Les entretiens individuels avec le télétravailleur Tutoriels

Découvrez comment les entretiens individuels avec le télétravailleur peuvent transformer votre management à distance en un puissant levier de motivation et de performance. Apprenez quatre clés essentielles : communiquer régulièrement, structurer vos one-on-one, humaniser vos échanges et être attentif aux besoins de vos collaborateurs. Plongez dans une approche innovante pour optimiser l'agilité et le changement au sein de votre équipe.

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Objectifs :

Comprendre l'importance des entretiens individuels dans le management à distance et apprendre des stratégies pour améliorer la communication, la motivation et la productivité des télétravailleurs.

Chapitres :

  1. Introduction au Management à Distance
    Le management à distance nécessite une adaptation des relations entre managers et employés. Il est crucial de maintenir une communication optimale pour stimuler la motivation des télétravailleurs et assurer leur productivité.
  2. L'Importance de la Communication
    La communication régulière est essentielle pour compenser les pertes dues à la distance. Voici quelques points clés : - **Over-communication** : Communiquez plus que ce que vous pensez nécessaire, même quotidiennement. - **Petits échanges réguliers** : Prenez le temps d'échanger des messages ou d'effectuer des appels, même pour des salutations simples. - **Rituels de communication** : Établissez des rituels comme un café virtuel à une heure précise.
  3. Structurer les Entretiens Individuels
    Les entretiens individuels doivent être structurés et réguliers. Voici des conseils pour les rendre efficaces : - **Durée minimale** : Prévoyez au moins une heure par semaine. - **Préparation** : Préparez des questions à poser pour mieux comprendre les défis et réussites de votre collaborateur. - **Feedback** : Donnez beaucoup de retours sur les performances et les objectifs.
  4. Humaniser les Communications
    Utilisez des outils vidéo pour compenser la perte de communication non verbale. Voici quelques recommandations : - **Utilisation de la vidéo** : Privilégiez les appels vidéo pour mieux percevoir les émotions et l'état d'esprit de votre interlocuteur. - **Émotions dans les communications écrites** : Ajoutez des émojis et des GIFs pour clarifier les intentions et apporter une touche humaine.
  5. Être à l'Écoute des Besoins
    Il est crucial d'être attentif aux besoins de vos collaborateurs en télétravail. Voici quelques questions à considérer : - **Compétences et outils** : Votre collaborateur a-t-il les compétences et les outils nécessaires pour travailler efficacement ? - **Signes de désengagement** : Soyez attentif aux signaux indiquant un mal-être ou un désengagement.
  6. Conclusion
    Les entretiens individuels sont un élément clé du management à distance. En communiquant régulièrement, en structurant les entretiens, en humanisant les échanges et en étant à l'écoute des besoins des télétravailleurs, vous pouvez transformer ces interactions en leviers de motivation et de performance.

FAQ :

Comment améliorer la communication avec un télétravailleur?

Pour améliorer la communication avec un télétravailleur, il est essentiel de communiquer régulièrement, d'organiser des entretiens individuels structurés et d'utiliser des outils de communication visuelle comme Zoom ou Skype.

Quels sont les avantages des entretiens individuels?

Les entretiens individuels permettent de renforcer le lien entre le manager et l'employé, d'identifier les besoins de l'employé, et de fournir un espace pour discuter des réussites et des défis.

Comment maintenir la motivation des télétravailleurs?

Pour maintenir la motivation des télétravailleurs, il est important de communiquer fréquemment, de reconnaître leurs efforts, et de s'assurer qu'ils disposent des outils nécessaires pour travailler efficacement.

Qu'est-ce que l'over communication?

L'over communication fait référence à la pratique de communiquer plus souvent que nécessaire pour compenser les pertes de communication dues à la distance, ce qui peut aider à réduire le sentiment d'isolement.

Pourquoi est-il important d'humaniser les communications?

Humaniser les communications aide à établir des relations plus solides, à réduire les malentendus et à créer un environnement de travail plus inclusif et empathique.

Quelques cas d'usages :

Gestion d'équipe à distance

Un manager utilise des entretiens individuels hebdomadaires pour suivre les progrès de ses télétravailleurs, s'assurer qu'ils se sentent soutenus et motivés, et ajuster les objectifs en fonction des besoins de l'équipe.

