Outlook - Envoyer le calendrier par mail Tutoriels

Découvrez comment envoyer votre calendrier par e-mail dans Outlook pour une utilisation professionnelle dans la solution Microsoft 365 grâce à cette vidéo de présentation en ligne.
La vidéo présente les différentes étapes pour envoyer un instantané de votre agenda par courrier électronique, en choisissant le calendrier, la plage de dates et le niveau de détail souhaités.
Obtenez des conseils pratiques pour une utilisation efficace de l'interface Outlook et pour partager vos informations de calendrier avec des personnes externes à votre organisation en toute simplicité.
Les tags associés sont Microsoft 365, Office 365, gestion de messagerie, présentation professionnelle.

1:01
4258 vues

Disponible dans Microsoft365

Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est d'apprendre à partager un aperçu de votre calendrier avec des personnes externes à votre organisation en utilisant la fonction d'envoi par courrier électronique.

Chapitres :

Introduction au partage de calendrier
Dans un environnement professionnel, il peut être nécessaire de partager votre calendrier avec des personnes extérieures à votre organisation. Cette vidéo vous guide à travers le processus d'envoi d'un instantané de votre agenda par courrier électronique.
Étapes pour envoyer votre calendrier
Pour partager votre calendrier, suivez ces étapes simples : 1. **Accéder à l'option d'envoi** : Commencez par taper 'Envoyer' dans la zone de recherche de votre application de calendrier. 2. **Choisir l'option d'envoi** : Sélectionnez l'option pour envoyer votre calendrier par courrier électronique. 3. **Sélectionner le calendrier** : Une fenêtre s'ouvre vous permettant de choisir le calendrier que vous souhaitez partager. 4. **Définir la plage de dates** : Indiquez la plage de dates qui sera visible pour les destinataires. 5. **Choisir le niveau de détail** : Sélectionnez le niveau de détail que vous souhaitez partager. 6. **Limiter aux heures de travail** : Cochez l'option pour n'afficher que les rendez-vous compris dans les heures de travail. 7. **Envoyer le calendrier** : Cliquez sur 'Envoyer' pour transmettre les informations.
Ce que les destinataires reçoivent
Les personnes qui reçoivent votre calendrier par courrier électronique recevront un message contenant les informations que vous avez choisies. Elles pourront ouvrir ces informations dans Outlook, ce qui leur permettra de voir votre disponibilité.
Important à noter
Il est crucial de comprendre que lorsque vous envoyez un calendrier par courrier électronique, il ne s'agit que d'un instantané de celui-ci. Cela signifie que si vous apportez des modifications à votre calendrier après l'envoi, celles-ci ne seront pas répercutées dans la version envoyée. Assurez-vous donc que les informations partagées sont à jour avant d'envoyer.
Conclusion
Partager votre calendrier peut faciliter la planification et la collaboration avec des personnes externes. En suivant les étapes décrites, vous pouvez facilement envoyer un aperçu de votre agenda tout en gardant le contrôle sur les informations partagées.

FAQ :

Comment envoyer mon calendrier par courrier électronique?

Pour envoyer votre calendrier par courrier électronique, commencez par taper 'Envoyer' dans la zone de recherche de votre calendrier, puis choisissez l'option d'envoi. Une fenêtre s'ouvrira vous permettant de sélectionner le calendrier, la plage de dates visible, et le niveau de détail. Vous pouvez également choisir d'afficher uniquement les rendez-vous durant les heures de travail. Cliquez sur 'Envoyer' pour finaliser l'envoi.

Que se passe-t-il si je modifie mon calendrier après l'avoir envoyé?

Lorsque vous envoyez un calendrier par courrier électronique, il s'agit d'un instantané à ce moment-là. Si vous apportez des modifications par la suite, celles-ci ne seront pas répercutées dans la version envoyée. Les destinataires ne verront que les informations au moment de l'envoi.

Puis-je choisir quels détails de mon calendrier sont visibles?

Oui, lors de l'envoi de votre calendrier, vous pouvez choisir le niveau de détail qui sera visible pour les destinataires. Cela vous permet de contrôler les informations qu'ils peuvent voir.

Qu'est-ce qu'un instantané de calendrier?

