Delve - Avoir une vue globale sur les fichiers et documents Tutoriels

Découvrez comment avoir une vue globale sur vos fichiers et documents avec Delve dans Microsoft 365. Cette vidéo pratique vous montre comment visualiser vos documents récents, les partager avec vos collègues, et utiliser la fonction de recherche pour trouver des documents spécifiques.
Obtenez des conseils pratiques pour gérer efficacement vos documents et améliorer votre productivité grâce à Delve.
Les tags associés sont Microsoft 365, Delve, organisation de documents, astuces pratiques et productivité.

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Disponible dans Microsoft365

Objectifs :

Comprendre comment utiliser le portail Office 365 pour gérer efficacement les documents et les informations, en mettant l'accent sur l'application Delve pour visualiser l'activité autour des documents et faciliter la collaboration.

Chapitres :

Introduction au Portail Office 365
Le portail Office 365 est un outil essentiel pour la gestion des informations et des documents au sein d'une organisation. Avec l'augmentation quotidienne du volume d'informations, il est crucial de savoir comment naviguer et utiliser efficacement les différentes fonctionnalités offertes.
Utilisation de l'application Delve
Delve est une application intégrée dans Office 365 qui vous aide à avoir une vue d'ensemble sur l'activité autour de vos documents. Accessible via le lanceur d'applications, Delve propose des suggestions de documents sous forme de vignettes, facilitant ainsi la visualisation et l'accès rapide aux fichiers pertinents.
Accès et gestion des documents
Les fichiers sont stockés dans OneDrive Entreprise ou sur différents sites d'équipe. Delve vous propose des documents basés sur l'activité de vos collègues, vos partages, et votre propre activité. En cliquant sur 'Moi', vous pouvez voir les documents que vous avez modifiés ou auxquels vous êtes lié, ainsi que l'auteur de la dernière modification.
Fonctionnalités de partage et de collaboration
Pour chaque document, plusieurs actions sont possibles : accéder directement au document via un aperçu, visualiser l'espace où il se trouve, voir le nombre d'ouvertures, envoyer le lien par mail, partager le document, ou basculer vers Yammer pour échanger à son sujet. Cela facilite la collaboration et le partage d'informations au sein de l'équipe.
Suivi de l'activité des contacts
En cliquant sur l'un de vos contacts, vous pouvez visualiser son activité récente sur le portail, ce qui vous permet de retrouver facilement l'auteur d'une modification ou de suivre les contributions de vos collègues.
Recherche efficace de documents
La fonction de recherche dans Delve est très puissante, permettant de rechercher non seulement par titre, mais aussi dans le contenu des documents. La fenêtre de résultats est conviviale, affichant les résultats sous forme de vignettes pour un accès rapide aux détails. De plus, un filtre en haut de page permet d'afficher vos documents par type de fichier, ce qui est très pratique lors de la recherche d'un type de document spécifique.
Conclusion
En utilisant le portail Office 365 et l'application Delve, vous pouvez gérer efficacement vos documents et informations. Ces outils facilitent la collaboration, le partage et la recherche, rendant votre travail plus fluide et organisé.

FAQ :

Qu'est-ce que Delve et comment l'utiliser ?

Delve est une application de Microsoft qui vous aide à découvrir des documents et des informations pertinentes en fonction de votre activité et de celle de vos collègues. Vous pouvez l'utiliser pour visualiser des suggestions de documents, accéder à des fichiers modifiés par vous ou par d'autres, et effectuer des recherches sur des termes spécifiques.

Comment puis-je partager un document via OneDrive Entreprise ?

Pour partager un document via OneDrive Entreprise, accédez au document que vous souhaitez partager, cliquez sur l'option de partage, puis entrez l'adresse e-mail des personnes avec qui vous souhaitez partager le document. Vous pouvez également envoyer un lien par e-mail.

Quels types de fichiers puis-je filtrer dans Delve ?

Dans Delve, vous pouvez filtrer vos documents par type de fichier, ce qui vous permet de rechercher facilement un certain type de document, comme des PDF, des documents Word, ou des présentations PowerPoint.

Comment puis-je voir l'activité récente de mes collègues sur Delve ?

En cliquant sur l'un de vos contacts dans Delve, vous pouvez voir son activité récente, y compris les documents qu'il a modifiés ou consultés, ce qui facilite la collaboration.

Comment fonctionne la recherche dans Delve ?