Amélioration de la communication

Une entreprise met en place des réunions quotidiennes en vidéo pour renforcer la communication entre les équipes, permettant ainsi de réduire les malentendus et d'améliorer la collaboration.

Soutien aux employés isolés

Un manager remarque qu'un membre de l'équipe semble moins engagé et décide d'organiser des check-ins réguliers pour discuter de ses préoccupations et lui offrir le soutien nécessaire.

Utilisation d'outils numériques

Une équipe utilise des outils comme Slack et Teams pour maintenir une communication fluide, partager des mises à jour et s'assurer que tous les membres se sentent inclus dans les décisions.

Évaluation des performances

Lors des entretiens individuels, un manager utilise des objectifs SMART pour évaluer les performances de ses employés, leur fournir un feedback constructif et définir des priorités pour la semaine suivante.

Glossaire :

Management à distance

Pratique de gestion où les managers supervisent et soutiennent leurs équipes à distance, souvent en utilisant des outils numériques.

Communication optimale

Échange d'informations efficace et clair entre les membres d'une équipe, essentiel pour maintenir la productivité et la motivation.

Télétravailleur

Employé qui travaille à distance, généralement depuis son domicile, plutôt que dans un bureau traditionnel.

Entretien individuel

Réunion entre un manager et un employé pour discuter des performances, des objectifs et des besoins de l'employé.

One on one

Réunion individuelle régulière entre un manager et un membre de son équipe, visant à renforcer la communication et le soutien.

Over communication

Pratique de communiquer plus fréquemment que nécessaire pour compenser les pertes de communication dues à la distance.

SMART

Acronyme pour des objectifs qui sont Spécifiques, Mesurables, Acceptés, Réalistes et Temporels.

Feedback

Retour d'information donné à un employé sur ses performances, essentiel pour l'amélioration continue.

Émojis

Petites images ou icônes utilisées dans la communication numérique pour exprimer des émotions ou des idées.

