SharePoint - Microsoft SharePoint #5 - Découvrir la puissance des métadonnées Webcast

Découvrez la puissance des métadonnées dans Microsoft SharePoint dans la formation "Microsoft SharePoint #5 - Découvrir la puissance des métadonnées".
Cette formation vous apprendra comment utiliser les métadonnées pour organiser efficacement vos bibliothèques de documents et listes.
Vous découvrirez comment créer de nouvelles colonnes en utilisant les métadonnées et comment les combiner avec des affichages intuitifs et modernes.
Cette formation s'adresse aux utilisateurs avancés de SharePoint qui souhaitent repenser et moderniser l'organisation de leurs bibliothèques de documents.
En utilisant les métadonnées SharePoint, vous pourrez retrouver rapidement vos documents et accéder aux informations recherchées plus rapidement.
Ne manquez pas cette opportunité d'améliorer votre gestion documentaire dans SharePoint.

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alors
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pour le coup
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vous hésitez pas effectivement euh comme d'habitude à m'interroger hein
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on est nombreux utiliser fonction effectivement
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la fonctionnalité de lever la main
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en cas de problème et vous pouvez
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m'interpeller évidemment au microphone si besoin,
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s'il y a des questions.
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euh
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l'idée effectivement par rapport aux métadonnées bah c'est
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qu'on aborde ce que sont les métadonnées déjà de
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comprendre un petit peu ça de voir dans
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quel cadre on va pouvoir les utiliser les exploiter
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et bah euh
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quand on va l'exploiter la création des vues
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va être importante évidemment pour aller plus loin.
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Donc là on va être effectivement dans un aspect
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un peu décalé,
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j'ai tendance à dire
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euh
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puisqu'on va réfléchir
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Différemment de nos habitudes
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euh qu'on peut avoir par rapport au stockage de nos documents.
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Donc on va essayer de voir un peu l'avantage qu'il va y avoir
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et comment on va pouvoir essayer d'exploiter ça concrètement
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dans la vraie vie.
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Alors
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justement la question c'est
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c'est quoi les métadonnées
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qui
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qui a une définition à donner de ces métadonnées?
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le temps que je me mette hop.
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Sur mon interface.
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Alors,
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est-ce que quelqu'un a une idée?
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un dictionnaire de terme.
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Alors.
00:01:28
Pas
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le dictionnaire de terme.
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Ça peut être connecté,
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mais ce n'est pas associé à ça effectivement.
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Mais on peut,
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on pourrait l'amener un peu comme ça fait sûr,
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mais ce n'est pas l'enjeu.
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Alors
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Est-ce que quelqu'un d'autre a une proposition?
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Sinon.
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Vous allez voir hein,
00:01:46
ça va être un truc qui est euh
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que vous connaissez déjà.
00:01:51
Vous connaissez sans utiliser le terme hein je vous rassure les métadonnées
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c'est un truc que vous n'utilisez pas en termes de de langage,
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mais que vous exploitez
00:02:00
je ne vais pas dire quotidiennement parce que je
00:02:01
ne sais pas vos consommations de site internet mais
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réellement vous utilisez ça souvent.
00:02:06
je
00:02:06
vais prendre un exemple,
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vous allez sur un site de e-commerce.
00:02:10
Rel celui qui vous intéresse,
00:02:11
boulanger,
00:02:11
Amazon,
00:02:12
Darty,
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je ne suis pas sectaire.
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Vous allez chercher par exemple un téléviseur.
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Vous tapez téléviseur,
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il va vous proposer le site va vous proposer la marque,
00:02:21
il va vous dire bah tiens
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pour ce téléviseur il y a des marques Sony,
00:02:25
Samsung,
00:02:25
LG
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il y a des tailles,
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il y a des fonctionnalités,
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c'est un télé connecté,
00:02:29
c'est un télé
00:02:31
qui a 4K c'est un télé ceci cela
00:02:34
il y a plein de mots comme ça qui ressortent.
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Bah c'est des métadonnées.
00:02:40
tous ces termes qu'on retrouve
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la marque et qu'il est capable de dire
00:02:44
ce téléviseur là c'est une téléviseur de telle marque
00:02:47
et donc voici toute la liste de de marque qu'on va vous proposer,
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ce sont des métadonnées.
00:02:52
la métadonnée,
00:02:53
c'est une information qu'on a
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entre guillemets en parallèle du document.
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ça peut même être
00:03:00
euh
00:03:01
je prends un truc tout bête hein mais ça peut être une photo.
00:03:04
une photo
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intègre également des métadonnées.
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C'est-à-dire que hop
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quand vous faites par exemple un clic droit sur une photo,
00:03:13
vous allez récupérer
00:03:15
des informations.
00:03:17
de l'appareil photo bon là j'ai pris un truc il n'y a pas il n'y a pas de détails quoi
00:03:20
ce qu'on appelle des données exif en photographie.
00:03:24
bah ce sont des métadonnées,
00:03:25
ce sont des informations qui sont entre guillemets enregistrées en parallèle
00:03:31
du document
00:03:33
Et donc on a effectivement des informations.
00:03:36
et qu'on va pouvoir exploiter
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parce que derrière les informations qu'on va ajouter,
00:03:41
on va pouvoir
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faire des classements,
00:03:44
les regroupements
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aller gérer notre base documentaire ou notre base d'information
00:03:50
avec
00:03:51
ces informations en plus que l'on va ajouter.
00:03:55
pour illustrer ça hein
00:03:57
je vous montre ici une
00:04:00
Ici,
00:04:00
une petite bibliothèque,
00:04:01
quelques documents
00:04:02
qui ont vous voyez
00:04:04
des métadonnées.
00:04:05
Par exemple créer.
00:04:07
Un numéro de projet,
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quel est le service associé,
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quelle est l'année de production du document,
00:04:12
est-ce qu'il y a un formulaire,
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est-ce qu'il faut paramétrer quelque chose?
00:04:17
Dans notre bibliothèque concrètement,
00:04:19
c'est ce bouton là.
00:04:21
à ajouter une colonne.
00:04:23
Et
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vous voyez modifier,
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c'est une métadonnée hein,
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juste ça qui a modifié et quelle date de modification,
00:04:30
c'est une information de métadonnée.
00:04:33
C'est une info en plus,
00:04:34
en plus du document,
00:04:36
en plus de ce qu'il contient.
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Donc par exemple on pourrait créer
00:04:41
une colonne et on a plein de choix possible.
00:04:47
Par exemple.
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allons nous amuser avec du texte
00:04:51
bon bah du texte ça va être simple hein
00:04:53
on va juste autoriser
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à écrire quelque chose,
00:04:57
voilà,
00:04:58
je m'autorise
00:05:00
à écrire.
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donc je peux faire une ou plusieurs lignes de texte s'il faut hein
00:05:07
évidemment
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Quand on regarde dans les paramètres cette ligne de texte,
00:05:11
on peut directement la remplir.
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on peut très bien mettre un texte par défaut.
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Et on peut également définir quelques paramètres comme la taille maximale de
00:05:22
de caractère,
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l'exigence que la colonne contienne quelque chose
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ou appliquer des valeurs uniques,
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c'est-à-dire que il faudra forcément que ça soit
00:05:31
un truc différent dans chaque ligne à chaque fois.
00:05:35
Si j'enregistre ça
00:05:37
hop
00:05:38
m'autoriser à écrire.
00:05:41
Oops,
00:05:42
attendez,
00:05:42
j'ai fait une petite faute.
00:05:44
Je voulais faire contrôle F5,
00:05:46
j'ai fait contrôle F4 n'a pas marché
00:05:48
forcément.
00:05:50
Donc on va retourner dans les documents.
00:05:53
Et nous allons
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retourner ici.
