Outlook Online - Se repérer et trier ses emails Tutoriels

Découvrez comment Outlook Online peut vous aider à trier et organiser vos e-mails dans Microsoft 365 grâce à cette présentation en ligne.
Cette formation s'adresse à tous les utilisateurs de Microsoft 365 et comprend des conseils pratiques pour utiliser les filtres et les options de tri dans Outlook Online, ainsi que pour désactiver le filtre automatique si nécessaire.
Obtenez des compétences pour mieux gérer vos e-mails et vous concentrer sur les messages importants grâce à Outlook Online dans Microsoft 365.

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Objectifs :

Comprendre comment utiliser les fonctionnalités de recherche, de tri et de filtrage dans Outlook Online pour gérer efficacement les emails.

Chapitres :

  1. Introduction à la gestion des emails dans Outlook Online
    Dans un monde où nous recevons une multitude d'emails chaque jour, il peut être difficile de s'y retrouver. Outlook Online est conçu pour faciliter la recherche, le tri et le classement de vos messages selon vos besoins.
  2. Organisation de la boîte de réception
    Par défaut, votre boîte de réception est divisée en deux parties : 'Prioritaire' et 'Autres'. Cette organisation vise à simplifier la gestion des emails. Les emails jugés moins importants par le système, tels que ceux que vous n'ouvrez pas régulièrement ou les newsletters, sont placés dans la section 'Autres'. Ce filtre automatique s'affine avec le temps, vous permettant de vous concentrer sur les messages importants. Si vous préférez ne pas utiliser ce filtre, vous pouvez le désactiver dans les paramètres.
  3. Options de filtrage et de tri
    Dans la fenêtre principale d'Outlook Online, le bouton 'Filtrer' vous permet d'afficher tout le contenu de votre boîte de réception ou du dossier dans lequel vous vous trouvez. Voici quelques options de filtrage disponibles :
  4. Tri des messages
    Vous avez également la possibilité de trier vos mails par date, ce qui est la vue par défaut dans Outlook Online. D'autres options de tri incluent :
  5. Conseils pour une gestion efficace
    Lorsque vous utilisez ces filtres, n'oubliez pas de revenir au tri par date pour voir les derniers messages reçus en haut de la liste. Cela vous aidera à rester à jour avec vos communications.

FAQ :

Comment Outlook Online classe-t-il mes emails?

Outlook Online utilise un filtre automatique pour classer les emails en deux catégories : 'Prioritaire' et 'Autres'. Les emails jugés moins importants sont placés dans la catégorie 'Autres'.

Puis-je désactiver le filtre automatique dans Outlook Online?

Oui, vous pouvez désactiver le filtre automatique dans les paramètres d'Outlook Online si vous ne souhaitez pas que vos emails soient triés automatiquement.

Quelles options de filtrage sont disponibles dans Outlook Online?

Outlook Online offre plusieurs options de filtrage, y compris 'Non lu', 'À moi', 'Avec indicateur', 'Mentionne mon nom', et 'Contient des fichiers' pour affiner votre recherche d'emails.

Comment puis-je trier mes emails par taille ou importance?

Dans Outlook Online, vous pouvez trier vos emails par taille, importance ou objet en utilisant les options de tri disponibles dans la fenêtre principale.

Que se passe-t-il si je ne vois pas mes derniers emails en haut de la liste?

Assurez-vous de revenir au tri par date pour voir les derniers messages reçus en haut de la liste, car d'autres options de tri peuvent modifier cet ordre.

Quelques cas d'usages :

Gestion efficace des emails

Dans un environnement professionnel, utiliser Outlook Online pour trier et filtrer les emails permet de se concentrer sur les messages importants, améliorant ainsi la productivité et la gestion du temps.

Suivi des tâches importantes

En ajoutant des indicateurs aux emails, les professionnels peuvent facilement suivre les tâches importantes et s'assurer qu'aucun message crucial n'est négligé.

Organisation des communications d'équipe

Les équipes peuvent utiliser les options de filtrage pour visualiser uniquement les messages où elles sont mentionnées, facilitant ainsi la collaboration et la communication.

Partage de documents

Utiliser la fonction de recherche pour afficher uniquement les emails contenant des pièces jointes permet de retrouver rapidement des documents importants partagés par des collègues.

Analyse des emails reçus

Les professionnels peuvent trier leurs emails par expéditeur pour analyser les communications d'une même personne, ce qui peut aider à identifier les priorités et les relations de travail.

Glossaire :

Outlook Online

Une application de messagerie en ligne développée par Microsoft, permettant aux utilisateurs de gérer leurs emails, calendriers et contacts via un navigateur web.

Boîte de réception

L'endroit où tous les emails entrants sont stockés dans un client de messagerie, comme Outlook Online.

Filtre automatique

Un système qui classe et trie les emails en fonction de leur importance, permettant aux utilisateurs de se concentrer sur les messages prioritaires.

Indicateur

Un marqueur que l'utilisateur peut ajouter à un email pour le signaler comme important ou nécessitant une attention particulière.

Pièces jointes

Des fichiers ou documents envoyés avec un email, permettant de partager des informations supplémentaires.

Tri par date

Une méthode d'organisation des emails où les messages sont classés en fonction de leur date de réception, les plus récents apparaissant en premier.

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Il est parfois difficile de s'y
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retrouver dans la multitude de mails
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que nous recevons tous les jours.
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Outlook Online est prévu pour pouvoir
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rechercher et trier et classer facilement
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vos messages selon vos besoins.
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Par défaut, votre boîte de
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réception est divisée en 2
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parties prioritaire et autres,
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ceci pour vous faciliter
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la gestion des emails.
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En effet, les emails considérés
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comme moins importants par le système
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seront placés dans la partie autre,
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par exemple les mails que vous
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n'ouvrez pas systématiquement ou
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les mails comme les newsletter
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considérés comme moins importants.
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Ce filtre automatique s'affine au
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fil du temps et vous permet de vous
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concentrer sur les mails importants.
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Si toutefois vous ne désirez pas ce
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filtre automatique dans les paramètres.
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Il est possible de le désactiver.
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Ensuite, voyons les options de filtres
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et de tri dans la fenêtre principale,
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le bouton filtrer vous permet
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d'afficher tout le contenu de votre
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boîte de réception ou du dossier
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dans lequel vous vous trouvez.
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Il s'agit de la vue par défaut
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lorsque vous ouvrez Outlook online.
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Non lu vous permet d'afficher les messages
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que vous n'avez pas encore consultés.
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L'option à moi affiche uniquement
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les messages dont vous êtes
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le destinataire principal.
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Avec indicateur vous permet de
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visualiser tous les messages sur
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lesquels vous avez ajouté un indicateur.
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L'option mentionne mon nom affiche
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tous les mails dans lequel vos
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collaborateurs vous ont mentionné
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grâce aux symboles arobase.
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Enfin, contient des fichiers vous
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permet de n'afficher que les messages
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contenant des pièces jointes.
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Vous avez également la possibilité
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de trier vos mails par date.
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Il s'agit de la vue par
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défaut dans Outlook online.
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Le tri 2 regroupe les messages
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reçus d'une même personne.
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Vous pouvez également trier vos
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messages en fonction de leur taille,
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de leur importance ou de leurs objets.
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Les messages sans objet
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apparaîtront alors en premier,
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puis selon un ordre alphabétique.
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Lorsque vous utilisez ces filtres,
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n'oubliez pas de revenir au tri
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par date afin de voir les derniers
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messages reçus en haut de la liste.

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