Power Automate - Flow - Manipuler les contenus dynamiques avec Power FX Tutoriels

Apprenez à automatiser le renommage de fichiers dans OneDrive en utilisant Power FX. Ce tutoriel vous guide à travers la création d'un flux qui renomme automatiquement les fichiers selon une nomenclature définie, incluant le nom de l'utilisateur, le mois, l'année, et le nom du fichier en minuscules. Découvrez comment manipuler des métadonnées, utiliser des variables et appliquer des fonctions Power FX pour personnaliser le nommage des fichiers, améliorant ainsi l'organisation de vos documents dans OneDrive.

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Disponible dans Microsoft365

Objectifs :

Ce tutoriel vise à démontrer comment manipuler des contenus dynamiques en utilisant les fonctions Power FX pour automatiser le renommage de fichiers dans OneDrive selon une nomenclature spécifique.

Chapitres :

Introduction
Dans ce tutoriel, nous allons explorer la manipulation de contenus dynamiques à l'aide des fonctions Power FX. L'objectif principal est d'automatiser le renommage d'un fichier déposé dans OneDrive selon une nomenclature précise, qui inclut le nom de l'utilisateur, un mot clé et le nom du fichier en minuscules.
Création d'un Flux Automatisé
Nous allons commencer par créer un nouveau flux dans Power Automate. Il est crucial de s'assurer que nous ne sélectionnons pas un drive personnel, mais bien celui de l'entreprise. Pour ce tutoriel, nous allons limiter le processus de renommage à un dossier spécifique dans notre OneDrive, nommé 'Power Automate', ainsi qu'aux sous-dossiers qu'il contient.
Configuration des Options Avancées
Dans les options avancées, nous allons inclure les sous-dossiers et définir un délai d'une minute pour le déclenchement du flux. Cela nous permettra de manipuler les informations du fichier de manière efficace.
Obtention des Métadonnées
Pour accéder à plus de détails concernant le fichier, nous allons ajouter l'action 'Obtenir les métadonnées'. Cela nous permettra de référencer le fichier par son identificateur et d'effectuer les manipulations nécessaires.
Utilisation des Variables
Nous allons initialiser une première variable pour récupérer le mois et l'année associés à la modification du fichier. Cette variable sera de type texte (string). Ensuite, nous allons exploiter les fonctions Power FX, notamment celles de la catégorie DAT, pour appliquer un format spécifique à la date de modification du fichier.
Construction du Nom Définitif
Avant de renommer le fichier, nous devons construire son nom définitif. Pour cela, nous allons utiliser l'action prédéfinie 'Message', que nous alimenterons avec plusieurs variables : le chemin du dossier, le nom de l'utilisateur, la date, et le nom du fichier converti en minuscules.
Finalisation de l'Action de Renommage
Pour finaliser l'action de renommage, nous allons spécifier l'identifiant du fichier concerné et utiliser le contenu de notre action 'Message' pour définir le chemin d'accès. Si un fichier du même nom existe déjà, nous avons la possibilité de le remplacer.
Test du Flux
Après avoir enregistré notre flux, nous allons le tester. Dans le dossier concerné de notre OneDrive, nous allons créer un fichier Excel avec un nom aléatoire en majuscules. Une fois le flux exécuté, nous vérifierons que le fichier a été renommé automatiquement selon la nomenclature souhaitée.
Conclusion
Ce tutoriel a démontré comment automatiser le processus de renommage de fichiers dans OneDrive en utilisant Power FX. Grâce à ce flux, nous avons pu renommer un fichier de manière automatisée, conformément à la nomenclature définie, rendant ainsi le flux totalement opérationnel.

FAQ :

Qu'est-ce que Power FX et comment l'utiliser ?

Power FX est un langage de formule utilisé dans les applications Microsoft pour créer des expressions. Il permet de manipuler des données et d'automatiser des processus. Pour l'utiliser, vous devez l'intégrer dans vos flux ou applications Microsoft.

Comment renommer un fichier automatiquement dans One Drive ?

Pour renommer un fichier automatiquement dans One Drive, vous devez créer un flux dans Power Automate qui utilise des actions pour obtenir les métadonnées du fichier, manipuler son nom selon une nomenclature définie, et enfin appliquer le renommage.