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Donc on va avoir,
00:05:58
vous voyez cette idée hein pour le coup d'aller gérer ça.
00:06:01
Alors,
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la colonne texte n'est pas ma colonne préférée pour euh une
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base de données comme ça hein de document.
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J'aime beaucoup la colonne choix.
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Parce que là on va pouvoir créer un truc rapidement.
00:06:15
Là j'ai
00:06:16
des fichiers de formation qui vont par exemple avoir un choix de langue.
00:06:21
Donc je vais avoir par exemple du français.
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et de l'anglais.
00:06:30
Voilà,
00:06:30
je pourrais avoir d'autres choix en plus hein,
00:06:32
voilà,
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on va enregistrer.
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puis maintenant le truc c'est
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comment je vais pouvoir ajouter
00:06:39
la langue
00:06:41
à
00:06:41
mon document pour comment je vais pouvoir dire tiens ce document là,
00:06:45
moi je veux
00:06:46
hop
00:06:47
voilà là il l'a ouvert mais moi ce que je veux c'est de pouvoir travailler là-dessus,
00:06:51
modifier cette tortie là.
00:06:53
Et bien on va avoir deux possibilités,
00:06:54
enfin il y a plus plus de possibilités que ça mais visuellement comme ça dans
00:06:58
ma bibliothèque sharp point il y a deux moyens de le faire assez simplement.
00:07:02
il y a le détail ici.
00:07:04
Donc quand on choisit un élément,
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j'ai détail et je vais pouvoir par exemple bah.
00:07:09
Ici,
00:07:10
choisir
00:07:11
langue.
00:07:13
Voilà,
00:07:13
pointer,
00:07:14
OK.
00:07:15
C'est en français,
00:07:16
c'est en anglais.
00:07:17
Là,
00:07:17
on va pointer.
00:07:18
hop pardon.
00:07:20
On va pointer plutôt
00:07:21
l'anglet.
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ça s'enregistre automatiquement.
00:07:26
Hop,
00:07:27
on va refermer
00:07:29
cette partie là.
00:07:31
Et voilà,
00:07:32
on a le petit curseur dessus.
00:07:34
Alors si j'en ai plein à faire hein,
00:07:36
vous sélectionnez plusieurs.
00:07:38
Voilà,
00:07:39
vous pouvez faire détail.
00:07:41
et pareil appliqué.
00:07:44
La langue,
00:07:45
il
00:07:45
faut bien cliquer pour le coup à enregistrer.
00:07:51
Il enregistre
00:07:52
une fois que c'est terminé
00:07:54
bah on est tranquille.
00:07:57
et on pourra revenir effectivement
00:07:59
sur notre panneau.
00:08:01
Alors parfois il faudra effectivement recharger la
00:08:03
page hein pour bien prendre en compte
00:08:06
l'information ici.
00:08:08
alors ça c'est une manière effectivement de modifier cela
00:08:12
vous pourriez également
00:08:14
modifier ce qu'on appelle en mode grille.
00:08:17
le
00:08:17
mode gris va s'apparenter un petit peu à une modification de façon excel,
00:08:20
vous cliquez dessus,
00:08:21
vous double cliquez,
00:08:21
vous choisissez la langue.
00:08:24
Voilà.
00:08:25
Donc on a un peu plus proche du côté
00:08:27
excel puisque vous pourriez même dupliquer que cette façon-là.
00:08:31
Voilà.
00:08:32
Hop!
00:08:35
Je peux comme ça descendre les informations
00:08:39
pars,
00:08:40
il me l'a pris français
00:08:41
justement à la.
00:08:47
Hop,
00:08:47
parfait.
00:08:49
Donc je vais avoir plein de langues comme ça qui vont être faisable.
00:08:56
Alors le problème,
00:08:56
c'est que j'ai repris d'une vieille base de données qui avait déjà
00:08:58
des informations et manifestement la personne qui a fait ça avant moi avait
00:09:02
tout mis en anglais.
00:09:05
Ce qui n'est pas très pratique hein voilà.
00:09:07
Donc il garde un peu en mémoire même si je supprime les colonnes.
00:09:11
Il garde évidemment des choses en mémoire.
00:09:14
Donc
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les choix vont être assez pratiques hein quand on n'a
00:09:18
pas grand-chose à placer évidemment dessus.
00:09:23
Alors l'inconvénient vous voyez,
00:09:24
je pense que vous vous percevez tout de suite,
00:09:25
c'est que lorsque j'ajoute un nouveau document.
00:09:29
Hop on va prendre ça,
00:09:31
je fais glisser un nouveau document.
00:09:34
peu importe le document.
00:09:36
Hop,
00:09:37
il n'aura pas.
00:09:42
j'ai actualiser ma page
00:09:44
voilà ce document n'aura pas la langue hein forcément,
00:09:48
je n'ai pas défini de langue par défaut donc ce document n'aura pas
00:09:51
d'informations dessus donc dès qu'on ajoute un document,
00:09:54
il faut penser à ajouter
00:09:56
nos métadonnées.
00:09:58
Donc il y en a plein de styles
00:10:00
choix,
00:10:01
personne,
00:10:01
date,
00:10:02
heure,
00:10:02
OK,
00:10:03
plusieurs lignes de textes peuvent ajouter des personnes.
00:10:06
OK,
00:10:07
qui est le responsable?
00:10:09
On
00:10:09
va faire plateau qui est le créateur du euh cours.
00:10:17
on peut même demander à afficher
00:10:19
les photos de personnes.
00:10:22
Ce qui fait que là ben oui.
00:10:25
Si je veux,
00:10:26
je peux très bien dire bah tiens,
00:10:28
qui est la personne en charge?
00:10:34
C'est Loïc.
00:10:35
Et donc dans ma liste,
00:10:37
on va récupérer toujours et un petit temps.
00:10:40
évidemment dessus ou actualiser,
00:10:43
il
00:10:43
nous le proposera.
00:10:46
quand il veut me le proposer.
00:10:48
Mais il va effectivement.
00:10:52
J'aimerais bien que tu le fasses quand même,
00:10:53
ça serait mieux.
00:10:54
Soyons soyons généreux,
00:10:56
essayons d'avoir un truc.
00:10:58
Hop.
00:11:01
Essayons d'avoir quelque chose.
00:11:03
Qui fonctionne aussi,
00:11:04
voilà,
00:11:04
hop.
00:11:07
Donc j'ai mon document ici.
00:11:10
hop avec effectivement la petite bouille qui s'ajoute automatiquement.
00:11:14
Donc on va pouvoir récupérer beaucoup d'informations des nombres des étapes.
00:11:19
Des oui non est-ce que ce document est validé ou pas,
00:11:23
est-ce qu'il y a un lien,
00:11:24
des devises,
00:11:25
on peut même mettre des adresses.
00:11:27
voire des métadonnées gérées.
00:11:30
Et là pour le coup,
00:11:32
je reviens effectivement sur la l'élément que disait
00:11:35
qu'avait pu évoquer Philippe,
00:11:36
c'est qu'on peut accéder comme ça au magasin de termes.
00:11:39
Voilà qu'on a pu voir précédemment
00:11:42
dans la session quatre et bien les termes ici peuvent être utilisés
00:11:46
euh
00:11:46
via ce moyen là.
00:11:48
Voilà,
00:11:49
ça nous permet d'avoir quelque chose qui est rationalisé au niveau
00:11:52
de nos termes de nos listes
00:11:54
hein sur ça.
00:11:56
Donc on va rajouter plein de choses dans ce style là ah oui Aïcha.
00:12:01
euh
00:12:01
Oui,
00:12:02
les métadonné métadonnées gérées
00:12:05
euh si j'ai bien compris,
00:12:06
c'est lorsqu'on
00:12:08
on va les chercher dans le magasin de terme,
00:12:10
c'est ça qu'on a vu tout à l'heure?
