Teams - Configurer les salles de groupes avant la réunion Tutoriels

Découvrez comment configurer facilement les salles de groupe avant une réunion dans Microsoft Teams.
Dans la vidéo "Configurer les salles de groupe avant la réunion", vous apprendrez à créer des salles pour petits groupes dès la création de la réunion.
Vous pourrez attribuer manuellement ou automatiquement les participants aux salles, en fonction de vos préférences.
Cette fonctionnalité vous permettra d'optimiser votre temps pendant la réunion et de personnaliser l'expérience pour chaque groupe.
Ne manquez pas cette opportunité d'améliorer votre utilisation professionnelle de Microsoft 365.

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Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est d'apprendre à utiliser l'outil de répartition des participants dans Microsoft Teams pour optimiser les réunions virtuelles en créant des salles de petits groupes.

Chapitres :

Introduction à la Répartition des Participants
Lors des réunions virtuelles, il est souvent bénéfique de diviser les participants en petits groupes pour réaliser des exercices. Cela permet d'éviter de perdre du temps à configurer les salles pendant la réunion.
Création de Salles dans Microsoft Teams
Microsoft Teams propose un outil qui facilite la répartition des participants et la configuration des salles dès la création de la réunion. Que vous créiez la réunion via Microsoft Teams ou Microsoft Outlook, vous pouvez y accéder depuis votre calendrier en double-cliquant dessus.
Configuration des Salles de Petit Groupe
Dans le bandeau supérieur, cliquez sur 'Salle pour petit groupe'. Sélectionnez le nombre de salles nécessaires. Une fois les salles créées, vous pouvez attribuer les participants en cliquant sur le bouton approprié.
Options d'Attribution des Participants
Deux options s'offrent à vous pour attribuer les participants :
1. Attribution Manuelle
Vous pouvez répartir les candidats selon vos préférences.
2. Attribution Automatique
Microsoft Teams peut attribuer les participants de manière aléatoire, en veillant à ce que chaque salle ait le même nombre de participants.
Modification de la Répartition
Si la répartition ne vous convient pas, vous pouvez la modifier en cliquant sur 'Attribuer des participants'. Cela vous permet de gérer l'emplacement des candidats dans les salles ou de ne les affecter à aucune salle avant le début de la réunion.
Limites de Temps pour la Création des Salles
Il est important de noter que vous pouvez créer des salles avant l'heure de la réunion. Par exemple, si une réunion est programmée à 10h00, vous pouvez créer des salles avant 10h00, mais après 10h00, il ne sera plus possible de le faire via le calendrier.

FAQ :

Comment créer des salles pour petits groupes dans Microsoft Teams?

Pour créer des salles pour petits groupes dans Microsoft Teams, accédez à votre réunion depuis le calendrier, cliquez sur 'Salle pour petit groupe', puis sélectionnez le nombre de salles nécessaires. Vous pouvez ensuite attribuer les participants manuellement ou laisser Teams le faire automatiquement.

Puis-je modifier la répartition des participants après l'avoir créée?

Oui, vous pouvez modifier la répartition des participants en cliquant sur 'Attribuer des participants' avant le début de la réunion. Cela vous permet de gérer l'emplacement des candidats dans les salles.

À quel moment puis-je créer des salles pour ma réunion?

Vous pouvez créer des salles pour votre réunion avant l'heure de la réunion. Par exemple, si votre réunion est programmée à 10h00, vous pouvez créer des salles avant 10h00, mais pas après.

Qu'est-ce qu'une réunion virtuelle?

Une réunion virtuelle est une réunion qui se déroule en ligne, permettant aux participants de se connecter à distance via des outils comme Microsoft Teams.

Quelques cas d'usages :

Formation en ligne

Lors d'une formation en ligne, les formateurs peuvent utiliser les salles pour petits groupes dans Microsoft Teams pour diviser les participants en équipes afin de travailler sur des études de cas. Cela favorise l'interaction et l'apprentissage collaboratif.

Réunions de brainstorming

Dans une réunion de brainstorming, les participants peuvent être répartis en petits groupes pour générer des idées. L'utilisation de la répartition aléatoire permet de mélanger les participants et d'encourager la créativité.

Évaluations de projet

Pour des évaluations de projet, les responsables peuvent créer des salles pour petits groupes afin que les équipes puissent discuter de leurs projets respectifs. Cela permet une évaluation plus ciblée et des retours constructifs.

Séances de feedback

Les séances de feedback peuvent être améliorées en utilisant des salles pour petits groupes, où les participants peuvent discuter de leurs expériences et donner des retours sur des sujets spécifiques, tout en maintenant un environnement de confiance.

Glossaire :

réunion virtuelle

Une réunion qui se déroule en ligne, permettant aux participants de se connecter à distance via des outils de communication numérique.

Microsoft Teams

Une plateforme de collaboration et de communication développée par Microsoft, permettant de discuter, de partager des fichiers et de tenir des réunions en ligne.

salles pour petits groupes

Des sous-espaces créés au sein d'une réunion virtuelle pour permettre aux participants de travailler en petits groupes sur des exercices ou des discussions.

calendrier

Un outil ou une application qui permet de planifier et de gérer des événements, y compris des réunions, en affichant les dates et heures.

attribuer des participants

Le processus de distribution des participants dans différentes salles ou groupes lors d'une réunion.

répartition aléatoire

Une méthode de distribution des participants dans des groupes de manière aléatoire, sans préférence ou sélection manuelle.

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Lors d'une réunion virtuelle,

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il peut être parfois utile de

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répartir les candidats par petits

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groupes pour effectuer des exercices,

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par exemple pour éviter de

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perdre du temps pendant la

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réunion à configurer ces salles,

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Microsoft teams a mis en place un

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outil qui permet de répartir les

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candidats et de configurer tout ça

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lors de la création de la réunion.

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Une fois votre réunion créée,

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que ce soit à partir de Microsoft

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Teams ou de Microsoft Outlook,

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Accédez à celle-ci depuis votre

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calendrier et double cliquez

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dessus dans le bandeau supérieur,

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cliquez sur salle pour petit groupe,

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cliquez ici et sélectionnez le nombre

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de salles dont vous aurez besoin.

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Vos salles sont maintenant créées,

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vous pouvez attribuer les participants

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en cliquant sur ce bouton.

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2 options s'offrent à vous.

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Vous pouvez le faire manuellement et

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répartir les candidats selon vos envies.

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Sinon,

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Microsoft teams peut attribuer

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les participants à votre place

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de façon aléatoire et gère les

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proportions pour que chaque salle

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ait le même nombre de participants.

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Si la répartition ne vous plaît pas,

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vous pouvez toujours la modifier en

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cliquant sur attribuer des participants.

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Cela vous permet de gérer vous même

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l'emplacement des candidats dans les

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salles ou de ne les affecter à aucune salle.

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Notez que la création des salles

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avant une réunion n'est disponible

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qu'avant l'heure de la réunion.

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Par exemple,

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si une réunion est programmée à 10h00,

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vous pouvez créer des salles

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avant 10 h mais à 10h00 0 2,

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il ne sera plus possible de le

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faire en passant par le calendrier.

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