Power Automate - Flow - Ajouter des actions conditionnelles "Switch" dans Power Automate Tutoriels

Apprenez à utiliser l'action conditionnelle "Switch" dans Power Automate pour gérer des cas spécifiques sans imbriquer plusieurs conditions "IF". Ce tutoriel vous guide à travers la création d'un flux qui classe automatiquement des fichiers selon leur extension dans différents dossiers SharePoint. Idéal pour organiser efficacement vos documents tout en automatisant les processus de classement.

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Disponible dans Microsoft365

Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est de démontrer comment créer une action conditionnelle de type Switch dans un flux automatisé, permettant de gérer des fichiers en fonction de leur extension et de les déplacer dans des dossiers spécifiques sur Teams.

Chapitres :

Introduction à l'action conditionnelle de type Switch
La création d'une action conditionnelle de type Switch permet de générer des suites d'actions en fonction de cas spécifiques. Cela évite l'imbrication de multiples blocs conditionnels, rendant le flux plus clair et plus facile à gérer.
Exemple de gestion de fichiers
Prenons l'exemple d'un fichier déposé dans un dossier d'équipe Teams. Selon son extension, il devra être classé dans l'un des dossiers suivants : Word, Excel, PowerPoint ou un dossier autre. Ce flux automatisé sera associé à un déclencheur SharePoint basé sur la création d'un fichier.
Configuration du déclencheur
Pour commencer, il est nécessaire de paramétrer l'équipe cible ainsi que la bibliothèque concernée. Dans cet exemple, la surveillance sera limitée à un dossier spécifique, nommé 'classement fichier'. Il est important de cocher l'option de restriction au dossier dans les paramètres avancés.
Isolation de l'extension de fichier
Pour tester l'extension du fichier, une fonction en langage Power FX sera incluse pour isoler cette extension. Dans les actions prédéfinies, sous la catégorie 'data', l'action de message pourra être alimentée via le bouton FX, où la fonction d'isolation de l'extension sera collée.
Récupération des métadonnées
L'étape suivante consiste à récupérer les métadonnées du fichier, notamment le chemin d'accès, qui sera utilisé pour le processus de déplacement du fichier. Une fois l'équipe Teams renseignée, il faut pointer vers le fichier déposé pour récupérer les métadonnées, en utilisant le champ identificateur associé au fichier.
Création des actions conditionnelles
Pour générer des actions selon le type de fichier, une action conditionnelle de type Switch sera ajoutée. L'élément à tester sera la sortie du message contenant l'extension de fichier. Pour chaque type d'extension (PowerPoint, Excel, Word), une action de déplacement de fichier sera définie, précisant la destination appropriée.
Gestion des fichiers homonymes
En cas de fichier homonyme, un déplacement avec un nouveau nom sera défini. Pour chaque cas, l'action de déplacement de fichier sera ajoutée de la même manière, en faisant varier le dossier cible selon l'application correspondante.
Action par défaut
Un cas par défaut sera associé pour gérer les fichiers dont l'extension ne correspond à aucun des cas précédemment traités. Un dossier 'autre' sera prévu dans l'arborescence pour ces fichiers.
Publication d'un message Teams
Après le bloc conditionnel, une action de publication d'un message Teams sera ajoutée. Ce message indiquera qu'un fichier a été ajouté dans un dossier spécifique, grâce au contenu dynamique.
Test du flux
Une fois le flux enregistré, il sera testé en chargeant un fichier depuis Teams. Par exemple, après avoir chargé une présentation PowerPoint, il sera vérifié que le fichier a bien été déplacé et que le message Teams a été correctement publié. Un test avec un fichier PDF confirmera également le bon fonctionnement du flux.
Conclusion
Cet exemple illustre l'utilisation d'une condition de type Switch, permettant une gestion efficace des fichiers en fonction de leur extension. Le flux est désormais actif et fonctionne parfaitement pour gérer différents cas.

FAQ :

Qu'est-ce qu'une action conditionnelle de type Switch?

Une action conditionnelle de type Switch permet de gérer plusieurs cas en fonction d'une valeur d'entrée, facilitant ainsi le traitement de différents types de fichiers sans avoir à imbriquer plusieurs blocs conditionnels.

Comment utiliser Power FX pour isoler l'extension d'un fichier?

