Power Automate - Flow - Créer un flux automatisé avec Power Automate Tutoriels

Apprenez à créer un flux automatisé dans Power Automate pour automatiser des tâches en réponse à un événement spécifique. Ce tutoriel vous guide pour configurer un flux qui convertit automatiquement un fichier déposé dans un dossier OneDrive en PDF et le stocke dans un dossier cible. Découvrez comment paramétrer les déclencheurs, utiliser des éléments dynamiques, et personnaliser des notifications pour assurer le bon déroulement du flux. Ce guide pratique vous permettra de créer des automatisations simples et efficaces dans votre environnement de travail.

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Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est de démontrer comment créer un flux de cloud automatisé simple et fonctionnel qui se déclenche lors d'un événement spécifique, tel que le dépôt d'un fichier dans un dossier OneDrive, et de convertir ce fichier en PDF tout en conservant l'original.

Chapitres :

Introduction au Flux Automatisé
Dans cette vidéo, nous allons explorer la création d'un flux automatisé qui se déclenche lorsqu'un fichier est déposé dans un dossier spécifique de OneDrive. L'objectif est de convertir ce fichier en PDF tout en gardant l'original intact.
Création du Flux
Pour commencer, cliquez sur le bouton 'Créer' et sélectionnez l'option 'Flux de cloud automatisé'. Nommez votre flux et spécifiez le déclencheur, c'est-à-dire l'action qui lancera le processus. Dans ce cas, nous allons utiliser l'espace professionnel associé à l'action 'Lorsqu'un fichier est créé'.
Configuration du Déclencheur
Cliquez sur le déclencheur pour paramétrer le chemin du dossier à surveiller, que nous avons nommé 'Source'. Une fois qu'un fichier est créé ou déposé dans ce dossier, le flux enchaînera avec la conversion en PDF.
Conversion du Fichier
Choisissez l'action 'Convertir le fichier' associée à OneDrive. Identifiez le fichier à convertir grâce à son identificateur unique. Pour récupérer cette information, utilisez l'icône en forme d'éclair qui permet d'accéder aux éléments dynamiques des étapes précédentes.
Création du Fichier PDF
Contrôlez le format de sortie, qui sera PDF. Ensuite, spécifiez le dossier de stockage cible et le nom du PDF final, qui portera le même libellé que le fichier original. Le contenu du PDF sera le résultat de la conversion.
Notification de Conversion
Pour finaliser le flux, ajoutez une notification Teams pour indiquer que la conversion s'est bien déroulée. Choisissez l'action de publication de message dans une conversation Teams, en précisant que vous êtes le destinataire.
Test et Vérification du Flux
Enregistrez votre flux et testez-le manuellement en déposant un fichier dans le dossier spécifié. Soyez patient, car le temps d'exécution peut varier en fonction de la complexité du document source. Power Automate vous informera du succès de chaque étape.
Conclusion
Une fois le flux exécuté avec succès, vérifiez que le fichier PDF est présent dans le dossier cible. Votre flux est maintenant actif et visible dans le menu des trois petits points, où vous pouvez le modifier, le désactiver ou suivre l'historique des exécutions. Voilà comment créer un flux automatisé simple et fonctionnel.

FAQ :

Qu'est-ce qu'un flux de cloud automatisé ?

Un flux de cloud automatisé est un processus qui s'exécute dans le cloud, déclenché par un événement spécifique, permettant d'automatiser des tâches sans intervention manuelle.

Comment créer un flux automatisé dans One Drive ?

Pour créer un flux automatisé dans One Drive, vous devez d'abord sélectionner l'option de création de flux, spécifier le déclencheur (comme le dépôt d'un fichier), puis définir les actions à réaliser, comme la conversion en PDF.

Quels types de fichiers peuvent être convertis en PDF ?

La plupart des fichiers, y compris les documents Word, Excel et PowerPoint, peuvent être convertis en PDF à l'aide de flux automatisés dans One Drive.

Comment recevoir des notifications après l'exécution d'un flux ?

Vous pouvez configurer une notification Teams dans votre flux pour être informé lorsque le processus s'est bien déroulé.

Quels sont les avantages d'utiliser Power Automate ?

Power Automate permet d'automatiser des tâches répétitives, d'améliorer l'efficacité, de réduire les erreurs humaines et de gagner du temps dans les processus de travail.

Quelques cas d'usages :

Automatisation de la conversion de documents

Dans un environnement de bureau, un employé peut utiliser un flux automatisé pour convertir automatiquement tous les documents Word déposés dans un dossier spécifique en fichiers PDF, facilitant ainsi le partage et l'archivage.

Notification d'achèvement de projet

Une équipe de projet peut configurer un flux pour envoyer une notification Teams à tous les membres lorsque tous les fichiers nécessaires à un projet sont convertis et stockés dans un dossier cible.

Gestion des documents clients

Un service client peut automatiser la conversion des documents reçus par e-mail en PDF et les stocker dans un dossier One Drive, garantissant ainsi que tous les documents sont facilement accessibles et bien organisés.

Suivi des performances des flux

Les responsables peuvent utiliser Power Automate pour suivre l'historique des exécutions de flux, permettant d'identifier les goulots d'étranglement et d'optimiser les processus d'affaires.

