Outlook - Présentation du module tâche Tutoriels

Découvrez comment utiliser le module tâche dans Microsoft To Do sur mobile pour une gestion efficace de vos tâches professionnelles dans la solution Microsoft 365 grâce à cette vidéo de présentation en ligne.
La vidéo présente les différentes fonctionnalités de l'interface de Microsoft To Do, notamment la gestion des listes de tâches, la modification et la validation des tâches, la recherche de tâches, la synchronisation avec d'autres applications Microsoft telles que Planner et Outlook, ainsi que la création de nouvelles listes.
Obtenez des conseils pratiques pour une utilisation efficace de l'interface Microsoft To Do et pour organiser vos tâches en toute simplicité.
Les tags associés sont Microsoft 365, Office 365, gestion de tâches, présentation professionnelle.

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Disponible dans Microsoft365

Objectifs :

Comprendre comment utiliser le module de tâches intégré dans Outlook pour améliorer l'organisation personnelle et la gestion des tâches.

Chapitres :

Introduction au module de tâches d'Outlook
Le module de tâches intégré dans Outlook permet de centraliser et d'améliorer la gestion de vos listes de tâches. Contrairement à d'autres méthodes comme le papier ou les feuilles de calcul, ce module offre des fonctionnalités avancées telles que des rappels et des suivis.
Accès et navigation dans le module de tâches
Pour accéder à vos tâches, cliquez sur l'icône correspondante dans le volet de navigation en bas à gauche. Le module se compose d'un volet de dossiers, d'une liste de tâches et d'un volet de lecture, si activé. Vous verrez deux dossiers sous 'Mes tâches', où la liste des tâches affiche à la fois les tâches créées dans le module et celles issues d'e-mails avec un indicateur de suivi.
Personnalisation de l'affichage des tâches
L'onglet 'Accueil' propose des commandes spécifiques aux tâches. Vous pouvez choisir un affichage détaillé qui vous permet de trier les tâches par différents critères, comme l'échéance, pour mieux visualiser celles qui sont urgentes. Les affichages peuvent être personnalisés en cliquant sur 'Paramètres d'affichage', où vous pouvez définir les colonnes à afficher ou masquer.
Gestion des tâches
En cliquant sur une tâche, celle-ci s'affiche dans le volet de lecture à droite. Si le volet est inactif, un double-clic ouvrira la tâche dans une nouvelle fenêtre. Vous pouvez modifier l'état d'avancement d'une tâche et la marquer comme terminée, soit via un bouton dans le ruban, soit par un clic droit. Les tâches terminées ne sont pas supprimées, mais peuvent être filtrées pour n'afficher que les tâches actives ou celles à faire pour aujourd'hui.
Options de filtrage et de visibilité
Le module de tâches permet de filtrer les tâches selon différents critères : tâches actives, tâches terminées, tâches à faire pour aujourd'hui, tâches en retard, et tâches assignées à d'autres. Pour une meilleure visibilité, vous pouvez ancrer un aperçu de vos tâches à droite de vos messages. La fonction de recherche est également disponible pour affiner vos résultats.
Conclusion
La gestion et le suivi des tâches sont essentiels pour une bonne organisation. Le module de tâches d'Outlook offre des outils puissants pour vous aider à rester organisé et à gérer efficacement vos responsabilités.

FAQ :

Comment puis-je accéder au module de tâches dans Outlook?

Vous pouvez accéder au module de tâches en cliquant sur l'icône correspondante dans le volet de navigation en bas à gauche d'Outlook.

Quelles sont les différences entre les tâches créées dans le module de tâches et celles créées à partir d'un e-mail?

Les tâches créées dans le module de tâches n'affichent que celles créées directement dans ce module, tandis que celles créées à partir d'un e-mail avec un indicateur de suivi apparaissent également dans la liste des tâches.

Comment puis-je personnaliser l'affichage de mes tâches?

Vous pouvez personnaliser l'affichage en allant dans l'onglet 'Affichage' et en cliquant sur 'Paramètres d'affichage', où vous pouvez choisir les colonnes à afficher ou à masquer.

Que se passe-t-il lorsque je marque une tâche comme terminée?

Lorsque vous marquez une tâche comme terminée, celle-ci disparaît de la liste des tâches actives, mais reste accessible dans la liste des tâches terminées.

Comment puis-je afficher uniquement les tâches en retard?

Pour afficher uniquement les tâches en retard, cliquez sur la flèche à côté du groupe 'Affichage actuel' et sélectionnez l'option pour afficher les tâches en retard.

Quelques cas d'usages :

Gestion de projet

Dans un environnement de gestion de projet, le module de tâches d'Outlook peut être utilisé pour suivre les tâches assignées à chaque membre de l'équipe, permettant ainsi une meilleure coordination et un suivi des délais.

Planification d'événements

Lors de la planification d'un événement, les utilisateurs peuvent créer une liste de tâches dans Outlook pour s'assurer que toutes les étapes nécessaires sont complétées à temps, en utilisant des rappels pour les échéances importantes.

Suivi des ventes

Les équipes de vente peuvent utiliser le module de tâches pour suivre les actions à entreprendre pour chaque client, en assignant des indicateurs de suivi aux e-mails importants pour ne rien manquer.

Gestion du temps personnel

Les utilisateurs peuvent gérer leur temps personnel en créant des listes de tâches quotidiennes dans Outlook, en priorisant les tâches urgentes et en utilisant les fonctionnalités de rappel pour rester organisés.

