Shift - Gérer les demandes de congés ou d'échange Tutoriels

Découvrez comment gérer les demandes de congés ou d'échange dans Microsoft 365 grâce à cette vidéo.
Les utilisateurs peuvent proposer ou échanger un shift avec un collègue via l'onglet planning de l'application.
Les managers reçoivent une notification pour approuver ou refuser les demandes et peuvent consulter toutes les demandes dans l'onglet dédié.
Suivez les conseils pratiques pour gérer efficacement les demandes de congés ou d'échange et améliorer la gestion de votre équipe dans Microsoft 365.

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Disponible dans Microsoft365

Objectifs :

Comprendre le processus de planification des activités et les demandes de congé au sein d'une équipe, ainsi que les rôles des membres et des responsables dans ce processus.

Chapitres :

Introduction à la planification des activités
La planification des activités est essentielle pour assurer une bonne organisation au sein d'une équipe. Ce système permet aux membres de faire des demandes de congé, de modifier leur planning ou de proposer des échanges avec des collègues.
Types de demandes
Il existe deux types de demandes que les membres peuvent faire : - **Demande d'échange** : C'est une demande ouverte faite par un membre à l'ensemble de l'équipe. - **Proposition** : C'est une demande ciblée adressée à un membre spécifique de l'équipe.
Rôle du responsable
Le responsable joue un rôle crucial dans le processus d'approbation des demandes. Il est responsable de la réponse aux demandes effectuées par les membres. Cette réponse se fait dans le même espace où la demande a été faite, permettant ainsi une communication fluide.
Processus d'approbation
Le responsable a la possibilité d'accepter ou de refuser une demande. En cas de refus, il peut également laisser une note pour expliquer sa décision. Par exemple, il peut rappeler aux membres que la demande était une exception ou vérifier leur planning récemment publié.
Conclusion
La gestion des demandes de congé et des échanges au sein d'une équipe est un processus structuré qui nécessite une communication claire entre les membres et le responsable. Comprendre les différences entre les types de demandes et le rôle du responsable est essentiel pour une collaboration efficace.

FAQ :

Comment un membre peut-il faire une demande de congé?

Un membre peut faire une demande de congé en utilisant le système de planification d'activités, où il soumet sa requête à son responsable.

Quelle est la différence entre un échange et une proposition?

Un échange est une demande ouverte faite par un membre pour changer son planning avec n'importe quel collègue, tandis qu'une proposition est une demande ciblée adressée à un membre spécifique de l'équipe.

Que se passe-t-il après qu'un membre a soumis une demande?

Après la soumission d'une demande, le responsable peut l'accepter ou la refuser et laisser une note pour expliquer sa décision.

Comment un responsable peut-il gérer les demandes?

Le responsable gère les demandes dans le même système où elles ont été soumises, en ayant la possibilité d'accepter, de refuser ou de commenter chaque demande.

Les membres sont-ils informés des décisions prises par le responsable?

Oui, les membres reçoivent des notifications concernant l'acceptation ou le refus de leurs demandes, ainsi que toute note laissée par le responsable.

Quelques cas d'usages :

Gestion des congés dans une équipe

Les membres d'une équipe peuvent utiliser le système de planification pour soumettre des demandes de congé, facilitant ainsi la gestion des absences et permettant au responsable de planifier en conséquence.

Échanges de planning entre collègues

Les membres peuvent proposer des échanges de planning pour s'adapter à des situations personnelles, ce qui favorise la flexibilité et la collaboration au sein de l'équipe.

Suivi des demandes par le responsable

Le responsable peut suivre toutes les demandes de congé et d'échange dans un seul endroit, ce qui simplifie la gestion des ressources humaines et améliore la communication au sein de l'équipe.

Amélioration de la transparence dans la gestion des demandes

En laissant des notes sur les décisions prises, le responsable améliore la transparence et aide les membres à comprendre les raisons derrière chaque approbation ou refus.

Glossaire :

planification d'activités

Processus d'organisation et de gestion des tâches et des événements à venir au sein d'une équipe ou d'une organisation.

demande de congé

Requête formulée par un membre d'une équipe pour obtenir une période d'absence du travail, généralement pour des raisons personnelles ou de santé.

échange

Demande ouverte faite par un membre pour échanger son planning avec un autre membre, sans spécifier de personne en particulier.

proposition

Demande ciblée faite par un membre à un autre membre de l'équipe pour un échange de planning, spécifiant la personne concernée.

responsable

Personne en charge de superviser une équipe ou un projet, responsable de l'approbation des demandes et de la gestion des ressources.

note de réponse

Commentaire ou message laissé par le responsable en réponse à une demande, pouvant inclure des explications ou des rappels.

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Shift a été créé pour la planification

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d'activités et permet au membre

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d'effectuer une requête à son

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responsable. Le membre pourra

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faire la demande d'un congé,

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et changer de planification

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ou proposer un échange avec

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un collègue . Cependant,

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l'approbation finale dépend

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du responsable. La différence

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entre l'échange et la proposition

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est que l'échange est une demande

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ouverte de la part d'un membre

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et la proposition est ciblé à un

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membre de l'équipe en particulier.

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Pour le responsable,

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la réponse à la demande est

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faite dans le même endroit que

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le membre l'a effectué,

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le responsable pourra l'accepter ou

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refuser et aussi laisser une note

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avec la réponse; Par exemple,

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le responsable pourra

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rappeler aux membres que

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c'était une exception ou

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tout simplement vérifier leur

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planning récemment publié.

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