résultat(s)
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voire redéfinir la relation manager manager.
00:00:10
Comment garder une communication optimale,
00:00:12
stimuler la motivation du télétravailleur et s'assurer de sa productivité.
00:00:17
L'entretien individuel entre le manager et le télétravailleur est un élément clé.
00:00:21
Voici quatre conseils pour faire de ces entretiens
00:00:24
des leviers de performance et de motivation.
00:00:27
Communiquer beaucoup et de manière régulière,
00:00:30
organiser des one on one plus structurés.
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humaniser les communications et être à l'écoute des besoins du télétravailleur.
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Conseil numéro un,
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communiquer beaucoup et de manière régulière,
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cela aidera à compenser
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les pertes de communication liées à la distance
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et le sentiment d'isolement.
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On parle d'over communication ou hypercommunication.
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Bref,
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de communiquer plus
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que vous ne le pensez nécessaire et même
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plus que le télétravailleur lui-même le pense nécessaire.
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le projet nécessite peut-être un appel tous les trois jours,
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mais l'humain lui nécessite un appel tous les jours.
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En effet,
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la communication ne doit pas se faire seulement parce
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que le projet ou le travail le nécessite.
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Prenez donc du temps pour des petits échanges réguliers.
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Un message sur le tchat,
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un appel,
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une vision.
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Je recommande des interactions au -1 fois par jour,
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surtout si votre collaborateur est en télétravail à plein temps,
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sinon une fois tous les deux jours.
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prenez contact,
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même si vous pensez n'avoir rien à dire,
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si ce n'est bonjour,
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comment ça va,
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tout est ok pour toi.
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Un manque de communication quotidien aura pour effet
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un amoncellement des petits problèmes non verbalisés et non traités.
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Un baisse du moral.
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Le télétravailleur se sent moins important,
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moins considéré,
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plus exclu,
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bref,
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plus désengagé,
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même s'il n'en a pas conscience lui-même.
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établissez pourquoi pas un rituel café qui pourrait
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être aussi collectif à 1 heures précise.
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Je vous conseille aussi d'annoncer clairement
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le temps d'échange.
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Annoncez si vous avez juste trois minutes pour un
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café ou 15 minutes pour un vrai échange,
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le collaborateur osera plus s'exprimer s'il sait qu'il
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a plus de trois minutes devant lui.
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Au-delà de cinq minutes,
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préparez vos questions pour le faire s'exprimer
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et lui montrer que vous intéressez vraiment à lui et pas simplement à ses résultats.
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Comment cela va est un bon début,
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mais peut s'avérer court.
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Nous donnerons des exemples de questions dans la quatrième clé de cette vidéo.
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Si vous annoncez à votre collaborateur qu'il peut vous appeler quand il veut,
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mettez à jour votre disponibilité sur chat,
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Skype,
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Slack ou Teams afin qu'il sache si vous êtes vraiment disponible,
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décidez aussi avec lui à quelle heure il peut être joint.
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la clé numéro deux des entretiens individuels est d'organiser des
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one to one plus structurés et certainement plus longs.
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Je recommande au minimum
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1 heures pleine par semaine,
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n'annulez jamais ces entretiens individuels,
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même si vous pensez n'avoir
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rien à échanger de nouveau.
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En effet,
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même si le collaborateur est tout à fait d'accord pour l'annuler,
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ce délitement du lien aura des conséquences,
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solitude,
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frustration,
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désengagement.
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si le créneau n'est plus disponible,
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reprogrammez très vite cet entretien
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faites-en un moment important,
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sacré.
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Lors de cet entretien,
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prenez le pouls sur ses réussites et difficultés sur son moral.
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Posez de nombreuses questions que vous aurez préparées.
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Ne vous arrêtez pas aux réponses Passepartout ou oui,
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non,
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creusez,
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cherchez à mieux comprendre l'autre,
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à mieux le connaître.
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si vous pouvez vous faire un film de son activité de la semaine,
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c'est comme si vous aviez été présent dans les mêmes locaux.
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J'ai eu en coaching des managers qui m'avouaient ne pas très
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bien savoir ce que leurs télétravailleurs
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faisaient de ces journées en télétravail
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et certains de ces managers n'osaient pas demander des
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précisions à leurs collaborateurs de peur de faire,
00:03:47
de peur de faire du flicage.
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sachez donc habilement vous intéresser à l'autre et comprendre son travail,
00:03:54
lui décrire votre propre semaine et celle de l'équipe et lui donner des nouvelles
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sur les projets sur lesquels vous ou votre équipe avez avancé pendant la semaine,
00:04:04
aidera vos collaborateurs à lui aussi raconter son travail.
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Il ne s'agira plus de l'interrogatoire d'un chef
00:04:10
visant à contrôler le travail de son collaborateur,
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mais de membres d'équipe qui s'échangent d'adulte à
