Outlook - Envoyer des réponses automatiques d'absence du bureau Tutoriels

Découvrez comment configurer des réponses automatiques d'absence du bureau dans Outlook grâce à cette vidéo de présentation en ligne.
La vidéo présente les différentes options disponibles pour envoyer des réponses automatiques à vos collègues et contacts lorsque vous êtes absent, y compris la planification de la durée d'envoi et la personnalisation des messages.
Obtenez des conseils pratiques pour une utilisation efficace de l'interface Outlook et pour une meilleure gestion de votre messagerie professionnelle.
Les tags associés sont Microsoft 365, Office 365, gestion de messagerie, présentation professionnelle.

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Disponible dans Microsoft365

Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est d'apprendre à configurer des réponses automatiques d'absence du bureau dans Outlook, que ce soit sur un serveur Exchange ou Office 365, afin d'informer les contacts de votre indisponibilité pendant vos vacances ou déplacements.

Chapitres :

Introduction aux Réponses Automatiques
Lorsque vous utilisez un serveur Exchange ou Office 365 pour les entreprises, vous avez la possibilité d'envoyer des réponses automatiques d'absence du bureau via Outlook. Cela permet aux personnes qui vous contactent de savoir que vous n'êtes pas disponible pendant un certain temps, évitant ainsi un encombrement de votre messagerie.
Configuration des Réponses Automatiques
Pour configurer ces réponses automatiques, suivez ces étapes : 1. Sélectionnez l'onglet **Fichier**. 2. Cliquez sur le bouton **Réponses automatiques**. 3. Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, sélectionnez **Envoyer des réponses automatiques**. Si vous souhaitez planifier votre absence à l'avance, cochez la case **Envoyer uniquement pendant ce laps de temps** et spécifiez une date de début et une date de fin.
Rédaction des Messages
Vous pouvez composer deux messages différents : - Dans l'onglet **Au sein de mon organisation**, tapez la réponse que vous souhaitez envoyer à vos collègues. - Dans l'onglet **En dehors de mon organisation**, cochez la case pour choisir si vous voulez envoyer des réponses aux expéditeurs extérieurs. Vous pouvez également décider d'envoyer ces réponses uniquement à vos contacts ou à toute personne étrangère à votre société.
Désactivation des Réponses Automatiques
À votre retour, lorsque vous ouvrez Outlook, un message apparaîtra pour vous indiquer que les réponses automatiques sont activées. Vous pouvez cliquer sur ce message pour les désactiver ou retourner dans l'onglet **Fichier**, puis sélectionner **Ne pas envoyer de réponses automatiques**.
Utilisation de la Version en Ligne d'Outlook
Sachez que la fonction de réponses automatiques est également disponible dans la version en ligne d'Outlook. Si vous avez oublié d'activer cette fonction avant de partir en vacances, il vous suffira de trouver un ordinateur connecté à Internet et de vous identifier sur votre page utilisateur, si votre organisation vous le permet. Une fois dans Outlook, allez dans le menu des paramètres pour accéder à la fonction **Réponses Automatiques**, qui fonctionne de la même manière que sur l'application.

FAQ :

Comment activer les réponses automatiques dans Outlook?

Pour activer les réponses automatiques, ouvrez Outlook, sélectionnez l'onglet 'Fichier', puis cliquez sur 'Réponses automatiques'. Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, sélectionnez 'Envoyer des réponses automatiques' et configurez vos messages.

Puis-je planifier mes réponses automatiques à l'avance?

Oui, vous pouvez planifier vos réponses automatiques en cochant la case 'Envoyer uniquement pendant ce laps de temps' et en spécifiant une date de début et une date de fin.

Comment désactiver les réponses automatiques après mon retour?

Pour désactiver les réponses automatiques, ouvrez Outlook, allez dans l'onglet 'Fichier', sélectionnez 'Réponses automatiques', puis choisissez 'Ne pas envoyer de réponses automatiques'.

Les réponses automatiques fonctionnent-elles dans la version en ligne d'Outlook?

Oui, la fonction de réponses automatiques est également disponible dans la version en ligne d'Outlook. Vous pouvez y accéder en vous connectant à votre compte sur un ordinateur connecté à Internet.

Que faire si j'oublie d'activer mes réponses automatiques avant de partir?

Si vous oubliez d'activer vos réponses automatiques avant de partir, vous pouvez vous connecter à votre compte Outlook en ligne et activer la fonction à partir des paramètres.

