Outlook - Planifier une réunion Tutoriels

Découvrez comment planifier une réunion en ligne avec Microsoft Teams dans Outlook pour une utilisation professionnelle dans la solution Microsoft 365 grâce à cette vidéo de présentation en ligne.
La vidéo présente les différentes options pour programmer une réunion Teams dans Outlook, ajouter des participants, choisir un lieu et personnaliser les options de la réunion.
Obtenez des conseils pratiques pour une utilisation efficace de l'interface Outlook et pour organiser des réunions en ligne avec Microsoft Teams.
Les tags associés sont Microsoft 365, Office 365, gestion de messagerie, présentation professionnelle.

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Disponible dans Microsoft365

Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est d'apprendre à transformer un rendez-vous en réunion dans un calendrier, en comprenant les différences entre les deux et en utilisant les fonctionnalités disponibles pour inviter des participants et gérer les détails de la réunion.

Chapitres :

Introduction
Dans cette vidéo, nous allons explorer comment transformer un rendez-vous en réunion dans votre calendrier. Nous aborderons les différences entre un rendez-vous et une réunion, ainsi que les étapes nécessaires pour inviter d'autres participants.
Différence entre un Rendez-vous et une Réunion
Un rendez-vous est généralement une rencontre entre deux personnes, tandis qu'une réunion implique plusieurs participants. La réunion nécessite l'invitation d'autres personnes, ce qui la distingue du simple rendez-vous.
Transformation d'un Rendez-vous en Réunion
Pour transformer un rendez-vous en réunion, commencez par ouvrir le rendez-vous existant. Cliquez sur le bouton 'Inviter' pour faire apparaître les champs 'Obligatoire' et 'Facultatif'. Le bouton 'Envoyer' remplace alors le bouton d'enregistrement, et l'onglet devient 'Réunion'.
Création d'une Nouvelle Réunion
Vous pouvez également créer une réunion directement en cliquant sur le bouton 'Nouvelle réunion' dans le ruban. Remplissez les champs 'Obligatoire' et 'Facultatif' avec les noms des participants. Pour ajouter des personnes, cliquez sur l'un des champs pour afficher le carnet d'adresses.
Choix de l'Emplacement
Sélectionnez un emplacement en cliquant sur 'Lieu'. Si votre organisation a ajouté des salles de réunion dans le carnet d'adresses, vous pouvez les ajouter ici pour vérifier leur disponibilité. Le nom de la salle apparaîtra dans le champ 'Lieu' ainsi que dans le champ 'Obligatoire'.
Ajout de Détails et Envoi de la Réunion
Ajoutez une description si nécessaire, puis cliquez sur 'Envoyer' lorsque vous avez terminé. Avant d'envoyer, vous pouvez vérifier la disponibilité des participants et de la salle grâce à l'option 'Assistant de planification'.
Notifications et Suivi des Réponses
Chaque participant dans la ligne 'Obligatoire' recevra une notification par message qu'ils pourront accepter ou refuser. Vous pourrez suivre les réponses des participants en ouvrant le détail de la réunion dans votre calendrier.
Conclusion
En résumé, transformer un rendez-vous en réunion est un processus simple qui implique l'invitation d'autres participants et la gestion des détails de la réunion. En utilisant les fonctionnalités de votre calendrier, vous pouvez facilement organiser des réunions efficaces.

FAQ :

Quelle est la différence entre un rendez-vous et une réunion ?

La principale différence est que le rendez-vous concerne généralement une ou deux personnes, tandis qu'une réunion implique plusieurs participants qui sont invités à discuter d'un sujet commun.

Comment inviter des personnes à une réunion ?

Pour inviter des personnes à une réunion, ouvrez le rendez-vous, cliquez sur le bouton 'Inviter', puis entrez les noms dans les champs Obligatoire ou Facultatif. Vous pouvez également utiliser le carnet d'adresse pour sélectionner des contacts.

Que faire si je veux ajouter une salle de réunion ?

Vous pouvez ajouter une salle de réunion en cliquant sur le champ 'Lieu' et en sélectionnant une salle disponible dans le carnet d'adresse de votre organisation.

Comment vérifier la disponibilité des participants ?

Vous pouvez vérifier la disponibilité des participants et de la salle de réunion en utilisant l'option 'Assistant de planification' avant d'envoyer l'invitation.

Que se passe-t-il après l'envoi de l'invitation ?

Après l'envoi de l'invitation, chaque personne dans la ligne Obligatoire reçoit une notification par message et peut accepter ou refuser l'invitation. Vous pouvez suivre leurs réponses dans le détail de la réunion dans votre calendrier.