00:12:12
Pour faire simple,
00:12:12
c'est ça.
00:12:13
C'est des c'est des métadonnées qui sont
00:12:15
gérées par l'organisation donc par l'entreprise,
00:12:18
voilà.
00:12:20
Donc c'est souvent c'est plus souvent le magasin de terme
00:12:23
qu'on va exploiter hein voilà
00:12:25
donc c'est plus ce qu'on a pu voir dans la partie effectivement euh
00:12:30
La partie quatre dans l'aspect magasin de terme,
00:12:33
c'est l'ensemble des termes ou le terme.
00:12:36
ça ne sert pas qu'à ça un magasin de terme,
00:12:38
mais il sert en fait également au niveau des métadonnées
00:12:41
euh
00:12:41
pour euh pour nous.
00:12:44
ah il ne sert pas comme état de il ne sert pas comme état données d'accord.
00:12:46
Et et et tout à l'heure,
00:12:48
on a vu euh content type
00:12:53
type de contenu euh c'est pas c'est pas lié c'est ça pour le coup c'est pas lié.
00:12:58
OK
00:12:58
merci
00:12:59
voilà
00:13:00
donc
00:13:00
il y a des éléments voilà
00:13:03
pareil on pourrait avoir une moyenne
00:13:05
si on veut donner une note au document on
00:13:06
peut très bien donner une note aux document hein c'est
00:13:09
évidemment des choses qu'on va
00:13:11
pouvoir rajouter.
00:13:14
Hop,
00:13:15
allez.
00:13:16
Donc,
00:13:17
cette colonne existe déjà.
00:13:18
Bon,
00:13:18
elle est cachée manifestement.
00:13:20
Voilà.
00:13:20
Donc il y a des choses dans ce style.
00:13:23
Alors
00:13:25
Elle me dit,
00:13:25
il y a effectivement une colonne qui est cachée.
00:13:29
pour ça je dis toujours hein voilà j'ai les gens qui s'amusent avec ça.
00:13:33
On est plusieurs manipulés,
00:13:34
forcément on va retrouver pas mal de choses.
00:13:38
notre document enfin notre liste de d'éléments ici,
00:13:42
il
00:13:43
a
00:13:44
Hop
00:13:45
euh
00:13:45
il va avoir.
00:13:47
pas mal de
00:13:48
paramètres hein là-dessus
00:13:50
mais on va avoir aussi
00:13:52
des paramètres.
00:13:54
alors
00:13:55
on a les paramètres d'une colonne,
00:13:57
on peut l'ajuster la modifier vous voyez déplacer,
00:13:59
ajouter,
00:14:00
peu importe
00:14:01
modifier c'est juste modifier ma colonne hein là-dessus.
00:14:05
Mais on peut également,
00:14:07
hop
00:14:08
en
00:14:08
cliquant ici là on a dans la nouvelle interface Sharepoint pour le coup,
00:14:12
on va avoir par exemple
00:14:14
des notions de modifier l'affichage.
00:14:19
étant modifier l'affichage,
00:14:20
je vais accéder à un truc qui est pas très joli,
00:14:22
mais qui me permet d'ajouter
00:14:25
en fait les colonnes sont des colonnes de métadonnées,
00:14:29
vous
00:14:29
voyez qu'il y en a plein hein il y en a des trucs qu'on n'affiche pas du tout
00:14:33
euh
00:14:33
voilà on peut avoir des colonnes
00:14:35
de métadonnées qui peuvent être ajoutées directement
00:14:38
un pour cent.
00:14:40
Donc
00:14:41
j'aurais tendance à dire on a de quoi s'amuser.
00:14:45
voilà
00:14:45
on peut définir,
00:14:47
on peut avoir une métadonnée qui existe mais n'est pas présenté,
00:14:51
n'est pas affichée pour l'utilisateur.
00:14:54
Voilà,
00:14:55
elle a été enregistrée,
00:14:56
mais on ne l'affiche pas
00:14:57
directement.
00:14:59
Donc il y a plein de trucs comme ça qui peuvent être
00:15:02
ajustés.
00:15:05
Alors.
00:15:07
La question va être maintenant que j'ai effectivement euh
00:15:12
hop donc je fais
00:15:13
maintenant j'ai créé des documents et que
00:15:16
j'ai quelques documents avec les classements.
00:15:19
Je vais m'ajouter en fait euh une colonne.
00:15:22
Hop,
00:15:22
moi je vais m'ajouter une petite colonne et puis je vous laisserai effectivement
00:15:26
répondre un peu à la question que je vais faire là,
00:15:28
c'est
00:15:30
finalement.
00:15:31
OK,
00:15:32
c'est sympa,
00:15:32
je me suis amusé à rajouter
00:15:35
euh des éléments
00:15:36
comme ça.
00:15:38
Mais à quoi ça sert?
00:15:43
Concrètement là ce que ce que je ce que j'ai fait là.
00:15:48
Ça,
00:15:49
ça sert à rien.
00:15:50
Enfin je veux dire j'ai
00:15:51
j'ai juste,
00:15:52
je me suis juste embêté et je me suis compliqué la vie à ajouter des trucs.
00:15:57
Mais à quoi ça pourrait servir?
00:16:00
Juste pour faciliter la la recherche de documents.
00:16:03
Alors,
00:16:03
on peut effectivement voir à la recherche de documents,
00:16:05
mais
00:16:06
la recherche ici
00:16:07
avec la la fonction de recherche.
00:16:10
Ou
00:16:10
euh autrement,
00:16:12
est-ce qu'il y aurait euh
00:16:13
on
00:16:14
peut faire
00:16:15
on
00:16:15
peut faire des vues effectivement.
00:16:17
En fait,
00:16:18
l'idée va être qu'on va organiser.
00:16:22
Un autre euh
00:16:24
affichage comme je
00:16:26
oui,
00:16:26
j'ai plein de trucs,
00:16:27
j'en ai plein partout.
00:16:28
Il va falloir que je
00:16:29
nettoie cette bibliothèque après coup.
00:16:33
hop on va enregistrer tout ça voilà.
00:16:37
L'idée c'est que on va pouvoir
00:16:40
très facilement dire je vais
00:16:43
organiser mon
00:16:45
ma présentation de bibliothèque ici
00:16:47
avec
00:16:49
des systèmes.
00:16:50
je peux par exemple déjà ici demander à
00:16:53
filtrer.
00:16:55
Donc pour retrouver effectivement les documents comme on disait,
00:16:58
bah ça peut être pratique parce que je sais
00:16:59
directement que je vais chercher les documents en français.
00:17:01
OK,
00:17:02
filtre,
00:17:03
on retrouve ça.
00:17:05
Voilà.
00:17:06
Donc on peut effectivement travailler sur cette partie-là.
00:17:09
On peut comme ça cumuler les filtres.
00:17:13
Voilà,
00:17:13
je peux jouer sur plusieurs filtres en même temps
00:17:16
pour essayer d'affiner et de retrouver nos éléments.
00:17:20
mais on va pouvoir également.
00:17:23
Hop,
00:17:23
alors on va défiltrer.
00:17:26
On va pouvoir comme on disait.
00:17:28
ajuster.
00:17:32
Avec des vues pour automatiser
00:17:35
en fait les euh affichages.
00:17:38
je n'ai envie de voir par exemple que
00:17:41
une vue.
00:17:43
Hop,
00:17:44
voilà,
00:17:44
on va le mettre en anglais.
00:17:48
Et
00:17:49
je vais voir uniquement les les les fichiers qui ne traitent que
00:17:53
de copilot.
00:17:55
Là j'ai fait une vue finalement.
00:17:58
Je viens de créer un affichage spécifique avec des filtres spécifiques
00:18:03
qui sont faits.
