouvez tout simplement.

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sélectionner le créneau désiré ou

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faire un double clic et avoir plus

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d'options et ajouter plus d'informations.

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Avec cette option, vous pouvez créer

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un Shift pour une seule personne.

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Vous aurez la possibilité aussi d'ajouter

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des étiquettes et des couleurs spécifiques

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comme information supplémentaire,

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surtout si vous utilisez déjà la même

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méthode pour les mails dans Outlook.

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Comme l'ajout d'un Shift n'est

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possible que pour un membre à la fois.

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Le système vous permettra de copier

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les informations pour créer le

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même Shift pour d'autres membres,

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si c'est une activité pour toute l'équipe.

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Le clic droit va permettre de copier

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le Shift plus rapidement et avec

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toutes les informations nécessaires.

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Vous pouvez également utiliser

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le raccourci clavier contrôle + C.

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Seul le responsable de l'équipe

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pourra faire cette manipulation.

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activité spécifique,

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il faudra contacter le responsable

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où demander un échange.

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Après avoir finalisé la création d'un Shift,

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vous pourrez le partager. En tant que membre,

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même si le planning n'est pas partagé,

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vous pouvez le visualiser sur l'application.

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