Collaboration d'équipe

Dans un cadre collaboratif, les utilisateurs peuvent assigner des tâches à d'autres membres de l'équipe via Outlook, facilitant ainsi la délégation et le suivi des responsabilités.

Glossaire :

OneNote

Un logiciel de prise de notes développé par Microsoft, permettant aux utilisateurs de créer, organiser et partager des notes sous forme de texte, d'images et de dessins.

Outlook

Un client de messagerie et un gestionnaire d'informations personnelles développé par Microsoft, qui inclut des fonctionnalités telles que la gestion des e-mails, des calendriers, des contacts et des tâches.

Module de tâches

Une fonctionnalité intégrée dans Outlook qui permet aux utilisateurs de créer, gérer et suivre leurs tâches et listes de choses à faire.

Indicateur de suivi

Un outil dans Outlook qui permet aux utilisateurs d'assigner un rappel ou une tâche à un e-mail, facilitant ainsi le suivi des actions à entreprendre.

Volet de lecture

Une section d'Outlook qui permet de visualiser le contenu d'un e-mail ou d'une tâche sans avoir à l'ouvrir dans une nouvelle fenêtre.

Affichage

La manière dont les informations sont présentées dans Outlook, permettant aux utilisateurs de choisir entre différentes options pour visualiser leurs tâches.

Office 365

Un service d'abonnement de Microsoft qui offre des applications de productivité, y compris Outlook, Word, Excel, et d'autres, accessibles en ligne.

Exchange

Un serveur de messagerie développé par Microsoft, utilisé pour la gestion des e-mails, des calendriers et des contacts dans un environnement d'entreprise.

00:00:07

dans un OneNote ou dans une feuille de calcul.

00:00:10

Le module de tâches intégré dans Outlook vous permet de combiner plusieurs listes et même de les améliorer avec des rappels et des suivis.

00:00:18

Vous accédez à vos tâches en cliquant sur l'icône présente dans le volet de navigation en bas à gauche.

00:00:23

Ce module se compose lui aussi d'un volet de dossiers,

00:00:27

de la liste des tâches

00:00:29

et d'un volet de lecture si celui-ci est activé.

00:00:33

Tout d'abord on aperçoit deux dossiers sous la partie "Mes tâches".

00:00:38

La différence c'est que la liste des tâches affiche à la fois les tâches créées depuis le module

00:00:42

mais également les tâches créées à partir d'un mail sur lequel on a assigné un indicateur de suivi.

00:00:48

Alors que les tâches affichent simplement celles créées dans le module.

00:00:52

Dans les deux cas, l'affichage peut être modifiée indépendamment.

00:00:57

Vous remarquerez que l'onglet "Accueil" a changé pour vous proposer les commandes relatives aux tâches.

00:01:02

Et c'est dans cet onglet que l'on peut choisir un affichage différent, par exemple si je souhaite avoir un affichage détaillé pour la liste des tâches.

00:01:09

Prenons d'ailleurs cet affichage qui vous propose plusieurs colonnes vous permettant d'effectuer des tris en cliquant sur les différents en-têtes.

00:01:17

Par exemple, pour trier par échéance afin d'avoir une visibilité sur les tâches les plus urgentes à terminer.

00:01:24

Ces affichages peuvent également être personnalisés, dans l'onglet "Affichage" cliquez sur "Paramètres d'affichage".

00:01:31

Dans cette fenêtre vous pouvez par exemple définir les colonnes qui seront affichées.

00:01:36

Par exemple ici je peux supprimer une colonne dont je n'ai pas besoin

00:01:39

ou on ajouter une qui n'était pas affichée auparavant.

00:01:46

Repassons en affichage par liste des tâches qui est celui utilisé par défaut.

00:01:51

En cliquant sur une tâche, celle-ci s'affiche dans le volet de lecture à droite.

00:01:56

Si le volet de lecture est définie sur "Inactif" vous pouvez double-cliquer sur la tache pour l'ouvrir dans une nouvelle fenêtre.

00:02:03

En ouvrant une tâche vous avez la possibilité de la modifier

00:02:06

et de renseigner l'état d'avancement.

00:02:10

Lorsqu'une tâche est accomplie je peux la "Marquer comme terminé".

00:02:13

Un bouton est présent dans le ruban pour effectuer cette action.

00:02:17

Mais également en effectuant un clic droit sur la tâche.

00:02:21

Ainsi la tache disparaît de la liste.

00:02:24

En cliquant sur la petite flèche en regard du groupe "Affichage actuel" je découvre davantage d'affichages disponibles.

00:02:31

Je peux décider de n'afficher que les tâches actives.

00:02:34

Celles qui sont terminées.

00:02:36

Les tâches terminées ne sont donc pas complètement supprimées.

00:02:40

Je peux choisir de n'afficher que les tâches à faire pour aujourd'hui.

00:02:44

Ou celles des 7 prochains jours.

00:02:47

Les tâches en retard.

00:02:49

Évidemment il est préférable que cette liste soit vide.

00:02:53

Les tâches assignées sont les tâches déléguées à d'autres personnes.

00:02:57

Et enfin les tâches du serveur à condition d'avoir un compte Office 365 ou Exchange.

00:03:05

Si vous souhaitez avoir plus de visibilité sur vos tâches lorsque vous n'êtes pas dans ce module, vous pouvez ancrer un aperçu à droite de vos messages par exemple.

00:03:16

La recherche est également présente, un onglet contextuel vous proposera divers outils pour l'affiner.

00:03:22

La gestion et le suivi des tâches est essentiel le module de tâches intégré dans Outlook vous aidera pour une meilleure organisation.

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