00:18:05
on va pouvoir évidemment.
00:18:08
Hop.
00:18:09
dans cet affichage.
00:18:12
ici,
00:18:13
demander à enregistrer l'affichage
00:18:16
ou enregistrer l'affichage sous
00:18:19
donc enregistrer l'affichage ça va juste écraser
00:18:22
l'affichage tous les documents par le nouveau
00:18:25
enregistrer l'affichage sous,
00:18:27
c'est celui-là qui va m'intéresser puisque je vais le renommer.
00:18:30
Et je veux dire.
00:18:32
Anglais.
00:18:33
Et
00:18:34
copilot.
00:18:37
je peux le définir comme un affichage public.
00:18:41
De sorte que
00:18:42
toutes les personnes qui ont accès à cette équipe Teams pas
00:18:46
cette équipe euh voilà,
00:18:47
c'est une équipe teams ici,
00:18:48
mais c'est un site Sharepoint.
00:18:51
Toutes ces personnes-là
00:18:52
et bien vont pouvoir
00:18:55
sélectionner cet affichage là,
00:18:57
anglais
00:18:58
et copilot.
00:19:00
Ils ont le choix entre eux,
00:19:01
tous les documents.
00:19:03
Où?
00:19:04
anglais copilot en termes d'affichage.
00:19:08
Mais on pourrait même aller plus loin et considérer
00:19:11
que l'on va demander à ce que cette vue
00:19:14
soit la vue par défaut.
00:19:19
De sorte que pareil,
00:19:20
toute personne qui se connecte sur ce site
00:19:23
Sharepoint qui rentre dans la partie document par défaut
00:19:27
et bien c'est cette vue là qui va être automatiquement
00:19:30
présentée.
00:19:32
Donc on peut voilà gérer cet affichage là.
00:19:36
mais je peux gérer l'affichage encore plus loin.
00:19:39
On va reprendre tous les documents.
00:19:43
et on va regarder ce qu'on peut gérer et manipuler.
00:19:47
Par exemple,
00:19:47
je vais pouvoir
00:19:49
mettre en forme l'affichage.
00:19:54
on a des systèmes un peu façon excel donc je peux très bien dire mettre
00:19:59
une ligne sur deux en alternance hein voilà
00:20:02
donc
00:20:02
ligne grise ligne
00:20:03
blanche,
00:20:04
mais j'ai également la possibilité de travailler sur une liste.
00:20:09
Et je vais par exemple définir bah tiens,
00:20:11
la règle.
00:20:15
Hop,
00:20:15
je peux travailler hop.
00:20:17
si imaginons bah je vais demander tiens si euh c'est
00:20:23
la langue.
00:20:25
est égal à
00:20:27
anglais.
00:20:28
alors mettre toute la ligne en verre.
00:20:32
Voilà.
00:20:33
Donc on va pouvoir avec ce jeu de métadonnées s'ajouter effectivement
00:20:38
un affichage des filtres des tries,
00:20:40
mais également des modes d'affichage puisque
00:20:45
ça ne concerne que la vue.
00:20:47
Tous les documents,
00:20:48
ce que je viens de faire.
00:20:50
Ça ne concerne pas.
00:20:52
le reste,
00:20:53
alors il faut penser à enregistrer la vue
00:20:54
hein quand on est satisfait de ces modifications,
00:20:56
il faut penser à l'enregistrer
00:20:58
pour dire OK ça c'est bien.
00:21:02
le mode
00:21:03
pardon excusez-moi je me trompe de bouton le mode ici
00:21:07
mettre en forme l'affichage a également ici on
00:21:09
est sur une choisir une disposition mode liste
00:21:13
OK,
00:21:14
mais je peux également avoir un format d'affichage par
00:21:16
colonne donc les mises en forme conditionnelles pourront être faites
00:21:20
par exemple.
00:21:22
sur une notion de date.
00:21:24
Quand est-ce que ça a été modifié pour la dernière fois?
00:21:27
sur une notion de colonne.
00:21:30
Donc je peux très bien rajouter ici en disant bah tiens
00:21:33
si la colonne
00:21:35
logicielle est égale à
00:21:38
Copilot.
00:21:40
alors
00:21:41
mettre
00:21:42
la colonne.
00:21:43
en rouge.
00:21:48
Voilà.
00:21:49
Et
00:21:50
là j'avais dit j'ai travaillé sur la colonne date hein
00:21:52
donc vous pouvez choisir la colonne sur lequel s'applique une autre
00:21:55
fonctionnalité.
00:21:59
Donc il va y avoir en fait plein de possibilités avec les métadonnées de gérer,
00:22:04
de travailler,
00:22:04
de construire
00:22:06
des visualisations un petit peu plus poussées.
00:22:10
Avec des
00:22:11
concepts qu'on n'aurait pas forcément à ajouter.
00:22:14
On pourrait ainsi créer imaginons
00:22:17
un document
00:22:18
avec une colonne de validation.
00:22:20
Et de dire si le document est validé,
00:22:23
tout va bien,
00:22:24
on le laisse en blanc,
00:22:25
si il n'est pas validé.
00:22:27
et bien on va le mettre avec une ligne rouge.
00:22:31
Voir,
00:22:32
on pourrait très bien dire n'affiche que les documents qui sont validés.
00:22:38
avec un système de filtre.
00:22:41
Donc on peut jouer sur des éléments
00:22:43
comme ça.
00:22:46
Est-ce que ça va par rapport à ces
00:22:49
points de vue là?
00:22:53
Petit pou si ça va m'enlever s'il y a des questions.
00:23:01
OK.
00:23:03
Alors.
00:23:05
évidemment on va pouvoir travailler un petit
00:23:08
peu différemment que simplement le mode affichage
00:23:12
je disais par filtre,
00:23:14
vous avez en dessous la possibilité de faire grouper.
00:23:17
Regrouper par langues par exemple.
00:23:20
Donc regrouper par langues,
00:23:21
ça va nous mettre voyez.
00:23:24
Des systèmes de
00:23:25
pliage des pillages hein de d'onglets qui sont étendus ou
00:23:29
réduits.
00:23:30
Et on va
00:23:31
avoir également,
00:23:32
il y a un petit truc qui est assez amusant,
00:23:33
on a un petit compteur.
00:23:36
Et ça nous donne effectivement une langue non attribuée.
00:23:39
Il y a un document qui n'a pas la langue,
00:23:41
10 documents en anglais,
00:23:42
8 documents en français.
00:23:44
Donc on peut avoir un petit affichage comme ça.
00:23:48
OK alors j'aimerais bien que ça soit en
00:23:50
avec un système un petit peu en arborescence hein
00:23:53
pour le coup.
00:23:54
Donc ça serait sympa que ça filtre effectivement en anglais,
00:23:55
mais que
00:23:56
on puisse également regrouper par logiciel.
00:24:01
Bon
00:24:01
le problème c'est que en passant par ce mode là.
00:24:04
on va être contraint.
00:24:06
on ne peut filtrer que d'une seule manière à la fois.
00:24:10
C'est enfin de regrouper d'une seule manière à la fois,
00:24:12
on ne peut pas
00:24:13
regrouper de plein de façon
00:24:15
différentes.
00:24:17
Donc
00:24:18
on va pouvoir aller plus loin
00:24:21
mais à une condition.
00:24:23
C'est en passant par les affichages un petit peu plus
00:24:26
détaillés donc là de
00:24:28
modifier l'affichage.
00:24:31
Et donc en modifiant l'affichage on va effectivement aller.
00:24:36
Un peu plus.
00:24:38
bon j'ai toutes mes colonnes ici hein comme d'habitude ça ça change
00:24:41
pas et vous voyez que là déjà j'ai des fonctions à côté.
00:24:46
Trier.