Power FX peut être utilisé pour écrire une fonction qui extrait l'extension d'un fichier. Cette fonction est ensuite intégrée dans le flux automatisé pour déterminer le traitement approprié du fichier.

Quels types de fichiers peuvent être traités dans ce flux?

Le flux peut traiter différents types de fichiers, notamment Word, Excel, PowerPoint, et d'autres formats. Chaque type de fichier est dirigé vers un dossier spécifique en fonction de son extension.

Comment configurer un flux automatisé dans Teams?

Pour configurer un flux automatisé dans Teams, vous devez définir un déclencheur basé sur la création d'un fichier, spécifier l'équipe et la bibliothèque concernées, et ajouter des actions conditionnelles pour gérer les différents types de fichiers.

Que faire si un fichier a le même nom qu'un autre?

Dans ce cas, vous pouvez définir une action de déplacement avec un nouveau nom pour éviter les conflits. Cela garantit que chaque fichier est unique dans son dossier de destination.

Quelques cas d'usages :

Gestion des fichiers dans un environnement d'équipe

Dans un environnement d'équipe utilisant Microsoft Teams, un flux automatisé peut être mis en place pour classer automatiquement les fichiers déposés dans un dossier spécifique en fonction de leur type. Par exemple, les fichiers PowerPoint peuvent être déplacés vers un sous-dossier dédié, améliorant ainsi l'organisation et l'accès aux documents.

Automatisation du classement des documents

Les entreprises peuvent utiliser ce flux pour automatiser le classement des documents entrants. Par exemple, un fichier Excel peut être automatiquement déplacé vers un dossier de rapports financiers, ce qui réduit le temps passé à organiser manuellement les fichiers.

Notification d'ajout de fichiers

Après le traitement d'un fichier, une notification peut être envoyée via Teams pour informer les membres de l'équipe qu'un nouveau fichier a été ajouté à un dossier spécifique. Cela améliore la communication et la collaboration au sein de l'équipe.

Gestion des fichiers en cas de doublons

Lorsqu'un fichier avec le même nom est ajouté, le flux peut être configuré pour le déplacer avec un nouveau nom, évitant ainsi les conflits. Cela permet de maintenir une structure de fichiers claire et sans doublons.

Glossaire :

Action conditionnelle

Une action qui permet d'exécuter différentes opérations en fonction de conditions spécifiques. Dans ce contexte, il s'agit d'une action qui détermine le traitement d'un fichier selon son type.

Switch

Un type d'action conditionnelle qui permet de gérer plusieurs cas en fonction d'une valeur d'entrée, évitant ainsi l'imbrication de multiples blocs conditionnels.

Power FX

Un langage de formule utilisé dans les applications Microsoft pour manipuler des données et automatiser des processus. Il permet d'écrire des expressions pour isoler des valeurs, comme l'extension d'un fichier.

Méta-données

Des données qui fournissent des informations sur d'autres données, comme le chemin d'accès d'un fichier, qui est utilisé pour le déplacer dans un flux automatisé.

Dossier Teams

Un espace de stockage dans Microsoft Teams où les fichiers peuvent être partagés et organisés par les membres d'une équipe.

Bibliothèque

Un emplacement dans SharePoint où les fichiers et documents sont stockés et organisés.

Contenu dynamique

Des informations qui peuvent changer en fonction des données d'entrée ou des actions effectuées dans un flux automatisé.

00:00:05

bascule en français,

00:00:07

permet de générer des suites d'actions en fonction de cas spécifiques,

00:00:11

afin d'éviter l'imbrication de multiples blocs conditionnels de type C.

00:00:16

Prenons comme exemple un fichier déposé dans un dossier d'équipe Teams

00:00:20

qui, selon l'extension, devra être classé dans l'un ou l'autre dossier,

00:00:26

un dossier Word, un Excel,

00:00:28

un PowerPoint ainsi qu'un dossier autre.

00:00:34

Commençons dans ce flux automatisé associé à un déclencheur SharePoint

00:00:38

basé sur la création d'un fichier

00:00:41

par paramétrer l'équipe cible

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ainsi que la bibliothèque concernée.

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Dans mon cas, je souhaite limiter la surveillance à un dossier spécifique.

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L'option de restriction au dossier me concernant devra

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être cochée dans les paramètres avancés pour spécifier

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le dossier en question.