Quelques cas d'usages :

Gestion des absences pendant les vacances

Lorsqu'un employé part en vacances, il peut configurer des réponses automatiques dans Outlook pour informer ses collègues et clients de son absence, ce qui aide à gérer les attentes et à réduire l'encombrement des emails.

Communication lors de déplacements professionnels

Un professionnel en déplacement peut activer des réponses automatiques pour informer les expéditeurs qu'il ne pourra pas répondre immédiatement, tout en fournissant des informations sur la durée de son absence.

Planification des congés

Avant de prendre un congé, un employé peut planifier ses réponses automatiques pour s'assurer que ses contacts reçoivent des notifications appropriées pendant son absence, ce qui améliore la communication au sein de l'organisation.

Utilisation d'Outlook en ligne

Un employé qui a oublié d'activer ses réponses automatiques avant de partir peut se connecter à Outlook en ligne depuis n'importe quel ordinateur pour activer cette fonction, garantissant ainsi une communication continue.

Glossaire :

Serveur Exchange

Un serveur de messagerie développé par Microsoft qui permet la gestion des emails, des calendriers et des contacts au sein d'une organisation.

Office 365

Une suite de services cloud de Microsoft qui inclut des applications de productivité comme Word, Excel, et Outlook, ainsi que des services de messagerie et de collaboration.

Réponses automatiques

Fonctionnalité d'Outlook qui permet d'envoyer automatiquement un message aux personnes qui vous contactent par email lorsque vous êtes absent.

Absence du bureau

Situation où un employé n'est pas disponible pour répondre aux emails, souvent en raison de vacances ou de déplacements professionnels.

Boîte de dialogue

Fenêtre qui apparaît à l'écran pour permettre à l'utilisateur de faire des choix ou d'entrer des informations.

Organisation

Groupe de personnes travaillant ensemble, souvent dans un cadre professionnel, comme une entreprise ou une institution.

Contacts

Personnes enregistrées dans votre carnet d'adresses, avec lesquelles vous communiquez régulièrement.

00:00:13

afin de permettre aux personnes qui vous contactent de savoir que vous n'êtes pas disponible pendant un certain laps de temps,

00:00:19

lorsque vous partez en vacances ou en déplacement par exemple,

00:00:21

et que vous ne pourrez pas forcément répondre immédiatement aux messages électroniques, ça évite un encombrement de la messagerie et ça donne l'information aux autres que vous êtes absent.

00:00:32

Donc pour configurer ces réponses automatiques lorsque vous êtes absent, sélectionnez l'onglet "Fichier",

00:00:38

puis cliquez sur le bouton "Réponses automatiques".

00:00:42

Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, sélectionnez "Envoyer des réponses automatiques".

00:00:47

De plus si vous souhaitez planifier votre absence à l'avance, cochez la case "Envoyer uniquement pendant ce laps de temps"

00:00:53

puis là vous spécifiez une date de début et une date de fin.

00:00:57

Donc vous pouvez composer deux messages différents, tout d'abord dans l'onglet "Au sein de mon organisation", vous tapez la réponse que vous voulez envoyer à vos collègues et aux personnes de la même organisation.

00:01:07

Si vous souhaitez que vos réponses automatiques soient également envoyées aux expéditeurs extérieurs à votre organisation, vous cliquez sur l'onglet "En dehors de mon organisation".

00:01:17

Cochez la case en dessous.

00:01:19

Choisissez également si vous voulez les envoyer à vos contacts uniquement ou à toute personne étrangère à votre société.

00:01:26

Et donc là vous allez composer la réponse ou le message que vous allez envoyer lors de votre absence.

00:01:36

À votre retour en ouvrant Outlook, donc pour ne pas oublier de désactiver cette fonction, vous verrez apparaître un message vous indiquant que les réponses automatiques sont activées.

00:01:45

Vous pouvez cliquer sur ce message pour les désactiver ou tout simplement retourner dans l'onglet "Fichier",

00:01:51

"Réponses automatiques", puis sélectionnez "Ne pas envoyer de réponses automatiques".

00:01:57

Sachez que la fonction est disponible également dans la version en ligne d'Outlook, donc pas de panique si vous avez oublié d'activer la réponse automatique avant de partir en vacances,

00:02:06

il vous suffira alors de trouver un ordinateur connecté à internet,

00:02:09

de vous identifier sur votre page utilisateur, si toutefois votre organisation vous donne cette possibilité, donc une fois dans Outlook il vous suffira d'aller dans le menu des paramètres pour voir apparaître la fonction "Réponses Automatiques"

00:02:23

qui va fonctionner exactement de la même manière que sur l'application.

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