00:24:48
je vais pouvoir demander la façon dont il doit
00:24:51
trier par défaut,
00:24:52
c'est la première colonne donc c'est la colonne nom
00:24:55
ou titre
00:24:56
qui est utilisé par ordre alphabétique,
00:24:58
mais s'il faut,
00:24:59
je pourrais très bien demander à ce qu'il trie par date
00:25:02
que le tri par défaut soit un tri par date de création du document.
00:25:07
Là moi je ne vais pas utiliser spécifiquement,
00:25:09
on va lui remettre le nom hein,
00:25:11
c'est
00:25:12
c'est très bien.
00:25:13
En
00:25:14
dessous,
00:25:14
on a un filtre.
00:25:17
comment est-ce qu'on va filtrer
00:25:19
notre tableau est-ce que je mets un système de filtre dessus?
00:25:24
Et je peux cumuler,
00:25:25
on voit
00:25:26
plusieurs critères en même temps.
00:25:28
Donc,
00:25:28
c'est ce qu'on a fait tout à l'heure avec la vue anglais et copilot.
00:25:33
Vue tabulaire,
00:25:33
c'est autorisé à avoir des vues tableaux
00:25:36
et surtout,
00:25:36
il y a cette vue là qui m'intéresse donc la vue groupée par.
00:25:40
et donc là,
00:25:41
je vais pouvoir dire et bien je vais avoir une vue.
00:25:44
dans laquelle?
00:25:45
Eh bien,
00:25:46
je vais demander
00:25:49
à ce qu'on affiche d'abord
00:25:53
Par
00:25:55
euh langue.
00:25:57
puis dans un second temps je vais demander à ce qu'on puisse s'afficher par
00:26:01
logiciel.
00:26:04
est-ce que je veux l'afficher en mode développé.
00:26:08
Donc développer ça veut dire que je vois tous les éléments ou en mode réduit.
00:26:13
Avec un maximum de 30 éléments par page
00:26:17
directement.
00:26:19
Je valide.
00:26:21
et là,
00:26:22
vous voyez que je vais avoir une structure avec
00:26:25
la manière en plusieurs niveaux.
00:26:28
Hop,
00:26:28
voilà.
00:26:30
Non attribué.
00:26:32
logiciels non attribué.
00:26:34
anglais.
00:26:35
Quel logiciel a été utilisé?
00:26:38
français,
00:26:39
notre attribut,
00:26:40
vous voyez que je vais avoir en fait
00:26:42
plusieurs comme ça gestion filtrage qui sont présentés.
00:26:47
Concrètement.
00:26:49
C'est ça qui va m'intéresser ici hein,
00:26:51
dans le concret.
00:26:53
Je vais vous montrer comment est-ce que on l'exploite.
00:26:57
dans notre cadre professionnel.
00:27:00
Chez nous,
00:27:01
hop,
00:27:02
juste le temps de
00:27:04
d'ouvrir.
00:27:07
Voilà,
00:27:07
document de formation.
00:27:10
Et voilà.
00:27:14
Dans mes documents de formation,
00:27:16
là je vais avoir voyez une
00:27:18
vue.
00:27:20
Dans cette vue,
00:27:20
il n'y a pas de document.
00:27:23
Parce que la vue par défaut,
00:27:24
nous avons défini que cette vue par défaut n'affichait
00:27:27
aucun document
00:27:29
s'il a des métadonnées.
00:27:32
Par contre,
00:27:33
on a créé un affichage par langues.
00:27:37
Donc je peux repérer en fait
00:27:39
en langue français.
00:27:41
et après de voir tous les documents par rapport à quel sujet c'est évoqué.
00:27:46
Donc lorsque je cherche un document
00:27:49
sur Excel
00:27:51
Eh bien je vais
00:27:52
d'abord chercher par exemple la langue puis excel
00:27:56
mais je pourrais le faire dans l'autre sens.
00:27:59
travailler d'abord par
00:28:01
logiciel par application par sujet.
00:28:04
et après
00:28:05
chercher par langues.
00:28:08
Alors on n'a que deux niveaux hein de de regroupement,
00:28:10
on ne pourrait pas
00:28:12
faire des sous sous sous catégorie hein
00:28:14
pour le coup.
00:28:15
Mais on peut comme ça,
00:28:17
on voit.
00:28:18
travailler
00:28:19
avec un document.
00:28:22
de cette manière-là.
00:28:24
le classer l'afficher très simplement.
00:28:30
Mais en soi la structure,
00:28:31
si je dois vous montrer
00:28:33
comment les documents finalement sont rangés.
00:28:37
Hop,
00:28:37
je vais vous le montrer.
00:28:40
la structure en l'état.
00:28:43
Si on prend les documents.
00:28:46
Dans l'espace Sharepoint ils sont juste tous comme ça.
00:28:50
il
00:28:50
n'y a pas de rangement,
00:28:52
il n'y a pas de sous- dossier,
00:28:53
ils sont juste placés
00:28:55
dans notre bibliothèque.
00:28:57
Et à partir du moment où on a donné les métadonnées et bien
00:29:00
ce sont les métadonnées qui nous
00:29:01
permettent d'organiser et de rechercher correctement nos
00:29:05
nos logiciels,
00:29:06
nos produits,
00:29:06
nos
00:29:07
supports de formation.
00:29:10
Donc c'est une autre manière d'aborder en fait le problème.
00:29:14
On n'est plus en train de placer des documents dans un dossier,
00:29:17
on applique simplement des métadonnées spécifiquement dessus.
00:29:23
pareil,
00:29:24
on nous on garde quand même des règles de nomenclatures au niveau des noms
00:29:28
mais euh
00:29:28
finalement les métadonnées permettent de s'affranchir de ça également.
00:29:32
Tant qu'on remplit bien les métadonnées,
00:29:34
on va être honnête,
00:29:35
c'est un peu quand même la contrainte
00:29:37
euh pour ça.
00:29:40
Est-ce que ça va pour le moment par rapport à ces points-là?
00:29:44
Petit Pier ça va m'enlever s'il y a des questions.
00:29:51
Très bien.
00:29:54
Alors.
00:29:57
D'accord.
00:29:59
Un
00:29:59
élément,
00:30:00
ouais,
00:30:00
donc Philippe.
00:30:05
Oui,
00:30:05
j'avais une question.
00:30:08
euh
00:30:08
Concernant donc le
00:30:10
les tags,
00:30:10
on a vu que ça permet de de regrouper,
00:30:12
on va dire des des documents par euh par thématique
00:30:16
euh
00:30:16
au sein d'une entreprise euh
00:30:20
Et
00:30:20
comment ça marche on va dire comment on peut organiser ça?
00:30:23
Est-ce que on on crée,
00:30:24
on va dire plus plusieurs dictionnaires
00:30:27
et
00:30:27
à mon avis,
00:30:28
la question des droits d'accès,
00:30:29
c'est-à-dire que il y a des documents qui vont être publics,
00:30:32
qui
00:30:32
peuvent intéresser tout le monde et d'autres qui vont être plus euh
00:30:37
à une diffusion plus restreinte.
00:30:39
Comment on peut organiser ça euh peut-être que ça va être abordé par la suite.
00:30:43
Alors c'est pas forcé pour le coup,
00:30:44
je dirais que c'est pas une problématique de métadonnées pour ça.
00:30:47
euh on serait plus proche d'une question de droit d'accès.
00:30:51
euh
00:30:52
c'est-à-dire que j'irai peut-être plutôt créer
00:30:53
des bibliothèques avec des droits d'accès spécifiques
00:30:56
plutôt que les métadonnées.
