Power Automate - Flow - Ajouter des actions conditionnelles "Switch" dans Power Automate Tutoriels

Apprenez à utiliser l'action conditionnelle "Switch" dans Power Automate pour gérer des cas spécifiques sans imbriquer plusieurs conditions "IF". Ce tutoriel vous guide à travers la création d'un flux qui classe automatiquement des fichiers selon leur extension dans différents dossiers SharePoint. Idéal pour organiser efficacement vos documents tout en automatisant les processus de classement.

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Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est de démontrer comment créer une action conditionnelle de type Switch dans un flux automatisé, permettant de gérer des fichiers en fonction de leur extension et de les déplacer dans des dossiers spécifiques sur Teams.

Chapitres :

Introduction à l'action conditionnelle de type Switch
La création d'une action conditionnelle de type Switch permet de générer des suites d'actions en fonction de cas spécifiques. Cela évite l'imbrication de multiples blocs conditionnels, rendant le flux plus clair et plus facile à gérer.
Exemple de gestion de fichiers
Prenons l'exemple d'un fichier déposé dans un dossier d'équipe Teams. Selon son extension, il devra être classé dans l'un des dossiers suivants : Word, Excel, PowerPoint ou un dossier autre. Ce flux automatisé sera associé à un déclencheur SharePoint basé sur la création d'un fichier.
Configuration du déclencheur
Pour commencer, il est nécessaire de paramétrer l'équipe cible ainsi que la bibliothèque concernée. Dans cet exemple, la surveillance sera limitée à un dossier spécifique, nommé 'classement fichier'. Il est important de cocher l'option de restriction au dossier dans les paramètres avancés.
Isolation de l'extension de fichier
Pour tester l'extension du fichier, une fonction en langage Power FX sera incluse pour isoler cette extension. Dans les actions prédéfinies, sous la catégorie 'data', l'action de message pourra être alimentée via le bouton FX, où la fonction d'isolation de l'extension sera collée.
Récupération des métadonnées
L'étape suivante consiste à récupérer les métadonnées du fichier, notamment le chemin d'accès, qui sera utilisé pour le processus de déplacement du fichier. Une fois l'équipe Teams renseignée, il faut pointer vers le fichier déposé pour récupérer les métadonnées, en utilisant le champ identificateur associé au fichier.
Création des actions conditionnelles
Pour générer des actions selon le type de fichier, une action conditionnelle de type Switch sera ajoutée. L'élément à tester sera la sortie du message contenant l'extension de fichier. Pour chaque type d'extension (PowerPoint, Excel, Word), une action de déplacement de fichier sera définie, précisant la destination appropriée.
Gestion des fichiers homonymes
En cas de fichier homonyme, un déplacement avec un nouveau nom sera défini. Pour chaque cas, l'action de déplacement de fichier sera ajoutée de la même manière, en faisant varier le dossier cible selon l'application correspondante.
Action par défaut
Un cas par défaut sera associé pour gérer les fichiers dont l'extension ne correspond à aucun des cas précédemment traités. Un dossier 'autre' sera prévu dans l'arborescence pour ces fichiers.
Publication d'un message Teams
Après le bloc conditionnel, une action de publication d'un message Teams sera ajoutée. Ce message indiquera qu'un fichier a été ajouté dans un dossier spécifique, grâce au contenu dynamique.
Test du flux
Une fois le flux enregistré, il sera testé en chargeant un fichier depuis Teams. Par exemple, après avoir chargé une présentation PowerPoint, il sera vérifié que le fichier a bien été déplacé et que le message Teams a été correctement publié. Un test avec un fichier PDF confirmera également le bon fonctionnement du flux.
Conclusion
Cet exemple illustre l'utilisation d'une condition de type Switch, permettant une gestion efficace des fichiers en fonction de leur extension. Le flux est désormais actif et fonctionne parfaitement pour gérer différents cas.

FAQ :

Qu'est-ce qu'une action conditionnelle de type Switch?

Une action conditionnelle de type Switch permet de gérer plusieurs cas en fonction d'une valeur d'entrée, facilitant ainsi le traitement de différents types de fichiers sans avoir à imbriquer plusieurs blocs conditionnels.

Comment utiliser Power FX pour isoler l'extension d'un fichier?

Power FX peut être utilisé pour écrire une fonction qui extrait l'extension d'un fichier. Cette fonction est ensuite intégrée dans le flux automatisé pour déterminer le traitement approprié du fichier.

Quels types de fichiers peuvent être traités dans ce flux?

Le flux peut traiter différents types de fichiers, notamment Word, Excel, PowerPoint, et d'autres formats. Chaque type de fichier est dirigé vers un dossier spécifique en fonction de son extension.

Comment configurer un flux automatisé dans Teams?

Pour configurer un flux automatisé dans Teams, vous devez définir un déclencheur basé sur la création d'un fichier, spécifier l'équipe et la bibliothèque concernées, et ajouter des actions conditionnelles pour gérer les différents types de fichiers.

Que faire si un fichier a le même nom qu'un autre?

Dans ce cas, vous pouvez définir une action de déplacement avec un nouveau nom pour éviter les conflits. Cela garantit que chaque fichier est unique dans son dossier de destination.

Quelques cas d'usages :

Gestion des fichiers dans un environnement d'équipe

Dans un environnement d'équipe utilisant Microsoft Teams, un flux automatisé peut être mis en place pour classer automatiquement les fichiers déposés dans un dossier spécifique en fonction de leur type. Par exemple, les fichiers PowerPoint peuvent être déplacés vers un sous-dossier dédié, améliorant ainsi l'organisation et l'accès aux documents.

Automatisation du classement des documents

Les entreprises peuvent utiliser ce flux pour automatiser le classement des documents entrants. Par exemple, un fichier Excel peut être automatiquement déplacé vers un dossier de rapports financiers, ce qui réduit le temps passé à organiser manuellement les fichiers.

Notification d'ajout de fichiers

Après le traitement d'un fichier, une notification peut être envoyée via Teams pour informer les membres de l'équipe qu'un nouveau fichier a été ajouté à un dossier spécifique. Cela améliore la communication et la collaboration au sein de l'équipe.

Gestion des fichiers en cas de doublons

Lorsqu'un fichier avec le même nom est ajouté, le flux peut être configuré pour le déplacer avec un nouveau nom, évitant ainsi les conflits. Cela permet de maintenir une structure de fichiers claire et sans doublons.

Glossaire :

Action conditionnelle

Une action qui permet d'exécuter différentes opérations en fonction de conditions spécifiques. Dans ce contexte, il s'agit d'une action qui détermine le traitement d'un fichier selon son type.

Switch

Un type d'action conditionnelle qui permet de gérer plusieurs cas en fonction d'une valeur d'entrée, évitant ainsi l'imbrication de multiples blocs conditionnels.

Power FX

Un langage de formule utilisé dans les applications Microsoft pour manipuler des données et automatiser des processus. Il permet d'écrire des expressions pour isoler des valeurs, comme l'extension d'un fichier.

Méta-données

Des données qui fournissent des informations sur d'autres données, comme le chemin d'accès d'un fichier, qui est utilisé pour le déplacer dans un flux automatisé.

Dossier Teams

Un espace de stockage dans Microsoft Teams où les fichiers peuvent être partagés et organisés par les membres d'une équipe.

Bibliothèque

Un emplacement dans SharePoint où les fichiers et documents sont stockés et organisés.

Contenu dynamique

Des informations qui peuvent changer en fonction des données d'entrée ou des actions effectuées dans un flux automatisé.

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