SharePoint - Microsoft SharePoint #5 - Découvrir la puissance des métadonnées Webcast

Découvrez la puissance des métadonnées dans Microsoft SharePoint dans la formation "Microsoft SharePoint #5 - Découvrir la puissance des métadonnées".
Cette formation vous apprendra comment utiliser les métadonnées pour organiser efficacement vos bibliothèques de documents et listes.
Vous découvrirez comment créer de nouvelles colonnes en utilisant les métadonnées et comment les combiner avec des affichages intuitifs et modernes.
Cette formation s'adresse aux utilisateurs avancés de SharePoint qui souhaitent repenser et moderniser l'organisation de leurs bibliothèques de documents.
En utilisant les métadonnées SharePoint, vous pourrez retrouver rapidement vos documents et accéder aux informations recherchées plus rapidement.
Ne manquez pas cette opportunité d'améliorer votre gestion documentaire dans SharePoint.

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Hop, ça démarre tranquille.
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Je change juste la langue.
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Bah je sais pas pourquoi ça me
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met en anglais à chaque fois,
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c'est pas grave voilà.
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Les métadonnées, Messieurs dames,
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les métadonnées SharePoint.
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Alors qu'est ce que ça vous inspire ?
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Tiens, pourquoi on est là aujourd'hui ?
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Jolie des pourquoi on est là SharePoint 5.
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Parce que je ne sais pas ce que c'est
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une métadonnée dans SharePoint.
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Parfait, je peux que vous
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apprendre des choses.
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Alors aujourd'hui parfait,
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très bien Sébastien et vous ?
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Ben on va dire que c'est un,
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ce sont des attributs d'un document.
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OK Ouais ouais Ouais.
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Et vous aviez utilisé un
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petit peu ou pas du tout ?
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Pas du tout, pas du tout.
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Très bien. Donc pareil,
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je peux plus rapporter
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des pirates d'édifice,
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c'est parfait. Julie M.
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Ben ce sont les données sur les données,
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alors je suis intéressante,
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on peut les exploiter
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et vous avez déjà utilisé un
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petit peu ou pas du tout ?
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Oui, contrairement sur SharePoint,
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mais en fait il y en a partout,
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des métadonnées qu'on sait.
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C'est vrai, qu'est ce que
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c'est ça ? Je suis d'accord
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avec vous, on est entouré,
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ça c'est un peu le le mot,
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le Buzz Word quoi.
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On entend partout.
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Ouais et vous bérongère ?
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Vous êtes ennuyeux encore ?
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Excusez-moi, je vous embête
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décidément, à chaque fois, nous,
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on est en train de refondre notre SharePoint,
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donc qu'on utilise comme un intranet pour
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l'entreprise et disons que Bah voilà,
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je voudrais avoir une bonne méthodo
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en lien avec les métadonnées.
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On les utilisait déjà un petit
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peu sur un ancien SharePoint,
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mais j'ai l'impression qu'il faut
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être bon au niveau du dosage.
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C'est à dire qu'à chaque fois
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qu'on déposait un document dans
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une bibliothèque de documents,
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on avait 5 métadonnées à remplir.
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Je sais pas si c'est forcément utile.
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Donc voilà je suis preneuse de de conseils,
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de de Méthodo.
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Et notamment je me demande si c'est
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possible grâce aux métadonnées de mieux
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indexer les documents aussi quand on
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les recherche. Allez bah on est parti,
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on est parti de quoi ?
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Je vais vous parler Messieurs dames.
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Alors je vais me permettre de faire ça.
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Voilà, on va se focaliser sur mon écran,
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on va refaire un point sur ce
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que c'est qu'une métadonnée déjà
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pour m'en s'en servir et de faire
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ce qu'on appelle la création de
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vue à partir de ces métadonnées.
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Mon but aujourd'hui c'est pas de
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faire de vous des experts hein,
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vous inquiétez pas,
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mais c'est en fait que vous ayez eu
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un aperçu du champ des possibles que
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vous découvriez des bénéfices et que
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vous soyez en mesure de les exploiter.
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OK, je pense que vous connaissez alors
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surtout tous les 3 bérangers je ne
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sais pas au cas où je je précise on a
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levé la main si vous avez une question.
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Vous cliquez hein,
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tout de suite, y a pas de souci.
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Moi ça m'indique y a un souci ou
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autre et juste à droite réagir
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des petits pouces vers le haut,
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Moi ça m'indique on est bon en continu voilà.
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On va se mettre face à un cas d'usage,
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un cas d'usage assez simple, en fait,
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qui va ressembler à beaucoup de cas d'usage.
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D'ailleurs, je vais sur ce site SharePoint.
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Et sur ce site SharePoint,
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j'ai 2 bibliothèques une qui s'appelle
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avant une qui s'appelle après ouais,
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j'étais très inspiré ce jour-là on
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va sur celle qui s'appelle avant.
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Voilà sur celle-ci.
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J'ai des dossiers communication,
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formation, it, marketing,
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RH, des appels d'offres,
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des présentations de codir.
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Rien de spécial, hein, je dirais.
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Lorsque je clique sur it,
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tout d'un coup on a une division par projet.
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Et lorsque je suis dans un projet.
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Ben j'ai des factures,
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puis si je vais par exemple sur le projet 21.
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Cette fois-ci j'ai pas que des factures
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mais j'ai aussi une division en 2022, 2023.
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Alors voilà les factures de 2023
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du projet 21 de l'IT.
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C'est quelque chose d'assez classique
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je pense.
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Le cas d'usage est le suivant,
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mon patron vient de m'appeler,
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il est 16h10 et Julien d'ici à 16h45
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J'ai besoin que tu me fasses un retour
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très précis sur quel service a bossé,
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sur quel document,
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par rapport à quel projet, quelle année.
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Voilà, moi j'ai besoin si les
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investisseurs me demandent,
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on en est où ?
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En termes de marketing sur le projet 21,
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ils ont fait quoi ?
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J'ai cette bibliothèque de documents,
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qu'est-ce que j'en fais ?
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Julie D vous êtes face à cette situation,
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comment vous trouvez cet inventaire là ?
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Comment vous vous Retrouvez
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dans ces informations ?
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Non ?
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Attention, le temps,
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le temps presse en plus hein mon boss.
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Il a 10.
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16h45,
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je
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remets un certificat maladie.
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Non, je
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sais pas. Parce que beaucoup
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de gens feraient c'est bon ?
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Bah il a besoin de quoi ?
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Eh Ben on va ouvrir.
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Par exemple à Word, à OneNote,
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on s'en moque, il a besoin au début.
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Marketing 2021, projet 1OK,
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ça veut dire que marketing projet un J'ai ça,
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mais là il y a rien qui m'a dit
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que ça soit 2021 ou 2022 et ça
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veut pas dire que les choses dans
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les autres sont bien rangées,
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ça veut pas dire que ce qu'il y
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a la racine est bien arrangé.
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Bref, ça va vous prendre un temps.
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Phénoménal, Monsieur Tam,
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vous ne faites pas d'arrêt maladie,
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vous ne démissionnez pas.
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On ne fait pas preuve d'accès de violence.
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Ce qu'on fait c'est qu'on va
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acheter un coup d'œil ici.
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Je suis sur la bibliothèque après
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cette fois-ci. Même 4 usages.
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Où en est on au niveau du marketing ?
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Julien, aucun souci chef.
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Par service.
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Marketing. Le marketing a bossé sur 10
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10 documents concernant le projet a un.
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Et je peux voir que ces documents
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font partie de l'année 2022.
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Attention, je veux dire,
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y a eu un changement de dernière minute.
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Je voudrais plutôt savoir où on
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en est par projet, pas de souci.