00:30:58
Les métadonnées en soi on ne va pas pouvoir les restreindre en termes d'affichage,
00:31:01
je ne peux pas dire
00:31:03
cet affichage là n'est pas disponible
00:31:05
ah voilà
00:31:06
euh
00:31:06
je vais pas avoir de notion comme ça qui soit
00:31:09
par principe euh blocable,
00:31:11
il sera plus simple de dire j'ai des bibliothèques différentes.
00:31:15
Voilà
00:31:16
et les bibliothèques différentes peuvent avoir des droits différents,
00:31:20
mais surtout
00:31:22
Dans un même site Sharepoint.
00:31:24
Voilà dans cette bibliothèque Sharepoint
00:31:27
là c'est la bibliothèque document.
00:31:30
j'ai les mêmes métadonnées pour tous mes documents
00:31:33
donc
00:31:34
le problème c'est qu'il faut avoir une logique
00:31:36
si on a une logique de métadonnées,
00:31:37
on ne peut la faire que par bibliothèque.
00:31:40
c'est pour ça qu'en fait on peut créer plusieurs bibliothèques de documents
00:31:45
si je prends une bibliothèque autre
00:31:48
bah j'ai une autre bibliothèque qui est archive
00:31:51
Eh bien cette bibliothèque archives.
00:31:53
peut avoir un autre jeu de métadonnées.
00:31:57
voilà qui est distinct
00:31:59
euh
00:32:00
donc et qui me permet là pour le coup aussi
00:32:02
comme c'est une autre bibliothèque de gérer des droits.
00:32:05
indépendant.
00:32:07
On va avoir plutôt une construction sur la notion de
00:32:10
droit d'accès plutôt que sur la gestion de métadonnées.
00:32:12
métadonnées c'est plus un aspect de
00:32:14
d'accès et de facilité d'accès pour le coup.
00:32:17
Pensez à à deux exemples que chez nous par exemple,
00:32:20
il y a deux documents,
00:32:21
on va dire euh on va dire plutôt qualité qui sont accessibles à tous,
00:32:24
généralement enfin,
00:32:26
pour faire simple.
00:32:27
Donc là,
00:32:27
on peut mettre une bibliothèque
00:32:29
et par exemple des documents plus concernant les process RH
00:32:33
qui
00:32:33
euh on va dire,
00:32:33
on pourrait avoir,
00:32:34
on va dire une bibliothèque RH
00:32:36
par contre euh des documents qui sont uniquement visibles par euh je sais
00:32:40
pas les cadres et d'autres qui sont invisibles par tout le monde.
00:32:43
Alors là on reste vraiment sur la notion
00:32:45
des droits d'accès plus que sur les métadonnées.
00:32:47
C'est la session trois share point qu'on qu'on creuse un peu plus sur ce sujet là
00:32:51
euh il faut pas hésiter euh soit à s'inscrire sur cette session,
00:32:53
soit à regarder le replay.
00:32:54
Il y aura les informations à cet endroit-là.
00:32:58
C'est plus euh voilà,
00:32:58
c'est plus cette partie-là effectivement qui qui permettra de jouer sur euh
00:33:02
je limite les droits où je donne plus de droits,
00:33:04
il y a moyen hein je rassure,
00:33:06
il y a des moyens de de le faire.
00:33:08
D'accord,
00:33:09
merci.
00:33:11
Oui,
00:33:11
Diana.
00:33:16
j'aimerais savoir par exemple,
00:33:18
combien de métadonnées peut-on recommander par bibliothèque?
00:33:23
Est-ce que il y a-t-il des limites maximum ou bien?
00:33:27
Et il y a certainement des limites maximum,
00:33:29
mais je ne les connais pas.
00:33:30
Pour le coup on on a géré déjà plus de plus de
00:33:34
plusieurs dizaines de enfin plus de
00:33:36
plusieurs dizaines de colonnes de métadonnées.
00:33:39
Je pense qu'il y a un moment quand on atteint la plus de 50 métadonnées,
00:33:43
je pense que ça commence à être un peu lourd
00:33:45
euh
00:33:45
pour le coup,
00:33:46
mais euh j'ai déjà vu effectivement des des
00:33:50
des bibliothèques avec plusieurs plus d'une dizaine de colonnes de métadonnées.
00:33:55
Mais il y a la contrainte de remplissage qui va s'intégrer là tout très très vite.
00:34:01
Mais j'avoue que je ne la connais pas à la limite,
00:34:03
s'il y en a,
00:34:03
il y en a certainement une mais je ne la connais pas.
00:34:06
D'accord,
00:34:07
concernant,
00:34:09
il peut y avoir des surcharges concernant l'utilisateur final.
00:34:13
mhm.
00:34:15
Oui.
00:34:16
Mhm.
00:34:17
donc pour cela il faut bien organiser et essayer de classer
00:34:22
c'est ça
00:34:23
en fait
00:34:26
ce qu'il faut prendre en compte c'est d'une part
00:34:27
quand on va à chaque fois rajouter effectivement des euh
00:34:30
des métadonnées,
00:34:31
ça représente aussi un élément à entre guillemets à stocker et à
00:34:35
charger et à afficher donc il y a effectivement une notion de
00:34:39
délai d'affichage de ralentissement qui peut se faire
00:34:41
dans l'accès quand on a trop d'éléments dessus.
00:34:44
Maintenant on peut masquer certaines colonnes,
00:34:47
voilà comme je dis,
00:34:48
on peut très bien ne pas afficher tout.
00:34:50
La métadonnée est enregistrée,
00:34:52
mais je ne l'affiche pas forcément à l'utilisateur.
00:34:56
comme je montrais là tout à l'heure
00:34:59
hop
00:35:00
si je reprends cet euh cet affichage là
00:35:04
quand je vais dans la vue
00:35:05
par défaut la vue de tous les documents
00:35:09
ah il n'y a pas la la colonne longue.
00:35:12
elle n'est pas présente.
00:35:14
pourtant je suis dans la même bibliothèque en fait,
00:35:17
c'est juste qu'on a fait le choix de ne pas l'afficher
00:35:20
pour qu'on n'est pas effectivement de surcharge.
00:35:22
en contrepartie,
00:35:23
vous voyez qu'on a affiché une colonne qui s'appelle formulaire.
00:35:27
qui nous permet en fait de rentrer facilement
00:35:31
les métadonnées pour la la
00:35:34
la pour le document en cours.
00:35:37
Quand on a déjà classé le document.
00:35:40
il est logique qu'on n'ait plus besoin
00:35:43
d'afficher la colonne formulaire.
00:35:45
Donc on peut créer
00:35:46
dans nos affichages des moyens de
00:35:48
d'alléger.
00:35:50
Parce que vu que ça va se charger,
00:35:51
il va falloir aussi parfois alléger si on crée trop
00:35:54
d'alléger les affichages.
00:35:58
D'accord.
00:36:01
Alors,
00:36:02
de rien.
00:36:03
Alors il y a un petit point justement pour ça parce que ben
00:36:06
c'est c'est bien joli de charger des documents hein comme je dis,
00:36:09
mais après il faut quand même
00:36:10
avoir pour l'utilisateur qui charge des documents la rigueur.
00:36:15
d'ajouter les métadonnées.
00:36:17
parce
00:36:17
que c'est quand même
00:36:19
il faut les noter hein elles se font pas automatiquement
00:36:22
aujourd'hui elles ne se jouent pas toutes seules les métadonnées,
00:36:24
c'est à moi de les ajouter.
00:36:26
c'est à aux gens d'utiliser les utilisateurs
00:36:29
ou aux propriétaires du site de travailler sur ça donc
00:36:34
si vous êtes en train de modifier un site entier ça va compter
00:36:37
quelques jours hein pour faire vos métadonnées
00:36:39
hein n'espérez pas euh faut réfléchir,
00:36:42
préparer
00:36:43
se pose questionner dessus pour l'ajouter.
