Shift - Compléter le planning et le partager Tutoriels

Découvrez comment compléter et partager votre planning dans Microsoft 365 grâce à cette vidéo.
Avec Planner, vous pouvez facilement ajouter des tâches et des compartiments pour organiser votre travail d'équipe.
Vous pouvez également attribuer des tâches à des membres spécifiques et suivre leur progression.
Une fois que votre planning est complet, vous pouvez le partager avec d'autres membres de votre organisation en définissant les paramètres de confidentialité appropriés.
Suivez les conseils pratiques pour créer et organiser efficacement votre planning grâce à Planner et améliorer la productivité de votre équipe dans Microsoft 365.

1:39
2843 vues

Disponible dans Microsoft365

Objectifs :

Comprendre comment utiliser les fonctionnalités de gestion des activités dans l'application Shift, y compris l'ajout d'informations, l'utilisation des couleurs, et la gestion des pauses et des notes.

Chapitres :

Introduction à la gestion des activités dans Shift
Cette section présente les fonctionnalités de l'application Shift qui permettent aux utilisateurs de gérer efficacement les activités. L'objectif est de faciliter la planification et la communication au sein des équipes.
Ajout d'informations aux créneaux
Après avoir créé un Shift normal, vous pouvez enrichir les informations en effectuant un double clic sur le créneau. Cela vous permet d'ajouter des détails supplémentaires. De plus, un clic droit vous offre la possibilité d'ajouter une autre activité ou de déplacer celle-ci dans les Shifts ouverts si nécessaire.
Utilisation des couleurs pour les activités
Shift utilise un code couleur pour mettre en valeur les activités créées. Les couleurs peuvent être utilisées pour regrouper des activités similaires, facilitant ainsi la reconnaissance par les membres de l'équipe. Il est important de noter que seules les couleurs par défaut du système peuvent être utilisées.
Affichage des étiquettes
Une autre option permet de remplacer l'heure par une étiquette personnalisable. Cette étiquette peut être remplie librement, offrant ainsi une flexibilité dans la présentation des informations.
Gestion des pauses et des notes
Le système permet d'incorporer une pause non rémunérée par activité. De plus, il est possible d'ajouter des notes pour clarifier des informations concernant l'activité créée, évitant ainsi l'envoi d'emails. Cela permet de rappeler aux membres la thématique de la réunion, tout en gardant le message dans l'application.
Planification des activités pendant le Shift
Shift propose une option pour planifier toutes les activités utiles pendant le Shift, évitant ainsi la création de différentes activités dans une même journée. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour une gestion efficace du temps et des ressources.
Conclusion
En utilisant ces fonctionnalités, les responsables peuvent optimiser la gestion des activités dans Shift, rendant la communication et la planification plus efficaces. L'application permet de centraliser les informations et de simplifier le processus de gestion des équipes.

FAQ :

Comment ajouter des informations à un Shift?

Vous pouvez ajouter des informations à un Shift en effectuant un double clic sur le créneau correspondant.

Quelles options sont disponibles avec un clic droit sur un Shift?

Un clic droit vous permet d'ajouter une autre activité ou de déplacer l'activité dans les Shifts ouverts si nécessaire.

Comment utiliser les couleurs dans les Shifts?

Les couleurs peuvent être utilisées pour regrouper des activités similaires, permettant aux membres de reconnaître facilement les activités en commun.

Puis-je personnaliser les couleurs utilisées dans le système?

Vous ne pouvez utiliser que les couleurs par défaut fournies par le système.

Comment puis-je ajouter des notes à une activité?

Vous pouvez ajouter des notes pour fournir des informations supplémentaires ou clarifier des détails sur l'activité créée.

Qu'est-ce qu'une pause non rémunérée?

Une pause non rémunérée est une période de repos pendant laquelle l'employé n'est pas payé, mais qui peut être intégrée dans le planning des activités.

Quelques cas d'usages :

Gestion des horaires dans un environnement de travail flexible

Les responsables peuvent utiliser le système de Shift pour planifier efficacement les horaires des employés, en ajoutant des activités et en utilisant des couleurs pour identifier les tâches similaires. Cela améliore la clarté et la communication au sein de l'équipe.

Rappel des thèmes de réunion

En utilisant l'option d'ajout de notes, les responsables peuvent rappeler aux membres de l'équipe le thème de la réunion sans avoir à envoyer d'emails, ce qui centralise l'information dans l'application.

