Outlook Online - Créer et gérer ses dossiers Tutoriels

Découvrez comment créer et gérer vos dossiers dans Outlook Online pour optimiser votre communication professionnelle dans Microsoft 365 grâce à cette présentation en ligne.
Cette formation s'adresse à tous les utilisateurs de Microsoft 365 et comprend des conseils pratiques pour organiser vos e-mails en créant des dossiers personnalisés et en les déplaçant facilement.
Vous apprendrez également comment utiliser des règles pour trier automatiquement vos e-mails dans des dossiers spécifiques.
Obtenez des compétences pour mieux gérer vos e-mails et communiquer efficacement grâce à Outlook Online dans Microsoft 365.

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Objectifs :

L'objectif de cette vidéo est d'apprendre à organiser vos e-mails dans Outlook Online en utilisant des dossiers personnalisés, en tirant parti des fonctionnalités de clic droit et de glisser-déposer.

Chapitres :

  1. Introduction à l'organisation des e-mails
    Dans cette section, nous allons explorer comment classer vos e-mails dans des dossiers personnalisés dans Outlook Online. Si vous êtes habitué à Windows, vous trouverez que l'interface d'Outlook vous permet de conserver vos habitudes de gestion des e-mails.
  2. Création de dossiers
    Pour créer un dossier, commencez par effectuer un clic droit sur votre boîte de réception. Dans le menu contextuel qui apparaît, sélectionnez 'Créer un sous-dossier' et donnez-lui un nom. Vous pouvez également créer un nouveau sous-dossier à l'intérieur d'un dossier existant en effectuant un clic droit sur ce dossier et en choisissant l'option appropriée.
  3. Gestion des dossiers
    Outlook Online vous offre plusieurs options pour gérer vos dossiers. Vous pouvez renommer un dossier, le supprimer, l'ajouter à vos favoris ou le déplacer dans un autre dossier. Toutes ces options sont accessibles via le clic droit de votre souris, rendant la gestion de vos dossiers très simple.
  4. Tri et rangement des messages
    Pour trier vos messages, utilisez la sélection simple ou multiple. Ensuite, effectuez un glisser-déposer des messages sélectionnés dans le dossier de votre choix. Vous pouvez également effectuer un clic droit sur votre sélection et choisir de déplacer les messages vers un autre dossier. Si vous souhaitez copier vos messages, sélectionnez l'option 'Copier' pour conserver une copie dans votre boîte de réception tout en les déplaçant dans le dossier sélectionné.
  5. Conclusion
    En utilisant des dossiers dans Outlook Online, vous pouvez trier et organiser vos e-mails de manière efficace. Cela vous aide à mieux vous repérer dans votre messagerie et à gérer vos communications de façon optimale.

FAQ :

Comment créer un dossier dans Outlook Online?

Pour créer un dossier dans Outlook Online, effectuez un clic droit sur votre boîte de réception, sélectionnez 'Créer un sous-dossier', puis donnez-lui un nom.

Puis-je créer des sous-dossiers dans un dossier existant?

Oui, vous pouvez créer des sous-dossiers à l'intérieur d'un dossier existant en effectuant un clic droit sur le dossier et en sélectionnant 'Créer un nouveau sous-dossier'.

Comment déplacer des emails vers un dossier spécifique?

Pour déplacer des emails, sélectionnez-les (simple ou multiple), puis utilisez la fonction glisser-déposer pour les déplacer dans le dossier choisi ou effectuez un clic droit et sélectionnez 'Déplacer vers'.

Quelle est la différence entre déplacer et copier un email?

Déplacer un email signifie qu'il sera retiré de son emplacement d'origine et placé dans un nouveau dossier, tandis que copier crée une duplication de l'email dans le nouveau dossier tout en conservant l'original dans la boîte de réception.

Comment renommer un dossier dans Outlook Online?

Pour renommer un dossier, effectuez un clic droit sur le dossier que vous souhaitez renommer et sélectionnez l'option 'Renommer'.

Quelques cas d'usages :

Organisation des emails pour une meilleure productivité

Les utilisateurs d'Outlook Online peuvent créer des dossiers personnalisés pour organiser leurs emails par projet ou client, ce qui facilite la recherche et la gestion des communications. Par exemple, un gestionnaire de projet peut créer des dossiers pour chaque projet en cours, permettant un accès rapide aux informations pertinentes.