Quelles sont les étapes pour créer un flux dans Power Automate ?

Les étapes pour créer un flux dans Power Automate incluent : choisir un déclencheur, ajouter des actions pour manipuler les données, définir des variables si nécessaire, et tester le flux pour s'assurer qu'il fonctionne comme prévu.

Qu'est-ce que la fonction replace dans Power FX ?

La fonction replace dans Power FX est utilisée pour remplacer une partie d'une chaîne de caractères par une autre. Cela est utile pour manipuler des chemins d'accès ou des noms de fichiers.

Comment accéder aux métadonnées d'un fichier dans One Drive ?

Pour accéder aux métadonnées d'un fichier dans One Drive, vous devez utiliser l'action 'Obtenir les métadonnées' dans votre flux Power Automate, ce qui vous permettra d'accéder à des informations comme la date de modification.

Quelques cas d'usages :

Automatisation du renommage de fichiers

Dans une entreprise, un employé peut utiliser Power Automate pour automatiser le renommage de fichiers déposés dans One Drive. Par exemple, chaque fois qu'un fichier est ajouté à un dossier spécifique, le flux peut renommer le fichier en utilisant la nomenclature définie, ce qui améliore l'organisation des fichiers.

Gestion des documents d'équipe

Les équipes peuvent utiliser un flux automatisé pour renommer des documents partagés dans One Drive. Cela garantit que tous les fichiers suivent un format standard, facilitant ainsi la recherche et la gestion des documents.

Archivage de fichiers

Une entreprise peut mettre en place un flux qui renomme et archive automatiquement les fichiers anciens dans One Drive. Cela permet de garder le stockage organisé et de faciliter l'accès aux fichiers importants.

Suivi des modifications de fichiers

Un flux peut être créé pour suivre les modifications apportées aux fichiers dans One Drive. Lorsqu'un fichier est modifié, le flux peut renommer le fichier en ajoutant la date de modification, ce qui aide à garder une trace des versions.

Intégration avec d'autres applications

Power Automate peut être utilisé pour intégrer One Drive avec d'autres applications, comme un système de gestion de projet. Par exemple, lorsqu'un fichier est ajouté à One Drive, un flux peut notifier l'équipe via un outil de communication, tout en renommant le fichier selon la nomenclature définie.

Glossaire :

Power FX

Un langage de formule utilisé dans les applications Microsoft pour créer des expressions et manipuler des données.

One Drive

Un service de stockage en nuage de Microsoft qui permet aux utilisateurs de stocker des fichiers et de les partager en ligne.

Flux

Un processus automatisé qui exécute des actions prédéfinies en réponse à des événements ou des déclencheurs.

Métadonnées

Des données qui fournissent des informations sur d'autres données, comme la date de modification d'un fichier.

Variable

Un espace de stockage temporaire qui contient des données pouvant changer au cours de l'exécution d'un programme.

Fonction replace

Une fonction qui remplace une partie d'une chaîne de caractères par une autre chaîne.

Action prédéfinie

Une tâche ou un ensemble d'instructions qui peut être exécuté automatiquement dans un flux.

Nomenclature

Un système de noms ou de désignations utilisé pour identifier des fichiers ou des objets.

Chemin d'accès

L'emplacement d'un fichier ou d'un dossier dans un système de fichiers.

Format date time

Une fonction qui permet de formater une date et une heure selon un modèle spécifique.

00:00:03

voyons comment il est possible de manipuler les contenus

00:00:06

dynamiques en utilisant les fonctions Power FX.

00:00:10

Ce flux automatisera le fait de renommer un fichier déposé dans One Drive

00:00:14

selon la nomenclature suivante.

00:00:17

Nom de l'utilisateur, mot à ne du fichier et nom du fichier en minuscule.

00:00:22

Voyons le détail sans plus attendre en créant un nouveau flux exploitant

00:00:26

for business.

00:00:28

Attention à ne pas sélectionner

00:00:30

seul, faisant référence à un drive personnel.

00:00:34

Ici, c'est bien mon

00:00:36

entreprise.

00:00:37

Dans le cadre de ce tuto,

00:00:38

je vais limiter le processus de renommage à un dossier de mon drive nommé

00:00:43

Power Automate,

00:00:46

ainsi qu'aux sous dossier qu'il contient

00:00:48

par le biais des options avancées.

