Outlook Online - Répondre, répondre à tous ou transférer ? Tutoriels

Découvrez comment utiliser les options de réponse dans Outlook Online pour optimiser votre communication professionnelle dans Microsoft 365 grâce à cette présentation en ligne.
Cette formation s'adresse à tous les utilisateurs de Microsoft 365 et comprend des conseils pratiques pour comprendre la différence entre les options de réponse "Répondre", "Répondre à tous" et "Transférer".
Vous apprendrez également comment créer un nouveau message et ajouter des destinataires en utilisant les fonctionnalités de recherche et de sélection de contacts dans Outlook Online.
Obtenez des compétences pour mieux gérer vos e-mails et communiquer efficacement grâce à Outlook Online dans Microsoft 365.

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Objectifs :

Comprendre les différentes options de réponse et de création de messages dans Outlook Online, ainsi que la gestion des destinataires.

Chapitres :

Introduction à Outlook Online
Outlook Online offre plusieurs options pour répondre ou créer un nouveau message. Ce guide vous aidera à naviguer à travers ces fonctionnalités afin d'optimiser votre communication par email.
Options de réponse
Au-dessus de chaque message, vous trouverez des icônes représentant trois options classiques : Répondre, Répondre à tous et Transférer. Ces options sont également accessibles via le menu des trois points. Voici un aperçu de chaque option : - **Répondre** : Cette option vous permet de répondre uniquement à l'expéditeur principal du mail. - **Répondre à tous** : Utilisez cette option pour répondre à tous les destinataires du message d'origine. - **Transférer** : Cette fonctionnalité vous permet de transférer le message à une autre personne qui n'était pas le destinataire initial. Elle inclut également la possibilité de transférer les pièces jointes du message original.
Création d'un nouveau message
Pour créer un nouveau message, cliquez sur le bouton de nouveaux courriers. Une fenêtre de nouveau message s'ouvrira sur la droite. Dans le champ 'À', vous pouvez : - Afficher l'historique des destinataires auxquels vous avez déjà envoyé des messages. - Taper le début d'un nom pour que Outlook propose des contacts déjà présents dans votre historique. - Cliquer sur le bouton 'À' pour afficher l'intégralité du répertoire de votre entreprise et de votre liste de contacts. Pour ajouter un contact, cliquez sur le petit plus à côté de son nom, puis cliquez sur 'Enregistrer' pour valider votre sélection.
Gestion des destinataires
Pour ajouter des contacts en copie carbone (CC) ou en copie carbone invisible (CCI), cliquez sur le champ correspondant. La méthode pour ajouter des contacts reste la même. Vous êtes maintenant familiarisé avec les différents types de réponses et la gestion des destinataires selon vos besoins.

FAQ :

Comment répondre à un e-mail dans Outlook Online?

Pour répondre à un e-mail dans Outlook Online, cliquez sur le bouton 'Répondre' pour répondre à l'expéditeur, ou 'Répondre à tous' pour inclure tous les destinataires. Vous pouvez également transférer le message à une autre personne en utilisant l'option 'Transférer'.

Quelles sont les différences entre 'Répondre', 'Répondre à tous' et 'Transférer'?

'Répondre' envoie votre réponse uniquement à l'expéditeur, 'Répondre à tous' envoie votre réponse à tous les destinataires du message, et 'Transférer' permet d'envoyer le message à une autre personne qui n'était pas initialement destinataire.

Comment ajouter des contacts dans un nouveau message?

Pour ajouter des contacts dans un nouveau message, cliquez sur le bouton de nouveaux courriers, puis dans le champ 'À', vous pouvez taper le nom d'un contact ou cliquer sur le bouton pour afficher l'intégralité de votre répertoire d'entreprise.

Comment utiliser la fonction CCI dans Outlook Online?

Pour utiliser la fonction CCI, cliquez sur le champ CCI pour l'afficher, puis entrez les adresses e-mail des destinataires que vous souhaitez inclure en copie carbone invisible.

