Power Automate - Flow - Créer un flux instantané avec Power Automate Tutoriels

​​​​​​Apprenez à créer un flux instantané dans Power Automate pour automatiser des tâches sur demande. Ce tutoriel montre comment configurer un flux pour envoyer un message Teams lorsqu'un fichier est ajouté dans un canal spécifique. Découvrez les étapes de personnalisation du flux, y compris l'ajout de messages et la correction des erreurs courantes.

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Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est de démontrer comment créer un flux instantané pour poster un message dans un canal Teams spécifique lors de l'ajout d'un fichier dans ce même canal. Ce processus est conçu pour être déclenché par n'importe quel membre de l'équipe et implique l'utilisation de SharePoint et Teams.

Chapitres :

  1. Introduction au Flux Instantané
    Dans cette section, nous allons explorer comment configurer un flux instantané qui permet de poster un message dans un canal d'équipe Teams lorsque un fichier est ajouté. Ce flux peut être déclenché par n'importe quel membre de l'équipe, facilitant ainsi la communication et la collaboration.
  2. Création du Flux
    Pour commencer, nous allons partir d'un modèle existant. Voici les étapes à suivre : 1. **Sélection de la catégorie** : Choisissez la catégorie 'boutons'. 2. **Recherche du flux** : Saisissez un mot clé pour trouver votre flux. 3. **Sélection du flux** : Choisissez le flux qui associe SharePoint et Teams. 4. **Validation** : Après avoir validé, vous serez dirigé vers l'espace de construction prérempli par votre modèle.
  3. Paramétrage des Étapes
    Dans l'espace de construction, vous pouvez paramétrer les étapes du flux : - **Définir l'équipe ou le site SharePoint** : Spécifiez l'équipe ou le site associé à l'automatisation. - **Bibliothèque de documents** : Indiquez que toute la bibliothèque de documents sera concernée par la disponibilité de ce flux. - **Message de déclenchement** : Ajoutez un message personnalisable qui sera envoyé lors du déclenchement du flux. - **Champ de date** : Incluez un champ de type date pour renseigner la date d'ajout du fichier.
  4. Récupération des Informations
    La seconde étape du flux permet de récupérer les informations du fichier ajouté. Cela est essentiel pour générer le message Teams. Voici les étapes à suivre : 1. **Préciser l'équipe et la bibliothèque** : Répétez la spécification de l'équipe et de la bibliothèque concernée. 2. **Définir le canal** : Dans la dernière étape, définissez le canal et l'équipe qui recevront le message.
  5. Vérification et Test du Flux
    Pour vérifier le bon fonctionnement du flux, suivez ces étapes : 1. **Accéder à SharePoint** : Rendez-vous sur le site SharePoint correspondant à votre équipe Teams. 2. **Sélectionner un fichier** : Choisissez un fichier et cliquez sur 'automatiser' dans le menu des trois petits points. 3. **Validation des connecteurs** : Lors de la première utilisation, vous devrez valider les connecteurs. 4. **Renseigner les champs** : Remplissez les champs 'messages' et 'dates' comme requis.
  6. Résolution des Problèmes
    Après l'exécution du flux, vérifiez le message généré dans le canal Teams. Il se peut que le lien apparaisse sous forme de texte, ce qui est un problème fréquent avec les modèles de flux. Pour corriger cela : 1. **Édition du code** : Retournez dans votre flux et passez en mode édition du code. 2. **Recréer la syntaxe HTML** : Utilisez vos connaissances en HTML pour ajuster la syntaxe du message.
  7. Finalisation du Flux
    Pour terminer, vous pouvez apporter des modifications finales au message : - **Saut de ligne** : Ajoutez un saut de ligne dans le message. - **Renommer le message** : Modifiez le titre pour qu'il soit plus succinct. Après avoir testé une dernière fois, assurez-vous que le message dans Teams correspond à vos attentes. Votre flux instantané est maintenant entièrement fonctionnel.

FAQ :

Qu'est-ce qu'un flux instantané dans Microsoft Teams?

Un flux instantané est un processus automatisé qui se déclenche immédiatement lorsqu'un événement spécifique se produit, comme l'ajout d'un fichier dans un canal d'équipe. Cela permet d'envoyer automatiquement un message dans Teams.

Comment créer un flux pour envoyer un message dans Teams?

Pour créer un flux, sélectionnez un modèle dans la catégorie des boutons, associez-le à SharePoint et Teams, puis paramétrez les étapes en définissant l'équipe, le site SharePoint et la bibliothèque de documents concernés.

Pourquoi le lien dans le message Teams apparaît-il sous forme de texte?

Cela peut se produire en raison de la syntaxe HTML incorrecte dans le flux. Il est nécessaire de corriger manuellement le code HTML pour que le lien soit cliquable.

Quels sont les avantages d'utiliser SharePoint avec Teams?

L'utilisation de SharePoint avec Teams permet de centraliser le stockage de documents, de faciliter la collaboration en temps réel et d'automatiser les notifications et les messages en fonction des actions effectuées sur les fichiers.

Comment tester un flux dans Microsoft Teams?

Pour tester un flux, vous devez aller dans le site SharePoint correspondant, sélectionner un fichier, puis utiliser le menu d'automatisation pour exécuter le flux et vérifier le message généré dans le canal Teams.

Quelques cas d'usages :

Automatisation de la notification d'ajout de fichiers

Dans une entreprise, lorsqu'un membre de l'équipe ajoute un fichier à une bibliothèque SharePoint, un flux instantané peut être configuré pour envoyer automatiquement un message dans le canal Teams de l'équipe concernée, informant tous les membres de la disponibilité du nouveau fichier.