00:36:46
alors
00:36:47
déjà il y a un premier paramètre quand on ajoute une colonne.
00:36:52
ah si je prends mes paramètres
00:36:54
de ma colonne.
00:36:56
je peux exiger.
00:36:58
que cette colonne contienne des informations.
00:37:02
En faisant cela,
00:37:04
là je dis OK,
00:37:05
je veux que la colonne contienne quelque chose,
00:37:07
il va me dire
00:37:10
attention,
00:37:11
il n'y a pas
00:37:13
les métadonnées requises sur certains éléments donc
00:37:16
on a
00:37:18
On va dire un repère visuel comme quoi il manque des informations.
00:37:22
on va récupérer ça.
00:37:24
même
00:37:24
en cliquant
00:37:26
hop dans notre document
00:37:28
et en ouvrant notre document
00:37:31
et bien généralement on aura
00:37:34
on va souvent se récupérer des petits messages d'alerte
00:37:38
euh
00:37:38
sur nos documents parce que quand on va vouloir le modifier,
00:37:41
il va vouloir l'enregistrer et il va me dire
00:37:43
il manque une métadonnée.
00:37:45
donc généralement les métadonnées parfois il va vous dire il en manque
00:37:50
Bon là comme je viens juste de le changer,
00:37:52
il va prendre un petit peu de
00:37:53
temps généralement pour faire remonter l'information.
00:37:55
Mais parfois juste le fait d'ouvrir le document et de voir le modifier,
00:37:58
il va me dire
00:37:59
Il
00:38:00
manque,
00:38:00
il va me dire il manque un truc,
00:38:02
il te manque des métadonnées sur ce document donc
00:38:05
il va bloquer l'enregistrement tant qu'on n'enregistre pas enfin
00:38:08
il ne va pas le bloquer en en état,
00:38:09
mais
00:38:10
il va nous faire toujours un petit message comme quoi il me dit il y a un truc qui va pas.
00:38:14
et
00:38:14
voyez là,
00:38:14
il me met bien en rouge.
00:38:16
Et ça on va dire,
00:38:17
il me laissera pas tranquille.
00:38:21
Donc ça,
00:38:21
c'est une approche.
00:38:23
mais on pourrait également jouer.
00:38:26
une carte un petit peu décalée.
00:38:29
avec
00:38:30
non pas le côté bibliothèque,
00:38:32
mais imaginons,
00:38:34
j'ai besoin de recueillir
00:38:37
de l'information.
00:38:40
Ce que ma bibliothèque va être,
00:38:41
ce n'est pas une bibliothèque d'accès
00:38:44
pour tout le monde,
00:38:45
c'est une bibliothèque pour moi de récupération d'information.
00:38:49
mes utilisateurs doivent m'envoyer.
00:38:52
Des documents.
00:38:55
OK.
00:38:56
Ils doivent envoyer des documents pour euh tiens
00:38:58
bah c'est un ticket d'une certaine manière,
00:39:00
ça pourrait être une sorte de gestion de ticket.
00:39:02
J'ai un problème sur un fichier,
00:39:04
j'ai un problème sur ceci,
00:39:05
j'ai un truc
00:39:06
où je fais par exemple,
00:39:08
j'envoie une demande euh voilà.
00:39:11
j'envoie un truc euh un fichier avec
00:39:14
une demande de congé imaginons
00:39:17
Et bien en fait,
00:39:18
vous allez pouvoir construire
00:39:21
plutôt que de leur donner un accès à la bibliothèque,
00:39:23
vous allez pouvoir construire un système de formulaire.
00:39:27
l'idée du formulaire c'est qu'on va pouvoir comme ça.
00:39:31
je partage
00:39:33
ce document,
00:39:34
les gens chargent le fichier.
00:39:37
Ils peuvent après ajouter les informations.
00:39:42
sachant que les colonnes que vous aurez demandé qui sont obligatoires à remplir
00:39:47
et bien eux en tant qu'utilisateurs devront forcément
00:39:51
la re la remplir.
00:39:53
ils vont devoir évidemment
00:39:55
ajouter quand ils vont tester le truc.
00:39:58
des valeurs.
00:40:00
Donc quand on prend l'aperçu,
00:40:01
ça va être ça,
00:40:02
voilà.
00:40:03
Moi si je dois ajouter un document dans ma bibliothèque,
00:40:06
bah OK,
00:40:07
je vais mettre par exemple ce document-là.
00:40:11
personne
00:40:12
voilà hop on va mettre
00:40:16
donc
00:40:17
est-ce que c'est à afficher oui non quel est le
00:40:19
logiciel on va mettre ça autoriser à écrire la langue français
00:40:23
voilà hop on va mettre amori
00:40:27
Ah.
00:40:28
Et voilà.
00:40:30
on va faire en sorte que la personne qui souhaite ajouter un document
00:40:36
remplissent
00:40:37
effectivement
00:40:38
les informations.
00:40:41
Et cette idée d'avoir un formulaire il est pratique parce que
00:40:45
si on est utilisateur de la base de données
00:40:47
l'idée c'est que si on utilise les métadonnées,
00:40:48
c'est aussi de pouvoir s'y retrouver rapidement.
00:40:50
Ah oui,
00:40:51
Aïcha.
00:40:54
euh
00:40:54
Oui,
00:40:54
par rapport euh au formulaire et euh
00:40:57
aux utilisateurs euh
00:40:59
euh
00:41:02
et du coup il peut euh vous
00:41:03
vous le mettez à disposition sur la bibliothèque ou euh
00:41:07
après le formulaire,
00:41:08
c'est juste un lien que je leur fournis.
00:41:10
Donc euh je pourrais très bien juste
00:41:13
copier le lien et le partager comme ça.
00:41:16
Voilà
00:41:16
les gens remplissent même sans avoir accès à
00:41:19
la bibliothèque en interne hein je parle évidemment
00:41:21
il faut que ça soit euh des personnes de
00:41:23
l'entreprise ce qu'on ne peut pas envoyer sur une extérieur
00:41:27
mais imaginons que je partage ça à tout le monde ou je peux mettre le lien
00:41:32
dans un système teams dans une équipe dans un truc.
00:41:36
L'idée c'est que les gens y ont accès,
00:41:38
ils cliquent dessus et ils accèdent à ce remplissage là.
00:41:42
quelqu'un qui a accès à la bibliothèque,
00:41:44
il peut regarder s'il y a un formulaire et il peut effectivement le
00:41:48
aperçu le tester pour s'en servir également.
00:41:51
C'est plus rapide s'il a juste le lien hein,
00:41:53
on va être honnête hein.
00:41:55
Pour le coup.
00:41:56
OK mais là-dessus
00:41:58
pardon
00:41:59
non non allez-y.
00:42:02
Pardon.
00:42:03
Non non je voulais dire du coup le le formulaire
00:42:06
pour que ce soit un peu plus euh qui
00:42:08
s'y retrouve un peu mieux les utilisateurs finaux,
00:42:11
est-ce que est-ce que le formulaire euh
00:42:14
on peut lui donner un un titre euh pour euh
00:42:17
Et est-ce que je ne sais pas,
00:42:18
on peut mettre un bouton euh ou euh il est il est
00:42:21
là où il est et puis euh et puis c'est tout.
00:42:24
Non non,
00:42:24
il peut être en fait après c'est juste un lien internet donc il y a des thèmes,
00:42:28
il y a des titres voilà on peut taper l'objectif éléments,
00:42:31
je peux jouer sur des couleurs
00:42:33
il y a quelques paramètres qu'on va pouvoir raffiner hein dessus,
00:42:36
mais s'il faut on peut effectivement travailler.
00:42:40
euh
00:42:40
voilà et avoir des thématiques spécifiques
00:42:43
voilà on ne va pas pouvoir aller très très loin pour le moment
00:42:46
euh
00:42:47
la fonction formulaire elle est arrivée il y a
00:42:49
Peut-être trois mois,
00:42:50
quelque chose comme ça.