Glossaire :

flux de cloud automatisé

Un processus automatisé qui s'exécute dans le cloud, déclenché par un événement spécifique, permettant d'effectuer des tâches sans intervention manuelle.

One Drive

Un service de stockage en ligne proposé par Microsoft, permettant aux utilisateurs de sauvegarder et de partager des fichiers dans le cloud.

PDF

Format de document portable, utilisé pour représenter des documents de manière indépendante du logiciel, du matériel ou du système d'exploitation.

déclencheur

Un événement ou une action qui initie l'exécution d'un flux automatisé.

éléments dynamiques

Informations variables qui peuvent être utilisées dans un flux pour personnaliser les actions en fonction des données en temps réel.

Power Automate

Un service de Microsoft qui permet aux utilisateurs de créer des flux de travail automatisés entre différentes applications et services.

notification Teams

Un message envoyé via Microsoft Teams pour informer les utilisateurs d'un événement ou d'une mise à jour.

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Disponible dans Microsoft365

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simple et fonctionnel

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qui sera déclenché par un événement précis.

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Dans mon cas,

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lors de la dépose d'un fichier dans un dossier spécifique de mon One Drive,

00:00:16

je souhaite automatiser

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la création d'une version PDF de ce fichier

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dans un dossier cible.

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Attention,

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l'objectif est ici de garder le fichier original et

00:00:26

de créer un nouveau document au format PDF.

00:00:28

Après avoir cliqué sur le bouton créé,

00:00:31

puis sélectionner l'option flux de cloud automatisé,

00:00:36

je nomme mon flux

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et je spécifie le déclencheur,

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c'est à dire l'action associée à l'application qui

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déclenchera le processus contenu dans mon flux.

00:00:47

Ici, ce sera mon espace

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professionnel

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for business

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associé à l'action.

00:00:55

Lorsqu'un fichier est créé,

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je vais ensuite cliquer sur le déclencheur afin de

00:01:01

paramétrer le chemin correspondant au dossier à surveiller.

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Ici, ce sera le dossier que j'ai nommé Source.

00:01:10

Une fois un fichier créé ou déposé dans ce dossier,

00:01:14

mon flux doit enchaîner avec la conversion en PDF.

00:01:18

Je choisis donc l'action convertir le fichier associé à One Drive

00:01:22

en identifiant le fichier à convertir

00:01:25

grâce à son identificateur unique.

00:01:28

Pour récupérer cette information,

00:01:30

j'utilise l'icône en forme d'éclair permettant de récupérer les

00:01:34

informations liées aux étapes précédentes de mon flux.

00:01:37

Ce sont les éléments dynamiques.

00:01:40

Je contrôle le format de sortie. Ici, ce sera PDF.

00:01:44

Il me restera une étape importante relative à la

00:01:48

création du fichier final basé sur mon original converti,

00:01:53

toujours associé à mon application One for Business.

00:01:56

Je choisis l'action. Créer un fichier

00:02:00

dans les propriétés.

00:02:01

Je spécifie le dossier de stockage cible en utilisant à nouveau

00:02:06

les éléments dynamiques pour spécifier

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le nom de mon PDF final

00:02:10

qui aura ici le même libellé que mon fichier original

00:02:14

ainsi que son contenu qui sera le résultat généré par la conversion en PDF.

00:02:19

Lors de l'étape précédente,

00:02:23

j'aimerais finaliser mon flux par une notification Teams

00:02:26

m'indiquant que la conversion s'est bien déroulée.

00:02:29

Je choisis l'action de publication de message

00:02:32

dans une conversation associée à Teams.

00:02:35

Pour rester simple, je laisse le paramètre BT de flux comme étant l'expéditeur.

00:02:41

Je précise que la publication sera effective dans mes conversations,

00:02:46

sans oublier de préciser que je suis le destinataire.

00:02:50

Il me reste alors à personnaliser le message en ajoutant, si je le souhaite,

00:02:54

des éléments dynamiques comme par exemple le nom du document concerné.

00:03:00

Il me reste à enregistrer mon flux

00:03:02

et le tester manuellement.

00:03:07

Je viens alors déposer dans le dossier renseigné dans mon flux

00:03:11

un fichier à convertir.

00:03:13

Soyez ensuite patient,

00:03:16

le temps d'exécution peut être un peu long.

00:03:19

Cela dépend du type d'action que votre flux génère,

00:03:22

mais également du poids ou de la complexité du document source.

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Au

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fil de l'exécution, Power Automate m'informe du succès de chaque étape

00:03:32

ainsi que du temps d'exécution.

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L'exécution de mon flux est un succès.

00:03:37

Je vais quand même, par acquit de conscience,

00:03:39

vérifier si le fichier PDF est bien présent dans mon dossier cible,

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ce qui est le cas ici.

00:03:46

Mon flux est dorénavant actif et visible dans mes flux

00:03:51

dans le menu des trois petits points.

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Je pourrais le modifier,

00:03:54

le désactiver ou encore suivre l'historique des exécutions.

00:03:58

Voilà donc comment créer un flux automatisé

00:04:01

simple et fonctionnel.

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