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Par projet. Projet 2, très bien,
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on a 60 documents, on peut voir que la
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COM et ceux qui ont bossé le plus dessus.
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Quels sont les documents ? Les voici.
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Voilà à quoi vont servir les métadonnées.
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Bérengère, quand vous parliez d'indexation
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pour rechercher les documents,
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est ce que c'est le genre de
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choses que vous aviez en tête ?
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Oui, en tout cas alors pas forcément
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rechercher cette manière-là ça je
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connaissais pas, je vous avoue,
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c'était plus moi aller rechercher
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dans la bibliothèque en haut.
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Ah d'accord par ici, OK.
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Alors ça va être un peu différent par ici,
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ouais. Mais en tout cas moi aujourd'hui,
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ce que je vais vous montrer,
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c'est comment passer de avant à après ?
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Parce que tout ça il y a tout un processus.
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En fait les métadonnées,
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donc on reprend les métadonnées.
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C'est quoi ?
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C'est des propriétés sur un élément,
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sur un fichier, sur un dossier qui
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est en charge, qui s'en occupe.
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Quelle est la date ? Et cetera.
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excusez-moi, Julien du retard,
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j'ai appelé Jordan.
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Y a pas, elles sont toujours imprévues,
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de toute façon c'est ça,
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y a pas de souci, on on a,
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on a démarré tout doucement là,
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tranquillement OKOK, pas de souci,
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Je vous coupe juste 30 secondes parce qu'en
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fait j'ai une question qui me taraude.
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Petite question sur la les les sacro
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sharepoints tout à l'heure je sais plus,
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je sais plus pour pour quel
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sujet vous vous aviez été,
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mais j'ai vu qu'on pouvait
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synchroniser automatiquement les
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sites SharePoint avec un domaine,
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un nouvel utilisateur.
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Ah OK, alors ce qu'on va faire Jordan,
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c'est qu'on va se prendre 5 Min
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à la fin pour aller voir ça.
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Ok OK, ça marche, pas de soucis.
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Merci beaucoup.
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Voilà il y a pas de souci.
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Jordanie,
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il y a pas de souci.
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Alors en fait moi ce que je
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vous propose dans cette session,
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c'est pas seulement de vous montrer
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comment rajouter des métadonnées
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et comment les exploiter,
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mais c'est aussi de faire tout
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le schéma parce que on a tendance
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à croire que Ben là.
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C'est le moment où j'ai pas de métadonnées,
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là, j'ai des métadonnées, ça y est,
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c'est l'arrivée, là c'est le bazar.
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Pour être poli, là c'est rangé.
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Non,
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il y a aussi tout un espace là dont
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il faut discuter tout un espace là.
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Et il y a tout un après en fait,
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parce qu'il y a une dimension
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de communication,
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il y a une dimension humaine
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derrière parce que vous êtes
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pas seul derrière tout ça.
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Je vous explique.
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En fait on est tous et toutes habitués
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à bosser sous forme de dossier.
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Ça fait 10 ans, 15 ans,
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40 ans pour certains, moi le premier hein,
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on va demander aux gens lorsqu'on
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utilise ces outils là,
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de changer complètement de méthode,
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de faire méthode de travail.
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La première chose qu'on va chercher à faire ?
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Étape, une.
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Ça va être.
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Faire un état des lieux.
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C'est bien beau de vous dire que les
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métadonnées sont des éléments qu'on peut
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rajouter des propriétés sur vos dossiers,
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et cetera, mais vous avez besoin de quoi ?
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Il va falloir réfléchir grandement à ça.
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Parce que Regardez si je peux
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rajouter des colonnes texte,
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choix, date et heure,
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plusieurs années de texte des personnes,
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nombre oui, non, lien hypertexte,
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devises, il y en a beaucoup.
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De quoi avez-vous besoin ?
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Le Trot est l'ennemi du bien.
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C'est ce que Bérangère disait tout à l'heure,
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elle a l'impression d'avoir 5
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6 métadonnées à chaque fois.
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Est ce que c'est vraiment utile ?
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Ne mettez que celles qui sont utiles.
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En l'occurrence moi qu'est
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ce que je suis venu faire ?
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J'ai commencé par utiliser
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une métadonnée choix.
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Qu'on a appelé l'année. Et puis il y
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avait 2 années concernées, donc 2021.
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2022. On enlève la 3e,
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on va aussi faire plus d'options.
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Exiger que cette colonne contienne des infos.
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Pour obliger les personnes
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à à remplir cette colonne.
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Ouais, tout d'un coup déjà ça me dit il y a
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pas mal de fichiers où il y a pas d'info,
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c'est normal pour l'instant c'est normal.
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Je vais aussi avoir envie
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de quelle information ?
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En fait, l'idée,
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c'est que les métadonnées
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remplacent les dossiers aujourd'hui.
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Donc je peux rajouter,
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moi je vais rajouter aussi pareil choix.
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Le projet et puis là je peux mettre
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123 et cetera. J'enregistre.
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Et attention. Une vue comme ça,
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on peut vite s'y perdre en fait.
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Donc il y a des outils assez intéressants
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qui vont permettre d'arriver.
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Hop, alors il est où ? Il est où là ?
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Qui vont permettre de faire des
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Maps un petit peu, si je puis dire,
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notamment whiteboard moi j'ai
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2 outils à vous conseiller,
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un tableau blanc whiteboard rien
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de tel pour venir faire des petits
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dessins et voir ce qui s'y passe.
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Parce que vous avez beau avoir une idée
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précise en tête de ce que vous voulez,
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ça se mettra rarement comme vous l'entendez.
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sachez-le feu, donc on se fait
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un petit whiteboard et là,
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Eh Ben j'ai besoin de quoi bibliomer ?
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En dessous, j'aimerais qu'on puisse
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retrouver qu'est ce que j'aimerais
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retrouver bien les fichiers par projet ?
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J'aimerais aussi qu'on puisse
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retrouver des fichiers par année.
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Vous mettez tout cela à plat si
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vous préférez un bon vieux calepin,
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vous prenez un bon vieux calepin.
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Je peux aussi vous proposer une
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autre ressource assez sympathique.
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Globals.
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Un site de carte visuelle qui est gratuit,
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hein ? Aucun problème. L'idée c'est
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que je peux remplacer voilà Project.
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Métadonnées.
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Bibliomère et en dessous,
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j'aimerais avoir ça,
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j'aimerais avoir ça.
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Vous voyez-vous rajouter des
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embranchements, et cetera.
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Ça va vous permettre d'avoir une
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vue d'ensemble sur tout cela déjà,
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alors je vais vous la mettre également.
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Cette petite ressource
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dans notre conversation,
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ça peut servir pour plein de choses hein ?
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Moi par exemple,
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quand j'ai fait le rangement de
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bibliothèque de documents,
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je me suis servi de ça.
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Ensuite dans cet état des lieux,
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il va falloir se poser la question.
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Tout. Et utile ici.
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Un exemple très simple.
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J'ai ma bibliothèque de documents ici,
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est ce que par exemple les présentations du
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Cotier ont vraiment un lien avec tout cela ?
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Est ce que je ferais pas mieux de peut
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être les mettre sur la bibliothèque ?
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Juste pour gagner un peu de place si.
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Change de façon d'indexer nos
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documents et de travailler avec.
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Essayons peut être aussi d'en profiter
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pour changer nos façons de nous organiser.
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Ben vous déménagez ?
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Vous faites quoi Messieurs dames ?
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Vous faites un tri et Ben là c'est pareil.
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Donc dans ces cas-là,
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ça veut dire que potentiellement
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sur bamap et Ben je vais rajouter
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une nouvelle bibliothèque qui
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sera liée cette fois-ci au côtier.