00:42:51
euh
00:42:51
donc elle est assez récente,
00:42:53
elle va certainement évoluer
00:42:54
hein mais
00:42:56
elle est intéressante justement pour qu'on puisse faire du
00:42:59
remplissage de métadonnées sans que ça soit trop rébarbatif.
00:43:03
Et surtout,
00:43:04
je l'ai pas montré mais euh
00:43:06
vous allez pouvoir vous en deviner assez facilement,
00:43:08
mais
00:43:08
je ne suis pas obligé de laisser les gens répondre à toutes les questions.
00:43:15
Voilà et puis surtout je peux demander
00:43:17
à certaines personnes de remplir certaines parties
00:43:19
et après
00:43:21
moi en tant que responsable je peux valider ou pas
00:43:25
s'il y a l'idée de dire je valide cette
00:43:27
euh
00:43:28
est-ce que ce document est valide ou pas,
00:43:30
j'ajoute une métadonnée
00:43:32
validation.
00:43:34
je coche,
00:43:34
je coche pas
00:43:35
voilà,
00:43:36
ça sera à moi en tant que responsable de choisir.
00:43:39
Je peux avoir quand même la main donc leur laisser.
00:43:42
bah juste leur choix sans ça.
00:43:45
D'accord,
00:43:45
donc les personnes qui euh qui sont autorisées euh
00:43:48
à modifier enfin ajouter des documents sur une bibliothèque,
00:43:52
on peut mettre le bouton,
00:43:53
ajouter un nouveau document et puis euh elles sont libres euh
00:43:57
bah si on crée juste un lien vers le formulaire,
00:43:59
voilà imaginons,
00:44:00
j'ai mon lien ici,
00:44:01
je pourrais après
00:44:03
hop
00:44:03
sur euh
00:44:05
alors là je n'ai pas le site j'ai juste la bibliothèque mais
00:44:07
euh
00:44:07
aller sur une autre euh j'aurais pu faire un bouton lien d'ailleurs,
00:44:10
ça aurait été drôle.
00:44:12
Mais voilà,
00:44:12
créer juste
00:44:14
Une page.
00:44:16
voilà ici je peux créer un bloc.
00:44:20
modifier,
00:44:21
hop
00:44:22
juste.
00:44:25
C'est toujours un peu le côté assez rapide,
00:44:26
mais ça prend toujours un peu de temps hein forcément.
00:44:29
Mais voilà,
00:44:29
par exemple,
00:44:30
je peux mettre ici un lien.
00:44:33
Par ce non
00:44:34
hop.
00:44:36
alors hop
00:44:37
voilà,
00:44:38
modifier ça,
00:44:39
voilà et mettre par exemple bah
00:44:41
plutôt que d'avoir ce lien là de mettre mon.
00:44:45
Site voilà ce que
00:44:46
je voudrais juste me coller mon lien s'il te plaît,
00:44:49
voilà.
00:44:50
C'était ça.
00:44:51
voilà juste ça
00:44:53
OK.
00:44:55
Et en fait de ce lien là.
00:44:58
ajouter un document.
00:45:02
Voilà.
00:45:04
Et donc c'est un juste un lien qu'on
00:45:05
va pouvoir utiliser et puis bah l'utilisateur clique dessus
00:45:09
et il se retrouve sur le formulaire avec
00:45:11
le process pour ajouter directement le document dans la bibliothèque.
00:45:15
super OK voilà
00:45:17
ça c'est juste du lien internet en fait pour le coup
00:45:20
donc on sera assez tranquille sur ça.
00:45:25
Voilà un petit peu pour euh bah ce que j'ai fait à vous raconter sur les métadonnées.
00:45:32
Est-ce qu'il y a des questions par rapport à ce qu'on a vu là?
00:45:39
Je
00:45:39
fais un petit ménage hein en ce moment.
00:45:43
Sur ma bibliothèque ici pour que ça soit plus facile les prochaines fois.
00:45:48
je plus une remarque une question mais au final euh
00:45:52
ça correspond à toutes les fonctionnalités de liste en fait
00:45:55
exactement on voit l'affichage et c'est toutes les fonctionnalités de
00:45:59
liste donc en fait si on connaît liste on peut
00:46:03
connaît travailler voilà on connaît les méthodes
00:46:05
donné quoi c'est c'est une question d'organisation
00:46:07
interne de savoir ce qu'on veut y mettre
00:46:08
c'est ça en fait
00:46:10
les métadonnées dans sharp c'est juste je pars d'un
00:46:12
document et j'ajoute les colonnes dans liste c'est un
00:46:16
texte et j'ajoute les colonnes mais ce sont les
00:46:19
mêmes colonnes et la même gestion de fer.
00:46:21
Effectivement.
00:46:23
Donc euh c'est ça qui est pratique hein,
00:46:24
on maîtrise l'un,
00:46:25
on maîtrise l'autre.
00:46:26
Pour le coup,
00:46:27
oui Christine.
00:46:29
Oui,
00:46:29
moi j'ai voulu intégrer une liste de 500 lignes depuis Excel
00:46:34
euh pour euh une base de données documentaires et
00:46:37
euh donc j'ai créé une liste vide qu'avec
00:46:40
le nom des colonnes pour avoir les formats adaptés
00:46:43
aux données que je mettais avec les choix et cetera
00:46:46
et
00:46:47
euh entre autres,
00:46:47
il y avait des URL dans cette liste.
00:46:50
Et euh
00:46:51
quand j'ai intégré ma base depuis Excel euh
00:46:54
Sharepoint n'a pas reconnu les liens.
00:46:57
Donc en fait euh ce qu'il a fallu que je fasse,
00:47:00
c'est intégrer les liens sous format texte.
00:47:04
Et une fois que c'est toute ma liste a été intégrée,
00:47:06
il a fallu rajouter une colonne,
00:47:08
lui donner le format URL et faire une copie de la colonne texte vers cette colonne URL
00:47:16
voilà
00:47:16
et là et là ça a fonctionné,
00:47:18
mais c'est vrai que ça ça s'est pas fait tout seul du premier coup
00:47:22
les
00:47:23
les importations dans avec liste ne sont pas forcément toujours parfait hein,
00:47:27
c'est sûr que
00:47:28
euh
00:47:29
là oui j'avoue j'aimais testé avec les URL.
00:47:32
euh
00:47:32
mais j'ai déjà fait
00:47:33
des tableaux on va dire autres et même un tableau on va dire simple,
00:47:36
des fois il y a une colonne qui passe à l'as et qu'il faut retravailler dessus.
00:47:40
Donc l'importation,
00:47:41
elle est à revoir on est d'accord.
00:47:42
Et et et ce qu'il y a aussi c'est que
00:47:44
bah donc c'était une une base quand même assez importante
00:47:48
et
00:47:48
euh
00:47:49
lorsque par contre euh chaque point il est tombé sur une erreur,
00:47:52
par exemple sur la dixième ligne,
00:47:53
il était il y avait une erreur euh
00:47:55
une erreur,
00:47:56
tout se bloquait euh il n'intégrait pas les autres lignes.
00:48:00
Oui c'est pour ça l'importation elle est c'est quoi les
00:48:04
les importations dans liste effectivement peuvent être un peu plus embêtantes.
00:48:10
OK,
00:48:10
merci beaucoup.
00:48:15
si on est bon.
00:48:16
Il
00:48:17
reste plus qu'à vous remercier euh vous souhaiter une bonne fin d'après-midi.
00:48:22
Et peut-être une prochaine fois sur une autre session de formation.
00:48:26
Merci beaucoup merci beaucoup
00:48:27
au revoir.

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