Le time-boxing en réunion : gérer son temps Tutoriels

Découvrez comment le time-boxing transforme vos réunions en des sessions plus efficaces et productives. Apprenez à structurer vos échanges pour respecter le temps imparti et favoriser la créativité. Grâce à des exemples concrets et des conseils pratiques, ce système vous aide à collaborer en équipe tout en diminuant stress et durées inutiles. Ne ratez pas cette opportunité d'améliorer votre gestion du temps !

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Objectifs :

Comprendre le concept de time boxing et son application pour améliorer l'efficacité des réunions.

Chapitres :

  1. Introduction au Time Boxing
    Le time boxing est une méthode qui garantit que vos réunions se terminent à l'heure. Elle permet de rationaliser le temps et d'organiser les discussions de manière plus efficace.
  2. La Loi de Parkinson
    La loi de Parkinson stipule qu'une réunion s'étend dans le temps qui lui a été imparti. Par exemple, si vous prévoyez une réunion d'une heure, elle utilisera généralement tout ce temps, même pour un sujet qui pourrait être traité en 45 minutes.
  3. Mise en Pratique du Time Boxing
    Le time boxing consiste à séquencer vos réunions. Voici un exemple pour une réunion de créativité d'une heure et 35 minutes : - **Présentation du sujet (8 minutes)** : Par exemple, discuter du transfert des compétences dans l'équipe ou de la culture du feedback. - **Réflexion individuelle (7 minutes)** : Les participants répondent à des questions comme 'Pourquoi favoriser le transfert des compétences ?' et 'Comment le faire ?'. - **Partage en sous-groupes (10 minutes)** : Échanges entre deux ou trois personnes pour enrichir les réflexions individuelles. - **Synthèse des réflexions (5 minutes)** : Chaque sous-groupe présente ses idées de manière visuelle. - **Co-construction collective (25 minutes)** : Développement des meilleures idées, qui peut également être timeboxé en étapes plus petites. - **Validation du plan d'action (10 minutes)** : Qui fait quoi et quand ? - **Conclusion (5 minutes)** : Résumé des points clés.
  4. Gestion du Temps et Engagement
    Pour chaque séquence, il est important de minuter et d'utiliser des outils comme de la musique ou un gong pour signaler le temps restant. Un 'timekeeper' peut être désigné pour rappeler le temps, ce qui aide à maintenir l'énergie et le rythme de la réunion.
  5. Importance de la Productivité
    Il a été prouvé que les dernières minutes d'une séquence sont souvent les plus productives. Il est essentiel de faire confiance à ce qui émergera dans le temps imparti et d'accepter avec humour la frustration de la limitation temporelle. La créativité peut continuer à fleurir même après la réunion.
  6. Applications du Time Boxing
    Le time boxing peut être utilisé pour toutes les types de réunions : réunions de services, projets, ou stand-ups. Avec un peu de pratique, vos réunions seront plus productives et se termineront à l'heure.

FAQ :

Qu'est-ce que le time boxing et comment cela fonctionne-t-il ?

Le time boxing est une technique de gestion du temps qui consiste à définir une durée fixe pour une réunion ou une tâche. Cela aide à maintenir le focus et à éviter que les discussions ne s'étendent indéfiniment. Par exemple, si une réunion est prévue pour 30 minutes, chaque segment de la réunion doit être minuté pour respecter ce délai.

Quels sont les avantages du time boxing pour les réunions ?

Le time boxing permet de terminer les réunions à l'heure, de rendre les discussions plus concises et de favoriser une meilleure productivité. En limitant le temps, les participants sont encouragés à se concentrer sur les points essentiels et à éviter les digressions.

Comment appliquer le time boxing dans une réunion ?

Pour appliquer le time boxing, commencez par définir un agenda clair avec des durées spécifiques pour chaque point. Utilisez un chronomètre ou un timekeeper pour suivre le temps. Par exemple, vous pouvez allouer 10 minutes pour une présentation, suivies de 5 minutes pour des questions.

Le time boxing est-il adapté à tous les types de réunions ?

Oui, le time boxing peut être utilisé pour tous les types de réunions, qu'il s'agisse de réunions de projet, de brainstorming ou de stand-ups. Il aide à maintenir l'énergie et le rythme des discussions.

Comment gérer les participants qui dépassent le temps imparti ?

Il est important d'établir des règles claires au début de la réunion. Si un participant dépasse le temps, le timekeeper peut gentiment rappeler le temps restant. Utiliser des outils comme une cloche ou une musique peut également rendre cette gestion plus ludique.

Quelques cas d'usages :

Réunions de projet

Dans le cadre de réunions de projet, le time boxing peut être utilisé pour structurer les discussions autour des différentes phases du projet. Par exemple, allouer 15 minutes pour discuter des progrès, 10 minutes pour les obstacles, et 5 minutes pour les prochaines étapes. Cela permet de garder la réunion sur la bonne voie et d'assurer que tous les points sont couverts efficacement.

Sessions de brainstorming

Lors de sessions de brainstorming, le time boxing peut aider à générer des idées rapidement. Par exemple, consacrer 10 minutes à la génération d'idées sans interruption, suivi de 5 minutes pour discuter des meilleures idées. Cela encourage la créativité tout en respectant le temps imparti.