Un instantané de calendrier est une version figée de votre calendrier à un moment donné. Cela signifie que les informations envoyées ne changeront pas même si vous modifiez votre calendrier par la suite.

Comment choisir la plage de dates à envoyer?

Lorsque vous envoyez votre calendrier, une fenêtre s'ouvre vous permettant de sélectionner la plage de dates que vous souhaitez partager. Vous pouvez choisir une période spécifique pour laquelle les informations seront visibles.

Quelques cas d'usages :

Partage de calendrier avec des partenaires externes

Une entreprise peut utiliser la fonction d'envoi de calendrier pour partager des informations de disponibilité avec des partenaires externes. Cela facilite la planification de réunions sans avoir à échanger de nombreux courriels. En choisissant les heures de travail et le niveau de détail approprié, l'entreprise peut s'assurer que les partenaires voient uniquement les informations pertinentes.

Gestion des rendez-vous avec des clients

Un consultant peut envoyer un instantané de son calendrier à ses clients pour leur montrer ses disponibilités. Cela permet aux clients de choisir un créneau horaire qui leur convient sans avoir à contacter le consultant directement. Cela améliore l'efficacité et réduit le temps passé à organiser des rendez-vous.

Coordination d'événements d'équipe

Lors de la planification d'un événement d'équipe, un responsable peut envoyer son calendrier à tous les membres de l'équipe pour qu'ils puissent voir les dates et heures disponibles. Cela aide à éviter les conflits d'horaire et à s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde.

Suivi des disponibilités des employés

Un responsable des ressources humaines peut envoyer un instantané des calendriers de l'équipe pour suivre les disponibilités des employés lors de la planification de formations ou d'ateliers. Cela permet de s'assurer que les sessions sont programmées lorsque le plus grand nombre d'employés est disponible.

Glossaire :

calendrier

Un calendrier est un système de mesure du temps qui permet d'organiser des événements, des rendez-vous et des tâches sur une période donnée.

instantané

Un instantané est une capture ou une représentation à un moment donné, dans ce contexte, il s'agit d'une version figée du calendrier à un moment précis.

courrier électronique

Le courrier électronique, ou email, est un moyen de communication numérique qui permet d'envoyer des messages et des fichiers via Internet.

plage de date

La plage de date fait référence à la période de temps sélectionnée pour laquelle les informations du calendrier seront partagées.

niveau de détail

Le niveau de détail indique la quantité d'informations qui sera visible pour les destinataires, par exemple, s'il s'agit d'un simple rendez-vous ou d'une description complète.

heures de travail

Les heures de travail sont les périodes durant lesquelles une personne est disponible pour des rendez-vous ou des tâches professionnelles.

Outlook

Outlook est un logiciel de gestion d'informations personnelles développé par Microsoft, qui inclut des fonctionnalités de messagerie, de calendrier et de gestion des tâches.

00:00:12

Pour retrouver cette option, commencez à taper "Envoyer" dans cette zone

00:00:17

et choisissez d'envoyer votre calendrier par courrier.

00:00:21

Une fenêtre s'ouvre et vous propose de choisir le calendrier que vous souhaitez envoyer.

00:00:25

La plage de date qui sera visible.

00:00:28

Le niveau de détail.

00:00:30

Puis cochez cette option afin que n'apparaissent seulement les rendez-vous compris dans les heures de travail.

00:00:40

En cliquant sur "Envoyer", les personnes reçoivent alors un message contenant les informations de votre calendrier qu'ils pourront ouvrir dans Outlook.

00:00:49

Enfin, notez que lorsque vous envoyez par courrier électronique un calendrier, il ne s'agit que d'un instantané de celui-ci, si vous apportez des modifications, elles ne seront pas répercutées dans la version envoyée.

Mandarine AI: CE QUI POURRAIT VOUS INTÉRESSER

LES COURS ASSOCIÉS Ce tutoriel fait partie des cours suivants

Abonnés

4254 vues

E-learning Intermédiaire

Formation Vidéo Microsoft Outlook - Intermédiaire

Découvrez, grâce à une suite logique de tutoriels vidéo, les fonctionnalités intermédiaires de Microsoft Outlook : Partager et collaborer, o...

Cours E-learning

TOUS LES COURS