Gestion des emails importants

En utilisant la fonction 'Ajouter aux favoris', les utilisateurs peuvent marquer des dossiers contenant des emails critiques pour un accès rapide. Cela est particulièrement utile pour les équipes qui doivent suivre des communications importantes sans perdre de temps à chercher dans leur boîte de réception.

Archivage des emails

Les utilisateurs peuvent créer des dossiers d'archivage pour stocker des emails anciens ou moins fréquemment utilisés. Cela aide à garder la boîte de réception propre et organisée, tout en permettant de retrouver facilement des informations passées si nécessaire.

Collaboration d'équipe

Dans un environnement de travail collaboratif, les équipes peuvent utiliser des dossiers partagés pour stocker des emails liés à des projets communs. Cela permet à tous les membres de l'équipe d'accéder aux informations pertinentes et de rester synchronisés sur les communications.

Glossaire :

Clic droit

Action consistant à appuyer sur le bouton droit de la souris pour ouvrir un menu contextuel avec diverses options.

Glisser-Déposer

Technique permettant de déplacer des éléments (comme des emails) d'un endroit à un autre en maintenant le bouton de la souris enfoncé tout en déplaçant la souris.

Dossier

Un emplacement dans un système de messagerie où les emails peuvent être organisés et stockés. Les utilisateurs peuvent créer des dossiers personnalisés pour mieux gérer leur boîte de réception.

Sous-dossier

Un dossier créé à l'intérieur d'un autre dossier, permettant une organisation plus fine des emails.

Renommer

Action de changer le nom d'un dossier ou d'un fichier pour mieux refléter son contenu ou son utilisation.

Supprimer

Action d'enlever un dossier ou un email de la boîte de réception ou du système de fichiers.

Ajouter aux favoris

Fonction permettant de marquer un dossier pour un accès rapide et facile dans le futur.

Déplacer

Action de transférer un email ou un dossier d'un emplacement à un autre dans le système de messagerie.

Copier

Action de créer une duplication d'un email ou d'un dossier dans un autre emplacement tout en conservant l'original.

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Si vous souhaitez classer vos mails
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dans des dossiers personnalisés ou si
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vous êtes un habitué de Windows et
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que vous utilisez le clic droit et
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le Glisser-Déposer, Outlook Online va
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vous permettre de garder ses habitudes.
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En effet, l'interface vous propose
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de classer vos mails dans vos propres
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dossiers en utilisant le clic droit
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et la fonction glisser-déposer.
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Tout d'abord, nous allons voir
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comment créer des dossiers.
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Pour commencer, effectuez un clic
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droit sur votre boîte de réception.
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Dans le menu contextuel qui s'affiche,
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choisissez créez un sous-dossier.
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Et donnez-lui un nom.
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Si vous souhaitez également
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créer un nouveau sous-dossier à
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l'intérieur de ce nouveau dossier,
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c'est tout à fait possible.
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Effectuer un clic droit sur le dossier
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et créer un nouveau sous-dossier.
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Vous avez également la possibilité
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de renommer ce dossier,
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de le supprimer ou encore de
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l'ajouter à vos favoris ou de le
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déplacer dans un autre dossier.
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La gestion de vos dossiers est donc
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les options en utilisant simplement
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le clic droit de votre souris.
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Ensuite pour trier vos messages et les
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ranger dans les dossiers que vous souhaitez,
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il vous suffit d'utiliser la sélection
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simple ou multiple et d'effectuer un
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glisser déposé dans le dossier choisi.
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Vous pouvez également effectuer un clic
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droit sur votre sélection puis d'en déplacer.
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Choisissez un des dossiers proposés ou
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cliquez sur déplacer vers un autre dossier.
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Pour sélectionner le dossier Désiré.
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En sélectionnant copier,
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vous aurez la possibilité comme
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son nom l'indique,
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de copier votre sélection dans
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le dossier sélectionné.
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Cette dernière option vous permet de
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conserver la conversation d'origine dans
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votre boîte de réception en plus de la
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copier dans le dossier de votre choix.
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Vous pouvez donc utiliser les dossiers
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afin de trier et vous repérer au mieux
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dans votre messagerie Outlook online.

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