Quelques cas d'usages :

Gestion des e-mails professionnels

Utiliser les fonctions 'Répondre', 'Répondre à tous' et 'Transférer' pour gérer efficacement les communications par e-mail au sein d'une équipe ou d'une entreprise, en s'assurant que les bonnes personnes reçoivent les informations nécessaires.

Collaboration en équipe

Lors de l'envoi d'un rapport ou d'une mise à jour, utiliser 'Répondre à tous' pour s'assurer que tous les membres de l'équipe sont informés des commentaires et des décisions prises.

Transfert d'informations

Transférer des e-mails contenant des informations importantes ou des pièces jointes à des collègues qui n'étaient pas inclus dans la conversation initiale, facilitant ainsi le partage d'informations.

Confidentialité des destinataires

Utiliser la fonction CCI pour envoyer des e-mails à plusieurs destinataires sans révéler leurs adresses e-mail, ce qui est particulièrement utile lors de l'envoi de newsletters ou d'annonces à un large public.

Glossaire :

Outlook Online

Une application de messagerie électronique basée sur le web, permettant aux utilisateurs d'envoyer, de recevoir et de gérer des courriels.

Répondre

Fonction qui permet de répondre directement à l'expéditeur principal d'un message.

Répondre à tous

Fonction qui permet de répondre à tous les destinataires d'un message, y compris l'expéditeur et les autres destinataires.

Transférer

Fonction qui permet d'envoyer un message reçu à une autre personne qui n'était pas le destinataire initial.

Pièces jointes

Fichiers ou documents qui sont envoyés avec un message électronique.

Champ 'À'

Zone dans laquelle vous entrez les adresses e-mail des destinataires d'un message.

Copie carbone invisible (CCI)

Fonction qui permet d'envoyer un message à des destinataires sans que les autres destinataires ne voient leurs adresses e-mail.

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Disponible dans Microsoft365

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Pour répondre ou créer un nouveau

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message dans Outlook online,

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il existe plusieurs possibilités.

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Au-dessus du message,

00:00:10

vous Retrouvez des icônes pour

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les 3 options classiques.

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Répondre, répondre à tous et transférer.

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Vous les Retrouvez également

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derrière le menu des 3 point.

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Voici la différence entre ces options.

00:00:27

Répondre vous permet de répondre tout

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simplement à l'expéditeur principal du mail,

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répondre à tous vous permet de répondre à

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l'ensemble des destinataires du message

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d'origine et transférer vous permet

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de transférer ce message à une autre

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personne qui n'était pas destinataire

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initiale de ce premier message.

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Cette option permet également de

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transférer les pièces jointes

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incluses dans le message initial.

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2nde possibilité en cliquant sur

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le bouton de nouveaux courriers.

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La fenêtre de nouveaux messages

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va s'ouvrir sur la droite.

00:01:00

En cliquant dans le champ a vous affichez

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l'historique des destinataires auxquels

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vous avez déjà envoyé des messages.

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Vous pouvez également taper un début de nom.

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Outlook vous propose des contacts

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déjà présents dans votre historique.

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Vous pouvez également cliquer directement

00:01:15

sur le bouton a pour afficher

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l'intégralité du répertoire de votre

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entreprise et de votre liste de contacts.

00:01:23

Cliquez sur le petit plus en regard

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du nom du contact pour l'ajouter.

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Puis cliquez sur enregistrer pour

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valider la sélection de contacts.

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Cela fonctionne de la même manière pour

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ajouter des contacts en copie du mail.

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Pour mettre des destinataires en

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copie carbone invisible c'est CI

00:01:42

cliquez ici pour afficher le champ.

00:01:45

Une fois encore,

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la manipulation pour ajouter

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des contacts reste la même.

00:01:49

Vous connaissez maintenant les

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différents types de réponses

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possibles en fonction de vos besoins.

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