Outlook - Nettoyer sa boîte de réception Tutoriels

Découvrez comment nettoyer votre boîte de réception dans Outlook grâce à cette vidéo de présentation en ligne.
La vidéo présente la fonctionnalité de nettoyage de conversation qui permet de réduire le nombre de messages en déplaçant les messages redondants dans vos éléments supprimés.
Obtenez des conseils pratiques pour une utilisation efficace de l'interface Outlook et pour une meilleure gestion de votre messagerie professionnelle.
Les tags associés sont Microsoft 365, Office 365, gestion de messagerie, présentation professionnelle.

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Disponible dans Microsoft365

Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est d'apprendre à utiliser la fonction de nettoyage de conversation dans Outlook pour gérer efficacement les messages redondants dans votre boîte aux lettres.

Chapitres :

Introduction au nettoyage de conversation
Dans notre boîte aux lettres, il est fréquent de recevoir de nombreux messages redondants qui encombrent notre messagerie. Pour alléger cette charge, Outlook propose une fonction de nettoyage de conversation, permettant de réduire le nombre de messages en déplaçant les éléments redondants vers les éléments supprimés.
Comprendre les conversations
Une conversation dans Outlook est l'ensemble des messages échangés sur un même sujet, incluant le message initial et toutes les réponses. Chaque réponse contient également les messages précédents, ce qui permet une traçabilité complète des échanges. Cependant, il n'est pas toujours nécessaire de conserver tous les messages intermédiaires, car les informations peuvent être redondantes.
Utilisation de la fonction de nettoyage
Dans le ruban d'Outlook, vous trouverez l'option 'Nettoyer'. En cliquant dessus, plusieurs choix s'offrent à vous : nettoyer la conversation sélectionnée, nettoyer le dossier actuel (comme la boîte de réception), ou nettoyer le dossier et ses sous-dossiers. Pour commencer, sélectionnez la conversation que vous souhaitez nettoyer et cliquez sur 'Nettoyer cette conversation'.
Confirmation des actions
Après avoir cliqué sur 'Nettoyer cette conversation', une première alerte vous informe que tous les messages redondants seront déplacés vers les éléments supprimés. Vous devez confirmer cette action. Une seconde alerte vous rappelle que cette opération s'appliquera à tous les éléments de la conversation sélectionnée, nécessitant une nouvelle confirmation.
Résultats du nettoyage
Après le nettoyage, vous verrez que l'élément que vous avez envoyé ainsi que le dernier mail contenant l'intégralité des échanges sont toujours présents. Les réponses intermédiaires, désormais inutiles, se trouvent dans vos éléments supprimés, car elles sont toujours visibles dans le dernier mail.
Configuration du nettoyage de conversation
Vous pouvez également configurer le nettoyage de conversation dans les options de courrier, sous l'onglet 'Nettoyage de conversation'. Ici, vous pouvez choisir un dossier de destination pour les éléments nettoyés et cocher divers critères selon vos préférences.
Autres options de gestion de la boîte aux lettres
Dans l'onglet 'Fichier', d'autres outils sont disponibles pour gérer la taille de votre boîte aux lettres. Par exemple, vous pouvez vider les éléments supprimés ou procéder à un archivage. En cliquant sur 'Nettoyer la boîte aux lettres', une fenêtre s'ouvre, vous permettant de rechercher des types d'éléments à supprimer ou à déplacer.

FAQ :

Qu'est-ce que le nettoyage de conversation dans Outlook?

Le nettoyage de conversation est une fonctionnalité d'Outlook qui permet de réduire le nombre de messages dans votre boîte aux lettres en déplaçant les messages redondants vers les éléments supprimés.

Comment utiliser la fonction de nettoyage de conversation?

Pour utiliser la fonction de nettoyage de conversation, sélectionnez la conversation souhaitée dans votre boîte de réception, cliquez sur l'option 'Nettoyer' dans le ruban, puis confirmez que vous souhaitez déplacer les messages redondants vers les éléments supprimés.

Est-ce que le nettoyage de conversation supprime définitivement mes messages?

Non, le nettoyage de conversation déplace les messages redondants vers les éléments supprimés, où ils peuvent être récupérés jusqu'à ce qu'ils soient définitivement effacés.

Puis-je configurer le nettoyage de conversation?

Oui, vous pouvez configurer le nettoyage de conversation dans les options de courrier sous l'onglet 'Nettoyage de conversation', où vous pouvez choisir un dossier de destination pour les éléments nettoyés.

Quelles autres options de nettoyage sont disponibles dans Outlook?

Outlook propose d'autres options de nettoyage, comme vider les éléments supprimés ou procéder à un archivage pour gérer la taille de votre boîte aux lettres.

Quelques cas d'usages :

Gestion efficace des e-mails

Dans un environnement professionnel, le nettoyage de conversation peut aider à gérer efficacement les e-mails en réduisant le désordre dans la boîte de réception, permettant ainsi de se concentrer sur les messages importants.