Planification des pauses

Les managers peuvent intégrer des pauses non rémunérées dans le planning des activités, assurant ainsi que les employés ont le temps de se reposer tout en maintenant une productivité optimale.

Création rapide de Shifts

La fonctionnalité de copier le planning permet aux responsables de créer rapidement de nouveaux Shifts en utilisant des informations déjà existantes, ce qui fait gagner du temps lors de la planification.

Glossaire :

Shift

Un Shift est une période de travail planifiée pour un employé ou un groupe d'employés, souvent utilisée dans des environnements de travail avec des horaires flexibles.

Double clic

Action consistant à cliquer deux fois rapidement sur un élément à l'écran pour ouvrir ou modifier une option.

Clic droit

Action consistant à cliquer avec le bouton droit de la souris, souvent utilisée pour ouvrir un menu contextuel avec des options supplémentaires.

Couleurs par défaut

Les couleurs prédéfinies dans le système qui peuvent être utilisées pour identifier ou regrouper des activités similaires.

Étiquette

Un champ libre qui peut être rempli pour remplacer l'affichage de l'heure, permettant d'ajouter des informations supplémentaires sur une activité.

Pause non rémunérée

Une période de repos pendant laquelle l'employé n'est pas payé, mais qui peut être intégrée dans le planning des activités.

Notes

Informations supplémentaires ajoutées à une activité pour clarifier ou rappeler des détails importants, sans avoir besoin d'envoyer un email.

Planification

Le processus d'organisation des activités et des horaires de travail pour assurer une gestion efficace des ressources humaines.

00:00:03

Lorsque vous avez terminé la création

00:00:05

d'un Shift normal, ouvert ou les 2,

00:00:09

Vous pouvez ajouter un peu plus

00:00:11

d'informations en effectuant

00:00:12

un double-clic sur le créneau.

00:00:14

Le clic droit vous permettra d'ajouter

00:00:16

une autre activité ou de le bouger

00:00:18

dans les Shifts ouverts si besoin.

00:00:20

Comme membre, vous n'avez

00:00:22

pas accès à ces options.

00:00:24

Shift utilise des couleurs pour

00:00:26

mettre en valeur l'activité créé.

00:00:28

Vous pouvez utiliser les couleurs

00:00:29

pour regrouper les mêmes activités

00:00:31

et les membres pourront reconnaître

00:00:33

l'activité en commun où vous

00:00:35

pouvez utiliser les couleurs pour

00:00:37

séparer un membre d'un autre.

00:00:38

Vous pouvez seulement utiliser les

00:00:41

couleurs par défaut dans le système.

00:00:44

La prochaine option permet de

00:00:46

changer l'affichage avec une

00:00:47

étiquette à la place de l'heure.

00:00:49

Cette étiquette est libre à remplir.

00:00:52

Le système laisse juste

00:00:54

l'incorporation d'une pause

00:00:55

non rémunérée par activité.

00:00:57

Si besoin,

00:00:58

le système vous propose l'option

00:00:59

d'ajouter des notes pour donner un

00:01:01

peu plus d'informations ou clarifier

00:01:03

une information de l'activité

00:01:05

créée à la place de l'envoi

00:01:07

d'un mail comme par exemple,

00:01:08

cela permet de rappeler aux membres la

00:01:11

thématique de la réunion. Comme responsable,

00:01:13

vous savez que le message reste dans

00:01:15

l'application sans utiliser d'autres outils,

00:01:17

Shift propose l'option de activité du

00:01:19

Shift pour tout ce qui est utile de

00:01:22

planifier pendant le Shift à la place

00:01:24

de créer différentes activités

00:01:26

dans une même journée.

00:01:28

Cette information sera copiée

00:01:29

avec la fonctionnalité de copier

00:01:31

le planning pour une création

00:01:33

plus rapide des Shifts.

Mandarine AI: CE QUI POURRAIT VOUS INTÉRESSER

LES COURS ASSOCIÉS Ce tutoriel fait partie des cours suivants

Abonnés

4197 vues

E-learning Débutant

Formation Vidéo Microsoft Shift - Initiation à Microsoft Shift

Découvrez les fonctionnalités d'organisation de planning avec Microsoft Shift. Créer un planning d'équipe, le modifier, le partager, l'impri...

Cours E-learning

TOUS LES COURS