Outlook - Ouvrir un calendrier partagé Tutoriels

Découvrez comment ouvrir un calendrier partagé dans Outlook pour une utilisation professionnelle dans la solution Microsoft 365 grâce à cette vidéo de présentation en ligne.
La vidéo présente les différentes étapes pour accéder au calendrier partagé d'un utilisateur et afficher les détails en fonction des autorisations accordées.
Obtenez des conseils pratiques pour une utilisation efficace de l'interface Outlook et pour visualiser les calendriers partagés de vos collègues en toute simplicité.
Les tags associés sont Microsoft 365, Office 365, gestion de messagerie, présentation professionnelle.

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Disponible dans Microsoft365

Objectifs :

Comprendre comment accéder et gérer les calendriers partagés dans Outlook, y compris les différents niveaux d'autorisation et leurs implications.

Chapitres :

Introduction aux Calendriers Partagés
Dans cet article, nous allons explorer comment accéder aux calendriers partagés dans Outlook lorsque vous recevez l'autorisation d'un autre utilisateur. Nous aborderons les différentes options d'affichage et les niveaux d'autorisation qui déterminent ce que vous pouvez voir et faire sur le calendrier d'un autre utilisateur.
Notification d'Accès au Calendrier
Lorsque quelqu'un vous accorde l'accès à son calendrier, vous recevez une notification dans votre boîte mail. Cette notification vous informe que vous pouvez maintenant consulter le calendrier de l'autre personne dans Outlook.
Accès au Calendrier Partagé
Pour ouvrir le calendrier partagé, allez dans le volet de navigation à gauche de votre interface Outlook. Vous y trouverez la liste des calendriers partagés. En cliquant sur le calendrier d'une personne, celui-ci s'affiche à côté de votre propre calendrier.
Options d'Affichage des Calendriers
Vous pouvez modifier l'affichage des calendriers en choisissant de les superposer au vôtre. Pour ce faire, cliquez sur la petite flèche à côté du nom de la personne. De plus, vous avez la possibilité d'afficher plusieurs calendriers simultanément en cochant les cases correspondantes.
Niveaux d'Autorisation
Les autorisations que l'autre personne vous a accordées influencent ce que vous pouvez voir dans son calendrier. Voici les différents niveaux d'autorisation :
Création de Réunions
Si l'on vous a accordé des autorisations supplémentaires, vous pourriez avoir la possibilité de créer des réunions au nom de cette personne. Cela signifie qu'elle vous a donné un accès de type propriétaire, vous permettant ainsi de créer des rendez-vous ou des réunions sur son calendrier.
Conclusion
En résumé, comprendre comment accéder et gérer les calendriers partagés dans Outlook est essentiel pour une collaboration efficace. Les différents niveaux d'autorisation déterminent ce que vous pouvez voir et faire, et il est important de respecter ces paramètres pour maintenir une bonne communication et organisation.

FAQ :

Comment puis-je accéder au calendrier d'un autre utilisateur dans Outlook?

Pour accéder au calendrier d'un autre utilisateur dans Outlook, vous devez d'abord obtenir l'autorisation d'accès de cet utilisateur. Une fois que vous avez reçu cette autorisation, vous recevrez une notification par e-mail et pourrez voir le calendrier dans le volet de navigation à gauche.

Quelles sont les différentes vues disponibles pour un calendrier partagé?

Les vues disponibles pour un calendrier partagé dépendent des autorisations accordées par l'utilisateur. Vous pouvez avoir une vue de disponibilité, des détails limités, ou tous les détails, selon ce qui a été spécifié par l'utilisateur.

Que faire si je ne peux pas voir les détails d'un calendrier partagé?

Si vous ne pouvez pas voir les détails d'un calendrier partagé, cela signifie que l'utilisateur n'a pas accordé l'autorisation nécessaire. Vous pouvez demander à l'utilisateur de modifier ses paramètres d'autorisation pour vous donner accès aux détails.

Puis-je créer des événements sur le calendrier d'un autre utilisateur?