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On n'oublie pas,
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on en revient au même discours que tout
00:13:06
à l'heure qu'on est avec Bérengère,
00:13:08
à avoir une bibliothèque,
00:13:09
50000 métadonnées c'est pas
00:13:11
forcément l'idéal.
00:13:11
Est ce que peut être ça vaut pas
00:13:12
mieux t'en avoir 3 4 différentes ?
00:13:16
Et si j'en ai 3 4 différentes,
00:13:18
Regardez, imaginez ici,
00:13:19
je décide d'en faire une.
00:13:21
Pour les factures.
00:13:24
Une pour les prés du cotir,
00:13:28
une pour la RH.
00:13:31
Et une pour les budgets.
00:13:35
Est ce que tout d'un coup avoir.
00:13:38
4 bibliothèques.
00:13:41
Sous un site SharePoint.
00:13:44
C'est bien ou c'est pas bien ça ?
00:13:46
Je dis M qu'est ce que vous en pensez ça ?
00:13:48
4 bibliothèques sous un site SharePoint.
00:13:54
Oui, oui, je pense que c'est
00:13:56
ce sont bien distincts des.
00:13:59
Alors oui, j'imagine.
00:14:02
On pourrait faire des liens aussi en
00:14:03
justement en rajoutant des messages
00:14:06
alors là en effet sur le papier
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c'est très bien parce que c'est
00:14:10
distinguer les uns des autres.
00:14:11
Mais ça veut dire quoi aussi
00:14:13
l'opposé de ça, ça serait quoi ?
00:14:15
Ça serait d'avoir allez on
00:14:18
va dire 2 sites peut-être ?
00:14:21
Un site qu'on appellerait RH
00:14:24
où on mettrait budget et. RH.
00:14:31
Et un site qu'on appellerait autre parce
00:14:34
que j'ai pas d'imagination aujourd'hui
00:14:36
dans lequel on mettrait des factures.
00:14:40
Et les praises pour le Codir.
00:14:43
Qu'est-ce que ça change entre les 2YA ?
00:14:45
Pas une chose très simple déjà,
00:14:47
c'est que dans la méthode,
00:14:48
donc là c'est la méthode une la méthode 2
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dans la méthode 2 si mon site autre saute,
00:14:55
les RH continue à travailler,
00:14:57
il y a pas de problème dans la
00:15:00
méthode une si mon site internet
00:15:02
a un problème budget RH,
00:15:05
presque dire facture,
00:15:06
plus personne ne travaille,
00:15:08
tout le monde est sur le carreau.
00:15:10
Et vous voyez,
00:15:11
ça peut être intéressant de
00:15:13
penser à peut-être faire une
00:15:15
division de ces choses-là.
00:15:17
Attention si vous avez 10 bibliothèques,
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peut être pas forcément d'ici de SharePoint,
00:15:21
mais 2 ou 3 par sites peut
00:15:23
être est ce que ça serait pas
00:15:24
intéressant de les regrouper ?
00:15:28
Alors une autre technique
00:15:30
également très souvent utilisée.
00:15:31
Dans les dans les documents,
00:15:33
combien de fois je vois des
00:15:36
documents qui sont nommés ?
00:15:37
Alors 0, un stage, 13 slash codir.
00:15:42
Enfin underscore,
00:15:43
Julien underscore et on est le 6.
00:15:49
12, 23.
00:15:52
En fait, toutes les informations
00:15:53
que vous mettez dans les noms,
00:15:55
ça peut. Des métadonnées.
00:15:59
Personnes en charge, on rajoute,
00:16:01
c'est Julien BAM, la date,
00:16:02
on peut la rajouter, hop.
00:16:06
Nombre de gens que j'ai vu rajouter
00:16:08
des métadonnées pour mettre des
00:16:10
choses qui sont déjà présentes
00:16:11
dans le nom, ça fait doublon.
00:16:15
Le but des métadonnées,
00:16:16
c'est aussi de ne plus avoir à
00:16:18
avoir des noms à rallonge, OK ?
00:16:22
Est ce que ça va jusqu'à maintenant,
00:16:23
tout le monde, vous voyez,
00:16:23
c'est quand même pas mal théorique tout ça.
00:16:25
Ça va un petit pouce vers l'eau aussi,
00:16:26
ça fait sens une petite barre
00:16:27
de feu si je vous ai perdu,
00:16:28
là, j'ai eu l'idée, dites-moi
00:16:31
du coup ? Du coup ce sera peut être
00:16:33
pour après mais il y a moyen de forcer
00:16:35
les gens à encoder ces métadonnées.
00:16:38
Alors je vais vous, il y a,
00:16:40
il y a des moyens, moi il y en
00:16:42
a un que je vais utiliser dans
00:16:43
notre propre équipe puisque je
00:16:44
suis un tyran. Je dis en fait,
00:16:45
il faut le savoir.
00:16:46
Non mais je le fais aussi. Donc
00:16:48
très bien. Je vais vous montrer ce
00:16:49
que moi j'ai fait pour des collègues.
00:16:50
Ok puisqu'en fait c'est une session
00:16:53
qui est basée littérairement sur
00:16:54
quelque chose que j'ai fait pour nos
00:16:56
bibliothèques de documents à nous.
00:16:57
Donc maintenant ce qui est
00:17:00
intéressant c'est quoi ? C'est que.
00:17:02
Là, c'est bien beau déjà,
00:17:03
mais il faut des il faut les
00:17:05
mettre ces données ici OK ?
00:17:06
Alors pour faire rapide hein,
00:17:07
moi je vais faire modifier en mode grille.
00:17:10
Et là c'est comme excellent, vous voyez ?
00:17:12
Moi je vais faire 2021.
00:17:15
Et je vais tirer.
00:17:18
Voilà et on va quitter le mode grille.
00:17:23
Et hop, tout d'un coup j'ai la métadonnée.
00:17:27
Des métadonnées seulement n'a aucun sens.
00:17:30
En fait, si vous ne faites que mettre
00:17:31
des métadonnées, Messieurs dames,
00:17:33
en fait, vous allez vous retrouver
00:17:35
avec une liste gigantesque.
00:17:35
C'est tout. Au lieu d'avoir un bazar
00:17:37
ici ou dans des niveaux de dossiers,
00:17:40
vous allez les avoir ici.
00:17:43
Ce qu'on va faire, c'est clic gauche.
00:17:46
Créer un affichage.
00:17:49
Lorsque vous allez créer un affichage,
00:17:51
on va l'appeler celui-ci regroupement.
00:17:56
Par année.
00:17:58
Vous allez pouvoir le mettre en public,
00:18:00
c'est à dire que les autres peuvent
00:18:01
s'en servir ou vous le laissez en privé.
00:18:02
Dans ces cas-là,
00:18:02
c'est pour vous.
00:18:03
Ça veut dire sur une même bibliothèque
00:18:04
et Ben je peux faire un affichage pour
00:18:06
tout le monde et je peux également
00:18:07
faire ressortir un affichage qui mettra
00:18:09
que les choses dont moi j'ai besoin.
00:18:12
Je le laisse en public celui-ci.
00:18:16
Je suis maintenant dans l'affichage
00:18:17
regroupement par année et là
00:18:19
je vous entends déjà me dire,
00:18:20
Julien, tu te moques de moi ?
00:18:21
Ça n'a pas changé, c'est normal en fait.
00:18:24
Maintenant ce que je vais faire.
00:18:26
Modifier l'affichage actuel et regarder
00:18:28
d'ailleurs ici définir en tant qu'affichage
00:18:30
par défaut si je clique dès que les
00:18:33
collègues se connecteront dessus,
00:18:34
ils auront quoi ? Ils auront
00:18:36
l'affichage regroupement par année.