La recherche dans Delve est très puissante, car elle permet de rechercher non seulement par titre, mais aussi dans le contenu des documents. Les résultats sont affichés sous forme de vignettes, ce qui facilite la visualisation des détails.

Quelques cas d'usages :

Collaboration sur des projets d'équipe

Dans un environnement de travail collaboratif, les membres d'une équipe peuvent utiliser Delve pour partager des documents, suivre les modifications apportées par leurs collègues, et accéder rapidement aux fichiers pertinents. Cela améliore l'efficacité et la transparence au sein de l'équipe.

Gestion de documents dans une entreprise

Les responsables de projet peuvent utiliser OneDrive Entreprise pour stocker et partager des documents importants avec leur équipe. Grâce à Delve, ils peuvent facilement retrouver les fichiers modifiés récemment et suivre l'activité de leurs collègues, ce qui facilite la gestion des documents.

Recherche d'informations spécifiques

Les employés peuvent utiliser la fonction de recherche de Delve pour trouver rapidement des documents spécifiques en utilisant des mots-clés. Cela est particulièrement utile lors de la recherche d'informations dans de grands volumes de données, permettant ainsi de gagner du temps et d'améliorer la productivité.

Formation et onboarding des nouveaux employés

Lors de l'intégration de nouveaux employés, les responsables peuvent utiliser Delve pour leur montrer comment accéder aux documents importants et suivre l'activité de l'équipe. Cela aide les nouveaux arrivants à se familiariser rapidement avec les ressources disponibles.

Glossaire :

Office 365

Une suite de services et d'applications de productivité en ligne proposée par Microsoft, incluant des outils comme Word, Excel, PowerPoint, et OneDrive.

OneDrive Entreprise

Un service de stockage en ligne qui permet aux utilisateurs de stocker, partager et synchroniser des fichiers dans le cloud, spécifiquement pour les entreprises.

Delve

Une application de Microsoft qui aide les utilisateurs à découvrir et à organiser des informations pertinentes à partir de leurs documents et de ceux de leurs collègues.

Vignettes

Des aperçus visuels de documents ou d'éléments, présentés sous forme de petites images ou icônes, facilitant la navigation et l'identification rapide des fichiers.

Yammer

Un réseau social d'entreprise qui permet aux employés de communiquer et de collaborer au sein de leur organisation.

Filtre

Une fonctionnalité qui permet de restreindre ou de trier les résultats d'une recherche selon des critères spécifiques, comme le type de fichier.

00:00:07

Vous allez créer des documents sur différents espaces vous allez en partager certains vos collègues vont les modifier.

00:00:14

Dell vous aider à avoir une vue globale sur l'activité autour de ces documents cette application est disponible à partir du lanceur d'application.

00:00:24

En accédant à delphes vous visualiser une suggestion de documents sous forme de vignettes.

00:00:29

Ces fichiers sont stockés dans onedrive entreprise ou sur les différents sites d'équipe.

00:00:34

Dell vous les propose en se basant sur l'activité de vos collaborateurs vos partages et votre propre activité sur le portail.

00:00:43

En cliquant sur moi il est possible d'avoir le même affichage pour les documents modifiés par moi même où les documents auxquels je suis lié.

00:00:51

Pour chaque document vous pouvez voir l'auteur de la dernière modification.

00:00:56

Accéder directement au document en cliquant sur l'aperçu.

00:01:01

Accéder au visualiser l'espace dans lequel il se trouve.

00:01:06

Voir le nombre de fois que ce document a été ouvert.

00:01:10

Envoyer le lien du document par mail.

00:01:13

Le partager.

00:01:15

Où basculer vers yammer pour échanger sur ce document?

00:01:20

De même si je clique sur l'un de mes contacts j'aurai une vue sur son activité récente sur le portail.

00:01:26

Je peux donc facilement retrouver l'auteur d'une modification par exemple.

00:01:31

Enfin si je cherche un document précis j'effectue mes recherches sur un terme précis.

00:01:37

La recherche dans delve est extrêmement puissant puisqu elle se porte sur le titre mais aussi dans le contenu du document.

00:01:45

La fenêtre de résultats est très convivial je retrouve cet affichage sous forme de vignettes qui est très pratique pour voir les détails et informations d'un document?

00:01:54

Enfin le filtre situé en haut de page permet d'afficher vos documents par type de fichier.

00:02:00

Ce qui est bien pratique lorsque vous recherchez un certain type de document particulier?

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