Stand-ups quotidiens

Dans un cadre agile, les stand-ups quotidiens peuvent bénéficier du time boxing en limitant chaque intervention à 1 à 2 minutes. Cela permet à chaque membre de l'équipe de partager ses progrès rapidement, tout en maintenant l'énergie et le rythme de la réunion.

Réunions de feedback

Pour des réunions de feedback, le time boxing peut être utilisé pour structurer les échanges. Par exemple, 5 minutes pour chaque participant pour donner son feedback, suivies de 10 minutes pour discuter des actions à entreprendre. Cela garantit que chaque voix est entendue tout en respectant le temps de chacun.

Ateliers de formation

Dans un atelier de formation, le time boxing peut être appliqué pour chaque segment de la session. Par exemple, 20 minutes pour une présentation, suivies de 15 minutes pour des exercices pratiques. Cela aide à maintenir l'attention des participants et à maximiser l'apprentissage.

Glossaire :

Time Boxing

Une méthode de gestion du temps qui consiste à limiter la durée d'une réunion ou d'une tâche à un certain laps de temps, afin d'augmenter l'efficacité et de respecter les horaires.

Loi de Parkinson

Un principe qui stipule que 'le travail s'étend pour remplir le temps disponible pour son achèvement', ce qui signifie que si une réunion est prévue pour une heure, elle prendra probablement toute cette heure, même si le sujet pourrait être traité plus rapidement.

Synthèse

Un résumé des points clés discutés lors d'une réunion, souvent présenté de manière visuelle pour faciliter la compréhension.

Post-it

Un petit morceau de papier autocollant utilisé pour prendre des notes ou faire des rappels, souvent utilisé dans les réunions pour recueillir des idées ou des commentaires.

Timekeeper

Une personne désignée pour surveiller le temps lors d'une réunion, afin de s'assurer que chaque segment de la réunion respecte le temps imparti.

résultat(s)
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la garantie de terminer vos réunions à l'heure,
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le luxe de faire des réunions plus courtes parce que vous aurez rationalisé le temps
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rappelez-vous la loi de Parkinson qui veut qu'une réunion
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s'étende dans le temps qui lui a été imparti.
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Vous avez prévu 1 heures,
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la réunion utilisera 1 heures pour un sujet qui aurait pu être mené en 45 minutes.
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Le tim boxing consiste simplement à
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séquencer vos réunions.
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Voici un exemple de time boxing
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pour une réunion de créativité d'1 h 35 minutes
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pour présenter la réunion dans un sopa d'herpe réussi.
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huit minutes pour présenter le sujet du jour,
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par exemple,
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un sujet sur
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favoriser le transfert des compétences dans l'équipe ou
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mettre en place une culture du feedback,
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présentation en huit minutes du sujet de son enjeu
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et du process de réflexion,
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puis sept minutes de réflexion individuelle
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sur un sujet choisi avec par exemple deux questions.
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Pourquoi
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et comment?
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Pourquoi favoriser le transfert des compétences dans l'équipe et
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comment favoriser le transfert des compétences dans l'équipe ou bien
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pourquoi mettre en place une culture du feedback
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et comment mettre en place une culture de feedback?
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Vous pouvez donner aux participants des post-its jaunes pour
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le pourquoi et des post-its verts pour le comment.
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puis 10 minutes de partage en sous-groupe de
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deux ou trois personnes qui échangent et enrichissent
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ce que leur réflexion individuelle leur aura apporté
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en prenant des notes
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sur une feuille de paperboard,
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puis cinq minutes
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où chaque rapporteur
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des quatre sous-groupes présente à tous
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la synthèse des réflexions de manière visuelle sur écran ou.
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board,
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soit 20 minutes en tout pour quatre sous-groupes,
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puis 25 minutes de co-construction en
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collective pour développer les meilleures idées.
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Cette étape peut aussi être timeboxée en plus petites étapes,
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puis 10 minutes pour valider le plan d'action qui fait
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quoi et quand afin de poursuivre sur les idées retenues.
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Et enfin cinq minutes de conclusion.
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minuter chaque séquence,
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utiliser une musique,
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un gong,
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une clochette pour annoncer qu'il reste deux minutes,
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puis une minute
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de la manière la plus ludique possible pour que
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les participants ne se sentent pas à l'école.
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nommé pourquoi pas un timekeeper chargé de rappeler le temps
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pour éviter qu'on vous prenne pour un despote.
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Il a été prouvé
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que c'est dans les dernières minutes avant la
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clôture d'une séquence qu'on était le plus productif.
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Faites confiance en ce qui émergera dans le temps imparti des séquences
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et acceptez avec humour
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la frustration humaine d'avoir été limitée par le temps.
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Il y aura toujours des gens pour s'en plaindre
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et c'est OK.
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et si la créativité
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continue à fleurir en dehors de la réunion et
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que de nouvelles idées émergent par la suite,
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ce sera aussi parfait.
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Voilà,
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le tim boxing peut être utilisé pour toutes les réunions,
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réunions de services,
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réunion de projets,
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stand-up,
00:03:05
vous redonnerez du rythme de l'énergie à vos réunions.
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Avec un peu de pratique du tim boxing,
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vos réunions seront plus productives
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et surtout
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finiront à l'heure.

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