Vous pouvez créer des événements sur le calendrier d'un autre utilisateur uniquement si vous avez été accordé des autorisations en tant que propriétaire. Cela vous permettra de gérer les rendez-vous et les réunions sur ce calendrier.

Comment afficher plusieurs calendriers en même temps dans Outlook?

Pour afficher plusieurs calendriers en même temps dans Outlook, cochez les calendriers que vous souhaitez voir dans le volet de navigation. Cela vous permettra de visualiser les événements de plusieurs calendriers simultanément.

Quelques cas d'usages :

Gestion d'équipe

Dans un environnement de travail collaboratif, les membres d'une équipe peuvent partager leurs calendriers pour coordonner des réunions et des événements. Cela permet de visualiser les disponibilités de chacun et d'organiser des rendez-vous de manière efficace.

Planification d'événements

Lors de la planification d'un événement, un organisateur peut demander l'accès aux calendriers des participants pour choisir une date et une heure qui conviennent à tout le monde. Cela facilite la coordination et réduit les conflits d'horaire.

Suivi des projets

Les chefs de projet peuvent utiliser des calendriers partagés pour suivre les échéances et les réunions importantes. En ayant accès aux calendriers de l'équipe, ils peuvent mieux gérer le temps et les ressources.

Ressources humaines

Les professionnels des ressources humaines peuvent accéder aux calendriers des employés pour planifier des entretiens ou des évaluations de performance. Cela leur permet de s'assurer que les employés sont disponibles et d'optimiser leur emploi du temps.

Coordination inter-départementale

Dans une grande entreprise, les départements peuvent partager leurs calendriers pour faciliter la collaboration sur des projets communs. Cela aide à éviter les chevauchements d'événements et à améliorer la communication entre les équipes.

Glossaire :

Calendrier partagé

Un calendrier qui est accessible à plusieurs utilisateurs, permettant à chacun de voir les événements et les disponibilités des autres.

Outlook

Un logiciel de gestion d'informations personnelles développé par Microsoft, qui inclut des fonctionnalités de messagerie, de calendrier, de gestion des tâches et de contacts.

Autorisation d'accès

Permission accordée par un utilisateur à un autre pour accéder à certaines informations, comme un calendrier.

Vue de disponibilité

Une option d'affichage qui montre uniquement si un utilisateur est occupé ou disponible, sans détails sur les événements.

Détails limités

Une autorisation qui permet de voir la disponibilité d'un utilisateur ainsi que l'objet des événements de son calendrier.

Tous les détails

Une autorisation complète qui permet de voir tous les détails des événements d'un calendrier, y compris la possibilité d'ouvrir les éléments.

Propriétaire

Un utilisateur qui a des droits complets sur un calendrier partagé, y compris la possibilité de créer ou de modifier des événements.

00:00:12

Vous pouvez ouvrir le calendrier de l'autre personne dans Outlook.

00:00:17

La liste des calendriers partagés s'affiche dans le volet de navigation à gauche.

00:00:22

En cliquant sur un calendrier, celui-ci s'affiche en regard du votre.

00:00:27

Vous pouvez modifier l'affichage en choisissant de l'afficher en superposition du votre en cliquant sur la petite flèche à côté du nom de la personne.

00:00:38

Vous pouvez également afficher plusieurs calendriers en même temps en les cochant ici.

00:00:44

En fonction des autorisations que la personne vous aura accordé.

00:00:47

Vous aurez une vue différente des éléments de son calendrier.

00:00:51

Si cette personne ne vous a accordé que la vue sur sa disponibilité, vous visualisez seulement le statut, occupé par exemple.

00:01:00

S'il vous a accordé les détails limités, vous verrez en plus de sa disponibilité, l'objet des éléments du calendrier.

00:01:07

Enfin s'il vous a accordé tous les détails, vous pourrez alors ouvrir les éléments afin de visualiser plus de détails.

00:01:16

Il se peut que l'on vous ai accordé davantage d'autorisations, et donc si vous avez la possibilité de créer des réunions à la place de cette personne cela signifie qu'elle vous a accordé une autorisation en tant que propriétaire.

00:01:27

Vous pourrez alors créer des rendez-vous ou des réunions sur le calendrier.

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