00:18:38
Je vais le modifier.
00:18:43
Et c'est là où c'était intéressant.
00:18:45
Pourquoi ce menu ? Il fait peur, OK,
00:18:48
mais restez avec moi, faites-moi confiance.
00:18:51
Et si je peux le définir par défaut ou pas,
00:18:54
et là j'ai colonne.
00:18:58
Voici les colonnes qui sont actuellement
00:19:01
visibles, et voici l'ordre dans
00:19:02
lequel elles sont visibles.
00:19:03
Je peux changer ça ?
00:19:05
Et déjà sans le savoir, vous pouvez voir que.
00:19:09
Y a plein d'informations en plus
00:19:11
qui existent, des métadonnées.
00:19:13
Par exemple, si vous aviez envie
00:19:14
de savoir qui a créé le document,
00:19:16
N'allez pas créer une colonne pour le savoir.
00:19:18
Elle existe déjà créé par.
00:19:23
Moi je veux la voir. Descends,
00:19:26
je descends un tri dans cet affichage,
00:19:28
je peux faire en sorte qu'il y ait un
00:19:30
tri par ordre croissant décroissant,
00:19:32
je peux faire en sorte qu'il
00:19:34
y ait un tri sur 2 niveaux.
00:19:36
Puis sur la colonne.
00:19:39
Je peux ensuite mettre des filtres.
00:19:43
Voilà, affiche uniquement les éléments
00:19:45
lorsque la condition suivante est
00:19:47
vraie et ou lorsque la colonne.
00:19:51
Je peux et là ça va m'intéresser.
00:19:54
Grouper par et moi,
00:19:55
c'est ce que je veux faire,
00:19:56
je veux un regroupage par année.
00:19:58
Regroupement même, on va essayer
00:20:00
de le faire en français. Allez.
00:20:03
Et je peux faire un regroupement sur
00:20:05
2 niveaux par année puis sur ça.
00:20:08
Je vais refaire un sur à
00:20:10
60 niveau pour l'instant.
00:20:13
Je fais OK ?
00:20:16
Et là, tout d'un coup, année 2021,
00:20:18
il y a 19 documents dedans.
00:20:24
Mais là.
00:20:27
Ne sais pas à quel point vous
00:20:28
êtes maniaque Messieurs dames,
00:20:29
mais c'est là où il faut faire ressortir
00:20:32
votre côté maniaque puisque le but
00:20:34
est métadonnées et des affichages,
00:20:36
c'était de ne voir que ce qui est nécessaire.
00:20:40
Bérengère, quand je vous montre cette vue là,
00:20:41
est ce qu'il y a des choses qui vous
00:20:43
paraissent redondantes, inutiles,
00:20:44
bien qu'est ce que vous en pensez là ?
00:20:48
Effectivement, si vous avez déjà
00:20:49
regroupé par année la colonne année,
00:20:51
on a plus forcément besoin
00:20:52
qu'elle soit visible, non ?
00:20:54
Exactement et comment je fais ça ?
00:20:58
En retournant dans le les
00:20:59
paramètres d'affichage.
00:21:02
Exactement. En effet, regarder tout le monde.
00:21:05
Si j'ai regroupé par année pourquoi
00:21:08
avoir l'information ici, c'est pas utile.
00:21:11
Reviens dans modifier l'affichage actuel.
00:21:16
J'enlève l'année.
00:21:18
OK.
00:21:23
C'est mieux, c'est mieux déjà,
00:21:24
merci Bérangère. Je vais pas
00:21:27
aller plus loin, sincèrement.
00:21:30
Modifier il y a combien de temps ?
00:21:32
Moi ça m'intéresse pas.
00:21:33
Allez, enlève aussi. Oui.
00:21:38
Modifié, voilà. Voilà et.
00:21:44
C'est plus clean déjà, vous voyez donc ?
00:21:46
Petite bonne pratique si je fais un
00:21:49
regroupement, je masque la colonne.
00:21:52
Ça ne sert à rien de la revoir 2 fois.
00:21:57
Dans les métadonnées, sachez que.
00:22:00
Je vais retourner dans l'affichage classique.
00:22:03
L'année, paramètres modifiés.
00:22:09
Vous pouvez.
00:22:12
Hop.
00:22:15
Alors excusez-moi, aut.
00:22:18
Directions multiples si vous
00:22:20
autorisez les sélections multiples,
00:22:22
vous ne pourrez pas regrouper par année,
00:22:24
vous ne pouvez regrouper avec
00:22:27
une colonne choix que si la
00:22:30
sélection multiple est désactivée.
00:22:32
Je vous le dis, puisque moi j'ai
00:22:34
perdu beaucoup de temps de ma
00:22:35
vie à chercher cette information.
00:22:36
sachez-le.
00:22:38
Hop. Là, on vient de créer
00:22:42
notre premier affichage.
00:22:46
Là, on utilise les métadonnées
00:22:47
à bon escient. Là on est bon.
00:22:49
Comment ça va tout le
00:22:50
monde jusqu'à maintenant,
00:22:51
on est encore avec moi,
00:22:54
c'est bon. Ça va ?
00:22:59
Super alors. Je vais faire qu'un seul
00:23:03
affichage pour cette session, d'accord,
00:23:04
on va passer à l'étape d'après parce
00:23:06
que l'idée maintenant c'est quoi ?
00:23:08
C'est que lorsque les collègues arrivent.
00:23:13
En fait, y a ça et ils peuvent changer.
00:23:17
Regroupant par année,
00:23:18
mais moi j'ai fait un autre petit truc.
00:23:20
Regardez Julie D pour
00:23:21
répondre à votre question,
00:23:22
comment je vais dans après moi ?
00:23:26
Moi, c'est une vue différente ici.
00:23:29
C'est une vue différente.
00:23:31
J'ai fait en sorte que l'affichage
00:23:33
par défaut ou les documents si je fais
00:23:36
modifier l'affiche échec actuelle.
00:23:41
Je suis allé mettre. Un filtre.
00:23:47
Afficher des éléments uniquement lorsque
00:23:51
service est égal à vide. À votre avis ?
00:23:55
Julie D pourquoi j'ai fait ça ?
00:23:58
Retrouver les documents qui
00:23:59
n'ont pas de métadonnées.
00:24:02
Et parce que celui qui a pas de métadonnées,
00:24:03
ça veut dire que il est pas rangé
00:24:06
et non seulement j'ai fait ça,
00:24:07
mais j'ai mis créé part en 2e,
00:24:09
c'est à dire je dis que moi quand
00:24:11
j'arrive ici, la page d'accueil,
00:24:12
s'il y a un document qui traîne,
00:24:15
ça veut dire qu'il n'est pas rangé.
00:24:16
Et je sais tout de suite c'est qui ?
00:24:19
Voilà, c'est à dire je peux tout
00:24:20
de suite dire à la personne,
00:24:21
excuse-moi, voilà.
00:24:24
Ah ouais, moi je suis comme ça,
00:24:25
c'est la délation.
00:24:26
Et là je vais toquer dans
00:24:27
le Bureau au bout de 3 Min,
00:24:28
Hein, je vous promets.
00:24:31
C'est. Je trouve ça très pratique en
00:24:34
fait parce que blague à part, sans
00:24:37
vouloir rigoler sur la délation ou autre,
00:24:39
l'idée c'est simplement que des fois
00:24:41
bah quand on travaille en équipe on
00:24:43
a tendance à oublier un petit peu.
00:24:45
Comment ça se passe ?
00:24:46
C'est pas simple des fois.
