Etablir ses priorités quotidiennes Tutoriels

Vous souhaitez reprendre le contrôle de votre emploi du temps ? Découvrez la méthode d'Eisenhower pour établir vos priorités quotidiennes. Apprenez à distinguer entre l'urgent et l'important, et évitez les distractions. Avec des conseils pratiques, ce vidéo est essentiel pour améliorer votre efficacité personnelle et professionnelle.

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Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est d'apprendre à gérer efficacement son temps en utilisant la matrice d'Eisenhower pour prioriser les tâches selon leur urgence et leur importance.

Chapitres :

Introduction à la gestion du temps
Dans un monde où les distractions sont omniprésentes, il est crucial de maîtriser son emploi du temps. Cette vidéo propose des stratégies pour devenir acteur de son temps, en se basant sur la matrice d'Eisenhower.
La matrice d'Eisenhower
La matrice d'Eisenhower, développée par le 34ème président des États-Unis, aide à distinguer entre ce qui est urgent et ce qui est important. Elle se compose de quatre quadrants : - **Urgent et Important** : Tâches à traiter immédiatement. - **Important mais Pas Urgent** : Tâches à planifier. - **Urgent mais Pas Important** : Tâches à déléguer. - **Ni Urgent Ni Important** : Tâches à minimiser ou à ignorer.
Comprendre l'importance et l'urgence
Les tâches importantes sont celles qui contribuent à nos objectifs à long terme, tandis que les tâches urgentes nécessitent une attention immédiate. Il est essentiel de se poser la question : 'Que se passera-t-il si je ne traite pas cette tâche maintenant ?' pour évaluer leur véritable importance.
Gérer les tâches urgentes et importantes
Les tâches qui sont à la fois urgentes et importantes doivent être prioritaires. Commencez votre journée par ces tâches essentielles qui apportent une valeur ajoutée à votre travail et à votre vie.
Déléguer les tâches urgentes mais peu importantes
Les tâches urgentes mais peu importantes doivent être déléguées autant que possible. Si vous devez les gérer, faites-le rapidement sans y passer trop de temps. Simplifiez ces tâches pour vous concentrer sur l'essentiel.
Éviter la culture de l'urgence
La tendance à réagir à l'urgence peut nuire à notre productivité. Il est important de ne pas se laisser distraire par des tâches qui semblent urgentes mais qui n'ont pas d'importance réelle. Prenez du recul et évaluez chaque situation.
Planifier les tâches peu urgentes mais importantes
Les tâches peu urgentes mais importantes doivent être planifiées. Résistez à la tentation de les reporter, car cela pourrait nuire à l'atteinte de vos objectifs. Ces tâches incluent souvent des activités de développement personnel et de bien-être.
Conclusion et réflexions finales
La matrice d'Eisenhower est un outil précieux pour ceux qui se sentent débordés. En apprenant à prioriser et à gérer votre temps, vous pouvez réduire le stress et améliorer votre efficacité. Rappelez-vous que vous avez le choix dans la gestion de votre temps et que vous pouvez dire non aux tâches qui ne sont pas essentielles.

FAQ :

Qu'est-ce que la matrice d'Eisenhower et comment l'utiliser ?

La matrice d'Eisenhower est un outil qui permet de classer les tâches selon leur urgence et leur importance. Pour l'utiliser, identifiez vos tâches et placez-les dans l'un des quatre quadrants : urgent et important, urgent mais peu important, important mais peu urgent, et ni urgent ni important. Cela vous aide à prioriser efficacement.

Comment distinguer entre une tâche urgente et une tâche importante ?

Une tâche urgente nécessite une attention immédiate, tandis qu'une tâche importante a un impact significatif sur vos objectifs à long terme. Pour déterminer l'importance, posez-vous la question des conséquences à court et moyen terme si la tâche n'est pas accomplie.

Pourquoi est-il important de gérer son temps ?

Gérer son temps est crucial pour améliorer l'efficacité, réduire le stress et atteindre ses objectifs. Une bonne gestion du temps permet de se concentrer sur les tâches importantes et d'éviter d'être submergé par des urgences non essentielles.

Comment éviter de se laisser distraire par des tâches urgentes mais peu importantes ?

Pour éviter les distractions, il est conseillé de déléguer ces tâches lorsque c'est possible et de se concentrer sur les tâches qui apportent une réelle valeur ajoutée. Établissez des priorités claires et respectez votre planning.

Quels sont les bénéfices d'une bonne gestion du temps ?