00:00:51

J'inclus les sous dossiers et je définis également un délai d'une minute Maxim

00:00:56

pour le déclenchement.

00:00:57

Pour pouvoir manipuler les informations de mon fichier, je vais ajouter l'action,

00:01:02

obtenir les métadonnées

00:01:03

me permettant d'accéder à plus de détails concernant mon

00:01:06

fichier auquel ici je fais référence par son identificateur.

00:01:12

Pour les actions suivantes relatives aux manipulations

00:01:15

liées à la nomenclature de nommages définis,

00:01:18

je vais devoir utiliser des variables pour stocker le résultat de ces traitements

00:01:23

j' initialise ma première variable qui va récupérer le mois

00:01:27

et l'année associée à la modification de mon fichier.

00:01:32

Je nomme cette variable.

00:01:33

Je définis son type texte string en anglais.

00:01:38

J'en profite pour renommer le bloc par souci de clarté.

00:01:41

Ensuite, j'exploite les fonctions Power et fix

00:01:44

et notamment celles issues de la catégorie DAT.

00:01:48

La fonction format date time va me permettre d'appliquer un format spécifique

00:01:53

en exploitant le contenu dynamique relatif à la

00:01:56

date de modification de mon fichier extraite des

00:01:58

métadonnées.

00:02:02

Je termine en ajoutant le format de date souhaité

00:02:06

mois année.

00:02:09

J'enchaîne directement la création de ma seconde variable,

00:02:12

toujours en type texte,

00:02:13

qui stockera le chemin du dossier pour le renommage que je ferai ensuite,

00:02:18

c'est un peu particulier ici.

00:02:21

En effet, il est possible de récupérer le chemin d'accès d'un fichier on

00:02:26

cependant, le chemin inclut également le nom du fichier.

00:02:30

Je dois donc supprimer le nom du fichier du chemin d'accès

00:02:34

pour ne garder que le dossier où ce fichier est stocké.

00:02:39

Pour cela, j'utilise la fonction replace qui, à partir du chemin complet,

00:02:45

devra trouver le nom du fichier seul,

00:02:47

récupérable par le contenu,

00:02:50

nom d'affichage

00:02:51

qui lui ne renvoie que le nom du fichier.

00:02:56

Je le remplace par du vide.

00:03:00

Ma variable renverra ainsi le chemin du dossier

00:03:03

sans le nom du fichier.

00:03:06

Avant de renommer,

00:03:07

je passe par une étape intermédiaire visant à

00:03:10

construire le nom définitif de mon fichier.

00:03:13

C'est à ça que servira l'action prédéfinie. Message

00:03:16

que j'alimente dans l'ordre par

00:03:19

un

00:03:20

la variable contenant le chemin du dossier.

00:03:23

Deux. Je récupère le nom de l'utilisateur ayant modifié ou créé le fichier

00:03:29

trois ma variable date- moi

00:03:33

et pour le quatre, je souhaite convertir le nom du fichier en minuscule

00:03:37

j'injecte donc une fonction Power FX

00:03:41

convertissant le nom du fichier en minuscule.

00:03:45

Je n'ai plus qu'à finaliser l'action de Renommage en allant chercher l'action

00:03:49

business

00:03:49

correspondante.

00:03:51

Je spécifie l'identifiant du fichier concerné et j'utilise dans la propriété,

00:03:57

chemin d'accès, le contenu de mon action.

00:03:59

Message

00:04:00

contenant à la fois le dossier cible et la nomenclature souhaitée.

00:04:04

Si un fichier du même nom existe, je peux, comme ici le remplacer.

00:04:09

Enregistrons et testons à présent

00:04:13

dans le dossier concerné. Au sein de mon One Drive,

00:04:15

je crée un fichier Excel,

00:04:17

un nom aléatoire en majuscule et je patiente.

00:04:21

Mon flux s'exécute correctement.

00:04:24

Vérifions ce qu'il en est dans le dossier

00:04:27

parfait. Mon fichier a bien été renommé de manière automatisée,

00:04:31

conformément à la nomenclature souhaitée. Au départ,

00:04:34

mon flux est totalement opérationnel

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