00:24:47
Alors ce que j'ai fait moi c'est que
00:24:49
dans nos bibliothèques à nous ici
00:24:51
j'ai mis des tutoriels en fait pour
00:24:53
expliquer comment remplir les métadonnées,
00:24:55
les métadonnées,
00:24:56
les gens peuvent les sélectionner,
00:24:58
faire le I tout en haut à droite.
00:25:02
Et les remplir.
00:25:07
Où ils peuvent simplement sélectionner
00:25:09
un document. Julie, dites-moi
00:25:12
du coup C'est pas quelque chose qui
00:25:14
se remplit à la création du fichier,
00:25:16
faut vraiment le créer.
00:25:17
Et puis après retourner sur la la page
00:25:21
en fait. Je peux faire en sorte aussi
00:25:22
grâce à des choses comme Pablo automate,
00:25:24
dire quand un document est créé,
00:25:27
alors lui appliquer telle chose.
00:25:28
Sauf que c'est difficile d'appliquer
00:25:31
une chose sans savoir quel fichier
00:25:34
je vais créer parce que mon fichier
00:25:36
comment je dis à la machine ?
00:25:37
Qui est de 2021 ou 2022.
00:25:40
Voyez ce que je veux dire, oui, je vois.
00:25:44
Par contre. Par contre,
00:25:47
là où ça devient encore un peu plus rigolo,
00:25:51
c'est que on peut aller encore plus loin.
00:25:54
Oui, je sais jusqu'où je vais
00:25:58
vous emmener avec ça, Regardez.
00:26:01
Trouve que je suis venu faire autre chose,
00:26:03
est ce que j'ai des gens qui font du
00:26:05
développement ici et du code par hasard ?
00:26:07
Non personne. Spider on t'a repris
00:26:11
de dire il y a pas de problème.
00:26:15
Alors Regardez.
00:26:17
Là, on va penser à l'utilisateur,
00:26:18
d'accord, parce que.
00:26:20
En fait déjà.
00:26:22
Sélectionner le petit I,
00:26:23
c'est pas forcément la chose la
00:26:25
plus simple si on est honnête quand
00:26:26
on n'a pas l'habitude et on est en
00:26:28
sur un gros changement de travail.
00:26:32
J'ai commencé lorsque j'ai déployé ces
00:26:34
choses là chez nous, par l'essai en fait,
00:26:37
donc nous avions les anciennes bibliothèque.
00:26:40
J'ai proposé des nouvelles.
00:26:43
J'ai laissé les anciens actives
00:26:45
pendant 3 mois. En expliquant à
00:26:48
tout le monde qu'au bout de 3 mois,
00:26:50
l'ancienne maison. Serait rasé.
00:26:54
Libre à vous de faire déménagement ou pas.
00:26:56
Moi je suis disponible tout le temps.
00:26:58
Je suis prêt à prendre toutes
00:26:59
les heures qu'il faut pour vous
00:27:00
rappeler comment le faire.
00:27:01
Il y a aucun souci là-dessus,
00:27:03
mais par contre en termes de conduite
00:27:05
du changement, tout casser d'un coup
00:27:08
n'est pas légitime n'est pas logique.
00:27:10
Je dirais.
00:27:11
Ça va compliquer les choses mais ou
00:27:14
laisser pendant 10 ans pas non plus de sens.
00:27:18
Donc moi ce que je vous conseille,
00:27:19
c'est voilà petit à petit on a la
00:27:22
nouvelle maison ici, on va démarrer ici.
00:27:25
Sachez qu'à telle date celle-ci,
00:27:27
on s'en débarrasse.
00:27:28
Il faut mettre une date,
00:27:29
on met une Deadline, OK ?
00:27:33
Les gens commencent à remplir
00:27:34
les formulaires, et cetera.
00:27:35
Sauf que j'ai trouvé qu'il fallait peut-être
00:27:38
faire un peu plus simple que cela.
00:27:40
Eh bien, entre en scène.
00:27:43
Une autre.
00:27:45
Voilà.
00:27:48
Une autre bibliothèque.
00:27:51
Rajoute une colonne ici que
00:27:54
j'ai appelée formulaire.
00:27:55
Un petit bouton. Un clic gauche.
00:28:00
Et voilà la langue qu'on choisit.
00:28:04
On choisit l'application concernée.
00:28:08
On a même une preview du fichier de la vidéo.
00:28:11
Clique sur enregistrer et c'est réglé.
00:28:15
C'est tout, enfin c'est tout.
00:28:19
C'est le système que j'ai
00:28:21
trouvé le plus efficace,
00:28:23
je dirais pour faire ces choses-là.
00:28:27
En fait ce qu'il faut savoir pour ça,
00:28:29
c'est qu'on va devoir utiliser.
00:28:32
Du Jason. 99 là en dessous.
00:28:36
Ah oui et après je l'ai formé une
00:28:39
ressource parce que là c'est c'est un
00:28:41
autre sujet pour un autre jour je dirais.
00:28:46
Voilà donc c'est un langage de code en fait.
00:28:50
Où je suis allé chercher, voilà,
00:28:51
j'ai ouvert la petite ressource.
00:28:53
Je suis allé chercher des extraits
00:28:55
de code pour les rentrer dans
00:28:57
ma bibliothèque. Elle est où ?
00:29:00
On ferme ça, voilà, j'étais là,
00:29:03
excusez-moi, Messieurs dames,
00:29:04
j'ai fait ajouter une colonne texte.
00:29:09
Formulaire.
00:29:14
Et en fait dans formulaire
00:29:16
paramètres, mettre en forme.
00:29:21
Mode avancé. Et là je vais
00:29:25
rentrer le bout de code.
00:29:27
Et en fait ce bout de code a été associé au.
00:29:32
Métadonnées et c'est quelque
00:29:33
chose cette fois-ci qui a été
00:29:36
modifié en fait dans Power apps
00:29:38
alors powerapps c'est un petit
00:29:38
pouce tu vois si vous avez déjà
00:29:40
testé powerapps Messieurs dames.
00:29:45
Alors ça va être de la
00:29:46
découverte très bien en fait.
00:29:47
Si je fais 3 petits points
00:29:49
intégrés. Powerapps.
00:29:53
Personnaliser les formulaires.
00:29:56
Taper. On patiente,
00:29:58
ça va m'ouvrir l'application
00:30:00
Microsoft Power apps,
00:30:01
qui me permet de créer
00:30:02
des applications mobiles.
00:30:09
À se mouliner.
00:30:16
Suspense est à son comble.
00:30:27
Autre question, pendant ce temps-là,
00:30:28
donc ça charge ? C'est le moment, hein ?
00:30:33
Alors ?
00:30:36
Je suis parti en fait de ma bibliothèque
00:30:40
de documents, d'accord. Après voilà.
00:30:46
Cette bibliothèque de documents,
00:30:47
elle contient des métadonnées que
00:30:49
je demande au champ de remplir.
00:30:51
Projets, services,
00:30:54
années en passant sur powerapps.
00:30:58
Projets, services, années, ils sont là.
00:31:03
La différence, c'est que je suis venu
00:31:05
en fait personnaliser ces choses là,
00:31:07
on va le mettre au milieu,
00:31:09
on va mettre un thème comme ça on va
00:31:13
rajouter une couleur d'arrière plan.
00:31:16
Voilà donc je suis meilleur
00:31:17
formateur que graphiste, hein ?
00:31:19
Clairement on va rajouter.
00:31:22
Du texte.
00:31:25
J'ai rajouté un bouton pour enregistrer bref.
00:31:28
On personnalise tout cela,
00:31:30
ça pas grave, c'est un autre sujet.
00:31:32
C'est juste pour vous montrer un
00:31:33
petit peu l'étendue des possibles,
00:31:34
le champ des possibles une fois
00:31:36
que ce formulaire a été créé,
00:31:38
ce très beau formulaire,
00:31:40
je clique ici sur publier.