Quelques cas d'usages :

Planification d'une réunion d'équipe

Utilisez les fonctionnalités de création de réunion pour planifier une réunion d'équipe hebdomadaire. Invitez tous les membres de l'équipe en utilisant les champs Obligatoire et Facultatif pour s'assurer que tout le monde est informé et que les personnes clés sont présentes.

Organisation d'un séminaire

Lors de l'organisation d'un séminaire, créez une réunion en ajoutant des intervenants et des participants dans les champs appropriés. Utilisez l'Assistant de planification pour vérifier la disponibilité des salles et des intervenants.

Suivi des réponses des participants

Après avoir envoyé une invitation à une réunion, suivez les réponses des participants en consultant le détail de la réunion dans votre calendrier. Cela vous permettra de savoir qui a accepté ou refusé l'invitation et d'ajuster la planification si nécessaire.

Coordination de projets inter-départements

Pour des projets nécessitant la collaboration de plusieurs départements, créez une réunion en invitant des représentants de chaque département. Cela facilite la communication et la prise de décision collective.

Glossaire :

Rendez-vous

Un rendez-vous est une rencontre planifiée entre une ou plusieurs personnes, généralement pour discuter d'un sujet spécifique ou pour une consultation.

Réunion

Une réunion est un rassemblement de plusieurs personnes, souvent pour discuter de sujets d'intérêt commun, prendre des décisions ou échanger des informations.

Champs Obligatoire et Facultatif

Les champs Obligatoire et Facultatif sont des sections dans un formulaire où les utilisateurs peuvent entrer des informations. Le champ Obligatoire doit être rempli pour que la réunion soit créée, tandis que le champ Facultatif peut être rempli selon le besoin.

Carnet d'adresse

Un carnet d'adresse est une liste de contacts qui permet aux utilisateurs de trouver et d'inviter facilement des personnes à des réunions ou des événements.

Assistant de planification

L'Assistant de planification est un outil qui aide à vérifier la disponibilité des participants et des ressources (comme des salles de réunion) avant de finaliser une réunion.

Notification par message

Une notification par message est un avis envoyé aux participants pour les informer d'une réunion, leur permettant d'accepter ou de refuser l'invitation.

00:00:07

Je voudrais transformer ce rendez-vous pour en faire une réunion. 00:00:10.400 --> 00:00:16.100 La différence entre un rendez-vous et une réunion c'est que la réunion va concerner d'autres personnes que vous allez inviter.

00:00:17

J'ouvre alors mon rendez-vous,

00:00:19

en cliquant sur le bouton "Inviter" les champs "Obligatoire" et "Facultatif" apparaissent,

00:00:24

un bouton "Envoyer" a remplacé le bouton d'enregistrement et le nom de l'onglet devient "Réunion".

00:00:31

Nous pouvons également créer une réunion directement en cliquant sur le bouton "Nouvelle réunion" présent dans le ruban.

00:00:37

Dans les champs "Obligatoire" et "Facultatif", entrez les personnes concernées par cette réunion,

00:00:41

vous pouvez cliquer sur l'un des champs pour afficher le carnet d'adresse.

00:00:45

Ajoutez les noms dans le champ "Obligatoire" ou "Facultatif" si la présence de certaines personnes n'est pas obligatoire mais que vous souhaitez tout de même informer ces personnes de la réunion.

00:00:55

Cliquez sur "Ok" lorsque vous avez terminé.

00:01:01

Choisissez un emplacement en cliquant sur "Lieu".

00:01:04

Si votre organisation a ajouté des salles de réunion ou d'autres ressources dans le carnet d'adresse, vous pouvez ici ajouter une salle,

00:01:11

cela permettra de vérifier la disponibilité de la salle par la suite.

00:01:15

Le nom de la salle apparaît maintenant dans le champ "Lieu" mais également dans le champ "Obligatoire".

00:01:20

Ajoutez une description si nécessaire

00:01:23

puis cliquez sur "Envoyer" lorsque vous avez terminé.

00:01:27

Avant d'envoyer, vous pouvez éventuellement vérifier la disponibilité des participants et de la salle de réunion, grâce à l'option "Assistant de planification".

00:01:35

Visualisez la vidéo détaillée pour en savoir plus sur cette option.

00:01:40

Chaque personne figurant dans la ligne "Obligatoire" reçoit une notification par message qu'ils pourront accepter ou refuser.

00:01:48

Vous pourrez suivre les réponses des participants en ouvrant le détail de la réunion dans votre calendrier.

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