Outlook - Gérer des rendez-vous périodiques Tutoriels

Découvrez comment gérer des rendez-vous périodiques dans le calendrier Outlook pour une utilisation professionnelle dans la solution Microsoft 365 grâce à cette vidéo de présentation en ligne.
La vidéo présente les différentes étapes pour créer un rendez-vous périodique, définir la périodicité et personnaliser les options de fin.
Obtenez des conseils pratiques pour une utilisation efficace de l'interface Outlook et pour rester organisé.
Les tags associés sont Microsoft 365, Office 365, gestion de messagerie, présentation professionnelle.

2:31
6805 vues

Disponible dans Microsoft365

Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est d'apprendre à créer et gérer des rendez-vous périodiques dans le calendrier Outlook, afin de faciliter la planification de réunions récurrentes sans avoir à les recréer manuellement à chaque fois.

Chapitres :

Introduction à la création de rendez-vous périodiques
Si vous devez régulièrement prendre des rendez-vous ou des réunions à date fixe de manière répétitive pendant plusieurs semaines ou mois, vous pouvez créer des rendez-vous périodiques ou récurrents. Le calendrier Outlook vous permet de définir précisément ces rendez-vous ou réunions, ce qui vous évite de recréer les mêmes éléments plusieurs fois.
Création d'un nouveau rendez-vous
Pour commencer, créez un nouveau rendez-vous. Vous pouvez également créer une réunion si plusieurs personnes y participent. Remplissez les informations nécessaires : l'objet, l'emplacement, l'heure de début et de fin, et éventuellement une description. Cette première étape est classique, comme pour un rendez-vous unique.
Définir la périodicité du rendez-vous
Pour rendre ce rendez-vous périodique, utilisez l'outil 'Périodicité' dans le ruban. L'assistant reprend alors les informations déjà renseignées. Choisissez la périodicité, par exemple, si vous souhaitez que cette réunion ait lieu tous les mois, cochez 'Mensuelle'. Vous aurez alors deux options : définir le rendez-vous par rapport à une date ou par rapport à un jour de la semaine. Dans cet exemple, nous choisissons que la réunion ait lieu tous les derniers vendredis du mois.
Définir la plage de périodicité
Ensuite, définissez une plage de périodicité. Vous pouvez choisir que ce rendez-vous n'ait pas de date de fin, qu'il prenne fin après un certain nombre d'occurrences, ou qu'il se termine à une date précise. Dans ce cas, nous choisissons qu'il prenne fin après 5 occurrences. Cliquez sur 'Ok' pour valider.
Visualisation du rendez-vous dans le calendrier
Dans votre calendrier, vous pouvez maintenant voir que votre nouveau rendez-vous a été créé pour une durée de 5 mois, comme demandé.
Modification d'un rendez-vous périodique
Si vous souhaitez modifier un rendez-vous ou une réunion périodique, double-cliquez pour l'ouvrir. Une fenêtre s'ouvre alors, vous demandant si vous souhaitez modifier seulement ce rendez-vous en particulier ou si les modifications s'appliquent à toute la série. En choisissant 'Ce rendez-vous', les autres occurrences de la série ne seront pas affectées. En revanche, si vous choisissez 'Toute la série', toutes les occurrences seront modifiées. Par exemple, si vous changez un détail comme l'heure, toutes les 5 occurrences changeront en même temps.
Suppression d'une occurrence
De la même manière, vous pouvez décider de supprimer seulement une occurrence ou toute la série de rendez-vous.

FAQ :

Comment créer un rendez-vous périodique dans Outlook?

Pour créer un rendez-vous périodique dans Outlook, commencez par créer un nouveau rendez-vous, puis utilisez l'outil 'Périodicité' dans le ruban pour définir la fréquence (quotidienne, hebdomadaire, mensuelle) et les détails spécifiques comme la date de début et le nombre d'occurrences.

Puis-je modifier un seul rendez-vous dans une série?

Oui, lorsque vous double-cliquez sur un rendez-vous périodique, une fenêtre s'ouvre vous demandant si vous souhaitez modifier seulement ce rendez-vous ou toute la série. Choisissez 'Ce rendez-vous' pour ne modifier qu'une occurrence.

Comment supprimer un rendez-vous dans une série?

Pour supprimer un rendez-vous dans une série, double-cliquez sur le rendez-vous, puis choisissez si vous souhaitez supprimer seulement cette occurrence ou toute la série.

Quelles sont les options de périodicité disponibles dans Outlook?

Outlook permet de définir des rendez-vous périodiques selon différentes options de périodicité, comme quotidienne, hebdomadaire, mensuelle, ou personnalisée selon un jour spécifique de la semaine.

Comment définir une date de fin pour un rendez-vous périodique?

Lors de la création d'un rendez-vous périodique, vous pouvez choisir de définir une date de fin après un certain nombre d'occurrences ou à une date spécifique.

Quelques cas d'usages :

Planification de réunions d'équipe mensuelles

Une entreprise peut utiliser des rendez-vous périodiques pour planifier des réunions d'équipe mensuelles, garantissant que tous les membres de l'équipe sont disponibles et que les discussions importantes sont tenues régulièrement.