00:31:43
Et publié aura pour effet.
00:31:48
Lorsque les gens viendront sur
00:31:50
le petit I non pas d'avoir ça,
00:31:53
mais d'avoir ma jolie offre.
00:31:57
Et comme je veux vraiment le
00:31:59
mettre dans leurs mains et rendre
00:32:01
le choix le plus facile possible.
00:32:06
Et bien le fait d'avoir rajouté une
00:32:08
colonne formulaire avec du code.
00:32:12
Pour les plus curieux d'entre vous,
00:32:13
Regardez, c'est c'est très simple hein,
00:32:14
ce que je vais faire,
00:32:16
formulaire paramètres, mettre en forme.
00:32:23
Contrôle C contrôle V je
00:32:24
vous copie, colle le code.
00:32:29
Voilà.
00:32:31
Je vous copie, colle le
00:32:32
code dans la conversation.
00:32:35
Et c'est ça qui m'a permis
00:32:37
d'avoir ce bouton là et en fait
00:32:39
lorsque je clique sur le bouton,
00:32:40
ça m'ouvre le formulaire directement.
00:32:45
Julie, c'est mon teams qui bug
00:32:46
ou vous aviez levé la main,
00:32:48
j'ai l'impression que ça m'a dit Julie,
00:32:49
oui, non. Julie D pardon,
00:32:53
non non, c'est mon tips.
00:32:55
C'est mon tips. Très bien.
00:33:00
Mais attention,
00:33:01
cette histoire de formulaire, et cetera.
00:33:03
On est sur les étapes finales,
00:33:04
ça de base, quelques métadonnées.
00:33:08
Alors on fait l'état des lieux.
00:33:10
Est-ce qu'on doit diviser
00:33:11
dans plusieurs bibliothèques,
00:33:12
on rajoute quelques métadonnées,
00:33:14
on les combine aux affichages.
00:33:16
S'il vous plaît, Messieurs dames,
00:33:17
on les combine aux affichages.
00:33:20
Faites des bêtises sur vos bibliothèques
00:33:21
parce que ça peut arriver, hein ?
00:33:24
Eh bien, vous ne paniquez pas.
00:33:25
D'accord,
00:33:26
vous allez sur la roue crantée.
00:33:30
Restaurer cette bibliothèque.
00:33:35
Je vais sélectionner une date,
00:33:36
je vais la restaurer.
00:33:37
Il y a une semaine, tu vois ?
00:33:41
Je peux même restaurer, Regardez,
00:33:43
sélectionner une modification ci-dessous
00:33:45
pour la mettre en surbrillance ainsi
00:33:48
que toutes les modifications avant n.
00:33:50
Toutes celles qui seront surbrillées
00:33:52
ne seront pas mises en restauration.
00:33:56
Moi je fais simplement la
00:33:57
restaurer à y a une semaine, hop.
00:34:01
Voilà donc pas de panique
00:34:03
là-dessus, d'accord ?
00:34:06
Ensuite en termes de du changement,
00:34:07
comme j'expliquais maintenant
00:34:08
il y a 2 choses à savoir,
00:34:09
c'est que on laisse le temps aux gens.
00:34:14
On laisse encore le 2e outil de
00:34:16
disponible avec une date d'échéance.
00:34:19
Ensuite, si vous êtes venus.
00:34:22
Mettre des nouvelles bibliothèques,
00:34:24
créer de nouvelles choses.
00:34:27
Vous allez potentiellement vouloir
00:34:28
les lier à votre Microsoft teams.
00:34:31
Alors là, il faut savoir quelque chose.
00:34:33
Regardez s'il vient d'un chantier l
00:34:34
4 par exemple, que je fais plus ?
00:34:38
SharePoint.
00:34:45
Alors j'ai dit. Voilà SharePoint.
00:34:51
Je pense que la plupart d'entre
00:34:53
vous d'un instant irez ici sur
00:34:55
bibliothèque de documents.
00:34:56
Eh bien non, Messieurs dames.
00:35:00
Je. Suis actuellement dans l'équipe
00:35:03
youcemite on. Dire que j'ai créé
00:35:05
une autre bibliothèque sur service
00:35:07
commercial et je veux prendre la
00:35:08
bibliothèque que j'ai créée ici pour la
00:35:10
mettre dans le chantier. Le Cap, OK.
00:35:12
Si je vais dans chantier, le cap plus.
00:35:18
SharePoint bibliothèque.
00:35:23
Que je vais chercher le lien ou le site.
00:35:28
Pardon, excusez-moi,
00:35:29
ça ne prendra pas les métadonnées
00:35:31
si vous faites bibliothèque,
00:35:33
ça prendra la bibliothèque brute,
00:35:34
autrement dit,
00:35:35
tout votre travail sera mis à nu.
00:35:38
On repart à 0,
00:35:40
ça ne sert à rien ce
00:35:42
qu'il va falloir faire,
00:35:42
c'est précédent.
00:35:47
SharePoint. Et SharePoint.
00:35:52
Et là on va aller chercher un lien quoi.
00:35:55
N'importe quel site on met un lien et là
00:35:57
on aura la bibliothèque telle quelle.
00:36:01
OK. Attention également si.
00:36:04
Vous liez la nouvelle bibliothèque que
00:36:08
vous avez fait ici dans chantier le cap.
00:36:10
Il faudra au préalable venir dans le site
00:36:13
SharePoint ici et autoriser les gens du
00:36:15
canal à accéder à la bibliothèque. Il y a
00:36:18
toujours les autorisations à gérer, OK ?
00:36:23
Ensuite, ce que je peux vous conseiller
00:36:24
de faire également, c'est quoi ?
00:36:25
C'est au bout d'un mois de 2 mois,
00:36:28
peut-être même quelque chose de récurrent.
00:36:30
On fait plus dans le
00:36:33
canal en question. Forms.
00:36:41
Alors on pourrait même faire un
00:36:43
sondage récurrent si on veut,
00:36:45
ou tout simplement moi ce que
00:36:46
j'avais fait alors 3 mois,
00:36:48
puis déménagement complet des bibliothèques
00:36:51
a été rasé et puis ensuite retour.
00:36:56
Fichier SharePoint.
00:37:00
J'ai publié sur l'équipe un sondage
00:37:02
anonyme en redemandant Auchan,
00:37:04
Quel est votre retour ?
00:37:05
Comment ça se passe ?
00:37:06
Quelles sont toutes vocations ?
00:37:07
Est ce qu'il faut qu'on
00:37:08
se passe 1 h ensemble ?
00:37:09
Est ce que le système a été mal compris ?
00:37:11
Parce que tout ça ?
00:37:13
Quand on y va par étapes,
00:37:15
y aura des erreurs et c'est normal hein,
00:37:17
vous êtes pas parfait là dessus ?
00:37:19
Je peux vous dire que des betises j'en
00:37:20
ai fait des termes hein, c'est normal.
00:37:22
Mais maintenant l'idée c'est.
00:37:23
On a eu le temps de travailler tous dessus,
00:37:26
vous avez le temps d'expérimenter avec.
00:37:27
Quels sont vos retours constructifs ?
00:37:29
Qu'est ce que je peux améliorer ?
00:37:29
Qu'est ce que je peux changer ?
00:37:31
Qu'est ce qui est mieux ?
00:37:32
Voilà quand vous pouvez vous douter,
00:37:34
quand j'ai fait ce travail là,
00:37:35
je suis pas tout de suite arrivé
00:37:37
en disant je vais mettre un petit
00:37:38
bouton en forme de stylo qui fera un
00:37:40
formulaire que j'ai créé moi même.