Une bonne gestion du temps permet d'améliorer la productivité, de réduire le stress, d'atteindre des objectifs plus efficacement et de trouver un meilleur équilibre entre vie professionnelle et personnelle.

Quelques cas d'usages :

Gestion de projet

Dans un environnement de gestion de projet, la matrice d'Eisenhower peut être utilisée pour prioriser les tâches des membres de l'équipe. En classant les tâches selon leur urgence et leur importance, les chefs de projet peuvent s'assurer que les efforts sont concentrés sur les activités qui ont le plus grand impact sur le succès du projet.

Planification quotidienne

Les professionnels peuvent appliquer la matrice d'Eisenhower pour organiser leur journée de travail. En identifiant les tâches urgentes et importantes dès le matin, ils peuvent structurer leur emploi du temps pour maximiser leur productivité et éviter de se laisser submerger par des distractions.

Développement personnel

Les individus cherchant à améliorer leur gestion du temps peuvent utiliser la matrice pour planifier des activités de développement personnel. En se concentrant sur des tâches peu urgentes mais importantes, comme la formation continue ou la lecture, ils peuvent progresser vers leurs objectifs de carrière.

Réduction du stress au travail

En appliquant la matrice d'Eisenhower, les employés peuvent mieux gérer leur charge de travail et réduire le stress. En évitant de se concentrer sur des tâches urgentes mais peu importantes, ils peuvent se libérer du temps pour des activités qui apportent une réelle satisfaction et un équilibre.

Amélioration de la communication d'équipe

Les équipes peuvent utiliser la matrice pour clarifier les priorités lors des réunions. En discutant des tâches urgentes et importantes, les membres de l'équipe peuvent mieux coordonner leurs efforts et éviter les malentendus sur les priorités.

Glossaire :

Matrice d'Eisenhower

Un outil de gestion du temps qui aide à prioriser les tâches en les classant selon leur urgence et leur importance. Elle se compose de quatre quadrants : urgent et important, urgent mais peu important, important mais peu urgent, et ni urgent ni important.

Urgent

Caractère de ce qui nécessite une attention immédiate. Une tâche urgente doit être accomplie rapidement pour éviter des conséquences négatives.

Important

Ce qui a un grand intérêt ou des conséquences significatives. Les tâches importantes contribuent à l'atteinte de nos objectifs à long terme.

Priorités

Les tâches ou activités qui doivent être réalisées en premier en raison de leur importance ou de leur urgence.

Hyper-réactivité

Réaction excessive à des stimuli, souvent liée à des situations d'urgence, qui peut entraîner une perte de concentration sur des tâches importantes.

Gestion du temps

Processus de planification et d'organisation de la manière dont le temps est utilisé pour maximiser l'efficacité et la productivité.

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soyez acteur de votre emploi du temps journalier pour ne plus jamais le subir.

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David

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Eisenhower,

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34ème président des États-Unis,

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aurait un jour déclaré ce qui est important et rarement

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urgent et ce qui est urgent est rarement important.

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La matrice d'Eisenhower a été développée à partir

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de cette citation comme moyen d'aider les gens

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à prioriser leurs tâches.

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Comment en discernant ce qui est urgent et important?

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La matrice d'Eisenhower est donc un tableau à double entrée,

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un axe urgence des tâches,

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un axe importance des tâches,

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une matrice comprenant donc quatre zones.

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Les activités dites importantes nous permettent d'avancer vers nos priorités,

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nos gros cailloux,

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qu'ils soient professionnels ou personnel.

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Selon la définition,

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ce qui importe est majeur

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d'un grand intérêt et ses conséquences sont considérables.

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Dans la plupart des cas,

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répondre à un collègue,

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traiter un e-mail ou courir pour assister à une réunion

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ne relève pas de la définition de ce qui est

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important.

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Nous pouvons mesurer l'importance d'une activité en nous posant

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la question que se passera-t-il à court et moyen terme

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si je laisse de côté cette activité.

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Les activités dites urgentes requièrent une attention immédiate.

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Si nous ne les faisons pas rapidement,

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soit ce sera trop tard,

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soit les conditions seront dégradées.

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Mais est-ce une urgence pour vous

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ou pour quelqu'un autre?

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si vous avez des tâches urgentes et importantes,

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des nécessités,

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agissez et traitez dès que possible,

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mettez-les en haut de votre liste.

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Commencez votre journée par ces tâches.

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Ces tâches sont essentielles,

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stratégiques et apportent une haute valeur ajoutée à votre travail,

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à votre vie.

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Si vous avez des tâches urgentes et peu importantes,

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des distractions déléguées au maximum tout ou partie.