Gestion de projet avec notifications automatisées

Lors de la gestion d'un projet, chaque fois qu'un document important est mis à jour dans SharePoint, un flux peut être utilisé pour notifier l'équipe via Teams, assurant ainsi que tous les membres sont au courant des changements et peuvent réagir rapidement.

Suivi des dates d'ajout de fichiers

Un flux peut être configuré pour inclure un champ de date dans le message Teams, permettant à l'équipe de suivre facilement quand un fichier a été ajouté, ce qui est particulièrement utile pour les projets avec des délais stricts.

Amélioration de la collaboration inter-équipes

Dans une organisation où plusieurs équipes travaillent sur des projets communs, un flux peut être utilisé pour envoyer des notifications dans Teams chaque fois qu'un fichier est partagé entre les équipes, facilitant ainsi la collaboration et la communication.

Glossaire :

flux instantané

Un flux instantané est un processus automatisé qui se déclenche immédiatement en réponse à un événement spécifique, comme l'ajout d'un fichier dans un canal d'équipe.

Teams

Microsoft Teams est une plateforme de collaboration qui permet aux utilisateurs de communiquer, de partager des fichiers et de travailler ensemble en temps réel.

canal d'équipe

Un canal d'équipe est un espace de communication au sein de Microsoft Teams où les membres d'une équipe peuvent discuter, partager des fichiers et collaborer sur des projets.

SharePoint

SharePoint est une plateforme de gestion de contenu et de collaboration qui permet aux utilisateurs de stocker, organiser et partager des informations au sein d'une organisation.

bibliothèque de documents

Une bibliothèque de documents est un emplacement dans SharePoint où les fichiers peuvent être stockés, organisés et partagés avec d'autres utilisateurs.

HTML

HTML (HyperText Markup Language) est le langage standard utilisé pour créer et concevoir des pages web. Il permet de structurer le contenu et d'ajouter des éléments interactifs.

connecteurs

Les connecteurs sont des outils qui permettent à différentes applications de communiquer entre elles, facilitant ainsi l'automatisation des flux de travail.

résultat(s)
00:00:05
poster un message Teams dans un canal d'équipe spécifique
00:00:09
lors de l'ajout d'un fichier dans ce même canal.
00:00:11
Le flux sera déclenché par moi-même ou tout autre membre de l'équipe.
00:00:16
Essayons ici de partir d'un modèle.
00:00:19
Je sélectionne la catégorie boutons,
00:00:22
je cherche mon flux en saisissant un mot-clé.
00:00:26
Je sélectionne ce flux associant Sharepoint et Teams.
00:00:31
Après avoir validé,
00:00:32
je me retrouve dans l'espace de construction prérempli par mon modèle
00:00:35
dans lequel je vais pouvoir paramétrer mes étapes
00:00:38
en commençant par définir l'équipe ou
00:00:41
le site Sharepoint associé à l'automatisation.
00:00:45
Ensuite, je spécifie
00:00:48
que toute la bibliothèque de documents sera
00:00:50
concernée par la disponibilité de ce flux.
00:00:53
J'accompagne le déclenchement du flux par un message
00:00:56
qui sera personnalisable comme vous le verrez,
00:00:59
ainsi qu'un champ supplémentaire de type
00:01:01
date où je renseignerai de manière informative
00:01:04
la date de l'ajout.
00:01:05
La seconde étape du flux permet de récupérer les informations du fichier
00:01:09
afin de pouvoir générer mon message Teams.
00:01:12
Dans l'étape suivante,
00:01:13
je précise à nouveau l'équipe et la bibliothèque concernée.
00:01:19
Dans la dernière étape du flux,
00:01:20
je définis le canal et l'équipe qui recevra le message
00:01:24
qui, comme vous le voyez est prérempli par le message type un
00:01:28
lien HTML pointant vers le fichier
00:01:30
ainsi que son nom.
00:01:32
J'ajoute ici mon champ de date ajouté lors de la première étape,
00:01:37
j'enregistre mon flux.
00:01:40
Le bouton testé est inutile avec un flux immédiat.
00:01:43
Pour vérifier le fonctionnement,
00:01:45
il va falloir aller dans le site Sharepoint correspondant à mon équipe Teams.
00:01:49
Les flux n'étant pas forcément disponibles directement dans Teams,
00:01:54
je sélectionne un fichier.
00:01:55
Puis dans le menu des trois petits points, je clique sur automatiser.
00:02:00
Je retrouve mon flux qui nécessitera une validation
00:02:03
des connecteurs lors de la première utilisation.
00:02:08
Comme prévu, je retrouve les chants,
00:02:10
messages et dates que je renseigne dans la foulée.
00:02:14
Une fois exécutés, vérifions dans le canal Teams
00:02:17
le message généré,
00:02:19
c'est fonctionnel.
00:02:21
Cependant, le lien apparaît sous forme de texte,
00:02:24
ce qui est problématique et fréquent avec les modèles de flux.
00:02:27
Je vais devoir corriger manuellement le code HT M l.
00:02:32
De retour dans mon flux,
00:02:34
je vais passer en mode édition du code avec l'icône en haut à droite,
00:02:38
puis mettre à profit mes notions à HTML pour recréer la syntaxe exacte.
00:02:47
Je teste à nouveau mon flux et après quelques secondes, je vérifie le message Teams,
00:02:52
c'est mieux.
00:02:53
Je souhaite néanmoins, pour terminer,
00:02:55
faire un saut de ligne dans le message et le renommer. De manière plus succincte,
00:03:00
une petite touche entrait dans le corps du message et je renomme le titre.
00:03:05
Testons une dernière fois.
00:03:07
Le titre a été modifié
00:03:10
et côté Teams, le message est conforme à mes attentes.
00:03:13
Mon flux instantané
00:03:15
est cent pour cent fonctionnel.

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