00:37:41
Tout ce que je voulais,
00:37:42
c'était arrêter d'avoir 75 dossiers,
00:37:44
c'est tout.
00:37:46
Voilà.
00:37:48
Les métadonnées, Messieurs dames, ça a
00:37:51
autant d'attributs que de besoins en fait.
00:37:55
On peut même aller,
00:37:56
ce qui est intéressant si je vous donne un,
00:37:58
un ou 2 petits cas d'exemple encore,
00:38:00
j'ai fait des parois automates,
00:38:01
par exemple chez nous qui font
00:38:03
que lorsqu'un projet est validé,
00:38:05
alors un document de cadrage
00:38:07
est créé automatiquement avec la
00:38:09
bonne étiquette de métadonnées.
00:38:11
Par exemple.
00:38:13
Des choses comme ça,
00:38:15
c'est un travail de longue haleine,
00:38:17
à la fois.
00:38:18
C'est un gros déménagement pour vous ?
00:38:20
Il y a un gros travail de réflexion à faire,
00:38:22
mais il y a aussi un travail de conduite
00:38:24
du changement très intéressant.
00:38:27
Parce que si vous êtes face à des
00:38:29
gens qui ont l'habitude de bosser
00:38:30
avec les dossiers depuis 10 ans,
00:38:32
ça va être compliqué au début,
00:38:33
potentiellement.
00:38:35
Alors voilà,
00:38:36
c'est un sujet assez fascinant je trouve,
00:38:38
mais ça pour moi, en ce qui me concerne,
00:38:40
c'est un aperçu au final, hein,
00:38:42
parce qu'on ne peut pas non plus tout
00:38:43
faire dessus des métadonnées et de comment ?
00:38:46
En ce qui me concerne,
00:38:47
amendable avis,
00:38:48
mener en place une conduite de de
00:38:51
modernisation de ces bibliothèques
00:38:52
grâce à l'utilisation des métadonnées.
00:38:55
Voilà pour moi.
00:38:56
Alors on n'est pas beaucoup, hein,
00:38:58
on va, on va faire un petit tour.
00:39:00
Julie D comment savoir ?
00:39:01
Qu'est ce que vous en pensez ?
00:39:03
Ça va ?
00:39:06
Je pense que j'ai mal au crâne.
00:39:07
Non non mais je pense que j'ai une
00:39:09
montagne de travail devant moi parce que
00:39:11
j'aimerais changer aussi le classement.
00:39:13
Mais du coup je me pose la
00:39:15
question justement de faire,
00:39:16
est-ce que je fais plusieurs sharepoint ?
00:39:18
Est-ce que je fais un seul un seul site
00:39:21
pour plusieurs bibliothèques, et cetera ?
00:39:23
Mais pourquoi votre pardon ?
00:39:26
Combien de bibliothèques à votre avis ?
00:39:29
C'est à dire que soit je reprends vraiment
00:39:32
par grosse tête de de de de projet,
00:39:34
enfin de on travaille avec des
00:39:36
conventions et des subventions chez nous,
00:39:38
donc soit je subdivise comme ça,
00:39:40
comme ça l'est pour le moment sur le serveur.
00:39:44
Soit je fais plutôt par par
00:39:47
projet et par convention ce qui,
00:39:50
ce qui entraîne beaucoup, beaucoup plus.
00:39:52
Donc du coup c'est toute la question.
00:39:55
À voir. Ouais, voilà donc
00:39:58
beaucoup de réflexions en perspective.
00:40:01
Bah c'est c'est le but de la session.
00:40:02
Ouais c'est c'est que chacun
00:40:03
sorte avec l'idée de oups,
00:40:04
j'ai beaucoup de travail.
00:40:06
Ouais ouais ouais après
00:40:08
le est-ce que est-ce que vous pensez qu'il
00:40:11
y a peut-être un un hybride entre la ?
00:40:15
Le travail avec les métadonnées pures
00:40:17
et le travail avec les dossiers.
00:40:20
Vous voyez un peu les 2,
00:40:22
il y en a vraiment pas trop se perdre.
00:40:27
En fait, il y en a,
00:40:28
mais il faut faire attention.
00:40:32
Comment ? Comment exprimer ça,
00:40:35
clairement ? Il y a des hybrides,
00:40:38
mais faut pas non plus tomber dans le
00:40:40
piège du on va pas trop pas penser.
00:40:43
Prétextes que certains n'arrivent
00:40:45
pas à avancer avec nous,
00:40:46
faut pas les laisser,
00:40:47
faut jamais les laisser tromper.
00:40:47
Attention hein, c'est pas un bon discours.
00:40:50
Mais les métadonnées en fait,
00:40:51
une fois que vous l'avez fait,
00:40:53
c'est super facile,
00:40:54
il faut juste s'y mettre tranquillement.
00:40:57
Mais si vous souhaitez garder les dossiers,
00:40:59
ça va être un chouïa plus
00:41:00
complexe pour vous le travail ?
00:41:03
OK, on va de nouveau avoir beaucoup
00:41:05
de réflexions en perspective.
00:41:07
Oh que oui, j'espère que vous
00:41:08
avez des gros tableaux blancs.
00:41:11
On va commencer à les utiliser, ouais.
00:41:15
Je vous en prie, Sébastien,
00:41:17
comment ça va ? Très bien.
00:41:20
Merci moi ma question c'est par rapport
00:41:22
du coup au au contexte d'usage,
00:41:25
là on est d'accord que vos collaborateurs
00:41:27
ils accèdent aux documents à travers
00:41:30
teams dorénavant ils ils pourraient
00:41:32
aller à partir de SharePoint hein ?
00:41:33
C'est pas un problème ?
00:41:34
Oui oui oui mais enfin voilà,
00:41:35
c'est on va dire eux ils ils passent
00:41:38
systématiquement par teams et donc ils.
00:41:42
Donc c'est vraiment, c'est.
00:41:43
Parce que bon, ça ça, enfin ça,
00:41:45
c'est ça fait partie aussi
00:41:47
des points justement que.
00:41:50
Enfin, que je réfléchis aussi
00:41:51
de mon côté sur enfin moi.
00:41:53
Idéalement, j'aimerais que ils aient
00:41:54
le moins possible à aller sur sur
00:41:56
SharePoint et c'est pour ça que Ben
00:41:58
l'intégration dans teams est quelque
00:42:00
chose qui m'intéresse beaucoup,
00:42:01
même avec les les bibliothèques
00:42:03
SharePoint et et le et le et.
00:42:06
Et l'autre question c'est voilà.
00:42:07
Typiquement si on prend enfin
00:42:09
le quand un document est créé,
00:42:11
il est créé directement dans
00:42:13
dans l'équipe teams.
00:42:15
Il est créé en fait ça,
00:42:16
nous, c'est ce qu'on fait.
00:42:17
Oui, oui,
00:42:18
on travaille à partir de l'équipe TEAM.
00:42:20
C'est quelle que soit la bibliothèque,
00:42:21
on fait nouveau et ensuite ça se répercute
00:42:24
là où on veut-il y a pas de problème.
00:42:27
Là je suis dans la bibliothèque files,
00:42:28
si je fais nouveau,
00:42:29
il sera dans la bibliothèque en question.
00:42:31
OK et.
00:42:34
OK, très bien. Ça marche ?
00:42:37
Ouais, ça marche super Julie M
00:42:40
pour quelqu'un qui est arrivé
00:42:41
il y a 45 min en disant Je
00:42:44
sais pas ce que c'est. Parce
00:42:45
que oui, en fait, moi j'avais une
00:42:48
question concernant les affichages,
00:42:50
dites-moi tout si si j'ai bien
00:42:53
compris là de mon utilisation,
00:42:55
si j'ai un affichage quelconque là.