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adulte sur les avancées de la semaine.
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communiquez sur la stratégie du groupe,
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les enjeux,
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la vision et tout ce qui se passe en interne,
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définissez ensemble des objectifs smart,
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spécifiques,
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mesurables,
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acceptés,
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réalistes et temporisés.
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Faites le point sur les objectifs atteints et donnez du feedback,
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beaucoup de feedback,
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revoyez et validez ensemble semaine après semaine les priorités et les plannings,
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établissez ensemble la manière de faire le reporting par écrit et par oral.
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clé numéro trois,
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humaniser les communications,
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utiliser au maximum la vidéo pour compenser la perte de messages,
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Zoom,
00:04:53
Skype,
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Hangouts.
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Rappelons que 55% de la communication est visuelle,
00:04:58
38% liée à la voix.
00:05:00
Les emails et chats ont aussi leurs avantages,
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mais rien ne remplace la vidéo.
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cela vous permettra l'un comme l'autre de minimiser les
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dérapages naturels dans l'interprétation et la lecture de pensée.
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Vous pourrez voir au visage de votre interlocuteur
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qu'il est fatigué ou démotivé ou inquiet et ainsi
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le questionner pour valider ou invalider votre interprétation.
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Si la personne ne vous regarde pas au plus,
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c'est une information à ne pas laisser passer sans rien dire.
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Julie,
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depuis que nous parlons du dossier Alpha,
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ton regard est moins présent,
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as-tu des réticences ou inquiétudes sur le projet.
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vous pouvez apprendre beaucoup
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sur l'autre en voyant
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son expression lorsque vous lui posez une question
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ou lorsque vous lui proposez une nouvelle mission.
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Ne partez pas cependant au grand galop dans l'interprétation
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de ce que vous avez vu ou cru voir
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questionner pour valider ou invalider votre
00:05:52
impression.
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Dans vos communications écrites,
00:05:55
e-mail,
00:05:56
SMS,
00:05:57
chat à rajouter de l'humain en utilisant les gifts émotic,
00:06:01
smile emoji,
00:06:02
cela apportera aussi davantage de la clarté sur les émotions et l'état d'esprit,
00:06:07
cela peut vous paraître enfantin mais ces petites
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images anodines ont un fort impact sur notre subconscient
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72% des jeunes de 17 à 25 ans ad admettent qu'il est plus facile pour eux d'exprimer
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leurs émotions à travers les émojis.
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Une étude de la Flinder University a prouvé que face aux émojis nous
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adultes réagissons de la même manière que face à de réelles expressions faciales.
00:06:31
N'hésitez donc pas à utiliser ces émojis et autres images apportant
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clarté sur les intentions,
00:06:36
voire humour au travail.
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Renforcez par exemple votre feedback écrit,
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merci pour ce beau travail Frank en ajoutant un applaudissement ou un pouce levé.
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Enfin,
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humaniser la communication,
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c'est proposer
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du soutien si nécessaire,
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sans être une maman poule,
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vous pouvez régulièrement demander as-tu besoin d'aide sur ce projet
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est-ce qu'une personne de l'équipe pourrait t'aider sur ce dossier.
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Plus la personne est fragile et ou isolée,
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plus le travail en binôme avec des membres de l'équipe sera déterminant.
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Clef numéro quatre de vos entretiens individuels,
00:07:07
soyez à l'écoute des besoins de votre collaborateur en télétravail.
00:07:11
a-t-il les compétences nécessaires pour travailler seul sur ce projet
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a-t-il besoin d'un suivi renforcé de tutoring ou de formation
00:07:18
a-t-il le confort et les outils nécessaires pour un travail à la maison
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avez-vous remarqué des petits signaux montrant
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son mal-être ou son désengagement.
00:07:27
Par exemple,
00:07:28
s'il vous dit qu'il va faire quelque chose,
00:07:29
il ne le fait pas,
00:07:30
est-ce un manque d'organisation,
00:07:33
un oubli,
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un manque de compétence,
00:07:36
un manque de temps ou un signal de démotivation.
00:07:39
ne procrastinez pas les choses à dire parce que
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c'est plus difficile à distance de recadrer un collaborateur.
00:07:46
N'attendez pas
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trois jours qu'il revienne au bureau
00:07:48
pour comprendre où recadrer votre collaborateur.
00:07:52
Vous risquez d'oublier,
00:07:53
voire de mettre le problème sous le tapis.
00:07:56
poser les questions à chaud au moment où le problème apparaît
00:07:59
Antonne,
00:08:00
j'ai l'impression que tu décroches sur tel dossier
00:08:03
où j'ai l'impression que Claudia et toi avaient des difficultés à collaborer.
00:08:06
Est-ce que je me trompe
00:08:08
pour chaque entretien,
00:08:09
je vous invite à préparer les questions que vous poserez à votre collaborateur
00:08:13
en bon manager coach.
00:08:15
Voici quelques exemples
00:08:17
qu'est-ce que tu aimes le plus dans le travail à distance.
00:08:20
Qu'est-ce qui est le plus challengeant pour toi dans le travail à distance.
00:08:23
quelle est ta routine journalière dans le télétravail?
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Est-ce que tu te sens inclus dans les décisions de l'équipe?
00:08:30
Pourquoi oui,
00:08:31
pourquoi non?
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Est-ce que les outils que nous utilisons en équipe
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fonctionnent pour toi dans ton travail à distance,
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as-tu de la difficulté avec un outil?
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avec lequel de tes collègues souhaiterais-tu avoir plus d'interactions
00:08:43
et en quoi cela aiderait?
00:08:46
Tu rencontres l'équipe X fois par an,
00:08:48
est-ce que tu penses que c'est assez?
00:08:50
OK ou trop?
00:08:52
comment en tant que manager puis-je être un meilleur
00:08:54
allié pour toi dans ton travail à distance.
00:08:58
Nous avons donc vu que les entretiens individuels entre le manager et
00:09:01
le télétravailleur sont un élément clé de la réussite du management à distance
00:09:06
et nous avons exploré ensemble
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quatre clés pour en faire des leviers de motivation et de performance.
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Communiquer beaucoup et de manière régulière,
00:09:15
organiser des one on one plus structurés.
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humaniser les communications et être à l'écoute des besoins du télétravailleur.

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