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Ici, c'est le dossier se nommant

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classement fichier

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Afin de pouvoir tester l'extension du fichier,

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je vais devoir inclure une fonction en langage power F X

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permettant d'isoler cette extension.

00:01:19

Une autre vidéo

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traite de manière plus détaillée les notions de base

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de Power FX.

00:01:26

Je vais donc ici chercher dans les actions prédéfinies

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puis dans la catégorie data,

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l'action de message qui pourra être alimentée via le bouton FX

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dans laquelle je vais coller

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la fonction d'isolation de l'extension.

00:01:42

L'étape suivante vise à récupérer les métadonnées

00:01:45

du fichier et notamment le chemin d'accès qui

00:01:48

sera utilisé dans le processus de déplacement du

00:01:50

fichier que je mettrai en place Ensuite.

00:01:55

Attention, une fois l'équipe Teams contenant le dossier surveillé, renseigné,

00:01:59

je dois pointer vers le fichier déposé

00:02:02

pour récupérer les métadonnées.

00:02:04

Cela passera par l'ajout du contenu dynamique identifiant le fichier.

00:02:09

Ici,

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je n'utilise pas l'ID de List mais bien le

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champ identificateur qui est associé au fichier en question.

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Voilà, je vais enfin pouvoir générer mes actions selon le type de fichier,

00:02:23

Je vais ajouter une action issue de

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la catégorie contrôle et choisir l'action conditionnelle bascule

00:02:30

permettant à partir d'une entrée

00:02:32

ici mon extension de fichier.

00:02:34

Traiter tous les cas.

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Je précise que l'élément à tester est la sortie de mon message

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contenant donc l'extension de fichier.

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J'ajoute ensuite un K qui sera associé à l'extension PowerPoint

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Pptx.

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J'y ajoute une action SharePoint de déplacement de fichier en

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précisant à nouveau l'adresse du site ou de l'équipe Teams.

00:03:00

Je fais référence au fichier par son chemin.

00:03:03

Récupérer dynamiquement depuis l'action,

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obtenir les métadonnées du fichier

00:03:09

reste à préciser la destination.

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Dans mon cas, c'est un sous-dossier nommé

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PowerPoint

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de la même bibliothèque.

00:03:18

Je peux également, comme ici, définir l'action par défaut.

00:03:21

En cas de fichier homonyme,

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je définis un déplacement avec un nouveau nom.

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J'ajoute ensuite mes autres cas associés aux types d'extension XL S X pour Excel

00:03:33

et Doc X pour Word.

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Pour plus de clarté, je renomme mes cas en changeant l'étiquette.

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Pour chaque cas,

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je réitère l'ajout de l'action de déplacement de fichier

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de la même manière que pour le premier cas,

00:03:48

en faisant varier le dossier cible

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dans mon exemple,

00:03:54

chaque dossier porte le nom de l'application à laquelle il correspond.

00:03:59

Pour terminer,

00:04:00

j'associe au cas par défaut,

00:04:02

là où les actions,

00:04:04

si l'extension de fichier ne correspond à aucun des cas précédemment traités.

00:04:09

J'ai prévu un dossier autre dans mon arborescence, évidemment.

00:04:15

Pour terminer, j'ajoute une action de publication d'un message Teams

00:04:19

après mon bloc conditionnel qui s'exécutera.

00:04:21

De ce fait, quel que soit le cas, conditionnel ayant été traité,

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je l'alimente en précisant qu'un fichier a été ajouté

00:04:29

dans un dossier spécifique repris dans le message.

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Grâce au contenu dynamique,

00:04:35

j'enregistre pour terminer mon flux et je le teste.

00:04:40

Il me reste, à partir de Teams,

00:04:42

à charger un fichier

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Prenons cette présentation PowerPoint.

00:04:48

Après un temps plus ou moins long,

00:04:50

mon flux s'est exécuté et je peux constater que le fichier déposé

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a bien été déplacé.

00:04:55

Le message Teams est également correctement publié.

00:04:59

Le flux est dorénavant actif

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par acquit de conscience. Chargeons un fichier PDF

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quelques instants plus tard, il se retrouve bien dans mon sous dossier autre,

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ce qui me permet de penser que mon flux est parfaitement fonctionnel,

00:05:14

notamment sur la gestion de mes différents cas.

00:05:18

Voilà donc un exemple d'utilisation d'une condition de type

00:05:22

cent pour cent fonctionnelle.

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