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si vous n'avez pas le choix,

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gérer en y passant pas plus de temps que nécessaire

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pour cela,

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simplifier et aller à l'essentiel.

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L'urgent a souvent tendance à détrôner l'important.

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C'est la culture de l'immédiateté.

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Cela peut être vu comme une sorte de régression vers l'enfance.

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Lorsque l'urgence naît d'un besoin d'une envie de satisfaction immédiate.

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Huit pour cent des salariés déclarent travailler dans l'urgence,

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devoir toujours ou souvent se dépêcher.

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l'urgence était censée être une exception.

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Elle est pourtant en train de devenir la règle.

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La pression de l'urgence,

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l'urgence de nos envies ou l'urgence que nous brandit un

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collègue a souvent raison de notre prise de recul.

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peux-tu finaliser maintenant ce dossier.

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Patrice,

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c'est urgent.

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Voici la définition du mot urgent.

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Caractère de ce qui ne souffre d'aucun retard.

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Situation qui peut entraîner un préjudice irréparable

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s'il n'y est porté remède dans un bref délai

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y aura-t-il un préjudice irréparable si Patrice

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ne finalise pas ce dossier maintenant.

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oui,

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nous avons dévoyé le mot urgent.

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Lydia,

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peux-tu répondre à cet e-mail a zap as soon as possible

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y aura-t-il un préjudice irréparable si je ne réponds pas à cet e-mail à Zap,

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il y a en nous comme un mécanisme de survie qui

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fait que dès que nous entendons urgent très vite à Zap,

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notre cerveau reptilien prend les commandes

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et cesse toute autre activité pour se concentrer sur la

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soi-disant urgence.

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de fait,

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l'hyper réactivité du cerveau reptilien

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à nous faire

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enlever la main du feu quand nous la brûlons est très à propos,

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mais de nous concentrer tout à faire cessante à répondre à

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l'e-mail qui vient d'arriver sur ma boîte est-ce vraiment une réaction adéquate

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est-ce une situation d'urgence de survie.

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Je vous invite à ne pas vous laisser distraire par des tâches dites et

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urgentes qui ne le sont pas ou qui n'ont pas ou peu d'importance.

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si vous pouvez déléguer au maximum ces tâches ou faites-les

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en allant à l'essentiel.

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Si vous avez des tâches peu importantes et peu urgentes,

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des pertes de temps,

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ne faites rien

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ou le minimum du minimum.

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Parfois,

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ces tâches

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ont besoin de mûrir avant de passer dans une autre case du tableau,

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à moins que ces tâches soient

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satisfaisantes,

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inspirantes pour vous

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comme

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améliorer la présentation d'un diaporama,

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peut-être que vous trouvez un certain plaisir à accomplir ces actions,

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pourquoi pas,

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même si elles ne représentent pas un enjeu essentiel,

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leur caractère

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plaisant et ou intéressant vous permettra certainement de de souffler

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entre deux activités et de retrouver un certain entrain.

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faites simplement ces activités en conscience

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en sachant qu'elles ne sont ni urgentes

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ni importantes,

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mais que vous vous les offrez pour votre satisfaction personnelle.

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Si vous avez des tâches peu urgentes et importantes,

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ce que j'appelle les priorités

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planifiez les et tenez-vous-en à votre planning

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en résistant aux urgences qui risqueront de le détrôner.

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ces activités ne comportent pas une date limite critique,

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mais les reporter ou les négliger nuirait à la réalisation de vos objectifs.

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Dans cette case

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peu urgent et important,

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j'insère tout ce qui est bien-être,

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épanouissement et développement de soi.

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Bref,

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tout ce qui est réalisation de soi.

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cette matrice peut être salvatrice si vous avez sans cesse l'impression

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d'être débordée et si vous dérapez dans vos horaires de travail,

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je l'ai souvent utilisée dans des coachings

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dont un des objectifs était une meilleure gestion du temps.

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si,

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comme bon nombre de mes coachiers,

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vous avez l'impression que toutes vos tâches

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professionnelles relèvent de l'important et de l'urgent,

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il est temps de vous reporter aux objectifs centraux qui vous ont été donnés.

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Il est vital pour vous de faire un tri

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et dépriser certaines tâches

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en en parlant avec votre.

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les gens débordés sont des gens qui pensent ne pas avoir

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le choix et se sentent victimes du manque de temps.

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Nous avons beaucoup plus de choix que nous le croyons.

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Le choix de dire non,

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le choix de différer des délais,

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le choix d'être moins perfectionnistes,

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le choix de négocier du soutien et des ressources.

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