Amélioration de la productivité

En utilisant la fonction de nettoyage de conversation, les employés peuvent gagner du temps en évitant de parcourir des messages redondants, ce qui améliore leur productivité globale.

Archivage des communications

Les équipes peuvent utiliser l'archivage pour conserver des communications importantes tout en nettoyant leur boîte aux lettres, garantissant ainsi que les informations essentielles sont toujours accessibles.

Réduction de l'encombrement numérique

Les entreprises peuvent mettre en œuvre des politiques de nettoyage de conversation pour réduire l'encombrement numérique, ce qui peut également contribuer à une meilleure gestion des ressources informatiques.

Formation des employés

Les responsables peuvent former les employés à utiliser le nettoyage de conversation pour maintenir une boîte aux lettres organisée, ce qui peut réduire le stress lié à la gestion des e-mails.

Glossaire :

Boîte aux lettres

Espace de stockage numérique où les messages électroniques sont reçus et organisés.

Nettoyage de conversation

Fonction dans Outlook qui permet de réduire le nombre de messages en déplaçant les messages redondants vers les éléments supprimés.

Conversation

Ensemble complet de messages échangés entre deux ou plusieurs personnes, incluant le message initial et toutes les réponses.

Éléments supprimés

Dossier dans lequel les messages ou éléments supprimés sont stockés temporairement avant d'être définitivement effacés.

Ruban

Interface graphique dans les applications Microsoft, incluant des onglets et des boutons pour accéder aux fonctionnalités.

Dossier de destination

Emplacement choisi pour déplacer des éléments nettoyés ou supprimés dans Outlook.

Archivage

Processus de déplacement de messages ou d'éléments vers un emplacement de stockage à long terme pour libérer de l'espace dans la boîte aux lettres.

00:00:12

Une fonction de nettoyage de conversation est disponible dans Outlook et permet de réduire le nombre de messages dans vos dossiers

00:00:19

en déplaçant les messages redondants dans vos "Eléments supprimés".

00:00:23

Par exemple ici, j'ai reçu un mail de mon collègue auquel j'ai répondu.

00:00:27

Il a ensuite répondu à ma réponse ce qui a créé ce qu'on appelle une conversation.

00:00:32

Une conversation est l'ensemble complet de messages incluant le premier message et toutes les réponses apportées.

00:00:38

Chaque réponse contient également les éléments précédents permettant une traçabilité complète des échanges.

00:00:44

Cependant il n'est peut être pas forcément utile de garder tous les messages intermédiaires puisqu'en fin de compte les informations sont redondantes.

00:00:53

Dans le ruban, une option "Nettoyer" est disponible. En cliquant dessus, plusieurs options...

00:00:59

"Nettoyer la conversation" en l'occurrence celle ci.

00:01:02

"Nettoyer le dossier" c'est-à-dire le dossier sélectionné, ici c'est la boîte de réception.

00:01:07

Ou "Nettoyer le dossier et les sous-dossiers".

00:01:10

Dans un premier temps nous allons faire un test sur cette conversation seulement, je sélectionne donc la conversation et je clique sur "Nettoyer cette conversation".

00:01:19

Un premier message m'alerte que tous les messages redondants vont être déplacés vers les "Eléments supprimés",

00:01:25

je confirme.

00:01:26

Une deuxième alerte me rappelle que cette action s'appliquera à tous les éléments de la conversation sélectionnée, je confirme à nouveau.

00:01:34

Regardons maintenant ce qu'il s'est passé, j'ai toujours ici l'élément que j'ai envoyé,

00:01:38

ainsi que le dernier mail reprenant la totalité des échanges.

00:01:42

Dans mes "Eléments supprimés",

00:01:44

je retrouve les réponses intermédiaires dont je n'ai plus besoin puisqu'elles sont toujours visibles dans le dernier mail.

00:01:50

Maintenant que nous avons vu l'effet du nettoyage sur une conversation, vous pouvez éventuellement le faire en toute confiance sur la totalité de votre boîte de réception.

00:01:58

Vous avez également la possibilité de configurer le nettoyage de conversation.

00:02:02

Dans les options de courrier,

00:02:05

sous l'onglet "Nettoyage de conversation",

00:02:08

vous pouvez choisir un dossier de destination vers lequel les éléments nettoyés seront déplacés.

00:02:14

Ou encore de cocher divers critères en dessous.

00:02:17

D'autres options de nettoyage sont disponibles dans l'onglet "Fichier",

00:02:21

différents outils sont présents afin de gérer la taille de votre boîte aux lettres.

00:02:25

Par exemple en vidant les "Eléments supprimés"

00:02:28

ou en procédant à un archivage.

00:02:31

En cliquant sur "Nettoyer la boîte aux lettres" une fenêtre s'ouvre vous permettant de rechercher des types d'éléments à supprimer ou à déplacer.

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