00:42:59
Si on bouge les colonnes,
00:43:01
ça serait visible que par mois,
00:43:02
mais si quelqu'un supprime une
00:43:04
colonne avec des métadonnées,
00:43:05
ça va le supprimer pour tous
00:43:07
les membres de l'équipe.
00:43:08
Est ce que je me trompe ?
00:43:10
Alors en fait il y a 2 choses,
00:43:13
si moi je vais dans tous les documents.
00:43:17
Et que par exemple, je fais année.
00:43:20
Modifier. Supprimer.
00:43:25
Ça fait quand même beaucoup de
00:43:26
clics pour faire une erreur.
00:43:27
Déjà ça, on remarquera déjà.
00:43:31
Eh bien, tout d'un coup.
00:43:35
Hop.
00:43:39
Regroupement par année,
00:43:40
il ne fonctionne plus.
00:43:43
Que la colonne année était
00:43:44
utilisée dedans, OK après.
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Je dois vous avouer que c'est pas un cas
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de figure sur lequel je tombe ça des
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gens qui suppriment les métadonnées,
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c'est parce que les gens ont
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déjà assez de travail à faire,
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à apprendre à s'en servir sans avoir
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à aller chercher à les supprimer.
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Donc je ne m'inquièterai pas plus que ça.
00:44:03
Mais au cas où, la réponse est oui.
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Si on supprime une colonne,
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ça va modifier les les affichages après.
00:44:10
Oui
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non, mais c'est pas que je m'inquiétais,
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que ça arrivait par erreur,
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mais je voulais être certaine
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que si quelqu'un le fait,
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il était conscient que il le
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faisait pour les autres membres
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de son équipe. Donc oui,
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oui, on est toujours dans SharePoint
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donc du coup on est vraiment dans
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une optique de collaboration sur OK ?
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Je vous en prie.
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Bérengère, comment allez vous ?
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Ah, vous êtes tant mieux encore.
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Bérangère, je parie que vous avez
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pas fait gaffe. Donc tout à l'heure.
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Je suis désolée, j'avais 33, c'est bon,
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c'est fait, y a pas de souci.
00:44:47
Oui moi ce que j'ai bien apprécié
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de découvrir, c'était cette option
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de enfin ces options d'affichage.
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C'est vrai que nous actuellement on
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l'utilise pas et en plus vu qu'on a on va,
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on va dire qu'on va avoir différents
00:45:00
types de bibliothèques selon
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les sujets selon les métiers.
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Donc c'est bien de pouvoir personnaliser
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en plus l'affichage selon selon tous
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ces critères donc donc c'est pas mal.
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Et il y a autant d'affichages que de besoins.
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Bon, super, il y a plus qu'à aussi,
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ça vous laisse beaucoup de
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travail en tête là ? Ouais
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quand même. Bah après nous on est
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complètement en train de refondre
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notre SharePoint donc on repart
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de 0 donc ça fait du boulot mais
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c'est ça sera fait et bien fait,
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au moins pour la suite.
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Exactement pour vous donner
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un petit peu un une grandeur,
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je dirais quand j'ai fait ça,
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j'avais 5800 fichiers dans
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une bibliothèque au départ.
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OK, j'ai tout divisé en 6 bibliothèques
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différentes et je partais de 0,
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c'est à dire je savais à peine
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utiliser les métadonnées au départ et.
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Ça m'a pris 3 mois à peu près.
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En ayant mon boulot à côté quand même.
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Mais voilà.
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Ouais voilà mais après nous disons
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que on a quand même beaucoup
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moins de fichiers pour l'instant
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donc c'est ça sera déjà ça.
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Mais on a quand même pas mal de
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bibliothèques différentes à à concevoir.
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Donc ça va nous prendre du
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boulot de de création on
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va dire enfin de réflexion.
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Et n'oubliez pas les petites règles hein,
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du style si on a une grosse nomenclature,
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on transforme la nomenclature en métadonnées.
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Plus la peine de mettre 0102 dans mon nom
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de fichier puisque j'ai des étiquettes.
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C'est pour ça que ça c'est là.
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C'est à ça que ça sert.
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Typiquement, je le faisais avant, c'est
00:46:23
normal, c'est normal.
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Bon, superbe et Jordan, comment ça va ?
00:46:31
Ben écoutez, ça va,
00:46:32
on en a encore une fois appris plus
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qu'on plus qu'on espérait hein.
00:46:36
Bah moi je suis comme ça.
00:46:38
Ah c'est beau, c'est beau
00:46:40
non mais ouais c'est c'est,
00:46:42
c'est vachement intéressant de voir tout
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ce qu'on peut mettre en place franchement.
00:46:46
Il y a plus qu'à, il y a plus qu'à c'est ça ?
00:46:48
Alors 4 sur 5, Bérengère,
00:46:50
c'est votre première session
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avec nous ou pas ? Tchao.
00:46:53
J'ai déjà suivi des sessions en replay.
00:46:55
Ah OK, en replay alors.
00:46:58
Jordan, Julie, Julie, Sébastien,
00:47:00
vous m'excusez pendant 10 secondes.
00:47:02
Bérangère, c'est pour vous,
00:47:03
juste parce que eux en fait,
00:47:04
sortent d'une session avec moi,
00:47:05
donc je leur ai fait ce
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petit speech il y a 1 h.
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Littéralement par la suite
00:47:09
sur la plateforme Bérangère,
00:47:11
il y a des cours sur toutes les applications,
00:47:15
OK, donc vous n'hésitez surtout pas.
00:47:17
Vous avez vu qu'il y a des replays ?
00:47:19
Surprise, Bérangère **** One 5,
00:47:22
ça sera vous dans le replay
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cette fois-ci c'est pour ça qu'on
00:47:25
est enregistré actuellement.
00:47:26
En fait c'est que la 2e fois qu'on la
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joue donc celle-ci hop ira en replay,
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ça sera formidable.
00:47:32
Vous allez aussi avoir.
00:47:34
On va fermer ça.
00:47:36
Des petites vidéos,
00:47:37
des petites vidéos entre une et 3
00:47:39
Min pour vérifier un petit peu,
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pratiquer les choses comme
00:47:42
j'explique à nos amis tout à l'heure.
00:47:44
En fait le le parcours SharePoint que
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vous avez là, il est tout nouveau.
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C'est la 2e fois seulement qu'ils sont joués,
00:47:49
c'est pour ça qu'on je fais
00:47:49
des replay avec vous.
00:47:50
C'est moi qui l'ai fait.
00:47:51
La prochaine étape dans
00:47:52
ma to do list maintenant,
00:47:53
c'est de créer des petites vidéos pour ça,
00:47:55
donc je m'en excuse pour le
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moment elles sont pas là mais
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croyez-moi elles arrivent,
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mon agenda est bien rempli là-dessus.
00:48:00
Voilà et n'oubliez surtout pas que
00:48:01
voilà tout en haut à droite mon
00:48:03
tableau de bord en fait Bérangère
00:48:04
vous pouvez chaque session,
00:48:05
on va vous demander de prendre 30
00:48:07
secondes et de nous faire un petit retour.
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D'accord, Ouais, c'est ça pour nous assurer.
00:48:11
Bah comme là c'est des nouveaux parcours,
00:48:12
faut qu'on soit sûr que tout se passe bien,
00:48:14
c'est tout.
00:48:15
Voilà alors ce que je vais faire,
00:48:17
est-ce que j'ai des questions sur la
00:48:19
session encore où on est bon tout le monde ?
00:48:21
On est bon.
00:48:23
Allez alors je vais couper l'enregistrement,
00:48:26
bougez pas.

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