Suivi des rendez-vous médicaux

Un professionnel de la santé peut créer des rendez-vous périodiques pour les patients qui nécessitent des visites régulières, comme des contrôles de santé, afin d'assurer un suivi efficace et organisé.

Gestion de projets avec des réunions hebdomadaires

Les chefs de projet peuvent établir des réunions hebdomadaires récurrentes pour suivre l'avancement des projets, permettant une communication continue et une résolution rapide des problèmes.

Formation continue avec des sessions mensuelles

Une organisation peut planifier des sessions de formation mensuelles pour ses employés, en utilisant des rendez-vous périodiques pour s'assurer que tous les employés participent à leur développement professionnel.

Événements de réseautage trimestriels

Une entreprise peut organiser des événements de réseautage trimestriels en créant des rendez-vous périodiques, facilitant ainsi la connexion entre les professionnels de l'industrie et le partage d'opportunités.

Glossaire :

Rendez-vous périodiques

Des rendez-vous qui se répètent à des intervalles réguliers, comme chaque semaine ou chaque mois.

Calendrier Outlook

Un outil de gestion de calendrier intégré dans Microsoft Outlook, permettant de planifier des rendez-vous, des réunions et d'autres événements.

Périodicité

La fréquence à laquelle un événement se produit, par exemple, quotidien, hebdomadaire, mensuel.

Occurrences

Les instances individuelles d'un événement récurrent, par exemple, les différentes dates auxquelles un rendez-vous périodique a lieu.

Modifier un rendez-vous

Changer les détails d'un rendez-vous existant, comme l'heure ou la date.

Série de rendez-vous

Un ensemble de rendez-vous qui se produisent à des intervalles réguliers.

00:00:11

vous avez la possibilité de créer des rendez-vous périodiques ou récurrents.

00:00:15

Le calendrier Outlook vous permet de définir précisément ces rendez-vous ou réunions de manière à ce que vous ne soyez pas obligé de recréer toujours les mêmes éléments plusieurs fois.

00:00:24

Tout d'abord donc je vais créer un nouveau rendez-vous.

00:00:27

Je peux aussi créer une réunion si plusieurs personnes y participent.

00:00:32

Je renseigne l'objet.

00:00:34

Un emplacement.

00:00:35

Une heure de début et de fin.

00:00:38

Et si nécessaire une description.

00:00:40

Donc la première étape est classique, comme pour un rendez-vous unique.

00:00:44

Maintenant, je souhaite que ce rendez-vous soit périodique, donc vous retrouvez l'outil "Périodicité" dans le ruban.

00:00:51

L'assistant reprend alors les informations que j'ai déjà renseigné,

00:00:55

ici je choisis la périodicité,

00:00:57

donc par exemple, je souhaite que cette réunion ait lieu tous les mois, je coche donc "Mensuelle".

00:01:03

On me propose alors 2 possibilités, soit de définir le rendez-vous par rapport à la date,

00:01:09

soit par rapport à un jour de la semaine.

00:01:12

Je souhaite qu'il ait lieu tous les derniers vendredi du mois.

00:01:16

Ensuite je définis une plage de périodicité,

00:01:19

soit ce rendez-vous n'aura pas de date de fin,

00:01:22

soit il n'aura plus lieu au bout d'autant d'occurrences,

00:01:27

soit il prendra fin à la date que je lui indique.

00:01:30

Ici je vais choisir qu'il prenne fin au bout de 5 occurrences.

00:01:35

Je clique sur "Ok".

00:01:39

Dans mon calendrier je peux voir maintenant que mon nouveau rendez-vous a été créé,

00:01:45

et ce sur 5 mois comme je lui ai demandé.

00:01:52

Enfin donc si vous souhaitez modifier un rendez-vous ou une réunion périodique, double-cliquez pour l'ouvrir.

00:01:59

Et là une fenêtre s'ouvre et vous demande si vous souhaitez modifier seulement ce rendez-vous en particulier

00:02:05

ou si les modifications s'appliquent à toute la série.

00:02:08

Donc en choisissant "Ce rendez-vous",

00:02:10

les autres occurrences de la série ne seront pas affectées.

00:02:13

En revanche si vous choisissez "Toute la série",

00:02:16

toutes les occurrences seront modifiées donc si je change un détail comme l'heure par exemple, et bien les 5 occurrences changeront en même temps.

00:02:23

Vous pouvez également de la même manière décider de supprimer seulement une occurrence ou alors toute la série.

Mandarine AI: CE QUI POURRAIT VOUS INTÉRESSER

LES COURS ASSOCIÉS Ce tutoriel fait partie des cours suivants

Abonnés

4511 vues

E-learning Débutant

Formation Vidéo Microsoft Outlook - Découverte

Découvrez, grâce à une suite logique de tutoriels vidéo, les fonctionnalités basiques de Microsoft Outlook : Découvrir la messagerie et le c...

Cours E-learning

TOUS LES COURS